關(guān)于規(guī)范合同管理的通知

1、關(guān)于規(guī)范合同管理的通知各房產(chǎn)公司、集團(tuán)各部門：根據(jù)2015年3月集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察部對各子公司合同會簽、審批、存檔情況的檢查結(jié)果，結(jié)合法務(wù)部合同修改、審批及糾紛處理的實(shí)際情況，現(xiàn)就規(guī)范合同管理有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、合同文本的形成和上傳流程（一）合同從談判到簽訂和存檔一般包括如下文件：信譽(yù)和背景調(diào)查、合同文本草稿、合同審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證及其他資料。（二）公司合同必須包括合同正文和附件。正文就是經(jīng)過我公司法務(wù)部審核后的合同修訂稿，附件主要包括禁止商業(yè)賄賂協(xié)議、合同談

2、判記錄、部門討論記錄以及對方授權(quán)委托書和資質(zhì)證件（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、受托人身份證）。（三）合同文本的形成所有合同草稿必須先傳至法務(wù)部修訂，經(jīng)過修訂后由法務(wù)部返還給經(jīng)辦人。根據(jù)實(shí)際談判情況，如經(jīng)辦人或合同對方不同意法務(wù)部的修改建議，經(jīng)辦人需和法務(wù)部協(xié)商確定最終合同文本。以前各公司已形成的規(guī)范合同文本，且法務(wù)部已建議作為該類合同模板使用的，可不經(jīng)法務(wù)部修訂直接上傳審批。法務(wù)部將安排法務(wù)專員參與重要工程、采購、施工、營銷合同的談判過程，各部門應(yīng)相互協(xié)作制定出公司合同范本。（四）、合同上傳審批流程合同經(jīng)辦人應(yīng)先將經(jīng)法務(wù)部修訂后的合同文本送對方簽字蓋章，然后方可上傳到EAS審批系統(tǒng)。如遇特殊情況

3、，需由我方先蓋章的，應(yīng)由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。二、合同的簽章和保管（一）合同簽章流程合同簽約時必須使用合同專用章，原則上不使用行政公章，嚴(yán)禁使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章。網(wǎng)上會簽后，經(jīng)辦人持打印的網(wǎng)上會簽審批表到印章管理人處蓋章。印章管理人應(yīng)對合同文本的填寫和相關(guān)附件對照網(wǎng)上審批系統(tǒng)上傳的文本進(jìn)行核查，并檢查是否已經(jīng)加蓋騎縫章、公司負(fù)責(zé)人是否簽字，符合要求的予以蓋章，同時做好用章登記工作。需集團(tuán)公司簽章的，由辦公室送至集團(tuán)蓋章。凡不符合要求的，印章管理人一律不得蓋章。合同至少一式四份，我方三份，由經(jīng)辦部門、成本部、辦公室（總公司由法務(wù)部保管）各一份，印章管理人蓋章后留下一份存檔，并在存檔后做好合同臺賬。

4、（二）合同編號每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)和遺漏。每一份合同包括合同正本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、終止合同的協(xié)議，均應(yīng)妥善保管。（三）合同臺賬合同管理員每月底前將所在公司該月合同簽訂情況建立臺賬，并報一份到集團(tuán)法務(wù)部備案。三、合同審查會簽人的責(zé)任負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工，因工作失職或徇私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按后果及責(zé)任大小，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。（一）合同經(jīng)辦人審查事項(xiàng)1、主體資格合法，具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其記載的內(nèi)容與實(shí)際相符。2、合同的標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，

5、應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書。3、由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。合同經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)審查結(jié)果在會簽單（EAS審批系統(tǒng)）上注明自己的審查意見，并對其提供的資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。（二）部門經(jīng)理、分管負(fù)責(zé)人審查事項(xiàng)1、合同的合法性審查主體合法，簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實(shí)、有效，不違背法律、不顯失公平；形式合法；簽約程序合法。2、合同的嚴(yán)密性：條款齊備完整；文字清楚準(zhǔn)確；設(shè)定的權(quán)利義務(wù)具體、確切；相應(yīng)的手續(xù)完備；相關(guān)附件完備。3、可行性：資信可靠，有履約能力。4、合同承辦形式審核：承辦人無誤；符合規(guī)定程序；

6、各審核部門審核意見齊備；合同文字無誤。各審核部門在審核時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應(yīng)在審核意見中明確提出修改意見。四、合同的其他注意事項(xiàng)（一）合同范本的使用一般國家或行業(yè)有示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和法務(wù)部要重點(diǎn)審查，必要時可以進(jìn)行修改。無范本的合同采用集團(tuán)公司各部門已經(jīng)成熟使用的合同文本或法務(wù)建議作為范本使用的文本。（二）合同經(jīng)過會審后應(yīng)于1個月內(nèi)簽訂，如逾期不能簽訂的，由經(jīng)辦單位到辦公室注銷。（三）合同中除了設(shè)定違約責(zé)任外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置其他的保護(hù)性條款。特別是合同標(biāo)的額比較大，履行周期比較長，可以考慮設(shè)置定金、履約保證金、抵押、質(zhì)押等條款，從而減

7、少風(fēng)險。法務(wù)部認(rèn)為必要的情況，將對重大合同進(jìn)行公證。五、合同的跟蹤執(zhí)行合同簽訂生效后，即具有法律效力，簽訂合同的各方應(yīng)全面履行合同條款，各經(jīng)辦部門和人員需對合同履行進(jìn)度情況進(jìn)行跟蹤處理。 （一）合同跟蹤執(zhí)行部門必須及時詳細(xì)記錄每次合同各方履行合同的情況。合同跟蹤執(zhí)行部門在合同履行中遇到的情況應(yīng)保留和收集相關(guān)證據(jù)，并及時上報公司業(yè)務(wù)主管部門和法務(wù)部。合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人履約能力及資信程度下降應(yīng)及時匯報業(yè)務(wù)主管部門并向分管領(lǐng)導(dǎo)上報，及時向?qū)Ψ匠鼍叻晌臅?，維護(hù)公司合同權(quán)益。（二）合同執(zhí)行情況評估 1、進(jìn)度控制。承包方在正常情況下是否按照合同中進(jìn)度的要求按時完成承建工程。2、質(zhì)量控制。承包

8、方完成的工作成果的質(zhì)量是否達(dá)到合同的要求。3、成本控制。合同的實(shí)際付款是否達(dá)到了付款條件，付款金額是否正確，是否扣除了應(yīng)扣款。4、配合情況。承包方與我方的合作情況。5、售后服務(wù)。在保修期間出現(xiàn)的質(zhì)量問題，承包單位有無故意推諉保修責(zé)任，是否及時維護(hù)。六、合同的變更與終止（一）因情況發(fā)生變化，我方需要對合同進(jìn)行變更時，合同執(zhí)行跟蹤人應(yīng)立即請示部門負(fù)責(zé)人，由其組織共同研討變更的風(fēng)險和處理的方法，并與對方進(jìn)行協(xié)商。（二）對合同條款中明確約定了最終的付款結(jié)算依據(jù)（價格及價格浮動范圍，數(shù)量及數(shù)量浮動范圍等），并且付款時遵照該結(jié)算依據(jù)進(jìn)行結(jié)算的付款，可能出現(xiàn)結(jié)算金額超過或低于原合同暫估金額，可在EAS審批系

9、統(tǒng)中申請變更。（三）如對方提出變更或終止合同，合同執(zhí)行跟蹤人應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人研究是否同意其變更要求，并將情況于3日內(nèi)報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。如我方拒絕對方變更要求但對方仍然實(shí)際變更的，應(yīng)按違約處理。（四）同意對方變更要求的，合同的變更或終止必須采取書面形式簽訂協(xié)議，經(jīng)相關(guān)管理部門審核通過后方可實(shí)施。由經(jīng)辦人制作合同變更/終止補(bǔ)充協(xié)議，明確變更事項(xiàng)。（五）變更或終止合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，由對方簽收，簽收憑證作為合同組成部分交由經(jīng)辦部門保管并向法務(wù)部備案。（六）變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)成或批準(zhǔn)以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。七、合同糾紛的處理（一）已經(jīng)簽訂的合同在履行過程中產(chǎn)生糾

10、紛的，合同履行部門應(yīng)根據(jù)合同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進(jìn)行處理。（二）協(xié)商不成時，必須在1個工作日向所在公司負(fù)責(zé)人和集團(tuán)公司法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在3個工作日內(nèi)提供有關(guān)資料。任何單位或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實(shí)體權(quán)利，更不得隱瞞實(shí)情。（三）集團(tuán)法務(wù)部應(yīng)在接到報告3個工作日內(nèi)提出處理意見。（四）集團(tuán)公司各單位與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。（五）集團(tuán)公司對外所有的合同糾紛申請仲裁或訴訟由集團(tuán)法務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。（六）合同糾紛需收集的證據(jù)1、合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書等有關(guān)資料。2

11、、開工、驗(yàn)收、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù)。3、貨款的承付、托收憑證、有關(guān)的財(cái)務(wù)賬目。4、產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5、證人證言。6、其他資料。（七）凡屬于我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)成其提出補(bǔ)救措施。 本通知自文件下發(fā)之日起執(zhí)行，以前公司有關(guān)合同管理方面文件如有與本通知不一致的內(nèi)容，一律以本通知為準(zhǔn)。附件一、合同文本的內(nèi)容組成附件二、合同的分類編號二一五年四月二日附件一、合同文本的內(nèi)容組成六遠(yuǎn)字【2014】38號文件關(guān)于合同管理規(guī)定的通知已經(jīng)明確了13項(xiàng)基本內(nèi)容，分別是：1、合同各方的法定名稱、地址、電話、法定代表人姓名、職務(wù)，代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方

12、式；2、簽約的目的和依據(jù)；3、標(biāo)的；4、數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式；5、價款或酬金，包括支付方式；6、履約的地點(diǎn)、期限和方式；7、爭議解決方式；8、違約責(zé)任；9、變更或解除條件；10、根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備或必須明確的條款；11、份數(shù)、生效的時間和條件；12、聯(lián)系方式，簽約地點(diǎn)和時間；13、簽約各方的公章或合同專用章。 （一）為了應(yīng)對合同履行中可能發(fā)生的法律訴訟，合同內(nèi)容的第1項(xiàng)必須寫明雙方的全稱。（二）第7項(xiàng)內(nèi)容必須如下規(guī)定：我方為需方時，必須約定我方所在地人民法院管轄；在其他情況下，盡力爭取我方所在地法院管轄。 （三）第8項(xiàng)的違約責(zé)任必須要有，一般情況下我方不接受任何違約限制，但是

13、合同對方必須承擔(dān)違約責(zé)任。時間上違約可按合同金額每日千分之三向我方承擔(dān)違約責(zé)任；質(zhì)量上違約必須按合同金額20%-30%向我方支付違約金并承擔(dān)因此給我方造成的所有損失。（四）第12項(xiàng)簽約時間和簽約地點(diǎn)必須明確。（五）建設(shè)合同的內(nèi)容必須包括工程范圍、建設(shè)工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款。（六）產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、交貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、價格、違約責(zé)任等。 附件二、合同的分類編號（供參考）合同基本分為8類：工程類合同、技

14、術(shù)類合同、營銷策劃類合同、銷售類合同、人事行政類合同、開發(fā)類合同、財(cái)務(wù)類合同和法務(wù)合同（一）、工程技術(shù)營銷類合同編號方法（六級編碼）（1）、一級編碼：為工程項(xiàng)目名稱兩個漢字的拼音第一個字母（大寫）如“幸福里小區(qū)”代碼“XF”（2）、二級編碼：根據(jù)開發(fā)期數(shù)分“一期”“二期”，代碼為1Q，2Q等（3）、三級編碼：合同共分6類，分別為（營銷策劃合同）營、（工程類合同）工、（技術(shù)類合同）技、（采購類合同）采、（分包類合同）分和（三方類合同）控，（4）、四級編碼：按類別下的名稱用漢字表示（5）、五級編碼：合同簽署的年份（6）、六級編碼：根據(jù)合同簽訂的先后順序流水號舉例：遠(yuǎn)大幸福里小區(qū)二期2010年第一份入戶門合同，編號就為“XF-2Q-分-門窗-2010-001”（二）、銷售類合同編號方法（三級編碼）（1）、一級編碼：為工程項(xiàng)目簡稱中兩個漢字的拼音第一字母大寫，如合肥尚林苑小區(qū)，代碼就是SL。（2）、二級編碼：房號和戶號（3）、三級編碼為：簽署年份和流水號舉例：尚林苑小區(qū)4號樓1002室銷售合同，編號為“SL-4-1002-2014-002”。（三）租賃合同編號列舉：遠(yuǎn)大幸福里小區(qū)2014年16號商鋪105鋪?zhàn)赓U合同，編號為“XF-租-16-105-201