城建檔案數(shù)字化之我見

1、城建檔案數(shù)字化之我見隨著我國現(xiàn)代化建立進(jìn)程的不斷深化，城市開展建立中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線根底設(shè)施等工程工程的數(shù)量也越來越多。城建檔案作為城市開展進(jìn)程研究的重要根據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的開展需求，無法滿足人們對信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，這給城建檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。而以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)為城建檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持，我國的城建檔案管理已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代開展的必然要求，是檔案管理開展的必經(jīng)之路。積極推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建立已經(jīng)成為城建檔案工作開展的必然趨勢，也是城市開展中的重要內(nèi)容。一、檔案

2、數(shù)字化概述檔案數(shù)字化是指通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)展完好的采集，進(jìn)而形成可以被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以進(jìn)步對檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著科技的開展，人們進(jìn)步了對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，加大了對于檔案數(shù)字化管理的研究力度，在整個(gè)檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建立工作，并且已經(jīng)形成較為合理的管理體系，在城建檔案領(lǐng)域中也積極嘗試?yán)碚摿藱n案管理方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)日趨成熟，檔案數(shù)字化開展必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越

3、來越重要。二、城建檔案數(shù)字化應(yīng)注意的問題和建議1.做好檔案鑒定，滿足實(shí)際需要城建檔案涉及門類豐富，數(shù)量眾多，但并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要或者都適宜進(jìn)展數(shù)字化管理，需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)展數(shù)字化檔案的選擇，以進(jìn)步工作效率。在進(jìn)展檔案數(shù)字化處理之前，應(yīng)該首先調(diào)查摸底現(xiàn)有館藏檔案，搞清檔案的數(shù)量、類型、信息利用等根本情況，確定應(yīng)該對哪些紙質(zhì)檔案進(jìn)展數(shù)字化管理。同時(shí)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，按照"珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案"優(yōu)先數(shù)字化的原那么，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，分階段、分步驟的施行，把現(xiàn)有重要實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。當(dāng)前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建立工程檔案，因

4、此，工程檔案是城建檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)。首先是需要進(jìn)展搶救性保護(hù)的珍貴瀕危檔案要進(jìn)展數(shù)字化，這些珍貴瀕危檔案涉及到很多重要的信息資源，具有重要的歷史價(jià)值和研究價(jià)值，需要重點(diǎn)保護(hù)。其次，涉及民生工程建立檔案，比方有關(guān)醫(yī)院、學(xué)校、銀行、電力等房屋建筑工程、道路、橋梁、交通、水利、地下管線等根底設(shè)施以及國家、省市重點(diǎn)建立工程檔案應(yīng)進(jìn)展數(shù)字化管理。再是利用需求量大的檔案也需要進(jìn)展數(shù)字化管理。比方， 房屋建筑工程中的住宅小區(qū)工程建立、保障性安居工程建立檔案和各類新區(qū)園區(qū)建立規(guī)劃拆遷檔案、村鎮(zhèn)規(guī)劃、建立檔案等?？梢圆扇》制谶M(jìn)展數(shù)字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在這些工程檔案中，特別是房屋建

5、筑工程檔案，其前期工程準(zhǔn)備階段文件包括決策立項(xiàng)文件、征地拆遷文件、勘察、測繪和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件和開工審批文件、以及開工驗(yàn)收文件、開工圖等，這些檔案利用頻率較高，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)展數(shù)字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數(shù)字化，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，從而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會和政府提供效勞。2.嚴(yán)格信息管控，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量在進(jìn)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)該建立嚴(yán)格的管理制度。嚴(yán)格的管理制度有利于進(jìn)步工作人員的責(zé)任心，樹立質(zhì)量與平安第一的意識，保證檔案數(shù)字化工作的順利開展。還應(yīng)建立數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，以確保加工環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。首先，城建檔案管理部門在委托數(shù)字化加

6、工專業(yè)公司提供效勞時(shí)，要與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署效勞質(zhì)量協(xié)議， 并提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求，以此標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化加工行為，為其間出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)提供解決問題的根據(jù)。還要簽署平安保密協(xié)議，嚴(yán)防在數(shù)字化加工過程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、喪失、泄密等現(xiàn)象。其次，科學(xué)、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)地錄入機(jī)讀條目信息。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入是館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化地錄入機(jī)讀條目，可以使將來檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加快捷便利，同時(shí)也可以為城建程檔案信息平安提供保障，進(jìn)步對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。最后，嚴(yán)格監(jiān)視檢查工作，對數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量及時(shí)跟進(jìn)。檢查校驗(yàn)工作直接影響到城建檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量

7、，需要專業(yè)知識充足，經(jīng)歷豐富的工作人員進(jìn)展校驗(yàn)工作，以防止發(fā)生如漏掃、掃出來的PDF文件頁面不美觀、PDF文件檔號題名有誤等問題，盡可能的防止因人為因素而出現(xiàn)的工作疏漏，保證城建檔案的平安性和真實(shí)性，數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完好性。3.加強(qiáng)信息維護(hù)，確保檔案平安信息資源的平安問題是城建檔案管理工作的首要問題?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在為人們消費(fèi)生活提供便利的同時(shí)，也為一些不法分子進(jìn)展違法活動提供了可乘之機(jī)。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機(jī)密性。因此，在進(jìn)展紙質(zhì)工程檔案數(shù)字化處理時(shí)， 檔案管理人員應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案信息的平安維護(hù)工作。城建檔案管理人員需要進(jìn)步信息平安意識，

8、嚴(yán)格遵守相關(guān)的平安保密制度，加強(qiáng)平安防護(hù)，防止失密、泄密的發(fā)生。在紙質(zhì)檔案進(jìn)展數(shù)字化加工過程時(shí)，需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)展掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時(shí)，應(yīng)研究開發(fā)先進(jìn)有效的電子文件管理系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)及檔案信息平安軟件，進(jìn)步計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)平安，進(jìn)步軟件的平安性，確保城建檔案信息的平安可靠。城建檔案數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息平安性的管理。首先，管理人員應(yīng)該對掃描之后的數(shù)字化檔案進(jìn)展核實(shí)，將已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管，及時(shí)銷毀加工過程中的相關(guān)硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常平安管理和信息維護(hù)。在使用者查詢檔案信息時(shí)，需進(jìn)展詳細(xì)身份信息的登記，詳細(xì)

9、詢問調(diào)取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。非公開的城建檔案信息特別是城市地下管線信息，一律不得上互聯(lián)。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢效勞的，必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等平安防護(hù)措施，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的平安保密。對不同的用戶給予不同的權(quán)限，防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)嚴(yán)格進(jìn)展備份，并應(yīng)異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強(qiáng)監(jiān)視巡查工作，隨時(shí)對檔案信息庫進(jìn)展抽查，及時(shí)對信息平安軟件進(jìn)展晉級，采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施，防止網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)展不法活動。以保證數(shù)字化檔案信息資源的平安存儲與調(diào)用。城建檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，任重道遠(yuǎn)。城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息平安保障體系建立，健全檔案信息平安管理體制。城建檔案管理人員要進(jìn)步認(rèn)