公司文件收發(fā)管理辦法

1、公司文件收發(fā)管理辦法第一章總則第一條為了使公司文件處理達(dá)到規(guī)范化、制度化和電子化，提高辦文質(zhì)量和效率，保障文件的安全性，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所述“文件”包括公司與外部往來(lái)及公司內(nèi)部間往來(lái)的文件。一、外部文件:（一）政府主管部門(mén)和其它管理關(guān)系單位下發(fā)給公司的指示、決定、通知、批復(fù)，往來(lái)單位或個(gè)人（含業(yè)主、租戶(hù)、意向客戶(hù)等）送達(dá)給公司的通知和信函，法律文書(shū)等;（二）公司向政府主管部門(mén)或其它管理關(guān)系單位發(fā)出的請(qǐng)示、報(bào)告和信函，以及向往來(lái)單位或個(gè)人發(fā)出的信函、通知、管理規(guī)定等。二、內(nèi)部文件:（一）公司內(nèi)部上傳下達(dá)、平級(jí)單位間聯(lián)系的文件包括通告、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議、決定、會(huì)議

2、記要、聯(lián)系函等。子公司上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和與公司各部門(mén)間往來(lái)的文件屬于內(nèi)部文件;（二）內(nèi)部規(guī)章制度;（三）經(jīng)濟(jì)合同。第三條本規(guī)定適用于總公司，子公司可參照本規(guī)定執(zhí)行，并按實(shí)際擬定相應(yīng)收發(fā)文管理細(xì)則。第四條文件收發(fā)處理應(yīng)遵循以下原則:一、高效簡(jiǎn)捷原則。文件批轉(zhuǎn)會(huì)簽時(shí)應(yīng)高效處理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)會(huì)簽完畢。對(duì)于一般的內(nèi)外文件（文件頁(yè)數(shù)10頁(yè)以?xún)?nèi)），原則上采用OA會(huì)簽、批轉(zhuǎn)，減環(huán)提效重要機(jī)密文件或其他文件（10頁(yè)以上或需要采取紙質(zhì)的）采取紙質(zhì)會(huì)簽、批轉(zhuǎn)。二、安全性原則。辦文窗口要做好收、發(fā)文和批轉(zhuǎn)處理登記。重要文件使用復(fù)印件流轉(zhuǎn)處理，原件登記后送檔案室保管。文件處理完畢后，辦文窗口將流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)和電子文件連同文件

3、處理表單一并交檔案室存檔。三、時(shí)限性原則。文件處理相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)限時(shí)處理。對(duì)于辦畢時(shí)限內(nèi)無(wú)法完成文件處理時(shí)，應(yīng)在文件處理表單上說(shuō)明，并及時(shí)通知辦文窗口;對(duì)于外收文件，主辦部門(mén)同時(shí)要在辦文時(shí)限內(nèi)先書(shū)面或口頭予對(duì)方以簡(jiǎn)要回復(fù)，回復(fù)方式、時(shí)間、內(nèi)容和對(duì)方聯(lián)系人須在文件處理表單上注明。第二章職責(zé)第五條行政人事部為公司文件的管理部門(mén)，并設(shè)立辦文窗口主辦文件的流傳工作。主要職責(zé)是:接收處理外單位來(lái)文、公司各部門(mén)和各子公司呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的各類(lèi)文件，按程序上報(bào)或分轉(zhuǎn)處理;1、 按公司領(lǐng)導(dǎo)批示，分轉(zhuǎn)文件至相關(guān)單位傳閱或閱辦;2、 跟蹤文件的傳閱和閱辦過(guò)程，及時(shí)檢查、督促文件中所承載事項(xiàng)的辦理;3、 指導(dǎo)、檢查、

4、監(jiān)督各部門(mén)和子公司文件管理工作，定期對(duì)各公司辦文窗口及部門(mén)文件管理員進(jìn)行培訓(xùn)。第六條公司開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)（如房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)）時(shí)，如有必要，將在業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)項(xiàng)目辦文窗口，負(fù)責(zé)與項(xiàng)目業(yè)務(wù)往來(lái)單位來(lái)往文件的收發(fā)、傳遞、辦文跟蹤、整理等工作，并在項(xiàng)目結(jié)束后將文件移交檔案室歸檔。第七條文件所涉業(yè)務(wù)歸屬部門(mén)為文件的主辦部門(mén)，協(xié)作的其他部門(mén)為會(huì)辦部門(mén)。1、 主辦部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助辦文窗口送達(dá)部門(mén)所涉業(yè)務(wù)、公司對(duì)外的發(fā)文;承辦或組織辦理文件承載的各項(xiàng)工作。2、 會(huì)辦部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助主辦部門(mén)辦理文件承載的各項(xiàng)工作。3、 各部門(mén)指定專(zhuān)人為部門(mén)文件管理員，負(fù)責(zé)部門(mén)文件的收發(fā)、歸檔和保管工作。2第三章文件辦理的時(shí)限第八條文件根

5、據(jù)辦畢的緩急程度，分為加急件、急件和平件，各類(lèi)文件辦畢時(shí)限為:一、紙質(zhì)版文件:（一）加急件:需要在1個(gè)工作日內(nèi)辦畢并交回辦文窗口的文件。（二）急件:需要在2個(gè)工作日內(nèi)辦畢并交回辦文窗口的文件。（三）平件:加急件、急件以外的文件為平件，平件應(yīng)在收到文件后5個(gè)工作日內(nèi)辦畢并交回辦文窗口。（四）除以上規(guī)定外，具體的文件辦理時(shí)限需結(jié)合業(yè)務(wù)部門(mén)的時(shí)限要求更改。（時(shí)間要求需在會(huì)簽單上注明日期、時(shí)間）二、電子版文件:（一）加急件、急件:要在流程發(fā)起時(shí)，發(fā)起人進(jìn)行電話(huà)督促，審批人應(yīng)立即批示處理。（二）平件:若審核人收到流程6個(gè)小時(shí)后還未簽批的，發(fā)起人應(yīng)進(jìn)行電話(huà)提醒，跟催處理。（三）對(duì)于電子文件流程辦理，工作日

6、期間當(dāng)天17:50之前收到的審批文件必須當(dāng)天處理完畢;無(wú)法當(dāng)日簽批的，必須注明原委。第九條外收文的緩急程度和擬辦畢時(shí)限由公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)文件時(shí)或行政人事部門(mén)分辦文件時(shí)根據(jù)文件要求確定;內(nèi)部文件則由主辦單位確定;確定后應(yīng)在文件上簽注說(shuō)明（規(guī)定辦畢時(shí)限等信息）第十條辦文窗口根據(jù)文件的緩急程度和辦畢時(shí)限合理分配傳閱或閱辦部門(mén)和人員的處理時(shí)間，并在文件處理相關(guān)表單上注明，同時(shí)在文件登記表處理過(guò)程注明時(shí)間至幾點(diǎn)幾分3第四章公司領(lǐng)導(dǎo)文件審批流程第十一條需呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的文件按以下流程辦理:公司領(lǐng)導(dǎo)文件審批流程程序責(zé)任人文件呈報(bào)審批辦文窗口是否需財(cái)務(wù)審批辦文窗口是提出審批意見(jiàn)財(cái)務(wù)經(jīng)理否監(jiān)察部審批監(jiān)察部經(jīng)理分管

7、領(lǐng)導(dǎo)審批各司分管領(lǐng)導(dǎo)辦文窗口是否屬于總裁審批權(quán)限是否簽批總裁簽批各司分管領(lǐng)導(dǎo)辦文窗口是否屬于董事長(zhǎng)審批權(quán)限是否簽批董事長(zhǎng)簽批總裁第十二條需要審計(jì)監(jiān)察部參與事中監(jiān)督審批文件包括:一、重要合同。涉及10萬(wàn)元以上的經(jīng)濟(jì)合同，或公司領(lǐng)導(dǎo)指定的合同。4二、規(guī)章制度。按照部門(mén)職責(zé)，規(guī)章制度包括:公司章程、權(quán)限規(guī)范文件、基本制度。三、涉及法律糾紛的文件。四、由公司領(lǐng)導(dǎo)指定的其他文件。第十三條文件的簽發(fā)由總裁按照本職權(quán)限判斷是否需要呈報(bào)董事長(zhǎng)最后裁定和簽發(fā)。第五章收發(fā)文流程第十四條收文處理的一般程序?yàn)?簽收、收文登記、編號(hào)、分辦、批轉(zhuǎn)辦理、會(huì)簽審批、傳閱，組織催辦、查辦，處置辦畢公文。第十五條外收文件按以下程

8、序處理:外收文件處理流程程序責(zé)任部使用表格門(mén)/人員收文辦文窗口內(nèi)外收文件處理登記登記、編號(hào)辦文窗口（附錄?）表判斷是否行政人事部需要請(qǐng)示公司是領(lǐng)導(dǎo)分辦經(jīng)理否批辦主管領(lǐng)導(dǎo)文件呈批（閱辦）單（附錄承辦傳閱辦文窗口三）OA公司文件呈批流程公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)審批流程收集文件辦文窗口傳達(dá)工作指令存檔檔案室簽收（一）除私人信函外，任何外收文件，包括政府主管部門(mén)下發(fā)的文件和批5件、外單位或個(gè)人送達(dá)的信函和通知、法律文書(shū)等，統(tǒng)一由辦文窗口接收;公司各部門(mén)收到外來(lái)文件，應(yīng)立即交辦文窗口處理。（二）外收文件接收人只可接收文件，不得簽收，尤其是利益相關(guān)對(duì)方送達(dá)的相關(guān)文件;如需簽收時(shí)，須征得公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的同意。2、

9、 外收文件由辦文窗口登記、編號(hào)（編號(hào)方法詳見(jiàn)公司行文規(guī)定），然后送行政人事部經(jīng)理簽批分轉(zhuǎn)意見(jiàn)，再分送有關(guān)部門(mén)辦理。3、 行政人事部經(jīng)理在簽批分轉(zhuǎn)時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)的一般性文件，可根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)直接分轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)傳閱和閱辦。密級(jí)文件或無(wú)法確定如何分轉(zhuǎn)的文件，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。4、 外收文件如需回復(fù)的，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)向發(fā)文單位回文;不能及時(shí)回復(fù)的，主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通。第十六條內(nèi)部收文按以下程序處理:6內(nèi)部收文流程使用表格程序責(zé)任部門(mén)/人員收文辦文窗口內(nèi)外收文件處理登記表登記、呈報(bào)辦文窗口（附錄一）判斷文件是否文件呈批（閱辦）單（附錄三）辦文窗口需要閱辦OA公司文件呈批流程是否閱辦業(yè)務(wù)

10、部門(mén)判斷是否需相關(guān)部門(mén)/人員提主管公司領(lǐng)導(dǎo)供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)否會(huì)簽業(yè)務(wù)部門(mén)公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)審批流程文件簽批人批復(fù)分發(fā)辦文窗口存檔檔案室一、各部門(mén)或子公司報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件由辦文窗口簽收、編號(hào)（編號(hào)方法詳見(jiàn)公司行文規(guī)定），并分轉(zhuǎn)處理;部門(mén)間往來(lái)文件由主送部門(mén)文件管理員簽收、處理。二、各部門(mén)或子公司報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的OA電子文件，根據(jù)公司審批權(quán)限，由業(yè)務(wù)部門(mén)選定相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)，并抄送辦文窗口及檔案管理員。文件審批后，由部門(mén)文件管理員或辦文窗口對(duì)收文進(jìn)行登記后再分發(fā)處理。三、請(qǐng)示文件的審批，如需征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)的，需批轉(zhuǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽。四、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題須在5個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)，不能決定或暫緩

11、決定的應(yīng)告知請(qǐng)示單位。7第十七條公司對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文按以下程序處理:一、公司對(duì)外或?qū)?nèi)發(fā)文，由主辦部門(mén)擬稿、發(fā)起會(huì)審，經(jīng)會(huì)辦部門(mén)會(huì)簽后，送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。對(duì)外發(fā)文、以及涉及法律事項(xiàng)的對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)由辦文窗口統(tǒng)一送法律顧問(wèn)審核意見(jiàn)后反饋主辦部門(mén)跟進(jìn)。（一）辦文窗口或會(huì)辦部門(mén)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后編輯裝訂，并附上用章審批單經(jīng)核對(duì)同意蓋章，送至檔案管理員蓋章后分發(fā)簽收。（二）檔案管理員應(yīng)對(duì)用章審批單和發(fā)文簽收件歸檔，主辦部門(mén)存復(fù)印件以備查看。二、公司紙質(zhì)發(fā)文一律加蓋公司印章，無(wú)公司印章的紙質(zhì)發(fā)文無(wú)效。三、部門(mén)和子公司向上呈報(bào)或向平級(jí)單位發(fā)送的文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。四、辦文窗口負(fù)責(zé)監(jiān)督文件的會(huì)簽、審批和簽發(fā)過(guò)程

12、，統(tǒng)一辦理文件的編號(hào)（編號(hào)方法詳見(jiàn)公司行文規(guī)定）、印制、分發(fā)、送達(dá)和發(fā)文簽收等工作。所有發(fā)文除按主送和抄送單位數(shù)量印制外，均需制作一份副本以供存檔（子公司發(fā)文應(yīng)制作副本二份，一份由公司檔案室存檔，另一份由子公司存檔）。五、對(duì)外發(fā)文統(tǒng)一由辦文窗口負(fù)責(zé)發(fā)送，主辦部門(mén)協(xié)助。辦文窗口和主辦部門(mén)應(yīng)確保文件送達(dá)主送和抄送單位，并回收對(duì)方收文人簽字確認(rèn)件或收件回執(zhí)。文件送達(dá)簽收應(yīng)注意的事項(xiàng):（ 一）直接送達(dá)的文件，由收件人在文件副本上簽收，簽收時(shí)注明收文單位、收文人和收文日期;或由收文單位出具收件回執(zhí)，回執(zhí)內(nèi)容包括文件名稱(chēng)、文件數(shù)量、原件或復(fù)印件、收文單位、收文人和收文日期等。（二）特快專(zhuān)遞寄送的文件，應(yīng)在

13、信封和郵寄憑證上注明文件名稱(chēng)和發(fā)送日期，并及時(shí)取回收件憑證。郵寄憑證和收件憑證存檔。（ 三）傳真發(fā)送的文件，應(yīng)在傳真件上注明收文單位、收文人、發(fā)送單位、發(fā)送人和發(fā)送時(shí)間。傳真發(fā)送后由經(jīng)辦人在傳真件上簽名，然后送檔案室存檔。第十八條其他收發(fā)文處理要求1、 辦文窗口應(yīng)保障文件及時(shí)處理，不可隨意壓文。82、 紙質(zhì)文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，前一處理部門(mén)做出審核后須即時(shí)返還辦文窗口，再分送到下一處相關(guān)部門(mén)審核，以避免積壓或傳失3、 對(duì)于電子文件，發(fā)起人須適時(shí)查看審批流轉(zhuǎn)意見(jiàn)，及時(shí)跟辦處理或提醒下一處理人員。對(duì)于經(jīng)過(guò)溝通仍不能形成統(tǒng)一意見(jiàn)時(shí)，文件審核人應(yīng)明確填寫(xiě)自己的意見(jiàn)，及時(shí)將流程轉(zhuǎn)交下一環(huán)節(jié)的相關(guān)人員審核，嚴(yán)

14、禁久拖不轉(zhuǎn)。4、 辦文窗口負(fù)責(zé)文件處理的全程跟蹤和督辦工作，對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示分轉(zhuǎn)辦理的文件及公司發(fā)出的指令性文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。5、 公司員工參加各類(lèi)會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交檔案室立卷歸檔。第六章辦畢文件的管理第十九條文件處理完畢后程序:一、對(duì)于紙質(zhì)文件處理完畢后，辦文窗口將流轉(zhuǎn)文件、發(fā)文副本、審批修改稿、文件處理表格、簽收回執(zhí)、以及其他審批過(guò)程文件一并移交檔案室存檔。二、對(duì)于電子文件處理完畢后，由發(fā)起人將線上OA審批單打印核對(duì)簽字，并與附帶文件一并移交檔案室存檔;若對(duì)于工作聯(lián)系單等非正式文件，待批轉(zhuǎn)完成后由發(fā)起人作OA歸檔處理。第二十條各部門(mén)在工作中形成

15、的文件，包括文件、會(huì)議紀(jì)要、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存利用價(jià)值的資料，應(yīng)及時(shí)移交檔案室歸檔。因工作需要暫由部門(mén)代管的文件資料，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)收集齊全，分類(lèi)整理保管，于次年2月份送交檔案室歸檔。第二十一條各部門(mén)文件管理員在傳遞文件時(shí)，必須辦理登記、簽收等手續(xù)，公司重要文件應(yīng)辦理簽閱手續(xù)，簽閱時(shí)使用文件傳閱單，文件傳閱單隨原文件存入檔案。第二十二條各部門(mén)應(yīng)建立部門(mén)收發(fā)文檔案，對(duì)所有經(jīng)辦收發(fā)文件復(fù)印存檔備查。第二十三條任何個(gè)人不得私自保存公司文件。9第二十四條文件辦畢移交檔案室管理的相關(guān)規(guī)定按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第七章相關(guān)文件及附件第二十五條以下文件為本規(guī)定的支持性文件:（一）公司行文規(guī)定

16、（二）檔案管理規(guī)定第二十六條以下附件為執(zhí)行本規(guī)定流程使用的表單，表單使用人應(yīng)嚴(yán)格地填寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容:（ 一）內(nèi)（外）收文件處理登記表（二）文件傳閱單（ 三）文件呈批（閱辦）單（ 四）內(nèi)（外）發(fā)文登記表第八章附則第二十七條本規(guī)定由行政人事部負(fù)責(zé)修訂和解釋。第二十八條本制度修訂版自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。10附件（一）內(nèi)（外）收文件處理登記表收文單位:收文字號(hào):序原文處理跟蹤原件文件名稱(chēng)/內(nèi)容來(lái)文單位收文時(shí)間處理結(jié)果號(hào)編號(hào)/日期簽收時(shí)間簽收時(shí)間簽收時(shí)間簽收時(shí)間入檔簽收123456789101112備注:收文時(shí)間和文件處理過(guò)程簽收時(shí)間請(qǐng)記錄日期和時(shí)間（時(shí)/分）。12附件（二）內(nèi)收文件處理登記表來(lái)文單位:收文

17、字號(hào):收文處理跟蹤原件文件名稱(chēng)/內(nèi)容原文文號(hào)原文日期收文時(shí)間處理結(jié)果序號(hào)簽收時(shí)間簽收時(shí)間簽收時(shí)間簽收時(shí)間入檔簽收123456789101112備注:收文時(shí)間和文件處理過(guò)程簽收時(shí)間請(qǐng)記錄日期和時(shí)間（時(shí)/分）。附件（三）文件傳閱單文件傳閱單12文件名稱(chēng)文件名稱(chēng)來(lái)文單位來(lái)文單位/內(nèi)容/內(nèi)容文號(hào)密級(jí)文號(hào)密級(jí)傳閱傳閱收文日期收文日期簽發(fā)人簽發(fā)人傳閱發(fā)起擬辦畢傳閱發(fā)起擬辦畢日期日期日期日期傳閱傳閱傳閱部門(mén)傳閱意見(jiàn)及簽名辦畢時(shí)限傳閱部門(mén)傳閱意見(jiàn)及簽名辦畢時(shí)限順序順序行政人事年月日行政人事年月日部時(shí)部時(shí)計(jì)劃年月日計(jì)劃年月日財(cái)務(wù)部時(shí)財(cái)務(wù)部時(shí)年月日經(jīng)營(yíng)年月日營(yíng)銷(xiāo)部時(shí)銷(xiāo)售部時(shí)年月日年月日時(shí)時(shí)年月日年月日時(shí)時(shí)年月日年

18、月日時(shí)時(shí)年月日年月日時(shí)時(shí)年月日總經(jīng)理年月日發(fā)展總監(jiān)時(shí)助理時(shí)年月日審計(jì)年月日副總裁時(shí)監(jiān)察部時(shí)年月日年月日總裁副總經(jīng)理時(shí)時(shí)年月日年月日董事長(zhǎng)常務(wù)副總時(shí)時(shí)閱辦人員閱辦人員簽名簽13附件（三）文件呈批（閱辦）單文件類(lèi)型:外收文?內(nèi)收文?收文編號(hào):文件名稱(chēng)來(lái)（報(bào)）文單位原文文號(hào)密級(jí)急緩成文日期收文日期擬批結(jié)時(shí)間文件擬辦意見(jiàn)簽名:日期:會(huì)簽審核會(huì)審意見(jiàn)辦文時(shí)限部門(mén)/人員年月日時(shí)前年月日時(shí)前會(huì)年月日時(shí)前簽?zāi)暝氯諘r(shí)前年月日時(shí)前審批經(jīng)（閱）辦人員簽名文件處理年月日文件辦結(jié)時(shí)間結(jié)果時(shí)備注:如在辦文時(shí)限內(nèi)無(wú)法完成會(huì)簽或?qū)徟?，?qǐng)及時(shí)告知辦文窗口。14附件（五）文件簽發(fā)處理單文件類(lèi)型:對(duì)外發(fā)文?對(duì)內(nèi)發(fā)文?申請(qǐng)日期:年月日文件名稱(chēng)撰稿人密級(jí)急緩部門(mén)負(fù)責(zé)人主送抄送擬辦結(jié)時(shí)間會(huì)簽審核會(huì)審意見(jiàn)辦文時(shí)限部門(mén)/