標準公司印章管理制度(共11頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上中洲公司公章管理制度為了保證公司公章刻制，保管以及使用的合法性，嚴肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運營，防范風險的管理規(guī)定，有效維護公司利益，特制訂本管理辦法。本管理辦法所指公章包括公司公章，法定代表人公章，合同專用章，財務(wù)專用章等具有法律效力的公章。本管理辦法適用于公司公文，信函，授權(quán)委托書，證件，證書，財務(wù)報表，統(tǒng)計報表及對外簽署的合同，協(xié)議及其他須用公章的文本等。一 .公章授權(quán)管理和使用部門1. 公司公章,由公司董事長授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷；2. 公司公章由董事長授權(quán)以下部門分別管理和是用；3. 公司行政章,法定代表人公章由公司辦公室負責管理和是用；4. 財務(wù)專用章

2、,發(fā)票專用章由財務(wù)部負責管理和是用；5. 合同專用章由公司法務(wù)部或指定部門負責管理和是用；6. 公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時亦應(yīng)按本辦法執(zhí)行；7. 凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置公章或更換公章需向公司辦公室上報書面申請,經(jīng)董事長批準同意后配置或更換公章；8. 公章刻制由公司辦公室負責,經(jīng)公安機關(guān)核準,到指定的單位刻制,公章的規(guī)格,樣式由公司辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。二.公章的管理1. 公司的所有公章，均由公司辦公室負責登記，留樣并確定公章保管及使用負責人（以下簡稱公章管理員）。公章啟用時由公司辦公室下發(fā)關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知，注明啟用日期，發(fā)放單位和使用范圍和啟用章模。2. 辦

3、公室向公章管理員移交公章時，應(yīng)填寫公司公章留樣備案表。3. 由于公章磨損而更換公章，仍需在公司辦公室登記，留樣。4. 公司部門撤銷或重組，原部門有關(guān)公章交回公司辦公室，由公司辦公室負責銷毀。5. 嚴禁公章管理員將公章轉(zhuǎn)接他人。6. 公章丟失時，公章管理員應(yīng)當及時向公司辦公室書面報告，公司辦公室應(yīng)及時采取相關(guān)不久措施，包括但不限于追查公章下落，公告公章作廢，對責任人進行處罰等。7. 公司決定需要停用公章的，由董事長簽字同意后由公司辦公室下發(fā)關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知，將停用原因，時間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的公章切角封存或銷毀。8. 公司各部門不得擅自刻制公章，違反本項規(guī)定致使公司造成

4、的全部經(jīng)濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任。三.公章管理員的職責1. 公章管理員每天下班前應(yīng)當檢查公章是否齊全，并將公章鎖緊保險柜內(nèi)，妥善保管，不得將公章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管公章保險柜有無異樣，若發(fā)現(xiàn)情況應(yīng)立即報告。2. 公章管理員因事，病，休假等原因不在崗位時，公章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管公章，公章管理員要向代管人員交接工作，交代使用時的注意事項。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用章的起止日期，實行管印人員登記備案，以明確責任，落實到人。3. 交接工作時，應(yīng)嚴格辦理交接手續(xù)，填寫本辦法附件四的公章交接單，登記交接日期，管理公章類別。交接人員簽字，公

5、章授權(quán)人簽字認可后備存。4. 公章管理員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用章。未按批準權(quán)限用章或用章審批手續(xù)不全的，公章管理員不予用章；經(jīng)辦人拒絕公章管理員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，公章管理員可拒絕用章并報告領(lǐng)導處理。5. 公章管理員用章蓋章位置要準確，恰當，印跡要端正清晰，公章的名稱與用章文件的落款要一致，不漏蓋，不多蓋。介紹信，便函，授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋公章。6. 公章管理員離職時，其管理的公章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。公章管理員離職時，須辦理分管公章的移交手續(xù)并填寫公章管理人員離職交接單后方可辦理離職手續(xù)。7. 禁止任何人未經(jīng)批準攜帶公章外出。如

6、確需帶出使用時，須經(jīng)董事長批準并填寫公章外出使用審批單方可帶出；非公章管理員攜帶外出是，用章人還應(yīng)填寫公章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。四.各類公章的使用規(guī)定一).公司公章的使用1. 辦理使用公司公章的事項，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認真填寫相應(yīng)的審批文件并按取得相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導的審批同意后，連同需用章的文件等一并交公章管理員，由其審核審批手續(xù)后用章。2. 凡有公司對應(yīng)權(quán)限管理領(lǐng)導簽署的文件或發(fā)文批準書，業(yè)務(wù)報表，邀請函等，可直接加蓋相應(yīng)的公司公章，但公章管理員仍應(yīng)填寫_公司用章審批記錄單并留存復印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫的單據(jù)無需審批人簽字。3. 凡加蓋公司公章的存根類介紹信，便函，授權(quán)委托書，

7、發(fā)文批準書，業(yè)務(wù)報表，邀請函等文件，均須填寫_公司用章審批記錄單并經(jīng)相應(yīng)管理領(lǐng)導審批簽字同意后，方可使用公司公章。4. 公司公章，法定代表人公章，財務(wù)專用章及公司其他公章（合同專用章除外）所用章的文件，資料，附件資料及_公司用章審批記錄單作為用章憑據(jù)檔案由公章管理員留存。涉及法律等重要事項使用公章時，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司法務(wù)部門審核簽字后方可使用。5. 禁止在手寫文件上加蓋公司公章。6. 禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張，介紹信，便函，證件，授權(quán)委托書，發(fā)文批準書，業(yè)務(wù)報表，邀請函上加蓋公司公章。7. 用章的合同上應(yīng)當先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用章。8. 禁止在手寫合同或

8、合同內(nèi)容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。9. 對外簽署的合同或協(xié)議等，須在合縫處加蓋合同專用章。二). 財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)公章的無須辦理本條第一項的審批程序。公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表，統(tǒng)計報表等）及其他需用 公司財務(wù)公章的文本等，須按規(guī)定辦理用章手續(xù)。三). 公司其他各部門公章，業(yè)務(wù)專用章的使用，由相關(guān)部門或部門做出相關(guān)規(guī)定，并報公司辦公室備案。四). 公司各類公章實行用章登記制度，公章管理員應(yīng)每年度6月30前，12月31日前應(yīng)將該期間填寫的用章登記薄及用章資料檔案全部移交公司檔案保管人存單。法律責任1.任何人員必須嚴格依照本制度規(guī)定使用程序使用公章

9、，不符合本制度規(guī)定時，不得擅自使用。2. 違反本制度的規(guī)定使用公章，造成丟失，盜用，仿制等，依情節(jié)輕重，對責任者分別進行批評教育，行政處分，經(jīng)濟處罰直至追究刑事法律責任。附則:一.本辦法附公司公章管理的相關(guān)文件范本。二.本辦法自發(fā)布之時實施。三.本辦法由公司辦公室負責解釋。附件一：中洲煙花公司文件 司辦發(fā)（2012年）_號關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知公司各部門及分廠子公司：根據(jù)公司公司公章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_,現(xiàn)公司已啟用“_專用章”，該公章由公司_部門管理，管理員為_。為實現(xiàn)公司各部門業(yè)務(wù)對接，規(guī)范公司的對內(nèi)對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”公章同時廢

10、止。特此函告。附件：新舊公章樣式 _年_月_日舊公章樣式 新公章樣式主題詞：公章 啟用 通知 抄送：_，_，_，_，_，_。中洲公司辦公室 年 月 日印發(fā)附件二：公司公章留樣備案表 NO:_公章名稱：_審批人： _刻制人： _啟用時間：_配置及保管部門：_公章用途： _公章管理員:_本留樣公章自 _年_月_日啟用公章留樣公章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣公章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司辦公室領(lǐng)取本公章，本人承諾將盡職妥善保管本公章，依照公司公章管理制度使用公章，登錄該公章的使用記錄，保管相應(yīng)的審批文件資料。 公章管理員：_ _年_月_日附件三：中洲煙花公司文件 司辦發(fā)（2012年）

11、_號關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知公司各部門及分廠子公司：根據(jù)公司公司公章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。_年_月_日前加蓋該公章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用公章樣式 _年_月_日停用公章樣式 主題詞：公章 停用 通知 抄送：_，_，_，_，_，_。中洲公司辦公室印發(fā) 年 月 日附件四：公章交接單 NO:_部門名稱：_交接公章名稱：_交接日期：_年_月_日用章注意事項說明：1.交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司公司公章管理辦法之規(guī)定。2.其他說明事項：_留 樣3.公章留樣：4.本公章自_年_月_日起，經(jīng)公章授權(quán)人簽字確認后，

12、其保管責任和用章責任均由公章接收人_負責。 移交人：_ 接收人：_公章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日附件五：公章管理員離職交接單 NO:_ 部門名稱：_離職交接公章名稱：_交接日期：_年_月_日 離職人員應(yīng)當將本公章交付繼任公章管理員。離職人員應(yīng)當將其管理的本公章期間的全部用章備案資料一并移交給繼任公章管理員，并書面確認除前述公章資料外，再無其他用章情況。 其他說明：_ 公章留樣：留 樣本公章自_年_月_日期，經(jīng)公章授權(quán)人簽字確認后，其保管責任和用章責任均由公章接管人_負責。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日公章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日附件六：公章外出使用審批單 NO:_ 1.部門名稱：_ 2.外出公章名稱：_ 3.使用日期：_年_月_日 4.