費用支出申請和報銷的審批制試行

1、文件編號：威奧特財字2004第 2號費用支出申請和報銷的審批制度(試行)根據(jù)公司組織機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)分工和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，現(xiàn)就有關(guān)費用支出的申請和報銷流程修訂并規(guī)定如下：1 本制度適用于以下所有費用和支出的申請和報銷：1.1 期間費用：指當(dāng)期發(fā)生的、不能直接或者間接歸入項目成本或直接計入損益的各項費用，包括管理費用、營業(yè)費用和財務(wù)費用。1.2 項目直接費用：指從項目立項至項目完成所發(fā)生的、與執(zhí)行項目有關(guān)的相關(guān)直接成本和直接費用，包括為項目執(zhí)行而支出的各種工程費用開支和其他直接或者間接歸入項目的費用。項目所用設(shè)備、材料、輔料采購支出的報銷審批，按項目預(yù)算管理、合同管理等相關(guān)制度執(zhí)行。1.3 固定資產(chǎn)支

2、出：指購建固定資產(chǎn)的支出，必須同時滿足以下條件：1) 為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有；2) 使用年限超過一年；3) 單位價值較高：一般的標(biāo)準為單價2,000元；2 按照全面預(yù)算管理的要求，根據(jù)各項費用支出的預(yù)算額度，財務(wù)部對預(yù)算內(nèi)、外的支出采用不同的申請和報銷審批流程：2.1 預(yù)算內(nèi)支出：指同時滿足以下條件者為預(yù)算內(nèi)支出：預(yù)算已獲批準、申請支出的額度未超出預(yù)算、申請支出的時間符合預(yù)算規(guī)定的時間范圍;2.2 預(yù)算外支出：符合以下條件之一者為預(yù)算外支出：1) 預(yù)算未獲批準；2) 申請支出的額度超出了預(yù)算；3) 申請支出的時間不符合預(yù)算規(guī)定的時間范圍;2.3 如果責(zé)任中心的季度實際執(zhí)行結(jié)

3、果偏離季度預(yù)算±30%，在預(yù)算調(diào)整方案正式批準之前的所有費用支出的申請和報銷的審批，均按照預(yù)算外支出的審批權(quán)限和審批流程執(zhí)行;3 費用支出的相關(guān)責(zé)任主體：3.1 支出申請人（以下簡稱經(jīng)辦人） 1) 即費用支出的直接經(jīng)辦人，是費用支出的直接責(zé)任人。通常應(yīng)由經(jīng)辦人（或按本條第2款規(guī)定委托代辦人）填寫借款或報銷憑證，并簽名表示對其真實性負責(zé);2) 有權(quán)審批的各級主管人員本人的費用原則上應(yīng)由本人親自填寫支出申請或報銷單據(jù)，并報上一級主管審批簽字；如由助理或秘書代辦，按本制度“3.2代辦人”的有關(guān)規(guī)定辦理;3) 公司總裁本人的費用支出：由執(zhí)行總裁和財務(wù)總監(jiān)聯(lián)名審批;3.2 代辦人：受直接責(zé)任人

4、的委托，代理直接責(zé)任人填寫單據(jù)、報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、與財務(wù)部辦理報銷手續(xù)等事務(wù)。但是直接責(zé)任人需在“經(jīng)辦人”處親筆簽名表示對其負責(zé)，同時代辦人署名并旁注“代”字樣;3.3 審批人：指按照本制度規(guī)定有權(quán)進行審批的各級主管和公司領(lǐng)導(dǎo)。審批人有義務(wù)對申請人的支出進行嚴格審核，如發(fā)現(xiàn)不符合財務(wù)制度規(guī)定或超標(biāo)準的支出，應(yīng)拒絕審批并向申請人提出批評教育，必要時可提請按本制度規(guī)定對責(zé)任人進行調(diào)查或處罰;4 預(yù)算內(nèi)支出的審批權(quán)限和審批流程：4.1 預(yù)算內(nèi)支出的審批權(quán)限：差旅費交際應(yīng)酬費移動通訊費固定資產(chǎn)購置工程勞務(wù)銷售代理費及傭金相關(guān)部門主管10.3標(biāo)準之內(nèi)無101公司主管領(lǐng)導(dǎo)>13>0.31超標(biāo)1

5、0%25>1050>110執(zhí)行總裁/總裁>3>1>超標(biāo)10%>5>50>10注：貨幣單位:千元（下同）1) 交際應(yīng)酬費：包括宴請、禮品及其他與交際應(yīng)酬相關(guān)的費用；2) 工程勞務(wù)：指需外包給公司外部第三方（個人或公司）的工程勞務(wù)相關(guān)費用，不包括本公司工程和項目管理人員的工程直接或間接費用；3) 銷售代理費及傭金：指需支付給公司外部、不論是否有正式代理協(xié)議的個人或公司的銷售代理費用或傭金；4) “工程勞務(wù)”和“銷售代理費及傭金”執(zhí)行項目預(yù)算；其余各項費用均按部門或公司預(yù)算執(zhí)行；4.2 預(yù)算內(nèi)支出的審批流程:1) 經(jīng)辦人：按規(guī)定填寫報銷單據(jù)，粘貼有關(guān)原

6、始憑證；2) 經(jīng)辦人所在部門主管（指享受公司部門級待遇的負責(zé)人，包括但不限于部門經(jīng)理/總經(jīng)理、主任等，下同）按權(quán)限審核并簽字；3) 財務(wù)部會計審核、簽字，并根據(jù)需要加注審核意見或建議：a) 審核支出及其原始憑證是否符合財務(wù)制度；b) 審核有關(guān)費用的審批手續(xù)是否齊備：包括但不限于上級主管簽名的出差報告和交際應(yīng)酬審批單等；c) 審核支出的性質(zhì)屬于預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外;4) 財務(wù)部經(jīng)理：a) 對部門主管有權(quán)審批的支出，做出是否可以報銷的終審意見；b) 如果終審意見為不同意報銷，加注審核意見或建議并報財務(wù)總監(jiān)審核；5) 超出部門主管審批權(quán)限的支出，在以上審批流程的基礎(chǔ)上，需加報經(jīng)辦人所屬分管公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)

7、總監(jiān)審核批準；6) 執(zhí)行總裁或總裁：對超出分管公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的支出做出終審意見；7) 財務(wù)部出納：根據(jù)終審?fù)鈭箐N的意見核對相關(guān)筆跡和原始憑證無誤后付款；5 預(yù)算外支出的審批權(quán)限和審批流程：5.1 預(yù)算外支出的審批權(quán)限差旅費交際應(yīng)酬費移動通訊費固定資產(chǎn)購置工程勞務(wù)銷售代理費及傭金相關(guān)部門主 管無無無無無無公司主管領(lǐng)導(dǎo)10.3標(biāo)準之內(nèi)無101執(zhí)行總裁/總裁>1>0.3超標(biāo)準支出2>10>15.2 預(yù)算外支出的審批流程1) 經(jīng)辦人：按規(guī)定填寫報銷單據(jù)，粘貼有關(guān)原始憑證；2) 經(jīng)辦人所在部門主管：無權(quán)審批，但必須簽字表明對支出負責(zé)；3) 財務(wù)部會計審核、簽字，并根據(jù)需要加注

8、審核意見：a) 審核支出及其原始憑證是否符合財務(wù)制度；b) 審核支出的性質(zhì)屬于預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外。4) 財務(wù)部經(jīng)理：簽字并提出審核意見。5) 分管公司領(lǐng)導(dǎo)：按審批權(quán)限審批并簽字；6) 財務(wù)總監(jiān)：a) 做出是否可以報銷的終審意見；b) 如果終審意見為不同意報銷，加注審核意見并報執(zhí)行總裁或總裁審核。7) 執(zhí)行總裁或總裁：對超出分管公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的支出做出終審意見。8) 財務(wù)部出納：根據(jù)終審?fù)鈭箐N的意見核對相關(guān)筆跡和原始憑證無誤后付款。6 費用支出數(shù)額較大，經(jīng)辦人員墊付有困難時，可向財務(wù)部借款。借款的審批權(quán)限和流程與上述報銷的審批權(quán)限和流程相同。財務(wù)部嚴格執(zhí)行“前帳不清，后帳不借（付）”的原則，所

9、以，經(jīng)辦人員應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)。7 責(zé)任審批人出差、休假或外出離開辦公室一個工作日以上的，可按以下辦法之一辦理報銷的審批：7.1 由報銷申請人將有關(guān)單據(jù)傳真給責(zé)任審批人簽字；7.2 責(zé)任審批人授權(quán)其下級經(jīng)理或臨時由其上級經(jīng)理代簽，但必須向財務(wù)部提交書面的授權(quán)書，授權(quán)書必須明確授權(quán)簽字的范圍和時間，授權(quán)人對授權(quán)行為承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任;8 財務(wù)部發(fā)現(xiàn)以下情況，可拒絕報銷人的申請并報告有關(guān)部門進行調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果視情節(jié)輕重對有關(guān)責(zé)任人進行處罰：8.1 沒有有效的審批人簽字的；8.2 審批人越權(quán)簽字或不按規(guī)定授權(quán)導(dǎo)致公司產(chǎn)生經(jīng)濟損失的，審批人要承擔(dān)直接責(zé)任；8.3 申請人假冒審批人簽字的，申請人承擔(dān)直接責(zé)任；8.4 有審批權(quán)的各級主管違反本制度第三條第2款的規(guī)定，將本人的費用支出授意由下屬作為“經(jīng)辦人”，而自已作為審批人簽字的，該主管負主要直接責(zé)任；其代辦的下屬如果不如實旁注“代”或向財務(wù)部或內(nèi)部審計部匯報真實情況的，負連帶責(zé)任;9 處罰方式：根據(jù)公司員工獎懲管理條例的有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重，對有關(guān)責(zé)任人按以下方式之一予以處罰：警告；申誡；記過；記大過；開除