房地產(chǎn)集團(tuán)合同管理程序成都高新區(qū)律師事務(wù)所

1、GFP7-11 合同管理程序第1版本： 1頁共18頁合同管理程序1. 目的使合同的簽訂、履行規(guī)范化，并最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)。2. 適用范圍適用于公司對外采購產(chǎn)品或/ 和服務(wù)類合同的管理。主要包括勘察合同、設(shè)計(jì)合同、營銷合同（不含售樓和出租）、廣告設(shè)計(jì) / 制作合同、施工合同、材料/ 設(shè)備采購合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/ 合作開發(fā)合同、財(cái)務(wù)合作及借款合同、培訓(xùn)合同等。其他采購合同的起草、談判、簽訂及履行及所有合同的法律審查按照GFP3-14法律事務(wù)處理程序處理。3. 定義無。4. 職責(zé)：4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)：4.1.1相關(guān)文件規(guī)定需要由其決定合作單位或由其批準(zhǔn)實(shí)施方案的項(xiàng)目的相應(yīng)合同的審批；4.1

2、.2所有合同的付款審批。4.2 主管副總負(fù)責(zé)：4.2.1相關(guān)文件規(guī)定由其決定合作單位或由其批準(zhǔn)實(shí)施方案的項(xiàng)目的相應(yīng)合同的審批；4.2.2所主管部門上報(bào)總經(jīng)理審批的合同的審核；4.2.3所主管部門的合同付款審核。4.3 成本部負(fù)責(zé)：4.3.1勘察、設(shè)計(jì)合同、工程監(jiān)理合同及廣告設(shè)計(jì)、制作合同的審核；GFP7-11 合同管理程序第2版本： 1頁共18頁4.3.2施工分承包合同及材料/ 設(shè)備采購合同的起草、談判及定稿；4.3.3本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.3.4 組織本部門起草合同的交底及執(zhí)行情況的跟蹤記錄， 并填寫合同執(zhí)行情況記錄表（見 GFP7-11-F2）；4.3.5勘察、設(shè)計(jì)、施工合

3、同付款的審核；4.3.6項(xiàng)目所有合同的匯總、統(tǒng)計(jì)。4.4 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)：4.4.1勘察、設(shè)計(jì)合同的起草、談判及定稿；4.4.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.4.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.4.4提起勘察、設(shè)計(jì)合同的付款申請。4.5 營銷部負(fù)責(zé)：4.5.1營銷合同的起草、談判及定稿；4.5.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.5.3本部門起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表 ；4.5.4提起營銷合同的付款申請。4.6 品牌推廣部負(fù)責(zé)：4.6.1廣告設(shè)計(jì) / 制作合同的起草、談判及定稿；4.6.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4

4、.6.3本部門起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表 ；4.6.4提起廣告設(shè)計(jì) / 制作合同的付款申請。GFP7-11 合同管理程序第3版本： 1頁共18頁4.7 工程部：4.7.1工程監(jiān)理合同的起草、談判及定稿；4.7.2負(fù)責(zé)本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.7.3負(fù)責(zé)本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.7.4提起工程監(jiān)理合同、 施工分承包合同及材料/ 設(shè)備采購合同的付款申請。4.8 發(fā)展研究部負(fù)責(zé)：4.8.1土地受讓 / 合作開發(fā)合同的起草、談判及定稿；4.8.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.8.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，

5、并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.8.4提起土地受讓 / 合作開發(fā)合同的付款申請。4.9 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：4.9.1財(cái)務(wù)合作合同及借款合同的起草、談判及定稿；4.9.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.9.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.9.4所有合同付款的審核。4.10 行政人事部負(fù)責(zé)：4.10.1培訓(xùn)合同的起草、談判及定稿；4.10.2 本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.10.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；GFP7-11 合同管理程序第4版本： 1頁共18頁4.10.4提起培訓(xùn)合同的付款申請；4.10.5所有合同的蓋章和

6、歸檔。5. 程序5.1 合同的起草、談判、定稿5.1.1勘探、設(shè)計(jì)合同的起草、談判、定稿設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)依根據(jù)設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃要求完成勘探、設(shè)計(jì)合同的起草、談判、定稿（合同一式六份） 。5.1.2施工及設(shè)備 / 材料采購合同的起草、談判、定稿成本部根據(jù)材料進(jìn)場及承包商進(jìn)場計(jì)劃要求，在完成了承包商及供應(yīng)商選擇工作后及時(shí)組織完成施工及設(shè)備/ 材料采購合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.3營銷合同的起草、談判、定稿營銷部根據(jù)營銷工作要求完成營銷合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.4廣告設(shè)計(jì) / 制作合同的起草、談判、定稿品牌推廣部根據(jù)廣告工作要求完成廣告設(shè)計(jì)/ 制作合同的起草、談判和定

7、稿（合同一式六份）。5.1.5工程監(jiān)理合同的起草、談判、定稿工程部根據(jù)監(jiān)理工作要求完成監(jiān)理合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.6土地受讓 / 合作開發(fā)合同的起草、談判、定稿發(fā)展研究部完成土地受讓/ 合作開發(fā)合同的起草、 談判、定稿（合同一式六份） 。5.1.7財(cái)務(wù)合作及借款合同財(cái)務(wù)部根據(jù)需要完成財(cái)務(wù)合作及借款合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。GFP7-11 合同管理程序第5版本： 1頁共18頁5.1.8培訓(xùn)合同行政人事部根據(jù)需要完成培訓(xùn)合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。5.2合同的審批5.2.1勘察、設(shè)計(jì)合同5.2.1.1設(shè)計(jì)部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋

8、章審批表（見 GFP7-11-F1）一起傳至成本部審核。5.2.1.2成本部對合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后交主管工程副總審核。5.2.1.3主管工程副總按GFP7-12設(shè)計(jì)分承包方選擇控制程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至設(shè)計(jì)部，合同成立。5.2.2施工及設(shè)備 / 材料采購合同5.2.2.1施工合同5.1.2.1.1成本部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至工程部審核。5.2.2.1.2工程部對合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。5.2.2.1.3主管工程副總按GFP7-5施工承包商選擇控

9、制程序及GFP7-14材料設(shè)備供應(yīng)商選擇控制程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至成本部，合同成立。5.2.2.2設(shè)備 / 材料采購合同5.1.2.2.1成本部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至設(shè)計(jì)部審核。GFP7-11 合同管理程序第6版本： 1頁共18頁5.2.2.2.2設(shè)計(jì)部對合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。5.2.2.2.3主管工程副總按GFP7-14材料設(shè)備供應(yīng)商選擇控制程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.2.2.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章

10、并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至成本部，合同成立。5.2.3營銷合同5.2.3.1營銷部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起交主管營銷副總。5.2.3.2主管營銷副總按GFP7-7項(xiàng)目策劃及營銷管理程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.3.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至營銷部，合同成立。5.2.4廣告設(shè)計(jì) / 制作合同5.2.4.1品牌推廣部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至成本部審核。5.2.4.2成本部對合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后交主管品牌副總審核。5.2.4.2主管品牌副總按GFP7-18廣告設(shè)計(jì)、制作承包商選擇、控

11、制程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.4.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至品牌推廣部，合同成立。5.2.5工程監(jiān)理合同5.2.5.1工程部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至成本部審核。5.2.5.2成本部對合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。GFP7-11 合同管理程序第7版本： 1頁共18頁5.2.5.3主管工程副總對合同進(jìn)行審核后，交總經(jīng)理審批。5.2.5.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至工程部，合同成立。5.2.6土地受讓 / 合作開發(fā)合同5.2.6.1發(fā)展研究部將定稿后的合同及附件，連同合

12、同審批及合同蓋章審批表一起提交主管副總。5.2.6.2主管副總對合同進(jìn)行審核后，交總經(jīng)理審批。5.2.6.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至發(fā)展研究部，合同成立。5.2.7財(cái)務(wù)合作及借款合同5.2.7.1財(cái)務(wù)部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表提交總經(jīng)理審批。5.2.7.2審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部廣部，合同成立。5.2.8培訓(xùn)合同5.2.8.1行政人事部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起提交主管行政副總。5.2.8.2主管行政副總按GFP2-6員工培訓(xùn)管理程序的規(guī)定對合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5

13、.2.8.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份，合同成立。5.3 合同的編號、登記、保管、存檔5.3.1 合同起草部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行編號， 編號的原則是： 首先按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，以大寫的拼音字母表示，如 JHW（金海灣）、HJ（海景）；再按合同的類別進(jìn)行分類，以大寫的拼音字母表示，如 SJ（勘察設(shè)計(jì)合同）、SG（施工合同）、 CGGFP7-11 合同管理程序第8版本： 1頁共18頁（材料 / 設(shè)備采購合同）、YX（營銷合同）、GG（廣告設(shè)計(jì) / 制作合同）、 JL（監(jiān)理合同）、MD（土地受讓 / 合作開發(fā)合同）、CW（財(cái)務(wù)合作合同）、JK（借款合同）、PX（培訓(xùn)合同）、QT（其他

14、合同）最后按合同簽訂的先后順序進(jìn)行排序，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如： 01、 02；具體如： JHW-SG-01。5.3.2合同起草部門負(fù)責(zé)將簽訂的合同做以下處理：5.3.2.1設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)將勘察設(shè)計(jì)合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1 份，部門存檔2 份，檔案室1 份；5.3.2.2成本部負(fù)責(zé)將施工合同分發(fā)給乙方2 份，工程部 1份，部門存檔 2份，檔案室1份。5.3.2.3成本部負(fù)責(zé)將材料 / 設(shè)備采購合同分發(fā)給乙方2 份，設(shè)計(jì)部 1 份，部門存檔 2 份，檔案室 1 份。5.3.2.4營銷部負(fù)責(zé)將營銷合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1份，部門存檔 2份，檔案室1份。5.3.2.5品牌推廣部負(fù)責(zé)將廣告設(shè)

15、計(jì)、制作合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1份，營銷部1份，部門存檔 1 份，檔案室 1 份。5.3.2.6工程部負(fù)責(zé)將工程監(jiān)理合同交付對方2 份，成本部 1 份，部門存檔兩份，檔案室1份。5.3.2.7發(fā)展研究部負(fù)責(zé)將土地受讓 / 合作開發(fā)合同交付對方2 份、成本部 1份，部門存檔兩份，檔案室 1 份。5.3.2.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將財(cái)務(wù)合作及借款合同交付對方2 份，部門存檔 1 份，檔案室 1份。5.3.2.9行政人事部負(fù)責(zé)將培訓(xùn)合同交付對方2 份，部門存檔1 份，檔案室 1份。5.3.2.10集團(tuán)參與的招標(biāo) / 采購項(xiàng)目，合同起草部門負(fù)責(zé)將合同和招標(biāo)過程資料一起上報(bào)集團(tuán)備案。GFP7-11 合同管

16、理程序版本： 1第9頁共18頁5.4 合同的交流、執(zhí)行、反饋與總結(jié)5.4.1合同交流：合同起草部門負(fù)責(zé)及時(shí)組織和合同執(zhí)行部門一起進(jìn)行合同的交流，并將交流情況形成會議紀(jì)要。5.4.2合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門有責(zé)任按合同條款要求對合同全面執(zhí)行。5.4.3合同反饋：合同執(zhí)行部門將合同執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)填寫合同履行反饋表反饋給合同起草部門。5.4.4合同工作總結(jié)及合同范本5.4.4.1各部門根據(jù)相關(guān)程序規(guī)定對合作商進(jìn)行評定工作5.4.4.2起草部門根據(jù)合同履行反饋表填寫合同執(zhí)行情況匯總表，如無反饋紀(jì)錄則不必填寫。5.4.4.3合同起草部門根據(jù)需要擬定合同范本，并根據(jù)合同執(zhí)行情況匯總表對合同范本不定

17、期進(jìn)行修正。5.5 合同變更、補(bǔ)充協(xié)議的簽訂5.5.1合同起草部門負(fù)責(zé)組織合同變更、補(bǔ)充協(xié)議的起草、談判、定稿。5.5.2其它程序與原合同相同。5.6 合同資料信息處理成本部按項(xiàng)目不同對土地受讓/ 合作開發(fā)合同、勘察、設(shè)計(jì)合同、施工及設(shè)備/ 材料采購、營銷合同、廣告設(shè)計(jì) / 制作合同、工程監(jiān)理合同進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，編制 * 項(xiàng)目 * 合同一覽表（見 GFP7-11-F3），并將一覽表中信息在成本信息系統(tǒng)上發(fā)布，每個(gè)月更新一次。5.7 合同的付款5.7.1勘察、設(shè)計(jì)、施工、材料/ 設(shè)備采購合同5.7.1.1合同預(yù)付款GFP7-11 合同管理程序第10版本： 1頁共18頁合同簽訂后，工程部、設(shè)計(jì)部根

18、據(jù)合同預(yù)付款要求填寫* 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 （見 GFP7-11-F7），并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.2工程進(jìn)度付款5.7.1.2.1工程部負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定的付款方式審核工程的形象進(jìn)度，并向成本部提供下述資料：施工單位的工程款支付申報(bào)表；工程部審核確認(rèn)的工程形象進(jìn)度。5.7.1.2.2成本部負(fù)責(zé)根據(jù)資料完成工程進(jìn)度款的審核工作, 填寫 * 工程進(jìn)度款審核表（見 GFP7-11-F5），并傳至工程部作為進(jìn)度款支付的依據(jù)。5.7.1.2.3工程部負(fù)責(zé)根據(jù) * 工程進(jìn)度款審核表 填寫* 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 （見 GFP7

19、-11-F7），并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.3工程結(jié)算款支付5.7.1.3.1 成本部根據(jù)設(shè)計(jì)、 工程部提供的竣工結(jié)算資料辦理結(jié)算手續(xù)， 并辦理 * 合同結(jié)算協(xié)議書，連同 * 工程結(jié)算書封面分別傳回工程部、設(shè)計(jì)部作為合同結(jié)算款支付的依據(jù)。5.7.1.3.2 設(shè)計(jì)、工程部負(fù)責(zé)根據(jù) * 工程結(jié)算書* 合同結(jié)算協(xié)議書填寫 * 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 ，并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.4工程保修款支付合同規(guī)定的保修期滿，由設(shè)計(jì)部、工程部負(fù)責(zé)根據(jù)* 工程結(jié)算書 * 合同結(jié)算協(xié)議書填寫 * 工程付款建議書和 * 工程歷次

20、付款一覽表 ，并交由物業(yè)管理公司或工程使用部門 / 公司審核，以確定該工程是否存在質(zhì)量問題，以及施工單位是否存在水電費(fèi)等往來欠款的扣付事項(xiàng)，并確定最終的扣付金額后傳至成GFP7-11 合同管理程序第11版本： 1頁共18頁本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.2營銷代理、廣告制作合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/ 合作開發(fā)合同、財(cái)務(wù)合作及借款合同、培訓(xùn)合同及其他合同按照 GFP1-5費(fèi)用、資產(chǎn)購置報(bào)銷和借支管理程序辦理付款手續(xù)。6. 附件6.1 GFP7-11-F1 合同審批及合同蓋章審批表6.2 GFP7-11-F2 合同履行情況反饋表6.3 GFP7-11-F3 * 項(xiàng)目 * 合

21、同一覽表6.4 GFP7-11-F4 合同執(zhí)行情況匯總表6.5 GFP7-11-F5 * 工程進(jìn)度款審核表6.6 GFP7-11-F6 * 工程付款建議書6.7 GFP7-11-F7 * 工程歷次付款一覽表GFP7-11-F1.2XXX地產(chǎn)公司合同審批及合同蓋章審批表部門：合同編號：合同名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人* 部門經(jīng)理（起草部門）* 部門經(jīng)理（審核部門）公司律師主管副總總經(jīng)理總裁備注注： 1.集團(tuán)公司參與的招投標(biāo)項(xiàng)目最后審批為總裁。2.各級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由行政人事部在合同上蓋章后返回起草部門。3.對使用非我司范本的合同，且合同總標(biāo)的等于或超過人民幣十萬元，需經(jīng)公司律師審查。GFP7-11-F2.1XXX地產(chǎn)公司合同履行情況反饋表合同編號：第頁，共頁工程名稱乙方單位工期質(zhì)量等級記錄人記錄時(shí)間問