項目文件的管控

1、項目文件的管控目錄摘要：3一、文檔控制中需明確的四個方而31、 做什么32、 誰來做33、 怎么做34、 如何控制3二、定義31）項目文件：32）項目管理文件：43）采購文件：44）廠商交工技術(shù)文件45）項目文控中心： 4三、項目文件分類及控制流程：4、項目基礎(chǔ)資料4項目管理文件4設(shè)計文件4I采購文件5廠商文件53, 6廠商交工技術(shù)文件5四、項目文件管理與控制的重要性5、重要性5、作用6五、項目文件管理控制難度及關(guān)鍵點6、唯一接口 6、程序的執(zhí)行6、留底7、簽字確認7、存檔7、電子郵箱7六、職責(zé)權(quán)限7I、職責(zé)權(quán)限:7、項目經(jīng)理:7、項目設(shè)計經(jīng)理：7、采購經(jīng)理：8、質(zhì)fit工程師：8、項目文控經(jīng)

2、理8七、項目文件管理控制常用電子軟件8、ProjectWise 8、edoc2文檔管理系統(tǒng)8、SecGateway文檔管理系統(tǒng)8八、文件安全與保密的管控8、項目機密文件及信息主要涉及以下六個事項8、保密文件的管控9九、總結(jié):9十、參考文獻：9摘要:隨著國際承包市場不斷擴大，國內(nèi)企業(yè)對內(nèi)對外承包的項目匚程越來越多，尤其 國際工程承包市場愈發(fā)呈現(xiàn)出全球化發(fā)展態(tài)勢，項目的規(guī)模、范圍和開放度逐步 擴大，工程項目越發(fā)大型化、復(fù)雜化，項目所在地的政治、技術(shù)、文化經(jīng)濟體制 情況各有不同，導(dǎo)致國內(nèi)企業(yè)對1:程項目管理的控制難度不斷增加，而項目文件 的管控乂是整個項目執(zhí)行過程中一個必不可少的環(huán)節(jié)，是國內(nèi)企業(yè)項目

3、管理走向 科學(xué)化、專業(yè)化、國際化的重要體現(xiàn)標準。項目管理體系主要含規(guī)劃體系、實施 體系、改進體系三部分，而文件的管控與三個體系相互支撐、相互促進，密不可 分，不但確保了項目的有序執(zhí)行，同時也為進一步提升企業(yè)的項目管理能力打下 了堅實的基礎(chǔ)，本文主要以EPC項目為例較詳細的闡述了項目文件管理內(nèi)涵、重 要性和相關(guān)文件控制知識。關(guān)鍵詞：項目文件分類、控制流程、文檔控制重要性一、文檔控制中需明確的四個方面在整個工程項目管理中，文檔控制涵蓋了工程項目設(shè)計、施工、管控和調(diào)解的各 個方面,它對于國際工程項目的質(zhì)量保障和監(jiān)管提供了必要的書面材料。文檔控 制要點主要是建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系，搭建基于

4、工程項目管理的 文檔控制平臺,完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范。1、做什么項目文件的管控具體需要做什么工作呢，這是我們首先要明白和解決的問題。 大家需首先要對執(zhí)行項目由總體認識，還要明確每個人在項目執(zhí)行過程中的 輸入條件是什么，需要經(jīng)過哪些操作和工作，輸出成果額階段成果乂是什么， 對于專業(yè)技術(shù)文件取舍要清晰，對于項目文檔控制程序要清楚，在實施過程 中項目文件控制的操作規(guī)范和注意事項等也要弄明白。2、誰來做明確各項目角色和智能是整個項目能否順利實施的一個重要保障。因此文檔 控制程序要明確各角色在文檔控制中的主要職責(zé)是什么，確保每項工作責(zé)任 到人。4、怎么做在文檔控制體系中不僅要給出具體工作流程，

5、闡述主要工作的步驟，而且要 明確具體操作規(guī)則以確保項目執(zhí)行過程的一致性和完整性，避免人為因素帶 來的項目執(zhí)行風(fēng)險。5、$如何控制在項目執(zhí)行過程中難免會遇到各種因素的干擾和影響，遇到這樣那樣的問題, 關(guān)鍵是如何解釋發(fā)現(xiàn)，妥善處理問題，如和進一步完善控制程序，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行 偏差應(yīng)該采取什么樣的控制流程，有誰完成有效控制等問題。二、定義1）項目文件：是建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程 中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。2）項目管理文件：在項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的合同文本、工程規(guī)定、內(nèi)部條件、傳真、信函、 電子郵件、備忘錄、會議紀要、項目進計劃/費控周、月報、項目執(zhí)

6、行計劃等。3）采購文件：是自設(shè)計提出材料請購需求開始，經(jīng)詢價、報價、評標、定標、澄清、簽訂合 同、廠商文件評閱、廠商文件交工、設(shè)備催交檢驗、運輸、測試安裝，最終確 保設(shè)備試車成功，整個過程中的所有文件。4）廠商交工技術(shù)文件是指工程總承包單位或設(shè)計、施工、采購等承包單位按國家現(xiàn)行的施工驗收規(guī) 范以及股份公司和專業(yè)公司有關(guān)規(guī)定，在施工和管理過程中所積累的并在工程 交工時移交建設(shè)單位的工程交付、安全質(zhì)量、使用性能及竣工圖等質(zhì)量見證文 件的統(tǒng)稱。5）項目文控中心：是項目各類文件歸口部門，信息處理、臨時存儲的場所，各項目應(yīng)依據(jù) 項目規(guī)模組建項目文控中心，配備相應(yīng)文控工程師、辦公家具、IT設(shè)備。三、項目文

7、件分類及控制流程：項目基礎(chǔ)資料、項目管理文件、設(shè)計文件、采購文件、廠商文件、施工文件、開 車文件、聲像文件。項目文件的管理控制流程、項目基礎(chǔ)資料主要是對項目前期文件的收集，如環(huán)境、水資源、職業(yè)病危害以及地震安全性的 報告及批復(fù)；尤其如項目任務(wù)書、HAZOP分析報告、協(xié)議委托書以及工藝包等文 件更要妥當保存?zhèn)溆谩⒁陨衔募诸愓硌b冊，貼側(cè)簽，做卷內(nèi)目錄由項目部 文控中心統(tǒng)一負責(zé)保管！項目管理文件其主要文件有：傳真、信函、會議紀要、項目進度報告及完工總結(jié)。首先文控人 員將已按標準格式模版編制好的傳真信函等文件做好對內(nèi)傳送單編號后提交至 項目組由項目經(jīng)理或設(shè)計經(jīng)理審核簽字；將簽字好的文件下發(fā)至對應(yīng)

8、人員，同時 更新文件索并掃描后放入服務(wù)器，原件留存于文控中心保管提供利用。設(shè)計文件關(guān)于設(shè)計文件，本文重點詳示下施工圖與竣工圖文件的管理與控制施工圖：根據(jù)各專業(yè)提供的圖紙目錄整理施工圖紙文件，文控中心認真核對文件 的圖紙編號、圖紙版次、名稱、簽署、圖框圖簽是否正確，以及圖面質(zhì)量是否清 晰，核對后交于項目經(jīng)理或設(shè)計經(jīng)理批準，期間可根據(jù)具體情況，也可先入庫歸 檔，待檔案室驗收后再進行復(fù)印整理等。將復(fù)印裝訂好的圖紙加蓋項目文件發(fā)布 章（依據(jù)項目實際規(guī)章加蓋在藍圖還是底圖），在準備硬拷貝的同時.，準備一份 電子版圖紙文件，電子版文件必須與圖紙命名編號等一一對應(yīng)，保證圖紙文件的 唯一性。編制正式項目對外傳

9、送單經(jīng)項目經(jīng)理簽發(fā)發(fā)至業(yè)主、現(xiàn)場或相關(guān)單位, 最后文控人員應(yīng)按專業(yè)、裝置進行分類組卷更新文件索引，將所有文件電子版上 傳至文件管理系統(tǒng)（軟件）提供利用保存至項目結(jié)束。至于竣工圖需特別注意的是裝訂后要加蓋工程驗訖章以及竣工圖專用章！采購文件基本流程：詢價文件中的技術(shù)部分（MR文件）由設(shè)計專業(yè)人員完成，終版詢價 文件由采購工程師將設(shè)計和商務(wù)部分匯總，經(jīng)采購經(jīng)理/協(xié)調(diào)員審核確認后，發(fā) 送紙版或電子文件給相應(yīng)的廠商，文件的復(fù)印、裝訂、郵寄由文控人員協(xié)助完 成。廠商在收到總包發(fā)出的詢價文件后，必須在報價截止時間前將密封完好的 報價文件送達采購經(jīng)理/采購工程師。在報價截止日期過后，采購經(jīng)理/采購工 程師組

10、織開標、評標、澄清、談判、確定中標廠商。其中，形成的技術(shù)評標報 告（TBA）由設(shè)計專業(yè)人員負責(zé)完成，商務(wù)評標報告（CBA）由采購專業(yè)人員負 責(zé)完成。TBA、CBA文件經(jīng)采購經(jīng)理、項目經(jīng)理批準后，由文控工程師協(xié)助將開 標記錄、評標報告、澄清會議紀要、中標通知書等過程文件掃描上傳至項目數(shù)據(jù)庫并存檔。采購經(jīng)理/采購工程師根據(jù)技術(shù)評標報告、商務(wù)評標報告 準備訂貨版詢價文件，簽訂訂貨合同。采購文件分專業(yè)以訂單號或詢價文件號 進行立卷管理，按照詢價、報價、評標、澄清文件、廠商聯(lián)絡(luò)文件先后順序整 理、編制卷內(nèi)目錄，相應(yīng)的電子文件要求上傳項目數(shù)據(jù)庫。需注意：Vender list （廠商長名單）和Bidder

11、 list （廠商短名單）、TBA （技 術(shù)評價表）、CBA （商務(wù)評價表）必須要有項目經(jīng)理批準確認。所有采購過程文件必須依據(jù)訂單號或詢價文件號進行分類管理，另廠商的報價 文件應(yīng)及時組卷歸檔，以備審計。由采購工程師跟蹤保密協(xié)議的簽署，確保有 效性。廠商文件根據(jù)控制過程，廠商文件分為兩個階段廠商過程文件和廠商交工文件廠商過程文件包括廠商文件交工前對所有過程版次文件評閱的控制及管理。項目文控人員務(wù)必做好廠商過程資料提交狀態(tài)表，表中主要有但不僅限于廠商 文件的評閱狀態(tài)，文件往來收發(fā)的時間，廠商的名稱和訂單號，文件版次，圖 紙編號等。項目文控人員及時更新此文件狀態(tài)表，尤其對往來的文件資料的評 閱意見格

12、外標注其時間及文件屬性。3、 6廠商交工技術(shù)文件執(zhí)行合同的采買工程師及采購文控工程師負責(zé)接收供貨廠商提交的交工文件， 并對照技術(shù)協(xié)議審核其完整性，是否符合業(yè)主對于交工文件裝訂成冊的要求， 以及設(shè)計文件的版次是否正確、簽字是否齊全進行審核，符合要求后通知廠商 按照業(yè)主要求的份數(shù)郵寄至業(yè)主工程部接收確認。而電子版交_£文件是利川經(jīng)過打印且簽字和蓋章后的紙版交工文件掃描后刻制的光盤。電子版交工文件須 與紙版交工文件完全一致。四、項目文件管理與控制的重要性、重要性在項目執(zhí)行過程中，對項目文件進行規(guī)范、準確、高效的控制和管理，促進文件 控制工作更加規(guī)范化、專業(yè)化、職能化，使項目文件能夠更加有序

13、性、可控制性、 可追溯性，達到竣工驗收的要求，促進項目管理，保證項目進度。項目建設(shè)基本程序（以EPC為例）項目建議書可行性研究報告技術(shù)引進rw總體設(shè)計現(xiàn)場施工實施準備施工圖設(shè)計（詳細設(shè)計）初步設(shè)計 （基礎(chǔ)設(shè)計）生產(chǎn)準備投產(chǎn)試運行竣工險收后評價從項目建議書開始至最后的驗收評定中間過程中會有大量的項目文件，施工合同, 采買合同、設(shè)計變更、施工圖、竣工圖，施工方案，廠商交工文件、中間交接記 錄等等這些文件都是項目中必不可少的重要憑證，良好的文檔管控好比項目執(zhí)行 過程中潤滑劑1、作用作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進 展的脈絡(luò)，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到

14、很好的掌控，指 定一套完整有序的項目文檔管理控制規(guī)定對項目執(zhí)行十分必要，其作用有以下 六個方面。其一，它是項目管理者了解開發(fā)進度、存在的問題和預(yù)期目標的管理依 據(jù)。第二，大多數(shù)EPC項目設(shè)有不同的裝置（如煉油版塊）。文檔管理控制則 是不同裝置之間往來聯(lián)系的重要憑證。笫三，提供一套完整清晰的文檔，會很 大保證了項目開發(fā)的質(zhì)量。第四，項目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管 理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料；第五，項目文檔將為系統(tǒng)維護人員提供維護支持；第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新 項目的開發(fā)資源。五、項目文件管理控制難度及關(guān)鍵點以云南13000萬噸/年煉油項目、國內(nèi)單系

15、列煉油規(guī)模最大，涉及工程主項裝置多達69個，上百個供應(yīng)商，5 個主設(shè)計院分包設(shè)計，業(yè)主多個PMT團隊進行管理。對于總包而言對這樣一 個大而復(fù)雜的EPC項目進行系統(tǒng)全面的文件管理控制難度還是很大的。那么我們?nèi)绾瓮瓿捎行У目刂颇?，主要來說就是要抓住控制點。、唯一接口文控中心作為項目部對外唯一接口，所有項目文件必須通過文控中心來 進行處理。、程序的執(zhí)行文控中心根據(jù)業(yè)主制定的文件要求，完成編制統(tǒng)一的圖紙文件發(fā)送程序 以及最終竣工文件編制要求，山項目總負責(zé)人批準并得到業(yè)主工程部確 認后下發(fā)至各分包院及各廠商按此程序執(zhí)行、留底文控中心務(wù)必留存好文件往來的發(fā)送記錄（信函，傳真、變更報告，評審 意見，圖紙等等

16、）并編制文件狀態(tài)登記表，及時更新定期發(fā)各部門查閱。、簽字確認所有文件信息的往來傳送與接收務(wù)必需由簽字確認記錄如（對業(yè)主、廠 商、各分包、總包）單位等，以免查無所依。、存檔項目執(zhí)行過程中的所有文件必須保留一套完整的電子版PDF,而圖紙類文 件、設(shè)計變更、重要設(shè)備的質(zhì)量證明文件、訂貨合同等這些重要文件，文 控中心必須留存一份原件，后期檔案驗收，結(jié)算等非常有必要！、電子郵箱需設(shè)置專用項目郵箱，電子郵件的收發(fā)，與業(yè)主、廠商、施工單位、分包 商往來的電子郵件均要通過專用郵箱處理六、職責(zé)權(quán)限大項目的組織機構(gòu)圖公司主管領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)權(quán)限：以下描述僅定義說明與項目管理文件控制相關(guān)的職位職責(zé)，不代表此崗位的全部 職

17、責(zé)權(quán)限。、項目經(jīng)理：負責(zé)整個項目程序文件的審批，及重要文件的簽署工作，并對全體項目成員予以 監(jiān)督跟進，保證文件管理體系系統(tǒng)順利執(zhí)行。、項目設(shè)計經(jīng)理：負責(zé)所有項目設(shè)計文件的審閱和批復(fù)工作，對各專業(yè)設(shè)計人員對文件管理規(guī)定的 認真實施與否予以監(jiān)督指正，確保文件管理控制細則的執(zhí)行，保證設(shè)計文件的質(zhì) 量，尤其是圖紙類文件。、采購經(jīng)理：負責(zé)全部項目采購文件的審閱、簽發(fā)工作；確保廠商文件往來信息準確，程序順 暢。監(jiān)督其下屬采買人員按項目文件控制規(guī)定規(guī)范采購文件管理，核準廠商文件 編號規(guī)定。、質(zhì)量工程師：主要負責(zé)項目的標準標準格式、圖簽審批工作，監(jiān)督全體項目成員使用。負責(zé)組 織項目部內(nèi)部的質(zhì)量會議，完善文件控

18、制管理流程，提交有關(guān)記錄；負責(zé)各單位 接口文件質(zhì)量的管理工作。、項目文控經(jīng)理負責(zé)項目文控中心的建立、運行和維護，包括軟件的安裝使用、文控體系的策劃 實施和優(yōu)化工作。負責(zé)文件控制程序的編制，項目文件編號規(guī)定的編制，并確保其順利應(yīng)運在項目執(zhí)行過程中。負責(zé)組織文控人員的培訓(xùn)工作。七、項目文件管理控制常用電子軟件、ProjectWise提供了一個流程化、標準化的工程全過程(生命周期)管理系統(tǒng)，確保項目的團隊、 信息按照工作流程一體化地協(xié)同工作過程。并且為工程項目內(nèi)容的管理提供了 一個集成的協(xié)同環(huán)境，可以精確有效地管理各種 A/E/C (Architecture/Engineer/Constructio

19、n)文件內(nèi)容，并通過良好的安全訪 問機制，使項目各個參與方在一個統(tǒng)一的平臺上協(xié)同工作。、edoc2文檔管理系統(tǒng)通過edoc2企業(yè)可以更高效地管理文檔的整個生命周期：創(chuàng)建、修改、版本控制、 審批程序、存儲、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的產(chǎn)品線可以適應(yīng)任何規(guī)模 和復(fù)雜程度的公司體系。、SecGateway文檔管理系統(tǒng)從文件在企業(yè)的使用流程入手，將數(shù)據(jù)泄露防護與企業(yè)現(xiàn)有0A系統(tǒng)、文件服務(wù) 系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)完美結(jié)合，對通過網(wǎng)關(guān)的文檔數(shù)據(jù)進 行透明加解密工作，有效解決文檔在脫離企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境后的安全問題。為企 業(yè)部署的所有應(yīng)用系統(tǒng)提供有效的安全保障。2八、文件安全與保密的管控任何項目都會有秘密資料，而此關(guān)系到項目參建方的權(quán)利和利益，必須要依照特 定程序的規(guī)定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的項目人員知悉的事項，文件保密在 項目保密過程中起著至關(guān)重要的作用，所有項目人員必須且都有保守項目秘密的 任務(wù)、項目機密文件及信息主要涉及以下六個事項1、 涉及項目重大決策中的秘密事項。2、 尚未輔助實施的項目規(guī)劃、計戈人決策等3、 項目內(nèi)部掌握的合同、技術(shù)協(xié)議、可行性報告、商