關(guān)于電子郵件格式

1、 商務(wù)電子格式一、關(guān)于主題1. 一定不要空白標(biāo)題。2. 標(biāo)題要簡短。3. 最好寫上來自*公司的，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一般會自動生成，寫了反而累贅。4. 標(biāo)題要能真實反映文章的容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信談與多宗事情，以便于日后整理。6. 可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“* ！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。7. 回復(fù)對方時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。8. 最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。二、關(guān)

2、于稱呼與問候1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。2. 的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭，中文可以寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結(jié)尾可以寫“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。 注意， 在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。三、正文1. Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認識你，首先應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，或你代表的企業(yè)名稱，這是必須通報的一項，以示對對方的尊重，點名

3、身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本以與對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解來意。Email正文應(yīng)簡明扼要地說清楚事情，如果具體容很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的。2. 注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；是對還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好使用1、2、3、4列幾個段落進行說明，保持每個段落簡

4、短干練。4. 一次交待完整信息最好在一次中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。 5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的，單純以文字形式很難描述清楚，可以配合圖表加以闡述。四、附件1. 如果帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的容，方便收件人下載后管理。3. 正文中應(yīng)對附件容進行簡要說明，特別是帶有多個附件時。4. 附件數(shù)目不宜超過4

5、個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。5. 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用。6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五、語言的選擇和漢字編碼1. 只有必要的時候才使用英文。2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文。3. 對于一些信息量豐富或重要的，建議使用中文，準(zhǔn)確表達中涉與的問題。4. 選擇便于閱讀的字號和字體。中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)。六、結(jié)尾簽名1. 簽名信息不宜過多。電子消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括、

6、職務(wù)、公司、 、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。2. 不要只用一個簽名檔對、對私、對熟悉的客戶等群體的往來，簽名檔應(yīng)該簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK/FOXMAIL中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。七、回復(fù)技巧1. 與時回復(fù)Email收到他人的重要電子后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的， 這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時，特別是對一些緊急重要的。對每一封都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的可集中在一定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法與時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該與時

7、回復(fù)收到，說明正在處理。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進行針對性回復(fù)當(dāng)答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。3. 回復(fù)不得少于10個字4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用等其他方式進行交流。電子有時并不是最好的交流方式。 對于較復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把越RE越高，這將導(dǎo)致過長不宜閱讀。此時應(yīng)立即對之前的討論結(jié)果進行小結(jié)，刪減不必要的容，突出有用信息。5. 要區(qū)分Reply和Reply All （區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要一個

8、人知道的事情只需單獨回復(fù)。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的。點擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。6. 主動控制的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）1. TO的人是要受理這封所涉與的主要問題的，理應(yīng)對予以回復(fù)響應(yīng)。

9、2. 而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對予以響應(yīng)。當(dāng)然如果CC的人有建議，可以回復(fù)。3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。4. TO,CC中的各個收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。 5. 只給需要信息的人發(fā)送，不要占用他人的資源。6. 轉(zhuǎn)發(fā)要突出信息。1. 若不給自己設(shè)限，則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風(fēng)平浪靜。在紛雜的塵世里，為自己留下一片純靜的心靈空間，不管是潮起潮落，也不管是陰晴圓缺，你都可以免去浮躁，義無反顧，勇往直前，輕松自如地走好人生路上的每一步3. 花一些時間，總會看清一些事。用一些事情，總會看清一些人。有時候覺得自己像個神經(jīng)病。既糾結(jié)了自己，又打擾了別人。努力過后，才知道許多事情，堅持堅