某集團(tuán)備用金管理制度

1、某某集團(tuán)備用金管理制度一、制定目的：為加強(qiáng)某某集團(tuán)備用金的管理，規(guī)范備用金使用流程，提高資金使用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。二、適用范圍：本規(guī)定適用于某某集團(tuán)各地分公司。三、職責(zé)說明1、備用金申請人備用金申請人對備用金的使用及所持發(fā)票的真實性、有效性、合法性負(fù)責(zé)，建立備用金臺賬，登記備用金的接收、使用、核銷情況，定期與財務(wù)部核對。日常行政費用、團(tuán)隊建設(shè)費以及市場推廣費為各地各部門指定負(fù)責(zé)人，差旅費申請人為即將出差的員工。目前分公司備用申請人由各地分公司人事行政擔(dān)任，如進(jìn)行變動，另行申請。備用金由分公司人事行政從公司財務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn)現(xiàn)金短款的情況時，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)償短款部

2、分外，還須接受相應(yīng)的行政處罰。2、財務(wù)部備用金接口對接人財務(wù)部備用金借口對接人對各申請人提交的備用金申請、核銷進(jìn)行審核，以確保申請及核銷事項符合公司規(guī)定，并審核原始單據(jù)的完整性、真實性和一致性，審核審批流程是否規(guī)范，并定期與各地各部門的備用金申請人核對金額。四、備用金使用原則備用金實行?？顚Ｓ?，不得用于與申請事項不符的事由。超申請范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財務(wù)人員有權(quán)拒核銷。五、備用金使用范圍備用金用于無法直接向供應(yīng)商支付的業(yè)務(wù)，包括日常行政費用、市場推廣活動，以及申請預(yù)支團(tuán)隊建設(shè)費用、差旅費用等。1、用于日常行政費用、市場推廣活動：日常經(jīng)營活動中，提供服務(wù)方或供貨方未與公司簽訂相關(guān)合

3、同，或確系無法提供對公賬戶及發(fā)票的費用，可使用備用金付款。此項借款每月至少核銷一次。備用金不得用于固定資產(chǎn)采購（單價2000元以上物品）。2、用于團(tuán)隊建設(shè)費：為加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作，維護(hù)員工關(guān)系，以公司、城市、部門或者團(tuán)隊為單位進(jìn)行的團(tuán)隊活動，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批后，可申請備用金，備用金應(yīng)在活動結(jié)束當(dāng)月核銷款項。上次未核銷，下次不可申請。3、用于差旅費核銷：此借款僅限于員工差旅費用，差旅費發(fā)生地為員工關(guān)系所在地的異地差旅費，并應(yīng)在返回駐地5個工作日內(nèi)辦理核銷還款手續(xù)。六、備用金申請條件備用金申請人為該部門該城市的唯一備用金負(fù)責(zé)人；考慮到備用金從支出結(jié)算再郵寄到總公司結(jié)算需一段時間的過程，為滿足各地區(qū)經(jīng)營需要，

4、不影響業(yè)務(wù)開展，特制定備用金庫存限額為：沖銷后備用金余額小于10，000.00元，即當(dāng)?shù)馗鞯貐^(qū)備用金賬戶大于以上金額時，不借備用金，不足以上金額，續(xù)借后，不超過以上金額；團(tuán)隊建設(shè)、差旅備用金前不清后不借。七、備用金申請流程1、日常行政費用及市場推廣活動的備用金申請流程：填寫備用金申請表提交審批人審批審批后根據(jù)費用項目提交至相關(guān)人員審批人審批財務(wù)備用金負(fù)責(zé)人核實申請人備用金余額滿足申請條件方可由出納付款2、差旅費備用金申請流程：填寫備用金申請表提交至審批人審批財務(wù)部付款3、團(tuán)隊建設(shè)備用金申請流程填寫備用金申請表及某某集團(tuán)公司簽呈提交審批人審批財務(wù)部付款注：以上申請需要相關(guān)審批人簽字或者郵件批復(fù)，

5、不接受不簽字或郵件批復(fù)或者口頭批復(fù)的申請。八、備用金支付使用人填寫備用金申請單，注明備用金的種類、日期、申請部門、使用人、金額、用途，然后由分公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)。財務(wù)中心出納采用銀行轉(zhuǎn)款的方式支付至備用金負(fù)責(zé)人賬戶?？铐椊柚П仨殗?yán)格按照公司所規(guī)定的流程進(jìn)行，并執(zhí)行前款不清后款不借的原則，如有特殊情況，則由分公司經(jīng)理簽字確定前款的報銷時間后方與借支。九、備用金核銷1、核銷審批流程：合格的備用金報銷單填寫費用報銷單，費用報銷手續(xù)參照借款報銷制度，后附備注金申請單報銷單上應(yīng)由申請人、審批人簽字，如為郵件審批，應(yīng)將完整的審批郵件與報銷單粘貼在一起。根據(jù)備用金的用途不同，需由不同審批人審批。：日常行政

6、費用-批復(fù)順序為：分公司行政-分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷售中心負(fù)責(zé)人-董事長-財務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件：費用簽呈市場推廣活動批復(fù)順序為：市場主管-分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷售中心負(fù)責(zé)人-董事長-財務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件：市場活動簽呈須附加文件：由公司下發(fā)的活動通知或者活動簽呈。團(tuán)隊建設(shè)費批復(fù)順利為：分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷售中心負(fù)責(zé)人-董事長-財務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件：團(tuán)隊建設(shè)簽呈。差旅費-公司行政-分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷售中心負(fù)責(zé)人-董事長-財務(wù)負(fù)責(zé)人備用金報銷規(guī)定為每月底一次，人事行政將所有報銷單據(jù)提交到財務(wù)部進(jìn)行報銷，取得報銷金額的備用金。所有備用金應(yīng)當(dāng)在當(dāng)月內(nèi)清帳，不得無故拖延，如當(dāng)月借款清不完，

7、不發(fā)放當(dāng)月工資。2、票據(jù)種類發(fā)票金額應(yīng)與報銷單金額相符，如有不能開具發(fā)票的情況，應(yīng)提供相應(yīng)單據(jù)：（1）收據(jù)：用備用金支付押金的，將押金收據(jù)復(fù)印后連同當(dāng)月備用金報銷單提交至財務(wù)，三個月以內(nèi)原件自行存檔保管，不能丟失，作為后續(xù)退回押金使用。（2）發(fā)票：除押金以及政府行政事業(yè)部門收費、銀行收費的收據(jù)外，其余項目必須提供發(fā)票。3、票據(jù)要求：（1）發(fā)票付款單位名稱：上海某某或上海襄本。原則是根據(jù)受益部門所屬公司開具發(fā)票抬頭（2）單位為個人或者空白不予報銷（3）發(fā)票項目應(yīng)與出票單位經(jīng)營范圍對應(yīng)，如超市開具發(fā)票項目為餐費，超出該店的經(jīng)營范圍，為不合格發(fā)票。不可以開具“禮品”發(fā)票：辦公用品單張發(fā)票金額在100

8、0元以上，需要同時提供供貨明細(xì)（辦公用品）并加蓋收款單位印章；郵寄快遞費應(yīng)向快遞公司索取正規(guī)的發(fā)票，并有快遞公司的蓋章，快遞單不可作為發(fā)票報銷。（4）任何發(fā)票必須蓋有收款單位發(fā)票專用章且清晰可辨，無章發(fā)票或發(fā)票章無法辨認(rèn)的為違規(guī)發(fā)票，不予報銷。（5）任何發(fā)票不可有任何涂改。（6）銀行費用應(yīng)提供銀行回單：工商、稅務(wù)、政府、事業(yè)單位收費若無發(fā)票應(yīng)提供正規(guī)收費收據(jù)。（7）報銷發(fā)票有效期為開票日起3個月之內(nèi)，超出時間范圍為不合格發(fā)票，不予報銷。（8）報銷時需注明受益部門。（9）對于業(yè)務(wù)獎勵部分票據(jù)要求,可報銷票據(jù)包含: 差旅費（車票，機(jī)票）, 交通費（出租車發(fā)票不得連號，總量不得過多），住宿費（需提供

9、本市以外發(fā)票），辦公用品（單張金額不得超過1萬元，附明細(xì)清單且不得包含固定資產(chǎn)類辦公用品,如打印機(jī),復(fù)印機(jī),掃描儀,電腦等）, 通訊費（發(fā)票抬頭為公司名稱或定額發(fā)票）, 咨詢服務(wù)顧問費(如單筆金額1萬元以上，附雙方蓋章的相關(guān)合同),策劃費，會議費，場地費（需提供場地租賃合同），汽車租賃發(fā)票（需提供租賃合同），油費（需提供汽車租賃發(fā)票）。其他票據(jù)如業(yè)務(wù)招待費,禮品,食品，勞保,廣告費等一律不予報銷。4、發(fā)票金額與報銷金額不符的，財務(wù)實報或核銷金額取發(fā)票金額和報銷單上審批金額較低者予以報銷或核銷。5、票據(jù)粘貼辦法：（1）票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進(jìn)行分類，如辦公用品、電話費、差旅費、室內(nèi)

10、交通費等等，按照類別、業(yè)務(wù)發(fā)生所在地區(qū)分別粘貼。（2）準(zhǔn)備粘貼單。到財務(wù)部領(lǐng)取原始憑證粘貼單。（3）將票據(jù)整理整齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，自左至右沿上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外，不得將票據(jù)集中在粘貼單中間，以免造成中間厚，四周薄。（4）禁止將發(fā)票粘貼在其他發(fā)票上或者使用訂書釘，以免損壞檔案裝訂設(shè)備。（5）發(fā)票粘貼后必須能顯示發(fā)票號，發(fā)票代碼、發(fā)票金額、稅務(wù)章。（6）如票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼。（7）備用金報銷單據(jù)上，必須注明所在地區(qū)分公司的具體名稱。（8）備用金發(fā)票必須注明真實用途，不得存在虛假票據(jù)，票據(jù)標(biāo)準(zhǔn)參考費用報銷管理制度。十、備用金賬戶負(fù)責(zé)人變更的相關(guān)規(guī)定備用金賬戶負(fù)責(zé)人變更：該負(fù)責(zé)人在獲悉崗位更換或離職時，需事先通知財務(wù)，由財務(wù)與原備用金負(fù)責(zé)人進(jìn)行賬務(wù)核對，全部賬目核對完畢財務(wù)簽字確認(rèn)后，方能繼續(xù)辦理調(diào)動或者離職手續(xù)。核對清楚后通知相關(guān)人員，此時備用金新負(fù)責(zé)人方可接受。 員工離職時應(yīng)先沖銷所有借支款項，全部賬目結(jié)清之后方給予辦理離職手續(xù)十一、備用金的其他規(guī)定備用金由分公司人事行政從公司財務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn)現(xiàn)金短款的情況時，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)償短款部分外，還