《需求分析及解決方案》

1、1 / 12 文檔可自由編輯打印順?lè)宓禺a(chǎn)順?lè)宓禺a(chǎn) U8-OAU8-OA 系統(tǒng)系統(tǒng)需求分析及解決方案報(bào)告需求分析及解決方案報(bào)告2011-04-152011-04-152 / 12 文檔可自由編輯打印目目 錄錄一、企業(yè)簡(jiǎn)介一、企業(yè)簡(jiǎn)介.3二、信息化狀況二、信息化狀況.32.1 信息化現(xiàn)狀（舉例）.32.2 辦公現(xiàn)狀.4三、組織結(jié)構(gòu)三、組織結(jié)構(gòu).43.1 組織機(jī)構(gòu)圖.43.2 人員及權(quán)限設(shè)置說(shuō)明.5四、業(yè)務(wù)審批四、業(yè)務(wù)審批.54.1 順?lè)逍姓繕I(yè)務(wù)流程.64.2 合生綜合部業(yè)務(wù)流程.6五、公文管理五、公文管理.75.1 發(fā)文管理.75.2 收文管理.8六、文檔管理六、文檔管理.96.1 文檔權(quán)限描述

2、.96.2 文檔管理結(jié)構(gòu).10七、公共信息七、公共信息.107.1 應(yīng)用描述.107.2 應(yīng)用欄目.11八、其它應(yīng)用八、其它應(yīng)用.11九、總結(jié)與實(shí)施建議九、總結(jié)與實(shí)施建議 .123 / 12 文檔可自由編輯打印一、企業(yè)簡(jiǎn)介一、企業(yè)簡(jiǎn)介成立于 2003 年 12 月，注冊(cè)資本人民幣伍仟萬(wàn)元，主要經(jīng)營(yíng)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)及房地產(chǎn)項(xiàng)目投資。公司資質(zhì)等級(jí)為壹級(jí)，通過(guò) ISO9001 ：2000 國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證。公司目前已經(jīng)具備規(guī)范的管理體系和制度流程。二、信息化狀況二、信息化狀況2.1 信息化現(xiàn)狀信息化現(xiàn)狀（舉例）（舉例）A、已購(gòu)買(mǎi)了用友 U8 財(cái)務(wù)軟件，U8 財(cái)務(wù)軟件獨(dú)立布署在專業(yè)服務(wù)器；B、用友協(xié)同管理軟

3、件需要在全國(guó)范圍內(nèi)使用，需采購(gòu)獨(dú)立專業(yè)服務(wù)器部署 OA 系統(tǒng)；C、硬件情況，順?lè)宓禺a(chǎn) OA 辦公系統(tǒng)主服務(wù)器，如下圖（推薦）：硬件情況設(shè)備型號(hào)CPUIntelXeon (3.0GHz)硬盤(pán)5*146GB HS SAS HDD內(nèi)存8GB網(wǎng)卡2*GigaEtherne軟件情況已安裝的軟件版本操作系統(tǒng)Windows Server 2003 企業(yè)版Windows office 2003SP1企業(yè)版瑞星殺毒軟件網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫(kù)Oracle10g、MySQL5.0、Oralce9i網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)型號(hào)/備注星型網(wǎng)絡(luò)普通工作組方式，無(wú)域管理方式高級(jí)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備高性能設(shè)備固定IP，高速光纖接入優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡(luò)帶寬4 /

4、 12 文檔可自由編輯打印2.2 辦公現(xiàn)狀辦公現(xiàn)狀A(yù)、日常溝通：日常工作中，主要使用電子郵件、會(huì)議、口頭傳達(dá)、手工、電話、QQ 等方式。B、業(yè)務(wù)審批：以紙質(zhì)人工找領(lǐng)導(dǎo)審批的方式。C、公文流轉(zhuǎn)：以紙質(zhì)文件審批方式為主，收、發(fā)文人工派送、快遞收發(fā)。D、知識(shí)管理：紙質(zhì)文件存檔在檔案柜，電子文件存儲(chǔ)在部門(mén)各自電腦中，缺少知識(shí)共享。E、信息發(fā)布：通過(guò)傳真、郵件、電話、張貼公告欄、網(wǎng)站等方式發(fā)布。三、組織結(jié)構(gòu)三、組織結(jié)構(gòu)3.1 組織機(jī)構(gòu)圖組織機(jī)構(gòu)圖 5 / 12 文檔可自由編輯打印3.2 人員及權(quán)限設(shè)置說(shuō)明人員及權(quán)限設(shè)置說(shuō)明經(jīng)調(diào)研，協(xié)同辦公系統(tǒng)注冊(cè)用戶數(shù) 373 個(gè)，崗位信息共 160 個(gè)，職務(wù)級(jí)別共 8

5、 級(jí)。角色說(shuō)明列表角色說(shuō)明列表角色角色定義定義設(shè)置入口點(diǎn)設(shè)置入口點(diǎn)使用點(diǎn)使用點(diǎn)備注備注單位文檔管理員單位文檔的管理人員，對(duì)單位文檔進(jìn)行授權(quán)管理系統(tǒng)管理組織模型設(shè)置系統(tǒng)角色設(shè)置文檔管理單位文檔-單位文檔的初始建立和分配；所有文檔、公共信息的管理和察看單位信息管理的最高權(quán)限者；單位文檔推送到首頁(yè)的人表單管理員設(shè)置 A6 系統(tǒng)的表單和流程模版的人員，辦公室或職能部門(mén)管理人員居多系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)設(shè)置表單應(yīng)用管理新建表單管理員定義表單流程、模版流程；定義表單的統(tǒng)計(jì)、查詢內(nèi)容并授權(quán)他人使用使用表單功能必須配置表單管理員部門(mén)主管指部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)管理組織模型設(shè)置-人員及權(quán)限設(shè)置-個(gè)人信息-個(gè)人權(quán)限系統(tǒng)中一個(gè)虛擬角色

6、概念，不直接涉及權(quán)限部門(mén)公文收發(fā)員部門(mén)公文簽收和發(fā)送的人員系統(tǒng)管理組織模型設(shè)置-人員及權(quán)限設(shè)置-個(gè)人信息-個(gè)人權(quán)限公文管理發(fā)送公文、簽收公文部門(mén)公文封發(fā)后，可交公文收發(fā)員發(fā)送給其它部門(mén)和單位四、業(yè)務(wù)審批四、業(yè)務(wù)審批經(jīng)調(diào)研，目前存在并計(jì)劃轉(zhuǎn)為電子流程的共有80個(gè)（不含公文流程） ；經(jīng)分析，對(duì)其中部分流程進(jìn)行了優(yōu)化，詳細(xì)見(jiàn)各部門(mén)工作流程。 （由于部分表單均缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉邮剑糠謱徟鞒绦璐_認(rèn)，表單樣式和流程需由用友顧問(wèn)和系統(tǒng)管理員、行政部共同優(yōu)化后，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再設(shè)計(jì)到OA系統(tǒng)里。 ）注：可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，做相應(yīng)調(diào)整。6 / 12 文檔可自由編輯打印4.1 順?lè)逍姓樂(lè)逍姓繕I(yè)務(wù)流程部業(yè)務(wù)流

7、程部門(mén)名稱部門(mén)名稱行政部（順?lè)澹┎块T(mén)主管部門(mén)主管許剛填表人填表人（被調(diào)研人）（被調(diào)研人）許剛辦公電話辦公電研記錄人調(diào)研記錄人李族流程列表流程列表：【1】辦公用品申請(qǐng)流程【2】用印審批流程【3】車輛維修保養(yǎng)申請(qǐng)流程【4】人事管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程說(shuō)明： 【4】包含員工招聘、入職、試用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職、出差、請(qǐng)假、存休等業(yè)務(wù)流程4.2 合生綜合合生綜合部業(yè)務(wù)流程部業(yè)務(wù)流程部門(mén)名稱部門(mén)名稱綜合部（合生）部門(mén)主管部門(mén)主管夏長(zhǎng)明填表人填表人（被調(diào)研人）（被調(diào)研人）郭晶辦公電話辦公電研記錄人調(diào)研記錄人李族流程列表流程列表：【1】物資采購(gòu)審批流程【2】用印

8、審批流程【3】宿舍遷出、入住申請(qǐng)流程【4】人事管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程【5】合同審批流程【6】工程部相關(guān)業(yè)務(wù)流程說(shuō)明： 【5】包含各類合同審批單；【6】包含工程款、工程驗(yàn)收等相關(guān)業(yè)務(wù)流程7 / 12 文檔可自由編輯打印五、公文管理五、公文管理5.1 發(fā)文管理發(fā)文管理公文文號(hào)公文文號(hào)：文號(hào)類型文號(hào)類型文號(hào)描述文號(hào)描述起始值起始值權(quán)限分配權(quán)限分配備注備注發(fā)文文號(hào)發(fā)文2011第 1 號(hào)1行政部小流水發(fā)文流程發(fā)文流程：對(duì)發(fā)文流程變化較多，集團(tuán)、部門(mén)發(fā)文流程各不相同，解決方式為：A、集團(tuán)收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進(jìn)行收發(fā)；B、辦公室收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進(jìn)行收發(fā)；C、除辦公室以外的部門(mén)，如果以部

9、門(mén)名義發(fā)文則可自行選擇自定義發(fā)文流程進(jìn)行收發(fā)；D、在公文審批過(guò)程中，某審批節(jié)點(diǎn)需要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽時(shí)，由當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的人使用“高級(jí)”處理功能，選擇“會(huì)簽”加入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與此公文的審批流程。E、公文發(fā)文流程：擬稿（各部門(mén)文員）審核（部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽）核稿（辦公室秘書(shū)）復(fù)核（辦公室領(lǐng)導(dǎo)）復(fù)核（分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽）簽發(fā)（集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)）套紅（辦公室文員）蓋章（辦公室綜合事務(wù)員）分發(fā)相關(guān)人員（辦公室綜合事務(wù)員、歸檔）8 / 12 文檔可自由編輯打印發(fā)文流程：發(fā)文流程：流程圖流程圖角色角色/ /人員人員節(jié)點(diǎn)操作節(jié)點(diǎn)操作備注（條件規(guī)則等）備注（條件規(guī)則等）部門(mén)人員、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)擬稿擬稿人部門(mén)主管審批秘書(shū)核稿許剛審批吳

10、勁松：工程類姜坤榮：財(cái)務(wù)類郭宏升：營(yíng)銷類王芳：行政類會(huì)簽董事長(zhǎng)：常云簽發(fā)秘書(shū)封發(fā)套紅、排版、蓋章5.2 收文管理收文管理收文文號(hào)：收文文號(hào)：文號(hào)類型文號(hào)類型文號(hào)描述文號(hào)描述起始值起始值權(quán)限分配權(quán)限分配備注備注收文文號(hào)收文2011011行政部擬稿部門(mén)主管審批秘書(shū)核稿辦公室主任審批主管副總董事長(zhǎng)級(jí)別秘書(shū)分發(fā)（存檔）9 / 12 文檔可自由編輯打印收文流程：收文流程：流程圖流程圖角色角色/人員人員節(jié)點(diǎn)操作節(jié)點(diǎn)操作備注（條件規(guī)則等）備注（條件規(guī)則等）秘書(shū) 登記許剛：上級(jí)文件、公司內(nèi)部文件、辦公室內(nèi)部文件審批吳勁松：工程類姜坤榮：財(cái)務(wù)類郭宏升：營(yíng)銷類王芳：行政類審批董事長(zhǎng)：常云審批秘書(shū)分發(fā)OA 用戶傳閱

11、秘書(shū)存檔六、六、文檔文檔管理管理6.1 文檔權(quán)限描述文檔權(quán)限描述A、單位文檔由單位文檔管理員負(fù)責(zé)管理、維護(hù)；B、各部門(mén)的文檔資料由單位文檔管理員來(lái)負(fù)責(zé)將文檔授權(quán)相關(guān)人員管理、修改、刪除、增加等，單位文檔管理員有各部門(mén)文檔資料的所有控制權(quán)。辦公室收文登記辦公室主任審批副總經(jīng)理審批董事長(zhǎng)審批相關(guān)部門(mén)傳閱辦公室存檔辦公室分發(fā)10 / 12 文檔可自由編輯打印6.2 文檔文檔管理管理結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)一級(jí)文件夾一級(jí)文件夾二級(jí)文件夾二級(jí)文件夾三級(jí)文件夾三級(jí)文件夾文檔管理員文檔管理員共享范圍共享范圍公司制度辦公室文書(shū)行政管理制度辦公室文書(shū)公司全體財(cái)務(wù)管理制度財(cái)務(wù)部出納公司全體人力管理制度人事專員公司全體辦公室文件夾

12、辦公室常用文檔辦公室文書(shū)辦公室辦公室單據(jù)樣式辦公室文書(shū)辦公室領(lǐng)導(dǎo)講話稿辦公室文書(shū)辦公室七、公共信息七、公共信息7.1 應(yīng)用描述應(yīng)用描述A、建立日常公告通知發(fā)布區(qū)，實(shí)現(xiàn)公司日常事務(wù)性公告通知的及時(shí)送達(dá)；B、在調(diào)查版塊，通過(guò)發(fā)起調(diào)查，在企業(yè)范圍內(nèi)廣泛進(jìn)行民意搜集，協(xié)助企業(yè)了解企業(yè)、員工真實(shí)情況，為高層決策系統(tǒng)提供最真實(shí)的信息；C、在內(nèi)部論壇版塊，通過(guò)開(kāi)設(shè)各種主題論壇，員工可以自由、輕松展開(kāi)互動(dòng)探討，增強(qiáng)組織成員參與的興趣，促進(jìn)內(nèi)部交流溝通，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。11 / 12 文檔可自由編輯打印7.2 應(yīng)用欄目應(yīng)用欄目序號(hào)信息類型討論區(qū)名稱說(shuō)明管理員1公告行政公告公司日常性、重大事項(xiàng)通知2公告人事公告新員工入職，新人事制度公告3公告財(cái)務(wù)公告財(cái)務(wù)相關(guān)公告4公告IT 公告信息建設(shè)相關(guān)事務(wù)公告5公告規(guī)章制度公司相關(guān)制度6調(diào)查行政調(diào)查檢查、了解等信息收集7調(diào)查人事調(diào)查員工真實(shí)信息收集8調(diào)查意見(jiàn)征集知識(shí)學(xué)習(xí)、意見(jiàn)收集9調(diào)查評(píng)比評(píng)選評(píng)比活動(dòng)10討論管理討論區(qū)互動(dòng)討論活動(dòng)11討論職工園地個(gè)人成果展示12討論留言板13新聞單位新聞公司新聞14新聞行業(yè)新聞同類行業(yè)新聞八、其它應(yīng)用八、其它應(yīng)用 序號(hào)應(yīng)用內(nèi)容應(yīng)用情況備注1關(guān)聯(lián)系統(tǒng)常用鏈接 5 個(gè)212 / 12 文檔