信息化建設(shè)PPT課件

1、2021/3/91檔案信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)2021/3/922021/3/93l信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革l電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理l室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2021/3/94信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l昨天昨天的文件是的文件是今天今天的檔案，今天的電子文件是的檔案，今天的電子文件是明天明天的數(shù)字檔案。的數(shù)字檔案。l任何時(shí)期，記憶社會(huì)、任何時(shí)期，記憶社會(huì)、延續(xù)歷史、傳承文化延續(xù)歷史、傳承文化都是檔案工作者肩都是檔案工作者肩負(fù)的不可推卸的重任。負(fù)的不可推卸

2、的重任。l社會(huì)信息化、國(guó)家資源戰(zhàn)略將社會(huì)信息化、國(guó)家資源戰(zhàn)略將21世紀(jì)的檔案事業(yè)置于一個(gè)集理世紀(jì)的檔案事業(yè)置于一個(gè)集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中，傳統(tǒng)的檔案工作需要發(fā)念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中，傳統(tǒng)的檔案工作需要發(fā)展，檔案管理需要變革，檔案事業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新，檔案展，檔案管理需要變革，檔案事業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新，檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)代化管理的的需要為需要為檔案信息化檔案信息化提出了根本的提出了根本的要求要求，檔案信息化也必將由于這，檔案信息化也必將由于這一需求而獲得生存與發(fā)展的機(jī)會(huì)。一需求而獲得生存與發(fā)展的機(jī)會(huì)。2021/3/95信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l案例案例

3、一位檔案利用者手拿介紹信來(lái)查閱檔案，檔案員熱情接待。一位檔案利用者手拿介紹信來(lái)查閱檔案，檔案員熱情接待。利用者：我想查閱有關(guān)利用者：我想查閱有關(guān)*方面的檔案，這是介紹信。方面的檔案，這是介紹信。檔案員（熱情地把幾本厚厚的檔案目錄搬到利用者面前）：這是檔案案卷檔案員（熱情地把幾本厚厚的檔案目錄搬到利用者面前）：這是檔案案卷目錄，您先從中查找需要查閱的案卷，找到案卷號(hào)后，登記在本上，我目錄，您先從中查找需要查閱的案卷，找到案卷號(hào)后，登記在本上，我再去庫(kù)房調(diào)卷。再去庫(kù)房調(diào)卷。利用者（看看厚厚的目錄，眼睛轉(zhuǎn)向辦公桌上的電腦）：我能不能使用您利用者（看看厚厚的目錄，眼睛轉(zhuǎn)向辦公桌上的電腦）：我能不能使用

4、您的計(jì)算機(jī)來(lái)檢索，翻目錄查找，什么時(shí)候才能找到我所需要的檔案，而的計(jì)算機(jī)來(lái)檢索，翻目錄查找，什么時(shí)候才能找到我所需要的檔案，而且也很難找全??？且也很難找全啊？2021/3/96信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要檔案員：很抱歉，我這個(gè)部門還沒(méi)有上檔案管理信息系統(tǒng)呢！檔案員：很抱歉，我這個(gè)部門還沒(méi)有上檔案管理信息系統(tǒng)呢！利用者（疑惑不解）：這目錄不都是計(jì)算機(jī)打印的嗎？您打印這些目錄的利用者（疑惑不解）：這目錄不都是計(jì)算機(jī)打印的嗎？您打印這些目錄的電子文件呢？電子文件呢？檔案員：沒(méi)有，這些目錄是請(qǐng)外面的人錄入的，我這沒(méi)有電子版。檔案員：沒(méi)有，這些目錄是請(qǐng)外面的人錄入的，我這沒(méi)有

5、電子版。利用者（哭笑不得）：那您眼前的計(jì)算機(jī)是做什么的？利用者（哭笑不得）：那您眼前的計(jì)算機(jī)是做什么的？檔案員：我的計(jì)算機(jī)主要用來(lái)上網(wǎng)、收郵件、寫一些文檔。目前我們接收檔案員：我的計(jì)算機(jī)主要用來(lái)上網(wǎng)、收郵件、寫一些文檔。目前我們接收的檔案都是紙質(zhì)的，不需要計(jì)算機(jī)來(lái)管理。的檔案都是紙質(zhì)的，不需要計(jì)算機(jī)來(lái)管理。利用者（搖搖頭，很無(wú)奈）：都什么年月了，還得翻目錄查檔案。利用者（搖搖頭，很無(wú)奈）：都什么年月了，還得翻目錄查檔案。2021/3/97信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要結(jié)論結(jié)論：1、檔案利用者對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息檢索提出了基本要求，檔案信息、檔案利用者對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)

6、計(jì)算機(jī)信息檢索提出了基本要求，檔案信息檢索實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化成為必須。信息化時(shí)代，使用計(jì)算機(jī)為檔案管理服務(wù)，檢索實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化成為必須。信息化時(shí)代，使用計(jì)算機(jī)為檔案管理服務(wù)，這是每位檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)。這是每位檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)。2、檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理的認(rèn)識(shí)具有一定的局限性，檔案工作者、檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理的認(rèn)識(shí)具有一定的局限性，檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要調(diào)整，學(xué)習(xí)型檔案工作團(tuán)隊(duì)急需建立。的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要調(diào)整，學(xué)習(xí)型檔案工作團(tuán)隊(duì)急需建立。3、檔案信息化工作需要主動(dòng)開展，而不是被動(dòng)等待。沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)可、檔案信息化工作需要主動(dòng)開展，而不是被動(dòng)等待。沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)可以開率

7、采用通常的辦公軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開展檔案信息化最基礎(chǔ)以開率采用通常的辦公軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開展檔案信息化最基礎(chǔ)的工作。的工作。2021/3/98信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l案例案例檔案利用者前來(lái)查檔，檔案員正在熱情接待。檔案利用者前來(lái)查檔，檔案員正在熱情接待。利用者：我想查詢介紹信上注明的這些相關(guān)信息，不知道是否有與之相關(guān)利用者：我想查詢介紹信上注明的這些相關(guān)信息，不知道是否有與之相關(guān)的檔案。的檔案。檔案員：您可以在這臺(tái)計(jì)算機(jī)上檢索，我們系統(tǒng)分為文書檔案、科技檔案檔案員：您可以在這臺(tái)計(jì)算機(jī)上檢索，我們系統(tǒng)分為文書檔案、科技檔案和人事檔案。每個(gè)檔案門類中

8、又劃分一些子門類，這小冊(cè)子上有問(wèn)哦們和人事檔案。每個(gè)檔案門類中又劃分一些子門類，這小冊(cè)子上有問(wèn)哦們的分類說(shuō)明，您首先需要大概判斷一下這些信息可能在哪些檔案門類中，的分類說(shuō)明，您首先需要大概判斷一下這些信息可能在哪些檔案門類中，然后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)門類的檢索。然后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)門類的檢索。利用者：我不太了解你們的檔案分類方式，能不能只輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞就查利用者：我不太了解你們的檔案分類方式，能不能只輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞就查到所需要的檔案信息。到所需要的檔案信息。2021/3/99信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要檔案員：目前還不行，查找前必須先了解檔案分類方法，必須一個(gè)門類一

9、檔案員：目前還不行，查找前必須先了解檔案分類方法，必須一個(gè)門類一個(gè)門類的找。個(gè)門類的找。利用者：太不方便了，這種檢索只能由熟悉檔案分類方法的人才能操作。利用者：太不方便了，這種檢索只能由熟悉檔案分類方法的人才能操作。2021/3/910信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l結(jié)論結(jié)論1、檔案利用者對(duì)檔案目錄信息的模糊檢索和跨庫(kù)檢索提出了要求。檔案信、檔案利用者對(duì)檔案目錄信息的模糊檢索和跨庫(kù)檢索提出了要求。檔案信息檢索服務(wù)不能僅局限于傳統(tǒng)的檔案保管方式，而應(yīng)從信息角度來(lái)阻止息檢索服務(wù)不能僅局限于傳統(tǒng)的檔案保管方式，而應(yīng)從信息角度來(lái)阻止和提供檔案信息服務(wù)。和提供檔案信息服務(wù)。2、

10、檔案信息化應(yīng)考慮如何在傳統(tǒng)檔案管理模式上有所創(chuàng)新。、檔案信息化應(yīng)考慮如何在傳統(tǒng)檔案管理模式上有所創(chuàng)新。3、檔案館內(nèi)部檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的整合與信息資源共享成為必須。現(xiàn)代檔案、檔案館內(nèi)部檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的整合與信息資源共享成為必須?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)以服務(wù)為導(dǎo)向，從利用者的角度考慮如何提高檔案的利用率。管理應(yīng)以服務(wù)為導(dǎo)向，從利用者的角度考慮如何提高檔案的利用率。2021/3/911信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l問(wèn)題分析問(wèn)題分析檔案利用需求與傳統(tǒng)檔案管理模式的矛盾檔案利用需求與傳統(tǒng)檔案管理模式的矛盾1、檔案部門的封閉性。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作的重、檔案部門的封閉性。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作

11、的重“保管保管”輕輕“利用利用”的習(xí)的習(xí)慣根深蒂固。慣根深蒂固。2、檔案工作者的計(jì)算機(jī)技能急待提高。穩(wěn)定的、缺乏壓力的工作性質(zhì)使檔、檔案工作者的計(jì)算機(jī)技能急待提高。穩(wěn)定的、缺乏壓力的工作性質(zhì)使檔案工作者缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力，安于現(xiàn)狀。案工作者缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力，安于現(xiàn)狀。3、檔案信息化工作的復(fù)雜性帶來(lái)新挑戰(zhàn)。、檔案信息化工作的復(fù)雜性帶來(lái)新挑戰(zhàn)。4、檔案信息化應(yīng)用逐漸走向深層次。、檔案信息化應(yīng)用逐漸走向深層次。2021/3/912信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l誤點(diǎn)分析誤點(diǎn)分析1、認(rèn)為檔案信息化與傳統(tǒng)的檔案管理沒(méi)有必然的聯(lián)系。檔案信息化是信息、認(rèn)為檔案信息化與傳統(tǒng)的檔案管理沒(méi)有必然的

12、聯(lián)系。檔案信息化是信息部門的事與檔案工作者無(wú)關(guān)。部門的事與檔案工作者無(wú)關(guān)。2、認(rèn)為信息化工作是等待別人來(lái)安裝一個(gè)軟件系統(tǒng)就可以減輕工作量。、認(rèn)為信息化工作是等待別人來(lái)安裝一個(gè)軟件系統(tǒng)就可以減輕工作量。3、認(rèn)為檔案信息化工作就是將檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理。、認(rèn)為檔案信息化工作就是將檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理。2021/3/913信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要l提高認(rèn)識(shí)提高認(rèn)識(shí)1、機(jī)讀檔案目錄需要不斷積累，積累過(guò)程與有無(wú)軟件系統(tǒng)無(wú)關(guān)。、機(jī)讀檔案目錄需要不斷積累，積累過(guò)程與有無(wú)軟件系統(tǒng)無(wú)關(guān)。2、檔案信息化知識(shí)輔助檔案工作者開展工作，并不能解決所有問(wèn)題。、檔案信息化知識(shí)

13、輔助檔案工作者開展工作，并不能解決所有問(wèn)題。3、要求檔案工作者不斷提高計(jì)算機(jī)技能，轉(zhuǎn)變觀念。、要求檔案工作者不斷提高計(jì)算機(jī)技能，轉(zhuǎn)變觀念。4、檔案信息化工作需由淺入深，隨需求變動(dòng)不斷完善擴(kuò)展。、檔案信息化工作需由淺入深，隨需求變動(dòng)不斷完善擴(kuò)展。5、單機(jī)版與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別在于是否信息共享。、單機(jī)版與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別在于是否信息共享。6、檔案管理隨著檔案信息化工作的深入而逐漸走向程序化。、檔案管理隨著檔案信息化工作的深入而逐漸走向程序化。2021/3/914信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革l網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用為檔案事業(yè)增添了網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)

14、用為檔案事業(yè)增添了新新的的內(nèi)內(nèi)涵涵。檔案信息化檔案信息化是是現(xiàn)代檔案管理現(xiàn)代檔案管理的重要的重要特征特征，也是信息社會(huì)檔，也是信息社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。檔案信息化促進(jìn)了檔案工作者案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。檔案信息化促進(jìn)了檔案工作者思想觀思想觀念的改變念的改變與知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，改變了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的工作環(huán)境與知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，改變了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的工作環(huán)境與檔案信息資源開發(fā)利用的手段和方式，推動(dòng)了檔案管理的深與檔案信息資源開發(fā)利用的手段和方式，推動(dòng)了檔案管理的深刻變革。刻變革。2021/3/915信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革l案例案例單位單位A：我單位檔案信息化工作開展比較早，自主研

15、發(fā)了單機(jī)版我單位檔案信息化工作開展比較早，自主研發(fā)了單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，至今依然用得很好。主要集中在對(duì)檔案目錄的檔案管理系統(tǒng)，至今依然用得很好。主要集中在對(duì)檔案目錄的添加、刪除、修改、查詢。到目前為止尚未接收電子文件，與添加、刪除、修改、查詢。到目前為止尚未接收電子文件，與其它單位相比此種管理方式略顯落后。其它單位相比此種管理方式略顯落后。2021/3/916信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革單位單位B：信息化工作起步比較晚，但起點(diǎn)較高，直接采用網(wǎng)絡(luò)版信息化工作起步比較晚，但起點(diǎn)較高，直接采用網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了與各部門之間的業(yè)務(wù)集成和信息共享，并實(shí)管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了與各部門之間

16、的業(yè)務(wù)集成和信息共享，并實(shí)現(xiàn)了電子文件的接收。目前新接收的紙質(zhì)檔案目錄和電子文件的現(xiàn)了電子文件的接收。目前新接收的紙質(zhì)檔案目錄和電子文件的編目信息與檔案內(nèi)容的電在信息等由各部門進(jìn)行整理，統(tǒng)一向檔編目信息與檔案內(nèi)容的電在信息等由各部門進(jìn)行整理，統(tǒng)一向檔案部門移交。案部門移交。2021/3/917信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革單位單位C。:信息化工作比較復(fù)雜，不同階段有不同的標(biāo)準(zhǔn)。信息化工作比較復(fù)雜，不同階段有不同的標(biāo)準(zhǔn)。2021/3/918信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革l觀點(diǎn)聚焦觀點(diǎn)聚焦1、檔案管信息化工作應(yīng)具有連續(xù)性。、檔案管信息化工作應(yīng)具有連續(xù)性。2、檔案管理系統(tǒng)

17、的選擇與使用應(yīng)適合單位自身的需要。、檔案管理系統(tǒng)的選擇與使用應(yīng)適合單位自身的需要。3、集約化管理是開展信息化工作的有效方法。、集約化管理是開展信息化工作的有效方法。2021/3/919信息化推動(dòng)檔案管理變革信息化推動(dòng)檔案管理變革l觀念提升觀念提升1、檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性工作。、檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性工作。2、檔案信息化是單位信息化的重要組成部分。、檔案信息化是單位信息化的重要組成部分。3、檔案信息化需要技術(shù)與業(yè)務(wù)的融會(huì)貫通。、檔案信息化需要技術(shù)與業(yè)務(wù)的融會(huì)貫通。4、檔案信息化需要持續(xù)滾動(dòng)發(fā)展的暢銷機(jī)制保障。、檔案信息化需要持續(xù)滾動(dòng)發(fā)展的暢銷機(jī)制保障。5、檔案信息化管理需全

18、面開展。、檔案信息化管理需全面開展。 1）管理制度化）管理制度化 2）歸檔自動(dòng)化）歸檔自動(dòng)化 3）檔案數(shù)字化）檔案數(shù)字化 4）利用網(wǎng)絡(luò)話）利用網(wǎng)絡(luò)話 5）控制智能化）控制智能化2021/3/920電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理 做好電子文件的做好電子文件的形成形成、電子文件、電子文件收集收集積累和積累和整理整理歸檔、電歸檔、電子檔案子檔案管理管理等工作，將是各級(jí)各類檔案管理部門今后的重要任等工作，將是各級(jí)各類檔案管理部門今后的重要任務(wù)。務(wù)。l電子文件的形成電子文件的形成l電子文件的特性電子文件的特性l電子文件及電子檔案的管理原則電子文件及電子檔案的管理原則l電子文件的整理歸檔電子

19、文件的整理歸檔l電子檔案的長(zhǎng)期保存電子檔案的長(zhǎng)期保存2021/3/921l什么是電子文件什么是電子文件 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，以數(shù)碼形式記錄在在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，稱之為電子文件。在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，稱之為電子文件。l什么是電子檔案什么是電子檔案 電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。電子文件與電子檔

20、案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/922l電子文件的形成電子文件的形成 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理各項(xiàng)事務(wù)而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈奶幚砀黜?xiàng)事務(wù)而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?。（有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件）（有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件）l檔案部門在電子文件形成中的作用檔案部門在電子文件形成中的作用 電子文件歸檔要貫穿整個(gè)生命周期。檔案部門對(duì)電子文件電子文件歸檔要貫穿整個(gè)生命周期。檔案部門對(duì)電子文件生成的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等方面都應(yīng)有明確的要求生成的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等方面都應(yīng)有明確的要求(指導(dǎo)指導(dǎo)

21、)。同。同時(shí)，一定要對(duì)電子文件的真實(shí)完整、可管可用進(jìn)行時(shí)，一定要對(duì)電子文件的真實(shí)完整、可管可用進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)督。電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/923l電子文件的特性電子文件的特性1、電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)、電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)2、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性3、電子文件載體的非直讀性、電子文件載體的非直讀性4、電子文件的信息與載體相分離性、電子文件的信息與載體相分離性5、電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性、電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性6、電子文件信息的共享性及不安全性、電子文件信息的共享性及不安全性7、電子文件復(fù)制的高保真性、電子文件復(fù)制的高保真性8、電子

22、文件的易修改性、電子文件的易修改性 電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/924l電子文件及電子檔案的管理原則電子文件及電子檔案的管理原則（一）確保電子文件及電子檔案的原始性、完整性、有效性和安（一）確保電子文件及電子檔案的原始性、完整性、有效性和安全全（二）實(shí)行全過(guò)程管理（二）實(shí)行全過(guò)程管理（三）掌握電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)（三）掌握電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)（四）確保電子文件歸檔的質(zhì)量（四）確保電子文件歸檔的質(zhì)量（五）我國(guó)電子檔案應(yīng)采取集中管理模式（五）我國(guó)電子檔案應(yīng)采取集中管理模式 電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/925l電子文件的管理

23、電子文件的管理1、確保電子文件的、確保電子文件的原始性原始性和和有效性有效性（管理核心管理核心）。）。2、確保電子文件的、確保電子文件的完整性完整性（重要任務(wù)重要任務(wù)）。）。電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/926l電子文件的整理歸檔電子文件的整理歸檔（一）電子文件歸檔前的鑒定、檢測(cè)（一）電子文件歸檔前的鑒定、檢測(cè)（二）電子文件歸檔前的整理（二）電子文件歸檔前的整理（三）電子文件歸檔（三）電子文件歸檔電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/927l電子檔案的長(zhǎng)期保存電子檔案的長(zhǎng)期保存 電子檔案載體的保存要求：電子檔案載體的保存要求：歸檔電子文件移交到檔

24、案部門歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時(shí)進(jìn)行后，要及時(shí)進(jìn)行備份備份。檔案部門要對(duì)歸檔的電子文件制作。檔案部門要對(duì)歸檔的電子文件制作至少至少兩份兩份，一套保管，一套用于查閱。，一套保管，一套用于查閱。 每年對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣量不小于每年對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣量不小于20%。電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理2021/3/928室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)l國(guó)家檔案局：存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化國(guó)家檔案局：存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化l被列入進(jìn)館范圍的單位，被列入進(jìn)館范圍的單位，2017年年底前須完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館年年底前須完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字

25、化掃描工作任務(wù)。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。2015-2016年每年至少完成年每年至少完成3年室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。自年室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。自2018年起年起每年完成上一年度室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。每年完成上一年度室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。各單位根據(jù)實(shí)際也可提前完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字各單位根據(jù)實(shí)際也可提前完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)?；瘨呙韫ぷ魅蝿?wù)。 2021/3/929l各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，對(duì)掃描數(shù)據(jù)須進(jìn)行各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，對(duì)掃描數(shù)據(jù)須進(jìn)行100%驗(yàn)收，合格驗(yàn)收，合格率

26、不低于率不低于99.7%，并出具驗(yàn)收合格報(bào)告，驗(yàn)收合格報(bào)告一式兩份，由單，并出具驗(yàn)收合格報(bào)告，驗(yàn)收合格報(bào)告一式兩份，由單位加蓋公章后，一份存入全宗卷中，一份交區(qū)檔案局備案。合格率未達(dá)位加蓋公章后，一份存入全宗卷中，一份交區(qū)檔案局備案。合格率未達(dá)標(biāo)的單位須進(jìn)行整改，直至數(shù)據(jù)合格。標(biāo)的單位須進(jìn)行整改，直至數(shù)據(jù)合格。 l各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，將驗(yàn)收合格數(shù)據(jù)按歸檔年度刻錄光各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，將驗(yàn)收合格數(shù)據(jù)按歸檔年度刻錄光盤一式兩份進(jìn)行保存，同時(shí)將數(shù)據(jù)備份到移動(dòng)硬盤中。盤一式兩份進(jìn)行保存，同時(shí)將數(shù)據(jù)備份到移動(dòng)硬盤中。 l自自2018年起向檔案館移交進(jìn)館檔案的單位，同時(shí)將掃描數(shù)據(jù)光

27、盤移交至年起向檔案館移交進(jìn)館檔案的單位，同時(shí)將掃描數(shù)據(jù)光盤移交至檔案館。檔案館。 室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2021/3/930l全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)，包括著錄目錄和紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)，包括著錄目錄和紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)。據(jù)。l（一）著錄目錄部分（一）著錄目錄部分l1.著錄項(xiàng)目著錄項(xiàng)目l（二）數(shù)字化圖像部分（二）數(shù)字化圖像部分l1.圖像文件能夠正常讀取、存儲(chǔ)文件格式須為圖像文件能夠正常讀取、存儲(chǔ)文件格式須為JPG格式格式。l2.圖像文件保證完整、清晰；圖像文件紙張方向應(yīng)與實(shí)體檔案紙張方向圖像文件保證完整、清晰；圖像文件紙張方向應(yīng)與實(shí)體檔案紙張方向一

28、致，避免圖像出現(xiàn)傾斜。一致，避免圖像出現(xiàn)傾斜。l3.每卷（件）紙質(zhì)檔案掃描數(shù)據(jù)頁(yè)數(shù)應(yīng)與實(shí)體檔案頁(yè)數(shù)相同。每卷（件）紙質(zhì)檔案掃描數(shù)據(jù)頁(yè)數(shù)應(yīng)與實(shí)體檔案頁(yè)數(shù)相同。l4.圖像文件分辨率不得低于圖像文件分辨率不得低于200點(diǎn)點(diǎn)。l5.圖像文件按照指定路徑進(jìn)行存儲(chǔ)并保證圖像與文件夾命名均正確。圖像文件按照指定路徑進(jìn)行存儲(chǔ)并保證圖像與文件夾命名均正確。室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2021/3/931l（1）圖像存儲(chǔ)路徑：）圖像存儲(chǔ)路徑：l案卷級(jí)案卷級(jí)存儲(chǔ)路徑存儲(chǔ)路徑 盤符名稱盤符名稱/全宗號(hào)全宗號(hào)/目錄號(hào)目錄號(hào)/案卷案卷(全宗號(hào)全宗號(hào)-目錄號(hào)目錄號(hào)-案卷號(hào)案卷號(hào))/圖圖像文件。像文件。l 如：如：2

29、6號(hào)全宗，號(hào)全宗，1號(hào)目錄，第號(hào)目錄，第1卷，卷，l存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：d:/0026/001/0026-001-0001/圖像文件圖像文件l文件級(jí)文件級(jí)存儲(chǔ)路徑存儲(chǔ)路徑 盤符名稱盤符名稱/全宗號(hào)全宗號(hào)/目錄號(hào)目錄號(hào)/年度年度/件（全宗號(hào)件（全宗號(hào)-目錄號(hào)目錄號(hào)-年度年度-件號(hào)）件號(hào)）/圖像文件圖像文件l如：如：26號(hào)全宗，號(hào)全宗，3號(hào)目錄，號(hào)目錄，2006年第年第1件，件，l存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：d:/0026/003/2006/0026-003-2006-0001/圖像文件圖像文件室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2021/3/932l（2）文件夾重命名：）文件夾重命名：案卷級(jí)案卷級(jí) 全宗號(hào)全宗號(hào)-目錄號(hào)目錄號(hào)-案卷號(hào)案卷號(hào)文件級(jí)文件級(jí) 全宗號(hào)全宗號(hào)-目錄號(hào)目錄號(hào)-年度年度-件號(hào)件號(hào)l（3）圖像文件重命名：）圖像文件重命名： 案卷級(jí)案卷級(jí) 全宗號(hào)全宗號(hào)-目錄號(hào)目錄號(hào)-案卷號(hào)案卷號(hào)-件號(hào)件號(hào)-頁(yè)號(hào)頁(yè)號(hào)如：