商務(wù)助理工作細(xì)則

1、商務(wù)助理工作細(xì)則附件 一1、崗位職責(zé)業(yè)務(wù)方面A、協(xié)助商務(wù)代表、協(xié)銷經(jīng)理處理各項日常事務(wù)性工作；B 、業(yè)務(wù)直接對商務(wù)代表負(fù)責(zé)，掌握了解平臺的發(fā)展動向，及 時向商務(wù)代表反映情況， 提供信息， 為平臺招商工作當(dāng)好 助手；C 、負(fù)責(zé)收集市場資料和建立客戶資料；D 、行政上直接由營銷管理部統(tǒng)一培訓(xùn)、管理、考核；E 、做好新客戶的開發(fā)工作并負(fù)責(zé)往來客戶的接待工作 （ 不得 擅自涉及業(yè)務(wù)洽談、與客戶深度溝通） ；F 、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交待的其它任務(wù)。行政方面：A 、工作上直接對市場總監(jiān)、商務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理顧問負(fù)責(zé)，協(xié)助其處理日常事務(wù)性工作；B 、負(fù)責(zé)重要會議及重要文件的記錄整理、打印下發(fā)；C 、日常工作中需向商務(wù)

2、代表、協(xié)銷經(jīng)理及業(yè)務(wù)助理傳達(dá)工作安排及事件（會議）等通知，重要文件須作文字處理方可 轉(zhuǎn)發(fā)各負(fù)責(zé)人，行政助理必須留備原件存檔；D 、協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)全面準(zhǔn)確的統(tǒng)計出一定時期重點(diǎn)經(jīng)銷商、履 約經(jīng)銷商相關(guān)的詳細(xì)數(shù)據(jù)， 清晰反映給上級領(lǐng)導(dǎo)并對特殊問題作出歸納及處理意見；E 、根據(jù)工作需要按時制定上級領(lǐng)導(dǎo)日常辦公用品計劃并代其 領(lǐng)取發(fā)放；F 、對上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項通知，應(yīng)準(zhǔn)確無誤傳達(dá)到位；G 、對上級領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間的工作進(jìn)行良好的銜接及匯報；H 、每天兩次到財務(wù)部問詢當(dāng)日到款情況并與業(yè)務(wù)助理銜接各 項經(jīng)銷商服務(wù)工作；I 、定期作好晚間值班及星期日值班的計劃安排并監(jiān)督落實(shí)到 位；J 、建立詳細(xì)全面的行政檔案

3、。2、任命附件二客戶信息處理1、信息的最終目的1、直接對本中心經(jīng)理負(fù)責(zé)，保證當(dāng)天工作順利進(jìn)行；3、保證服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、認(rèn)真執(zhí)行工作程序，并積極提出合理 建議；4、對收集、整理傳遞的信息的準(zhǔn)確性、及時性負(fù)責(zé)；5、對檔案信息不善造成損失、損壞、遺失、泄密現(xiàn)象負(fù)責(zé)。6、發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時作出整改補(bǔ)救措施；2、動態(tài)分類經(jīng)銷商遴選標(biāo)準(zhǔn)一、遴選程序來電、函聯(lián)系 提交申請表 雙方相互了解確定合作方式 面談（參會、或來公司） 資格審核 簽訂合 作合同 回款、發(fā)貨 雙方制訂市場開發(fā)計劃 派市場協(xié)銷人員開始操作市場二、選擇條件：1、良好的資信能力；2、有一定的營銷網(wǎng)絡(luò)和通路及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)；3、良好的社會關(guān)系和背景；4

4、、愿意接受公司的培訓(xùn)。三、要求：1、能在當(dāng)?shù)乇M快打開市場，產(chǎn)品順利、快速布遍終端；2、積極與公司派駐人員搞好配合，接受公司的市場指導(dǎo)；3、遵守公司的規(guī)定，履行雙方的合同約定；4、充分利用自身的天時、地利、人和的優(yōu)勢，將無形資產(chǎn)有形 化。3、分類規(guī)一、電 話 接 聽 規(guī)1、程序：A 、接 B 、應(yīng)答 C 、作好記錄2、工作方法：A 、專用記錄表和筆；B 、接聽：開頭語：“您好！三味堂公司” 問：“請問這里是三味堂公司嗎？” 答：“是的，您有什么需要我?guī)兔?？?問：“我剛看到報紙上你們的廣告，想了解一下具體情況” 答：“哦！請問您在什么報紙看到的廣告？”“ XX 報”答：“具體情況我在中 1-2

5、 分鐘給您說不清楚，這樣吧， 留 下您的地址和，我們馬上給您一份詳細(xì)資料?，F(xiàn)在每 天申請獨(dú)家經(jīng)銷各地市場的不斷， 每天都有 100 多個， 您收到資料后請速與我們聯(lián)系， 以免錯失良機(jī)?！?“您貴姓， 怎么稱呼您， 地址、郵編、聯(lián)系（ O）、（H）、 手機(jī)、BP機(jī)？好了今天就到這里，很高興認(rèn)識您，再 見！”3、要點(diǎn)和注意事項：（1）鈴響不超過二聲，必須接聽。（ 2）應(yīng)答應(yīng)用普通話，聲音輕柔，吐字清晰，速度適中，有禮貌。（ 3）回答問題簡潔，清晰，用積極肯定的語氣來應(yīng)答。4）來電注意記下區(qū)號，注明是單位還是家里，什么時候聯(lián)系 方便。（ 5）資料一般不發(fā)送傳真，如有特殊情況酌情考慮，需傳真的馬上傳真

6、，需郵寄的當(dāng)天處理，最快時間寄出。（6）分省、分部登記，一省一本。（7）盡量避免回答客戶具體問題，哪產(chǎn)品簡介、公司概況等， 以免言多必失， 要求留下詳細(xì)地址即可， 時間一般控制在 三分鐘。二、客戶來電來函咨詢應(yīng)答規(guī)1、程序：（1）來電：接聽、應(yīng)答、記錄；（2）來函：收函、裝訂、登記、重點(diǎn)函交對應(yīng)平臺收閱、回函。2、工作方法：A 、準(zhǔn)備好筆和記錄表 ；B 、應(yīng)答：鈴響兩聲，提起話筒，“您好！三味堂公司！” 問：“我現(xiàn)在正在操作市場，有一些問題想咨詢了解一下。 ” 答：“請問您是哪個區(qū)域的朋友？”“我是XX省XX地區(qū)的經(jīng)銷商XXX”答：“您好！有什么需要我?guī)兔Φ膯?？”（具體問題予以回答）“您提的問

7、題很有現(xiàn)實(shí)意義，不知我的回答您清楚了沒有？”“希望您經(jīng)常同我們保持聯(lián)系，愿我們合作愉快，再見！ ” 回答不了的問題應(yīng)及時轉(zhuǎn)交平臺經(jīng)理予以及時答復(fù)。答：“這個問題提得很好， 由于或不是具體負(fù)責(zé)您這個區(qū)域業(yè) 務(wù)的經(jīng)理，不能給您準(zhǔn)確答復(fù)，我請專門負(fù)責(zé) XX省業(yè)務(wù) 經(jīng)理來好解答，好嗎？請稍等。 ”C 、詳細(xì)登記重要談話容及通話中的問題，同時留下、 ，地址等，事后過再去電或去函保持聯(lián)絡(luò)。三、信函處理規(guī)當(dāng)我們在媒體上刊登了招商信息以后， 大部分人咨詢會以方式進(jìn) 行聯(lián)系，而另有小部分人會采取信函的方式進(jìn)行聯(lián)系， 此類信函都比 較簡短。（多為索取資料之類）其處理的方式有以下幾種：1、信函中留了聯(lián)系的：（1）首

8、先登錄信件；（2）寄相關(guān)資料；（3）可按所留初步交談，告之資料已寄出，希望收到后及時與我 們聯(lián)系，留下聯(lián)系方式、聯(lián)系人。2、信函中沒有留聯(lián)系的：1）信中容比較詳細(xì)、問題比較多的，可在寄資料的同時附一封親筆信。容：您好！來信已收到，首先感您對我公司的信任與支持！目前，我們將在XX省XX市舉辦一次“三疊十八浪市場攻擊方案講解會，此 舉既能確保您全面深入地了解我們公司產(chǎn)品和營銷思路， 又可彌補(bǔ)我 們素未謀面的遺憾， 實(shí)可謂一舉兩得。 希望您收到資料后速與我們聯(lián) 系。順祝商祺?。ㄊ腥短冕t(yī)療器械）X X XX年X月X日（ 2）信中只簡單索取資料者，只需發(fā)信封加入詳細(xì)資料即可。3、要點(diǎn)及注意事項：（1）

9、、來函處理要及時，回答問題要簡潔明了； （2）、強(qiáng)調(diào)競爭性，告訴他做的成功人士，讓他感到競爭的真實(shí) 及誘惑性；（3）、多談經(jīng)銷商自身利益點(diǎn)。（4）幫對方計算一下，他能賺多少錢，鼓勵他回款， （早一粒， 晚一粒，一月能掙三萬七） ；（5）對經(jīng)銷商提出需要解決的問題，應(yīng)及時通知市場協(xié)銷人員， 予以直接有力度的指導(dǎo)；（6）談話重要容要詳細(xì)登記，為再一次溝通打下基礎(chǔ)。四、信息分類處理規(guī)為統(tǒng)一規(guī)信息類別， 特對信息分錄表上的信息作如下詳細(xì)分類處理規(guī)定：1、藍(lán)色熒光筆劃過下端的信息 作廢信息；作廢信息是指對目前的產(chǎn)品不感興趣，或者考慮以后其他產(chǎn)品再聯(lián)系的人。2、紅色熒光筆劃過的信息 重點(diǎn)信息；重點(diǎn)信息表示

10、二次來電來函或來電來函溝通過程中對公司及產(chǎn)品極感興趣的信息。3、黃色熒光筆劃過的信息 履約信息；履約信息表示已經(jīng)打款進(jìn)貨的本公司經(jīng)銷商信息。4、無記號信息 一般有效信息；5、 在信息首端作“” （并在“”注明X會）-表示參加過X會信息；6、 在信息尾端作“0”記號 表示已簽約信息；所有業(yè)務(wù)助理須依照以上規(guī)進(jìn)行信息分類處理。五、關(guān)于區(qū)域劃分、信息保管管理規(guī)定在公司前一階段招商過程中，由于信息收集、處理、分類、保管等環(huán)節(jié)無嚴(yán)格規(guī)，致使各區(qū)域招商工作出現(xiàn)一些混亂，招商工作失控，特對營銷管理部區(qū)域部區(qū)域劃分、信息保管作如下規(guī)定：（一）、營銷管理部招商及市場管理體系由八個平臺組成，各平臺總經(jīng)理、協(xié)銷經(jīng)理

11、、業(yè)務(wù)經(jīng)理及對應(yīng)省份如下：區(qū)域劃分表平臺總經(jīng)理所轄區(qū)域協(xié)銷經(jīng)理業(yè)務(wù)助理華北、東北、華東、江南、西南、華中、華南、廣西、總部托管、蒙2、信息是招商工作的核心，只有將信息收集、處理、分類、保管等 各環(huán)節(jié)工作做到位，才有客戶來公司參會、簽約、履約的可能，各平 臺總經(jīng)理，協(xié)銷經(jīng)理，及業(yè)務(wù)助理應(yīng)保管好各省區(qū)域客戶的信息，如 確因工作需要去查閱其他平臺區(qū)域的信息， 必須征得對方平臺及數(shù)控 中心經(jīng)理同意，如發(fā)現(xiàn)故意攔截、留用他人區(qū)域信息的行為，以違反 行政紀(jì)律論處：第一次，警告處分，罰款500元；第二次，降職，從文員職位開始工作，接受招商工作全程教育；第三次，予以開除。六、抄寫信封的規(guī)發(fā)函是招商工作中必不可

12、缺的一項日常性工作， 抄寫信封的格式 規(guī)及書寫整齊也代表了企業(yè)形象，特對信封的抄寫工作作如下規(guī)：1、 郵政編碼必須工整寫在信封左上方指定方格（不得連筆）；2、必須在地址一欄注明省份，簡稱亦可；3、要求字跡工整，文字正確；4、書寫錯誤不得用筆亂劃，統(tǒng)一用涂改液遮蓋后重新寫上正確 文字。5、抄寫信封工作，原則上由業(yè)務(wù)助理進(jìn)行，信函量大時，由平臺安排其他人員協(xié)助，若人手再不夠，可向部門申請安排人員 協(xié)助完成工作。6、抄寫信封統(tǒng)一格式：郵：深圳福田區(qū)濱河大道 9003號湖北大廈26樓A座 深圳三味堂電子醫(yī)療器械有限公司張芬（女士）收武漢市武昌區(qū)珞瑜路96號李紋寄七、來 人 接 待 規(guī)在招商工作聯(lián)系過程

13、中， 部分對產(chǎn)品和企業(yè)有興趣且具有一定實(shí)力的經(jīng)銷商或者距離公司較近的經(jīng)銷商，會直接到公司考察、洽談， 具體接待程序如下：A、引導(dǎo)(1) 由接待人員將來客引到會議室，遞上茶水，并引見對應(yīng)區(qū) 域負(fù)責(zé)人與之會面；(2) 問候語言：“您好，一路辛苦了， 歡迎，我是負(fù)責(zé)XX區(qū)域 業(yè)務(wù)的xxx這是我的名片，很高興認(rèn)識您，您貴姓？ a( 3)握手方式：(兩位都是男士) 身體站直，主動跟對方握手， 快速抖動兩下。手應(yīng)握的飽滿，不松不緊，但要顯出一定力度，體現(xiàn)出一種老相識的感覺。(兩者中有女士)速度放慢，手握對方手指根部 以下，握手的同時應(yīng)微欠身。( 4)坐姿要求：問候握手后，坐在客戶的右邊，不要與客戶身體相碰

14、觸，呈 45 度，除外實(shí)在沒有辦法才坐左邊；不能捧腹大笑；不蹺二郎腿；不要給客戶造成壓迫感。B、了解來人情況( 1)詢問具體來自哪里；（2）以前干哪一行的；（3）有什么社會關(guān)系；（4）詳細(xì)個人資料。C、介紹產(chǎn)品企業(yè)：（1）遞宣傳資料、樣品、公司簡介畫冊；（2）介紹經(jīng)銷政策，全新市場攻擊方案；（3）介紹成功經(jīng)銷商的情況；（4）介紹報名參會的程序或履約經(jīng)銷商的程序。 要點(diǎn)及注意事項：（1）接待周到，有禮貌；（2）洽談講究技巧，談要點(diǎn)，答疑應(yīng)簡煉，不要一個問題長 談；（3）詳細(xì)填寫來訪人員登記表D參觀廠房，生產(chǎn)流水線（如經(jīng)銷商提出參觀要求）注意事項:（1）當(dāng)經(jīng)銷商提出參觀要求時，平臺相關(guān)人員需以工作

15、委 托單書面申請，前往廠部，由商務(wù)總監(jiān)、生產(chǎn)部總批準(zhǔn)同意 并約定前往時間；（ 2）參觀過程中，任何員工及經(jīng)銷商不得進(jìn)入生產(chǎn)流水線車 間；（ 3）不得應(yīng)允經(jīng)銷商查看廠部庫存、發(fā)貨記錄。八、邀 約 規(guī)一、概念：邀約是指發(fā)出會議邀請函及相關(guān)招商資料后，邀請經(jīng)銷商參 加會議或直接來公司總部的總稱。二、程序：1、了解一次函，營銷手冊及邀請函的容；2、準(zhǔn)備應(yīng)答相關(guān)資料（視覺手冊、市場操作手冊、臨床報告、三 疊十八浪等）；3、了解被邀請對象背景資料（哪類性質(zhì)的 - 昊盛、廣電、郵政 或其他）4、去電邀約；5、登記通話詳細(xì)容，并確定結(jié)果分類（A:來參會B :不來參會 C:抽時間來公司 D :完全沒興趣）；6、

16、再次去電確定落實(shí)能否參會。三、方法:1、準(zhǔn)備工作:（ 1）準(zhǔn)備好邀約記錄表（事前填寫、地址、 ）、筆和報名參會 經(jīng)銷商登記表；（ 2）邀約；（開場白）“XXX先生（女士），您好！ ”“我是三味堂電子醫(yī)療器械專門負(fù)責(zé) XX 省業(yè)務(wù)的 xxx請問您收到我們給您寄去的招商會議邀請函 沒有。”（手邊放一份XXX會議的邀請函）2、針對對方回答的實(shí)際情況分類處理：（A）收到了邀請函并準(zhǔn)備積極參會的；“今天給您打主要是想確定一下 X月X日XX會 議，到時您那里有幾位隨行參會， 我好給您及隨 行朋友先報個名，以便于會務(wù)工作的順利進(jìn)行。 ” “X位，好的，我已經(jīng)作好記錄了。” “順便通知您一下，到時務(wù)必帶上邀請

17、函，我們 憑此函報到。”（如對方涉及費(fèi)用問題， 可回答會 議是免費(fèi)的，會議期間的交通、住宿費(fèi)自理。 ） “好，我們X月X日XX會場見！ ” “希望我們有機(jī)會合作成功！ ”（B）收到邀請函但疑問很多的；“這是一個面對面溝通交流的機(jī)會。 ” “面對面能促進(jìn)雙方全面的了解。 ” “一項事業(yè)合作不可能只通過一些簡單的資料以 及幾次簡短的就能達(dá)成的。 ” “它需要雙方全面透徹的了解。 ” “您現(xiàn)在有許多疑問是正常的，因?yàn)槿狈α私猓?我們一樣也有許多問題， 所以專門安排了此次會 議，相信通過這次會議， 您的問題會得到圓滿解 答?！薄绊槺銌柲幌?，到時有幾位參加會議”？“X位，” “好的，希望我們X月X日X

18、X會場見 通知參會事項同（ A） （C）因特殊原因不能來參會的，（如自身健康、經(jīng)營、家庭等） 但合作意向強(qiáng)烈的， 邀請其處理完瑣事后抽時間直接來公 司面談（可約定大致時間并作好記錄） ；（D） 合作意向強(qiáng)烈，但既無時間參會，又沒時間來公司的，如判斷有把握合作，可約定時間我司派員前往洽談簽約。（巳完全沒有興趣，語氣強(qiáng)硬的，禮貌的與對方道別：“希望以后有別的項目再合作， ，再 見！”四、重點(diǎn)提示及注意事項：1、重點(diǎn)提示（A）后的O H各代表辦公及住宅，打時盡量白天正常上班時間打辦公，晚 7： 00-10 ：00 打住宅（雙休日亦可白 天拔打），手機(jī)及傳呼可于早 8：30- 晚 10：00 任意時

19、間拔打；（B）邀約時話語誠懇、主動；（C）可引用一些事實(shí)例證來鼓勵對方（如同一區(qū)域正有幾位朋友聯(lián)絡(luò)頻繁市場如何火爆，做促銷活動一天銷售 200 多粒，直接營業(yè)收入 7-8 萬元/ 天）；（D）提示這樣的會議機(jī)會有限，全國各地的朋友可相互學(xué)習(xí)交流，不要錯過；（E）交談中多理解，體貼對方，堅決避免爭論；（F）對方在中提出的意見，想法，不要直接否定，尊重對方；(G) 對縣級經(jīng)銷商要灌輸“早一粒，晚一粒，一月能賺叁萬柒”這一概念；( H) 如對方提出問題較多，盡量就重要的問題回答一至二 個，回答問題要簡潔，盡量用一句話概括問題實(shí)質(zhì)。2、注意事項：(A) 不邀請已履約老經(jīng)銷商參會；(B) 話語簡潔、通順

20、、清晰、一個三至五分鐘完成，限時邀約；(C) 每個盡量切入主題-會議，最終徹底落實(shí)對方能否參會，做好分類記錄工作；(D) 通話中重點(diǎn)容，問題作詳細(xì)記錄，為下一次聯(lián)系打好基礎(chǔ)；(E) 針對疑問較多，對于參會猶豫不定的對象可再次去電確認(rèn)，但不要多涉及業(yè)務(wù)容，更不要多次硬性邀請；(F) 收集所有初步確定前往參會對象，于會前 3-4天再次去電最終確認(rèn)參會人員，及時填報報名參會人員統(tǒng)計 表。九、樣 品 寄 送 規(guī)原則上公司不零售樣品。 在招商的整個過程中有的經(jīng)銷商在了解產(chǎn)品的相關(guān)知識及公司招商的整體方案時，希望能進(jìn)一步了解看樣品。、選擇1、不是每一個經(jīng)銷商這樣的要求都給予滿足；2、根據(jù)各區(qū)域負(fù)責(zé)人與經(jīng)銷

21、商的交流程度，確認(rèn)意向比較明確 才可提出申請。3、根據(jù)區(qū)域的分布情況，一個區(qū)域至多寄兩個樣品；4、郵寄價格不得低于批發(fā)價。二、程序1、首先提出申請，交由營銷管理部商務(wù)總監(jiān)審批，數(shù)控中心經(jīng) 理認(rèn)可；2、同意郵寄時，通知經(jīng)銷商匯款；3、到款后，填寫要貨申請表 ；4、理包裝好后交數(shù)控中心信息組負(fù)責(zé)郵寄。十、資料、辦公用品領(lǐng)用規(guī)為保障公司資料及辦公用品的需求， 規(guī)公司資料、 辦公用品的發(fā) 放，特制定資料、辦公用品的領(lǐng)用規(guī)。一、資料領(lǐng)用規(guī)1、每周一報本周資料用量計劃，并由各助理申請；2、領(lǐng)取資料時，在資料發(fā)放一覽表上登記；3、發(fā)放；4、專人每月底將各平臺領(lǐng)取數(shù)量登記至資料領(lǐng)用賬本；5、每月底轉(zhuǎn)入各組、各

22、中心資料領(lǐng)用明細(xì)帳，并核算費(fèi)用。二、辦公用品領(lǐng)用規(guī)1 、每月 25日交下月辦公用品申購單；2 、數(shù)控中心對其進(jìn)行統(tǒng)一核算（ 12元/ 月/人），并報至辦公室， 由辦公室購買；3 、由各助理到辦公室領(lǐng)取當(dāng)月辦公用品；4 、辦公室每月底將各平臺辦公用品領(lǐng)用單交至數(shù)控中心；5 、核算各組、各中心辦公用品所耗費(fèi)用。三、注意事項1 、如遇某月有招商會議，則在會議前二周填寫好會議用品申領(lǐng) 單，以便公司提前準(zhǔn)備及購買；2 、每月截止 25 日將領(lǐng)用的資料及辦公用品轉(zhuǎn)登至營銷管理部各 中心、各組每月費(fèi)用明細(xì)帳上，并作出各組、各中心每月資 料、辦公用品所耗費(fèi)用額。十一、信 函 郵 寄 規(guī)招商工作中，需有大量信函

23、、少量包裹郵寄，針對各類信函，包 裹的不同作用制定以下郵寄規(guī)：1、郵寄平信（小信封、大信封）由平臺業(yè)務(wù)助理依照抄寫信 封的規(guī)將郵編、收信地址、收信人、用黑色鋼筆（中性筆）字跡工 整準(zhǔn)確無誤的填寫好，經(jīng)平臺經(jīng)理在發(fā)函登記本上簽名同意后，交信息組發(fā)函專人統(tǒng)一郵寄；2、遇重點(diǎn)客戶或緊急事務(wù)，需搶時間郵寄，掛號信，特快專遞 包裹，特種函件除經(jīng)平臺經(jīng)理簽字外， 必須經(jīng)數(shù)控中心經(jīng)理終審方可 郵寄；3、原則上各平臺不分省單寄郵政函件，如確因工作需要、平臺 費(fèi)用充足，可由業(yè)務(wù)助理擬定申請，由平臺經(jīng)理簽字后，交商務(wù)總監(jiān) 審批確認(rèn)方可郵寄。三、客戶信息報告1、商務(wù)助理處理一、二次來電、函信息后；2、一次來電、來函信息分省輸入各省份信息分錄表，抄信封并及時 寄出相應(yīng)資料；3、二次來電、來信信息及時轉(zhuǎn)交對應(yīng)各商務(wù)代表并詳細(xì)登記到重點(diǎn) 信息