[應(yīng)用文書]3、文件檔案管理

1、.廣州升暉化工有限公司文件、檔案管理制度為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。一、適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。二、文件資料的收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：1、上級(jí)來文（1） 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（2） 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。2、公司文件材料（1） 會(huì)議文件，包括本公司

2、重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；（2） 公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3） 公司的請示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請示與公司的批復(fù)文件；（4） 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（5） 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；（6） 公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（7） 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（8） 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；（9） 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處

3、理登記的文件材料；（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政

4、、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；（16）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；（19）公司外事活動(dòng)中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（20）各種普查工作中形成的文件材料。三、收集中應(yīng)注意的問題1、公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。2、正文和附件要同時(shí)收集。3、 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。4、作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。5

5、、有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。6、有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。7、用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。8、經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。四、立卷歸檔1、 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。2、文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。3、

6、立卷分工（1）各單位形成的文件，自行立卷；（2） 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；（3） 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。4、歸檔（1）各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理）。（2）各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。（3） 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。（4）卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。五、檔案保管1、 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎

7、堆放。2、 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3、 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。六、 檔案借閱1、 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。3、借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。6、底圖一般不予外借。七、檔案銷毀1、對于過期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。2、 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。八、檔案統(tǒng)計(jì)1、要及時(shí)對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2、除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。3、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真