乳業(yè)公司公司級合同管理制度

1、流程文件X X乳 業(yè)有限 公司文 件 號HK-C-003公司級合同管理制度版次1編 制審 核批 準(zhǔn)共 2 頁第 1 頁日 期日 期日 期生效日期更標(biāo)記處數(shù)更改單號更 改 人更改日期更標(biāo) 記處 數(shù)更改單號更 改 人更改日期改改記記錄錄1 目的及適用范圍為了規(guī)范 XX 乳業(yè)有限公司公司級合同管理，降低公司級合同風(fēng)險，特制定本程序；本程序的適用范圍為XX 乳業(yè)有限公司存貸款及結(jié)算合同、外部合作和合資/購并等方面的合同。本程序由 XX 乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦公室擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)歸XX 乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦公室；本程序自 2001 年 月 日起執(zhí)行。2 職責(zé)公司級合同管理的總責(zé)任人是總經(jīng)理辦公室主任

2、，負(fù)責(zé)：制定和修改合同管理制度；檢查公司級合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上蓋合同章并編定合同號碼；建立 XX 乳業(yè)有限公司的合同臺帳并記錄公司合同審批和執(zhí)行進程；保存一份合同副本歸檔管理，并向集團文秘中心傳遞合同原件和匯報合同管理狀況。財務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)預(yù)算審核該合同并保存一份合同正本；在合同執(zhí)行中負(fù)責(zé)根據(jù)合同規(guī)定核付 /核收合同帳款；根據(jù)合同執(zhí)行情況更新合同管理臺帳并及時向文秘中心和總經(jīng)辦發(fā)送；法律顧問負(fù)責(zé)從法律角度審核合同是否保護公司利益；公司部門經(jīng)理以上（含部門經(jīng)理）的人員負(fù)責(zé)在工作中按實際需要提出公司級合同申請，接洽合作者，談判和擬訂相關(guān)合同，合同簽定后保障合同的順利

3、履行；總經(jīng)理和董事會負(fù)責(zé)全面審核合同并最后決定是否批準(zhǔn)合同；文秘中心負(fù)責(zé)接收并保存合同正本和合同管理臺帳。3 流程概要提出申請及擬訂合同合同相關(guān)經(jīng)理根據(jù)年度工作計劃向上級主管（總經(jīng)理或董事會）提出申請；總經(jīng)理或董事長責(zé)成合同相關(guān)經(jīng)理根據(jù)需要尋找并確定合作伙伴；相關(guān)人員組成項目談判小組與外部合作伙伴接觸、談判，最后共同擬訂合同草樣。合同審批項目團隊出具談判意見，交財務(wù)總監(jiān)審核。交財務(wù)總監(jiān)根據(jù)預(yù)算計劃審核該合同，出具審核意見。交法律顧問審核該合同的法律效力，出具審核意見。報總經(jīng)理，總經(jīng)理在其權(quán)限范圍內(nèi)審批合同，審批通過的合同可以直接正式簽定?？偨?jīng)理未通過的合同應(yīng)發(fā)還合同執(zhí)行部門，同時注明不予通過的

4、原因?？偨?jīng)理權(quán)限外的合同上報董事會審批。合同簽定總經(jīng)理或董事長正式簽定終審?fù)ㄟ^的合同；總經(jīng)辦主任加蓋公司合同章。合同檔案管理合同執(zhí)行部門制作合同正本一式四份，公司保留兩份?？偨?jīng)辦主任為合同編號并加蓋合同章后，交公司法人代表或經(jīng)過正式授權(quán)的簽約代表簽署。公司法人代表或簽約代表簽署合同?？偨?jīng)辦把生效的正式合同文本制作合同副本兩份，并復(fù)制 3 份合同審批表；總經(jīng)辦保管一份合同副本和一份合同審批表原件；一份合同副本和合同審批表副本交合同執(zhí)行部門保管。正式合同文本和合同審批表副本各一份分別交公司文秘中心保管和財務(wù)部保管?？偨?jīng)辦、 財務(wù)部和合同執(zhí)行部門分別建立各自的合同臺帳。財務(wù)部根據(jù)合同進展填寫臺帳，每月底發(fā)送至總經(jīng)辦一次?？偨?jīng)辦更新合同管理臺帳，每月底向集團文秘中心發(fā)送一次。合同臺帳以電子版形式建立和發(fā)送。合同執(zhí)行公司級合同項目團隊定期向總經(jīng)理或董事會書面匯報合同進展；公司財務(wù)和法律顧問從專業(yè)角度實時關(guān)注合同進展，定期向項目團隊負(fù)責(zé)人提供書面專業(yè)意見；付款和發(fā)貨程序進入部門級合同管理制度關(guān)于合同簽署的授權(quán)委托合同必須由公司法人代表或由法人代表正式授權(quán)的簽約代表簽署才具備法律效力；來自 中國最大的資料庫下載簽約代表必須擁有