公司文書歸檔管理制度(共8頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上建筑公司文書歸檔管理制度第一條：為增加公司文書管理力度，使文書歸檔規(guī)范化、格式化，特制定本制度。第二條：公司公文是指公司在施工、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和政治活動中形成的文件、電報、信函、會議記錄、紀要、工作計劃、總結和有關合同、協(xié)議、決議以及報表、圖書、照片與其他有保存價值資料。第三條：公司設立檔案室，并由專職文書進行管理。第四條：歸檔的文件材料按年度立卷，公司內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第五條：公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存），結案后及時交文書管理員歸檔。工作變動或因

2、故離職時，應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第六條：遵守部門收集、管理文件材料制度。各部門均應設專人（兼職文書）負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定，人員變動應及時通知檔案室管理員。第七條：凡公司繕印發(fā)出的公文（含一份打印的正件和附件、批復、請示、轉發(fā)文件等）一律由檔案室統(tǒng)一收集管理。第八條：一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1、公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參與上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料交到檔案室管理員處辦理歸檔手續(xù)，檔案管理員簽字認

3、可后計劃財務部才給予核報差旅費。2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料等向檔案管理員辦理歸檔手續(xù)，檔案管理員簽字認可后計劃財務部才給予報銷相關費用。第九條：各部門兼職文書的職責：1、了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門文件材料。2、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好簽收手續(xù)。3、承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第十條：歸檔范圍：1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等

4、；2、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；3、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書；4、本公司的指示與上級機關的批復；5、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等；6、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；7、本公司職務任免的文件材料以及關于員工獎勵、處分的文件材料；8、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；9、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄像等。第十一條：各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由兼職文書集中統(tǒng)一保管。第十二條：各部門應根據(jù)業(yè)務范圍及當

5、年的工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第十三條：公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職文書歸卷。第十四條：兼職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文件登記簿上注明。立卷質量要求：第十五條：為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第十六條：案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第十七條：歸檔的文件材料種類

6、、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第十八條：在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的統(tǒng)一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合并立卷；絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第十九條：不同年度的文件原則上不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第二十條：卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起

7、，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第二十一條：卷內文件材料應按照排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角打印頁號。第二十二條：永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內目錄放在卷首。第二十三條：有關卷內文件材料的說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。第二十四條：文書分類標準：一、經(jīng)營基本文件1、章程文件：包括章程的變更；登記；申請等。2、股東會議文件：包括

8、股東會議記錄；股東會議通知；股東出、缺席會議回執(zhí)；股東名冊；股東印章簿等。3、董事會文件：包括董事就任書；董事會議記錄；商業(yè)賬簿；經(jīng)營業(yè)績；請示；業(yè)務執(zhí)行文件等。4、經(jīng)營業(yè)務文件：包括經(jīng)營方針書；經(jīng)營計劃書；會議資料；重要契約；訴訟文件等。經(jīng)營組織文件1、業(yè)務機構文件：包括業(yè)務機構表；機構調整文件等。2、業(yè)務分工文件：包括業(yè)務分工變更方面的文件。3、職務分工及有關權限文件：包括職務分工變更方面的文件；權限變更方面的文件等。4、業(yè)務管理文件：包括內部監(jiān)察文件。5、報告文件：包括各種報告書、信用限度報告書等。6、會議文件：包括各種會議文件、通告等。三、業(yè)務運營文件：1、一般事務運營文件2、總務運營

9、文件3、人事、勞務文件：包括報紙、雜志上刊登的招聘文件；通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；招聘人員情況；履歷表；招聘考試題目匯集；考試答卷；應聘者一覽表；考試通知書；考試成績單；聘用通知書；任免文件；公司職員名冊等。第二十五條：檔案保管期限一、永久保管的文件1、登記、特批的重要文件2、股東會議文件3、股東名冊4、股東印章簿5、資產(chǎn)及負債文件6、理事會文件7、請示、決議等重要文件8、重要的契約、申請9、執(zhí)照、上級批準證書等10、土地、建筑物、電話方面的重要文件11、職員的履歷表、應聘書、辭職書等12、職員名冊、人事、保健、工資方面的重要文件13、章程、公司條例、規(guī)則等14、訴訟文件15、客戶文件16

10、、重要儀式、典禮方面的文件17、公司內部出版物、圖書登記冊18、年度預算、決算文件二、十年保管1、稅務方面的重要文件2、會議文件3、月決算文件4、重要商業(yè)賬簿5、宣傳方面的文件6、市場調查的匯總報告書三、五年保管1、人事方面的文件2、主要交易憑證四、三年保管1、管理人員、公司職員在外部社團擔任職務的任免文件2、政府機關的一般性認可、申請文件3、公司職員調動、工資、補貼、勞動標準法、保健、衛(wèi)生防疫的臨時性權利、義務類文件4、有關規(guī)定、通告廢止的文件5、事務管理的補充文件6、稅務文件7、文件收、發(fā)文記錄8、市場調查、宣傳等企業(yè)一般文件9、購入物品的出納、保管、移交方面的文件10、有關動產(chǎn)、不動產(chǎn)方面的簡單文件11、對日后有參考價值的來往文書五、一年保管1、來往文書、通知、調查文件、參考文件2、住址、姓名變更的通知3、報告制度中規(guī)定的日報、周報、月報第二十六條：本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會討論通過，自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。第二十七條：本制度解釋權在綜合辦公室。另附表：檔 案 調 閱 單檔 案 名 稱或收發(fā)文號核 批調 閱 人年 月 日檔號及件數(shù)還卷日期： 年 月 日經(jīng) 收 人 簽 章： 共 宗 件注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案退還調卷人，第二聯(lián)留存檔案股備查。閱 檔 催 還 單 同志： 年 月 日經(jīng)查，您所調閱的下列檔