如何進行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準備

1、如何進行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準備第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準備我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財務(wù)的科目體系等。其特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的數(shù)據(jù)對ERP上線前的數(shù)據(jù)準備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上

2、線這樣的時間點上，公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，財務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準備的先后次序列表，并對每項數(shù)據(jù)設(shè)計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準備上。第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集在明確有哪些數(shù)據(jù)要準備后，就可

3、以著手編碼了。實際上，數(shù)據(jù)準備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：(1)唯一性必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。(2)實用性編碼體系應(yīng)當符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過細的編碼不實用，過粗的編碼不管用。(3)統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：任何對象在其整個生命周期內(nèi)標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。

4、(4)標準化編碼應(yīng)提高標準化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等(5)便于ERP系統(tǒng)處理由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，故編碼應(yīng)當符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。(6)易用性編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。第三步：期初數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)上線有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映

5、現(xiàn)實情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時準確地錄入系統(tǒng)了。由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個時間點的數(shù)據(jù)，因此過早準備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃。·根據(jù)ERP項目的實施進度，確認上線時間，并進行項目管控。·在上線之前一個月內(nèi)進行全面的庫存盤點，并在財務(wù)上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規(guī)則。·要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。·在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導入或者錄入系統(tǒng)。·

6、在上線時點將庫存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。可視數(shù)據(jù)量的多少適當提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實際情況相符。·在上線后的一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確，并查出差異所在，進行調(diào)整。數(shù)據(jù)生命周期管理至此，整個ERP項目上線之前的數(shù)據(jù)準備宣告完成。但作為一個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持數(shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。在系統(tǒng)運行期間，還要做到以下幾點。·成立專門的編碼維護部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。·上線后，需要對部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程進行調(diào)整，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。·應(yīng)用管理員及時處理

7、系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。·定期對數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災難時可以恢復到最近一個數(shù)據(jù)點，最大限度地減少損失。·清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。·根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項或者更改原數(shù)據(jù)定義等。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，因為錯誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實的意義，反而是系統(tǒng)無法上線或者掉線的導火索。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時時刻刻要做的事情。在這方面，經(jīng)驗更顯寶貴，不過我們還是可以探詢出一些成型的方法。在上線前做數(shù)據(jù)收集時，要事先做好下發(fā)表格。如果數(shù)據(jù)量較少，可以用Excel模板做表格，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總、排序。如果數(shù)據(jù)量比較大，最好另編一個小

8、程序，以自動控制重復的數(shù)據(jù)，同時便于同步檢查。在上線時，先通過管理措施減少期初數(shù)據(jù)量，再對每一條期初數(shù)據(jù)都力保準確。要盡早對賬，因為越晚對賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對得上。在上線后，要從管理上嚴格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行，不能積壓單據(jù)一次性補錄。做好以上幾點，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準確。我們所談的數(shù)據(jù)準確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異。在ERP實施期間，企業(yè)要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準備，有時重復工作是不可避免的，也可能會因處理賬實不符而需要財務(wù)費用。在ERP應(yīng)用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內(nèi)，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水”，只要堅