三級(jí)秘書(shū)培訓(xùn)教程復(fù)習(xí)提綱

1、1 / 8第一章會(huì)議管理復(fù)習(xí)提綱第一節(jié) 會(huì)前籌備一、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容：1、確定會(huì)議的主題和議題。 2、確定會(huì)議的名稱(chēng)。 3、確定會(huì)議的議程。 4、確定會(huì)議的 時(shí)間和地點(diǎn)。 5、確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿(mǎn)足會(huì)議的需要。 6、確定會(huì)議文件的范 圍，并做好印制或復(fù)制工作。 7、確定與會(huì)代表的組成。 8、確定會(huì)議住宿和餐飲安排。 10、確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)。二、會(huì)議籌備方案的作用： 1、確保會(huì)議的周密組織。 2、確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào) 到位。3、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。三、遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn)： 1、節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)。 2、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音 帶的形式做永久的記錄。 3、交流更加直接

2、與簡(jiǎn)短。四、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求： 1、根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。 2、分工明確，責(zé) 任到人。 3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。五、會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分，周密，安全。六、會(huì)議座位安排的方法： 1、較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排：大小方形和半圓形。 2、中小型 會(huì)議的座次安排：方拱形，半月形，橢圓形，圓形，長(zhǎng)方形和 T 字形。七、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容： 1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分（會(huì)期、人員、規(guī)模） 2、能 否排除各種干擾。 3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。 4、文件材料的準(zhǔn)備。 5、會(huì)場(chǎng)布置情況。 6、 會(huì)議保衛(wèi)工作。 7、其它內(nèi)容。八、會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式： 1、書(shū)面形式。 2、口頭形式。 3、協(xié)

3、調(diào)會(huì)形式。九、會(huì)議文件的類(lèi)型： 1、立項(xiàng)方面。 2、籌備工作方面。 3、會(huì)議內(nèi)容方面。 4、會(huì)議宣 傳報(bào)道方面。5、會(huì)議管理與服務(wù)方面。 6、不同載體的信息材料。 7、各種形式的文件 材料（指導(dǎo)，主題，程序，參考，管理，成果，宣傳，傳達(dá)文書(shū)） 十、會(huì)議文件審核的方法：對(duì)校法，折校法，讀校法。十一、會(huì)議文件審核的程序： 自審，初審，會(huì)審，終審。 十二、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義： 1、提高效率 2、協(xié)調(diào)整體 3、各自發(fā)揮作用。 十三、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則：時(shí)間性，及時(shí)性，全面性原則。 十四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法： 1、定期提交報(bào)告。2、由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期口頭 匯報(bào) 3、領(lǐng)導(dǎo)親自參

4、加。 4、其它途徑 十五、分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素： 1、成員經(jīng)驗(yàn) 2、承擔(dān)的工作總量 3、統(tǒng) 籌分配 4、會(huì)議成員的特長(zhǎng)愛(ài)好5、合理公平分配 6 靈活實(shí)施 十六、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容： 1、可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員，場(chǎng)地，設(shè)備，資料，健康與 安全，行為） 2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員） 十七、會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn)：有的放矢，預(yù)防為主，留有余地十八、會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則： 1、思想上充分重視。 2、人才物方面措施到位。 3、 堅(jiān)持2 / 8定期檢查。第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)一、推進(jìn)會(huì)議，進(jìn)程應(yīng)遵循的原則： 1、認(rèn)真聽(tīng)，少打斷。 2、樹(shù)立信心，確信能 對(duì)任何突產(chǎn)生積極的影響。3、消除交流障礙。

5、4、強(qiáng)調(diào)問(wèn)題 5、使用精湛的人際交流 技巧。P31二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型： 1、與會(huì)人員交費(fèi) 2、參展商交費(fèi) 3、聯(lián)合主辦者交費(fèi) 4、廣 告、贊助和捐助 5、公司分配 6、其他收入項(xiàng)目 P34三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面： 1、文件資料費(fèi) 2、郵電通訊費(fèi)用 3、會(huì)議設(shè)備和 用品費(fèi) 4、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi) 5、會(huì)議辦會(huì)費(fèi) 6、會(huì)議宣傳交際費(fèi) 7、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi) 8、 會(huì)議伙食補(bǔ)貼 9、會(huì)議交通費(fèi) 10、其他開(kāi)支 P35四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法： 1、報(bào)告和會(huì)議 2、授權(quán)與自我控制 3、質(zhì)量 4、損 益平衡表 5、比率分析 6、審核時(shí)逐項(xiàng)細(xì)審 P36五、會(huì)中突發(fā)事件的類(lèi)型：人員、健康與安全、行為問(wèn)題 P4

6、0六、處理會(huì)中突發(fā)事件的程序： 1、對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 2、 啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案的各項(xiàng)措施。 3、調(diào)動(dòng)會(huì)議有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救和處理。 4、必要時(shí) 向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援。 5、處理好突發(fā)事件的善后工作。 P41第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)一、會(huì)議總結(jié)的目的： 1、檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 2、各小組的分工情況 3、自我總 結(jié)與集體總結(jié)相結(jié)合，不斷改進(jìn)。 4、獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，妥善解決遺留問(wèn)題 P42二、會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容：會(huì)議名稱(chēng)，時(shí)間，地點(diǎn)，規(guī)模，與會(huì)代表人數(shù)，主要議題， 參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和 貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后工作任務(wù)布置。 P

7、43三、會(huì)議總結(jié)的要求： 1、以科學(xué)的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。 2、逐項(xiàng)檢查 3、總結(jié)教 訓(xùn)，探索規(guī)律 4、突出重點(diǎn)，有所側(cè)重。 5、一分為二，激勵(lì)為主。 6、總結(jié)出簡(jiǎn)單易行 的辦會(huì)程序和制度。 P43四、會(huì)議總結(jié)工作程序： 征詢(xún)意見(jiàn)，擬就工作稿， 向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論， 總結(jié)定稿， 印發(fā)，歸檔，組織全體工作人員總結(jié)。 P44五、撰寫(xiě)新聞稿件的注意事項(xiàng)： 1、及時(shí) 2、準(zhǔn)確反映會(huì)議精神 3 發(fā)布前定要審核。 考試大收集整理 P45六、影響會(huì)議成效的原因： 1、會(huì)議的必要性 2、前期工作的準(zhǔn)備質(zhì)量 3、會(huì)議責(zé)任 分工 P46七、會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)： 1、目標(biāo) 2、會(huì)議時(shí)間 3、與會(huì)人員參與會(huì)議的狀態(tài)與收獲

8、 4、 會(huì)議服務(wù)評(píng)估 5、會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估 6、再度召開(kāi)同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù) 推進(jìn)寫(xiě)維持的事項(xiàng)。 P48八、設(shè)計(jì)會(huì)議評(píng)估表格需考慮的因素： 1、表格的長(zhǎng)度 2、填寫(xiě)的難易程度 3 所問(wèn)的 問(wèn)題 4 問(wèn)卷的方式 5、分析數(shù)據(jù)方式來(lái) P52第二章事務(wù)管理復(fù)習(xí)提綱第一節(jié) 接待3 / 81、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內(nèi)外有別，尊重個(gè)人，女士?jī)?yōu)先，入鄉(xiāng) 隨俗2、禮賓次序 5 種排列方式：所在國(guó)家或地區(qū)的拉丁字母，來(lái)賓的具體身份和職務(wù)的高 低，來(lái)賓抵達(dá)的具體時(shí)間，來(lái)賓告知將要到訪的具體時(shí)間，不排列。3、禮賓次序確定步驟：確定方案 =提前通知 =按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng) 次序4

9、、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員= 準(zhǔn)備迎賓的物品 =見(jiàn)面講究禮節(jié) =送行前的拜訪 = 安排送行儀式5、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的區(qū)別6、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談的工作程序：約定 = 通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng) =準(zhǔn)備工作 （背景資料， 會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置，人員安排 ）=會(huì)談 =結(jié)束7、涉外宴請(qǐng)的原則8、西餐禮儀：赴宴前的準(zhǔn)備，西餐的座次安排，入席、退席禮節(jié)，餐具的使用方法與 席間禮節(jié)，西餐的飲酒禮儀9、招待會(huì)的禮儀：招待會(huì)的請(qǐng)柬，冷餐會(huì)的禮節(jié)，酒會(huì)的禮節(jié)10、饋贈(zèng)禮品的要求：各國(guó)禁忌，饋贈(zèng)禮品的禮節(jié) （送禮和受禮 ）11、選擇禮品的注意事項(xiàng)：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點(diǎn)為， 經(jīng)濟(jì)方面的限定第二節(jié) 辦

10、公環(huán)境管理1、辦公環(huán)境的種類(lèi)：在家工作，遠(yuǎn)程工作，虛擬辦公室，臨時(shí)辦公桌，彈性時(shí)間，兼 職工作，合同工作，交叉工作，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)2、不同辦公模式的類(lèi)型、管理辦法及特點(diǎn) （見(jiàn)課本圖表 ）3、導(dǎo)致辦公模式變化的原因：費(fèi)用，交通問(wèn)題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用， 企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的變化，寬松的社會(huì)環(huán)境。4、辦公布局的種類(lèi)：開(kāi)放式，封閉式5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工 作的順利完成。6、開(kāi)放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點(diǎn) （見(jiàn)課本 105 頁(yè)圖表 ）7、設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：人數(shù)，面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類(lèi)， 組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容

11、，部門(mén)間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的 安排，設(shè)計(jì)講究靈活性。第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理1、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排=修改 =替換 =合并 = 精簡(jiǎn)2、工作流程的基本步驟：定義 =評(píng)價(jià)=分析=改進(jìn)這 =實(shí)施3、突發(fā)事件的種類(lèi)：慶火災(zāi)，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展；以人為本，保護(hù)公共利益；公 開(kāi)透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾；重塑形象，置之死地而后生5、事故情況記錄表和工傷情況報(bào)告表的內(nèi)容及用途4 / 86、突發(fā)事件的預(yù)防措施和應(yīng)對(duì)措施 考試大收集整理7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng) =查找問(wèn)題

12、的原因 =成立臨時(shí)指揮中心 = 控制源頭，釜底抽薪 =召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)8、秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性，權(quán)威性9、督查工作應(yīng)堅(jiān)持的原則：實(shí)事求是，主動(dòng)性，分層次落實(shí)，時(shí)效性，督查與幫辦相 結(jié)合10、督查工作的方法：書(shū)面，電話，專(zhuān)項(xiàng)，會(huì)議，調(diào)研11、上司交辦事項(xiàng)督查的程序：交辦 =立項(xiàng)=登記=轉(zhuǎn)辦=承辦=催辦 =檢查 =辦 結(jié)=辦結(jié)回告 =審核 =立卷 =歸檔12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結(jié)合，與調(diào)查研究工作相結(jié)合，堅(jiān)持歸口辦理，分 級(jí)負(fù)責(zé)，堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度13、督查工作注意事項(xiàng)：實(shí)事求是，授權(quán)督查，時(shí)限要求，辦實(shí)事，謙虛謹(jǐn)慎14、工作計(jì)劃的種類(lèi)，制定方法，內(nèi)容與要求及注意事項(xiàng)1

13、5、制定工作計(jì)劃的工作程序：估量機(jī)會(huì) = 確定目標(biāo) = 確定計(jì)劃工作的前提條件 = 擬定可行方案 =評(píng)價(jià)備選方案 = 選擇方案 =擬訂分計(jì)劃 =編制預(yù)算16、承辦期限的內(nèi)容，承辦期限制度及意義17、辦公室工作評(píng)估的意義：提高了工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承 擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。18、辦公室工作目標(biāo)管理過(guò)程：建立完整的目標(biāo)體系 = 制定目標(biāo) =組織實(shí)施 = =檢查 和評(píng)估19、辦公室工作評(píng)估：數(shù)量目標(biāo)評(píng)估，質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估 第四節(jié) 辦公用品管理1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購(gòu)買(mǎi)和租用2、政府采購(gòu)的主體：采購(gòu)機(jī)關(guān)和供應(yīng)商。主要方式：公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談 判、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)

14、源3、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序：提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng) = 審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi) =招標(biāo)、選擇供應(yīng)商 = 簽訂供貨合同 =貨物入庫(kù) =支付貨款4、采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則：真實(shí)性，重點(diǎn)性，目標(biāo)相關(guān)性，經(jīng)濟(jì)合理性5、編制采購(gòu)預(yù)算的一般程序：確定預(yù)算的核算基數(shù) =進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 =確定采購(gòu)產(chǎn)品的 種類(lèi)及型號(hào)價(jià)格 =編寫(xiě)預(yù)算方案 = 征求意見(jiàn)，完善方案6、預(yù)算方法：傳統(tǒng)預(yù)算法，零基預(yù)算法第五節(jié)信息管理1、 信息開(kāi)發(fā)的特性：多次性2、 信息開(kāi)發(fā)的類(lèi)型：一次信息開(kāi)發(fā)，二次信息開(kāi)發(fā)，三次信息開(kāi)發(fā)3、 信息開(kāi)發(fā)的主要形式：剪報(bào)，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊(cè)，簡(jiǎn)訊，調(diào)查報(bào) 告4、 信息編寫(xiě)的類(lèi)型：動(dòng)態(tài)型， 建議型，經(jīng)驗(yàn)型，問(wèn)

15、題型，預(yù)測(cè)型5、 信息開(kāi)發(fā)的工作程序：確定主題=分析信息材料=選擇信息開(kāi)發(fā)方法=選擇信息開(kāi) 發(fā)的形式=形成信息產(chǎn)品6、 信息利用的特點(diǎn)：周期性，經(jīng)常性，廣泛性和實(shí)效性7、 信息利用的工作程序：熟悉信息的內(nèi)容=確定利用需求=確定信息利用服務(wù)的途 徑=5 / 8獲取信息=提供信息8 信息反饋的特點(diǎn)為：針對(duì)性，及時(shí)性，連續(xù)性9、 信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋；縱向反饋和橫向反饋信息；前反饋和后反饋10、信息反饋的工作程序：明確目標(biāo)=選擇信息反饋的方法=獲取反饋信息=加工分 析反饋信息=傳遞反饋信息=利用反饋信息第三章文書(shū)擬寫(xiě)復(fù)習(xí)提綱第一節(jié)文書(shū)擬寫(xiě)公務(wù)文書(shū)文種概念類(lèi)型結(jié)構(gòu)備注通告是公布社會(huì)各有關(guān)方面

16、應(yīng)當(dāng) 遵守或者周知的事項(xiàng)的公 文，是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單 位與社會(huì)團(tuán)體通常使用的告 曉性公文制約性通告告知性通告標(biāo)題+正文+落款+成文日期通告與公告的區(qū)別：范圍不同，公 告大于通告；宣布事項(xiàng)不同，公 告重于通告；制發(fā)者不同，公告由 國(guó)家行政機(jī)關(guān)或權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布通報(bào)是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳 達(dá)重要精神或者情況的公文表彰通報(bào)批評(píng)通報(bào)傳達(dá)通報(bào)標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正 文 （+附件）+落款+成文日期通報(bào)與通告的區(qū)別：通報(bào)屬獎(jiǎng)勵(lì)與 告誡性公文，通告無(wú)此意；同屬告 曉性公文，通報(bào)重在傳精神，通告重在發(fā)事宜；通報(bào)一般不具指令 性，通知具有。決定是一種指令性下行文。是對(duì) 重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做岀 安排，獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人

17、員， 變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文指揮性決定知照性決定標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正 文 （+附件）+落款+成文日期1、不可只用 文種（決定）”做標(biāo) 題2、慎用決定”請(qǐng)批、批答函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批 隹和答復(fù)審批事項(xiàng)的（平行） 公文請(qǐng)批函批答函標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期1、準(zhǔn)確選擇文種。請(qǐng)示和批復(fù)用 于相隸屬機(jī)關(guān)，請(qǐng)示是下對(duì)上級(jí)機(jī) 關(guān)行文，批復(fù)是上對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行 文。2、把握用語(yǔ)分寸事務(wù)文書(shū)計(jì)劃是各級(jí)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位、 社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)未來(lái)一定按內(nèi)容分按范圍分分文章式表格式兩 種。文章式計(jì)劃的結(jié)1、以政策先行，為指導(dǎo)思想 2、從 本部門(mén)實(shí)際岀發(fā) 3、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了6 / 8時(shí)間內(nèi)的

18、沽動(dòng)擬定出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完 成期限的一種事務(wù)性文書(shū)按時(shí)間分按性質(zhì)和作用分構(gòu)：標(biāo)題+止文+尾部總結(jié)是各、企、社、個(gè)通過(guò)對(duì)過(guò) 去一階段工作的回顧、分析 和研究，從中找岀經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)， 得岀規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，用以指 導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書(shū)綜合性總結(jié) 專(zhuān)題性總結(jié) （其它分類(lèi)略）標(biāo)題+止文+尾部1、正確的指導(dǎo)思想2、堅(jiān)持實(shí)事 求是 3、總結(jié)岀規(guī)律性的東西4、分清主次突岀重點(diǎn)5、語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確述職報(bào)告特點(diǎn)： 個(gè)人性， 具 實(shí)性，通俗性標(biāo)題+稱(chēng)謂+止文+ 落款+成文日期實(shí)事求是，突出持點(diǎn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔講話稿是講話者在公共場(chǎng)合就某一 問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)解或闡明 某種事理而事先寫(xiě)成的文稿按場(chǎng)合分按講話者的身份分按講話的目的分按講話的內(nèi)容分開(kāi)頭+主體+結(jié)尾1、口齒清晰，吐字準(zhǔn)確