檔 案名稱(chēng)編碼規(guī)則

1、檔案名稱(chēng)、編號(hào)規(guī)則為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及統(tǒng)一性，合理有效利用檔案資料，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。1. 檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。3. 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 4. 檔案編號(hào)規(guī)則4.1. 公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“公司名稱(chēng)一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄加流水號(hào)”。具體編

2、碼表見(jiàn)附件二（檔案分類(lèi)編碼表）。4.1.1. “公司名稱(chēng)”表示文檔歸屬公司名稱(chēng),用公司名稱(chēng)的主體部分的拼音縮寫(xiě)形式表示。各公司名稱(chēng)的縮寫(xiě)見(jiàn)附表一。4.1.2. “一級(jí)目錄”表示文檔歸屬類(lèi)別號(hào)。如：行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理 類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)等等。4.1.3. “二級(jí)目錄”表示類(lèi)別號(hào)下面的細(xì)分類(lèi)別，如三會(huì)文件類(lèi)下面的股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)。4.1.4. “三級(jí)目錄”表示更細(xì)分的類(lèi)別，4.1.5. “流水號(hào)是在三級(jí)目錄下，以文件首次發(fā)行日期的時(shí)間為順序排序。4.2. 每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、放置存檔。 4.3. 新檔案應(yīng)從“檔案分類(lèi)編號(hào)表”查明該檔案所屬類(lèi)別、編號(hào)順序（

3、文書(shū)一般以文件時(shí)間從前到后排列順序），以此來(lái)編列檔號(hào)。 4.4. 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。 4.5. 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。5.附件一各公司名稱(chēng)及縮寫(xiě)形式序號(hào)公司全稱(chēng)縮寫(xiě)檔案編碼1深圳嘉德森投資有限公司嘉德森JDS2深圳市易達(dá)恒通供應(yīng)鏈管理有限公司易達(dá)恒通YDHT3深圳市粵信恒貿(mào)易有限公司粵信恒YXH4深圳市奧坤信息技術(shù)有限公司奧坤AK5貴陽(yáng)斯浦林貿(mào)易有限公司斯浦林SPL6深圳市凱富盈投資基金管理有限公司凱富盈KFY7開(kāi)陽(yáng)縣龍?zhí)吹V業(yè)有限公司龍?zhí)吹V業(yè)LTKY8深圳市信恒通貿(mào)易有限公司信恒通XHT9珠海

4、凱富盈礦產(chǎn)品有限公司珠海凱富盈ZHKFY10富佳國(guó)際集團(tuán)有限公司香港富佳HKFJ11香港信恒通集團(tuán)有限公司香港信恒通HKXHT附件二：檔案分類(lèi)編碼表公司名稱(chēng)一級(jí)目錄編號(hào)二級(jí)目錄編號(hào)三級(jí)目錄編號(hào)流水號(hào)嘉德森集團(tuán)JDS三會(huì)資料01股東會(huì)01年度董事會(huì)02年度監(jiān)事會(huì)03年度行政管理類(lèi)02總經(jīng)辦辦公會(huì)議01各項(xiàng)管理制度02行政類(lèi)01(1)（2）.人力資源類(lèi)02下同設(shè)備管理類(lèi)03采購(gòu)類(lèi)04倉(cāng)儲(chǔ)管控類(lèi)05財(cái)務(wù)管理規(guī)定06預(yù)算管理制度07銷(xiāo)售管理規(guī)定08電子信息系統(tǒng)控制制度09投資管理、控制制度10內(nèi)部審計(jì)控制制度11信息管理及披露的控制制度12公司下發(fā)文件03經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)03合資合同、章程01證照02變更、

5、批復(fù)03工商局下發(fā)01貿(mào)工局下發(fā)02其他部門(mén)下發(fā)03重大經(jīng)營(yíng)合同04股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同01銷(xiāo)售合同02采購(gòu)合同03財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同04中介機(jī)構(gòu)簽定合同05其他合同06投資項(xiàng)目05項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目實(shí)施管理項(xiàng)目終止基本建設(shè)類(lèi)04按照項(xiàng)目01建設(shè)準(zhǔn)備階段設(shè)計(jì)階段施工階段竣工驗(yàn)收階段工程維護(hù)、改建、擴(kuò)建階段事故分析及處理等形成文件設(shè)備儀器類(lèi)05按照設(shè)備簽定合同日期01設(shè)備購(gòu)置的立項(xiàng)審批及合同開(kāi)箱驗(yàn)收及接受等形成文件安裝調(diào)試等形成文件使用維護(hù)改造報(bào)廢等形成文件事故分析及處理等形成文件財(cái)務(wù)檔案類(lèi)06銀行01貸款合同01抵（質(zhì)）押合同02授信、擔(dān)保合同03其他04稅務(wù)部門(mén)02稅收優(yōu)惠01納稅申報(bào)表03完稅證明02財(cái)政部門(mén)03下發(fā)文件01中介機(jī)構(gòu)出具報(bào)告04審計(jì)報(bào)告01驗(yàn)資報(bào)告02資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告03基本會(huì)計(jì)資料05憑證01帳簿02財(cái)務(wù)報(bào)表03其他04人事檔案類(lèi)07人員檔案01按照工號(hào)01高管檔案02按人名01(現(xiàn)有人員名單)高管人員備案03按人名01(歷次變更情況)聲像檔案類(lèi)08磁盤(pán)光盤(pán)01按信息類(lèi)別01實(shí)物檔案類(lèi)09榮譽(yù)品01紀(jì)念品02公共關(guān)系類(lèi)10政府公共關(guān)系01申報(bào)項(xiàng)目行業(yè)媒體02投資者關(guān)系類(lèi)11媒體宣傳01網(wǎng)絡(luò)路演