試述會計電算化對企業(yè)信息管理的影響_百度文庫

1、試述會計電算化對企業(yè)信息管理的影響摘要本文從幾個方面分析會計電算化對企業(yè)信息管理所帶來的影響,以及如何能使會計電算化更好的為企業(yè)管理提供有效的會計信息,完善會計內(nèi)部控制制度,提高會計信息質(zhì)量,為企業(yè)管理服務(wù)。關(guān)鍵詞會計電算化信息管理內(nèi)部控制隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機(jī)的運(yùn)用已滲透到各個領(lǐng)域,電子計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)已在會計領(lǐng)域廣泛運(yùn)用。會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來,大大提高了會計工作質(zhì)量和會計工作效率。如何在提高會計處理的及時性、準(zhǔn)確性的同時確保會計電算化的安全,已成為各電算化單位需要解決的問題。因此,大力推進(jìn).會計信息管理電算化進(jìn)程,已經(jīng)成為了企業(yè)管理的當(dāng)務(wù)之急。一、會計電算化

2、對企業(yè)信息質(zhì)量的影響1.對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響(1 電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式在計算機(jī)會計中,由于會計處理高度集中在計算機(jī)內(nèi)部,其處理高度自動化,而且會計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)。電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。會計電算化后,會計帳務(wù)的集中化處理,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢

3、等工作都可以通過計算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施,在計算機(jī)會計中沒有存在的必要。比如,編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查,總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對、賬證核對等,在會計電算化中由于核算程序的變化,這些控制已失去了其真正的意義。其次,手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,通過計算機(jī)程序體現(xiàn)出來。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗;賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查;各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對;報表數(shù)據(jù)的鉤稽關(guān)系檢查、會計平衡的等式的檢查等等。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。(2內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生

4、了改變電算化會計系統(tǒng)是一個人機(jī)交互系統(tǒng),再加之計算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性,因此,其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致可以概括為以下幾方面:計算機(jī)會計人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制;系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制;系統(tǒng)的組織和操作管理控制;系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。手工會計信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項與會計記錄的分離等,必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制,會計人員之間的聯(lián)系是直接,因而很自然地形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實

5、行電算化后,由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機(jī)自動處理統(tǒng)一。(3計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大,利用計算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大,計算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。由此可見,計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制

6、度相比較,計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制,是控制的重點(diǎn)為職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。隨著計算機(jī)在會計工作中的普遍應(yīng)用,管理部門對由計算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大,這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下,才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時也只有在嚴(yán)格的控制下,才能預(yù)防和減少計算機(jī)犯罪的可能性。2.對企業(yè)管理的影響使企業(yè)管理信息化。企業(yè)是國家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主體,企業(yè)總體經(jīng)營水平直接關(guān)系著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此實施國家信息化,企業(yè)信息化是基礎(chǔ),是核心。那么,如何理解企業(yè)信息化的含義及內(nèi)容呢?企業(yè)信息化,

7、是指利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù),支持企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等諸多環(huán)節(jié),實現(xiàn)信息采集、加工和管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化,信息流通的高效化和實時化,最終實現(xiàn)全面供應(yīng)鏈管理和電子商務(wù)。企業(yè)信息化不僅是信息技術(shù)的延伸,更重要的應(yīng)該是企業(yè)管理與組織管理的延伸,它已成為現(xiàn)代企業(yè)的一個重要標(biāo)志和衡量企業(yè)綜合實力的重要組成部分。而財務(wù)電算化是企業(yè)信息化的核心組成部分。會計信息是各單位各部門進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù),不準(zhǔn)確或錯誤的會計信息會導(dǎo)致決策的偏差或錯誤,質(zhì)量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后,會計資料是由電子計算機(jī)按規(guī)定的程序生成。為保證計算機(jī)生成的會計資料真實、完整、安全,加強(qiáng)對會計

8、電算化工作的規(guī)范,會計法作出了兩方面規(guī)定:一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定;二是用電子計算機(jī)生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。實行會計電算化后,會計信息質(zhì)量由于系統(tǒng)內(nèi)部控制的嚴(yán)格規(guī)范,減少了人為原因造成的信息不實,刪改等,大大提高了會計信息質(zhì)量。二、實施會計電算化過程中的幾點(diǎn)建議1.加強(qiáng)會計人員的計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們在使用微機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中,往往很多是除了開機(jī)使用財務(wù)軟件之外對微機(jī)的軟硬件知識了解甚少,當(dāng)微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常所見的界面不同時,就束手無策,而且這些會計人員操作很慢,在上機(jī)時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作,一旦出錯

9、,可能就會使自己很長時間的工作成果付之東流,造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰,使會計電算化難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此,在實施會計電算化時,必須首先培養(yǎng)電算化人員的會計和計算機(jī)專長,兩者缺一不可。2.建立和加強(qiáng)計算機(jī)環(huán)境的安全控制。在會計電算化中,主要財務(wù)數(shù)據(jù)都保存在計算機(jī)中,一旦計算機(jī)遭到損壞,將使計算機(jī)中保存的會計資料永久丟失。因此要建立計算機(jī)的環(huán)境保護(hù)制度,主要包括:機(jī)房環(huán)境保護(hù),保護(hù)性設(shè)備配備,安全供電系統(tǒng)的安裝,正版殺毒軟件及防火墻的安裝,裝有財務(wù)數(shù)據(jù)的微機(jī)不能同時上互聯(lián)網(wǎng)等。3.計算機(jī)的軟件和硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。計算機(jī)的軟件和硬件是會計電算化工作的基礎(chǔ),只有做好軟件和硬件的維護(hù)工

10、作才能保證電算化工作的順利進(jìn)行。軟件維護(hù)是指當(dāng)單位會計業(yè)務(wù)發(fā)生變化時進(jìn)行的軟件修改和軟件操作過程中出現(xiàn)故障時進(jìn)行的排除修復(fù)工作,硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復(fù),以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。會計部門應(yīng)設(shè)立系統(tǒng)維護(hù)崗位,設(shè)立專門的系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作,根據(jù)不相容原理,該人員不得操作會計軟件進(jìn)行會計核算工作。4.建立上機(jī)操作控制制度,為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,保障會計資料的安全、準(zhǔn)確、完整,應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn),主要內(nèi)容包括:無關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房,進(jìn)入機(jī)房的人員不能隨意操

11、控用于電算化工作的計算機(jī)。開機(jī)后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場,如需離開,應(yīng)退出工作界面,等回來后重新進(jìn)行登錄。各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整真實的原始憑證。數(shù)據(jù)錄入員對輸入的數(shù)據(jù)如有疑問,應(yīng)及時核對,不能擅自修改。對于外來的移動存儲介質(zhì),在應(yīng)用前必須進(jìn)行殺毒處理。發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,應(yīng)按系統(tǒng)提供的功能加以改正。要做好數(shù)據(jù)備份,包括每日工作完成后進(jìn)行備份、周備份、月備份等。5.建立健全檔案管理制度。會計電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會計下相同的紙制會計資料,如打印輸出的各種帳簿、報表、憑證外,還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質(zhì),這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應(yīng)通過制定與實施相應(yīng)的檔案管理制度來實現(xiàn),一般包括:存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。采取安全保證措施,如備份的磁盤介質(zhì)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方,最好進(jìn)行雙備份或三備份,并存儲于兩個空間位置不同的地方分別保管。對保存的磁盤介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制,防止磁性介質(zhì)損壞而使會計