DAT13-1994檔號(hào)編制規(guī)則

1、檔號(hào)編制規(guī)則DA/T13-19941 主題內(nèi)容與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。本標(biāo)準(zhǔn)適于檔案館（室）編制檔號(hào)2 術(shù)語(yǔ)2.1 檔號(hào)檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。2.2 全宗號(hào)檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。2.3 案卷目錄號(hào)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。2.4 類別號(hào)館（室）藏檔案類別的代碼。2.5 項(xiàng)目號(hào)產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。2.6 案卷號(hào)案卷排列的順序號(hào)。2.7 文件號(hào)案卷內(nèi)文件的順序號(hào)

2、2.8 頁(yè)（張）號(hào)碼案卷內(nèi)文件每頁(yè)（張）的順序號(hào)。2.9 代碼一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。3 檔號(hào)編制原則3.1 唯一性原則檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。3.2 合理性原則檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3.3 穩(wěn)定性原則檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。3.4 擴(kuò)充性原則檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。3.5 簡(jiǎn)單性原則檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率

3、。4 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)檔案號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種；4.1 第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。× × × ×- ×××- ×××- ×××件、頁(yè)（張）號(hào)案卷號(hào)案卷目錄號(hào)全宗號(hào)4.2 第二種結(jié)構(gòu)為；全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。× × × ×- ×××n - ×××- ×××件、頁(yè)（張）號(hào)案卷

4、號(hào)類別號(hào)全宗號(hào)4.3 第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。×××n - ×××n - ×××- ×××件、頁(yè)（張）號(hào)案卷號(hào)項(xiàng)目號(hào) 類別號(hào)4.4 檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。4.5 件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。5 檔號(hào)的編制方法5.1 全宗號(hào)的編制方法全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)

5、識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。全宗號(hào)的格式是：× × × ×全宗順序號(hào)全宗屬類代碼5.1.1 全宗屬類代碼的編制方法5.1.1.1 在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。5.1.1.2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“X013”。例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“J004”。例三：某縣檔案館藏建國(guó)后檔案第127號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河第123號(hào)全宗，可標(biāo)識(shí)為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號(hào)全

6、宗，可標(biāo)識(shí)為“D 003”。例六：中國(guó)第一歷史檔案局藏明清檔案第74號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0074”。5.1.2.1 全宗屬類內(nèi)的各個(gè)全宗按排列次序流水編號(hào)。5.1.2.2 在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。5.2 案卷目錄號(hào)的編制方法案卷目錄號(hào)經(jīng)三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5.2.1 案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。5.2.2 每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，變不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過(guò)去時(shí)1000

7、時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。5.2.3 在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。5.3 類別號(hào)的編制方法5.3.1 類別是由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。5.3.2 不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“ · ”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。5.3.3 在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。5.4 項(xiàng)目號(hào)編制方法項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。5.5 案卷號(hào)的編制方法5.5.1 案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5.5.2 目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。5.5.3 每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號(hào)分登兩具以上下班（含兩個(gè)）案卷目錄時(shí)合并為一個(gè)目錄號(hào)或者說(shuō)按目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號(hào)。5.6 件號(hào)的編制方法5.6.1 不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào)。5.6.2 件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5.6.3 卷內(nèi)文件按排