第6章+Word郵件合并應(yīng)用——制作面試通知書

1、2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書1學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握Word中“郵件合并” 的使用方法。 掌握利用“郵件合并”批量制作“制作面試通知書”的方法、技巧。2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書2目錄6.1 制作面試通知書案例分析6.2 實(shí)現(xiàn)方法6.2.1利用郵件合并制作面試通知書6.2.2 批量生成面試通知書6.3 案例總結(jié)6.4 課后練習(xí)2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書3制作面試通知書案例分析 任務(wù)的提出王明同學(xué)負(fù)責(zé)學(xué)校學(xué)生社團(tuán)SIC的精英招募工作。在對收集到的應(yīng)聘簡歷做了基本的篩選后，他要向符合條件的應(yīng)聘同學(xué)發(fā)“面試通知書”。 解決

2、方案1.先制作好“面試通知書”空白表；2.運(yùn)用“郵件合并”功能將“面試安排.xlsx”中“應(yīng)聘信息表”的數(shù)據(jù)合并到“面試通知書”空白表中；3.生成每位應(yīng)聘同學(xué)的面試通知書。 2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書4利用郵件合并制作面試通知書1建立主文檔設(shè)計(jì)“面試通知書”2打開數(shù)據(jù)源3在面試通知書中插入數(shù)據(jù)域4插入照片域5利用規(guī)則填寫備注欄信息6預(yù)覽面試通知書效果2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書5第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書62022-3-2建立主文檔設(shè)計(jì)“面試通知書”在在WordWord中，中， 制作一制作一張下圖所張下圖所示的沒有具體數(shù)據(jù)

3、的示的沒有具體數(shù)據(jù)的“面面試通知書試通知書”（郵件文檔），保存在（郵件文檔），保存在“D:D:郵件合并郵件合并” ” 文件夾中，文件夾中， 同時(shí)把作為后臺數(shù)據(jù)庫的同時(shí)把作為后臺數(shù)據(jù)庫的ExcelExcel數(shù)據(jù)表文數(shù)據(jù)表文件件“面試安排面試安排. .xlsxxlsx”也保存在這個(gè)文件夾中，每位應(yīng)也保存在這個(gè)文件夾中，每位應(yīng)聘同學(xué)的照片保存在聘同學(xué)的照片保存在“D:D:郵件合并郵件合并”的下一級文件夾的下一級文件夾“photos”photos”中中。第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書72022-3-2打開數(shù)據(jù)源（1 1）打開設(shè)計(jì)好的面試通知書（郵件文檔）。）打開設(shè)計(jì)好的面試通知書（郵件文檔）

4、。（2 2）在）在“郵件郵件”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)卡的“開始郵件合并開始郵件合并”組中，單擊組中，單擊“選擇收件選擇收件人人”按鈕按鈕 ，在彈出的數(shù)據(jù)源選擇列表中選擇，在彈出的數(shù)據(jù)源選擇列表中選擇“使用現(xiàn)有列表使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，選項(xiàng)，打開打開“選取數(shù)據(jù)源選取數(shù)據(jù)源”對話框。對話框。（3 3）找到數(shù)據(jù)源）找到數(shù)據(jù)源“面試安排面試安排. .xlsxxlsx”，打開后出現(xiàn)，打開后出現(xiàn)“選擇表格選擇表格”對話對話框，框，如如下下圖所圖所示。示。（4 4）在對話框中，選擇）在對話框中，選擇“應(yīng)聘信息表應(yīng)聘信息表$ $”，單擊，單擊“確定確定”按鈕，此時(shí)按鈕，此時(shí)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源“應(yīng)聘信息表應(yīng)聘信息表”被打開，被打

5、開，“郵件郵件”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)卡的“編寫和插入域編寫和插入域”組中的大部分按鈕也已被激活。組中的大部分按鈕也已被激活。 第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書82022-3-2在面試通知書中插入數(shù)據(jù)域（1 1）插入點(diǎn)放在）插入點(diǎn)放在“面試通知書面試通知書”（郵件文檔）的（郵件文檔）的“面試時(shí)間面試時(shí)間”右邊的右邊的空白單元格，單擊空白單元格，單擊“郵件郵件”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)卡的“編寫和插入域編寫和插入域”組中的組中的“插入插入合并域合并域”按鈕按鈕 旁的下拉箭頭，在彈出的合并域選擇列表中選擇旁的下拉箭頭，在彈出的合并域選擇列表中選擇“面試面試時(shí)間時(shí)間”，在當(dāng)前單元格中就插入了合并域，在當(dāng)前單元格中

6、就插入了合并域“面試時(shí)間面試時(shí)間”。（2 2）重復(fù)步驟（）重復(fù)步驟（1 1），用同樣的方法插入），用同樣的方法插入如如下下圖所圖所示的其他的合并域。示的其他的合并域。插入照片域（一）插入點(diǎn)放在“面試通知書”（郵件文檔）需要顯示照片的單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中的“文檔部件”按鈕 ，在彈出的列表中選擇“域”選項(xiàng)，打開“域”對話框。（2）在“域”對話框的“域名”列表框中選擇“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中輸入任意字符（如X），勾選“更新時(shí)保留原格式”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，完成照片域的插入，設(shè)置結(jié)果如右圖所示。2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)

7、用制作面試通知書9插入照片域（二）選擇插入的照片域，在“圖片工具-格式”選項(xiàng)卡的“大小”組中，單擊“對話框啟動器”按鈕 ，打開“設(shè)置圖片格式”對話框。在“設(shè)置圖片格式”對話框的“大小”選項(xiàng)卡中，將其高度和寬度均設(shè)置為4厘米。取消勾選“鎖定縱橫比”和“相對原始圖片大小”復(fù)選框。選擇整個(gè)表格，按下快捷鍵Shift+F9，切換為如右圖所示的域代碼顯示方式。選擇“IncludePicture”域中的文件名“X”，單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”組中的“插入合并域”按鈕 旁的下拉箭頭，在彈出的合并域選擇列表中選擇“照片地址”。選擇整個(gè)表格，按下快捷鍵Shift+F9，切換到域代碼顯示方式，可以看到插

8、入的“照片域代碼變?yōu)椤癐NCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片地址 * MERGEFORMAT”。選擇整個(gè)表格，按下F9鍵，刷新域顯示，可以看到圖片正確顯示出來2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書10利用規(guī)則填寫備注欄信息插入點(diǎn)放在“面試通知書”（郵件文檔）的“備注”右邊的空白單元格，單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”組中的“規(guī)則”按鈕 ，在彈出的規(guī)則選擇列表中選擇“如果那么否則(I)”選項(xiàng)，打開“插入Word域：IF”對話框。（2）在 “插入Word域：IF”對話框中，從“域名”下拉列表框中選擇“報(bào)考負(fù)責(zé)人職位”，在“比較條件”下拉列表框中選擇“等于”，

9、在“比較對象”文本框中輸入“是”，在“則插入此文字(I):”下面的文本框中輸入“你報(bào)考的職位為負(fù)責(zé)人，請面試時(shí)提交1份與職位相關(guān)的個(gè)人作品”，單擊“確定”按鈕，完成規(guī)則的插入。設(shè)置結(jié)果如右圖所示。2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書11第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書122022-3-2預(yù)覽面試通知書效果單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽結(jié)果”組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕 ，就可以看到如下圖所示的面試通知書效果了。將制作好的郵件文檔保存為“面試通知書.docx”。批量生成面試通知書 合并數(shù)據(jù)，生成面試通知書 在一頁中放置兩張“面試通知書”2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用

10、制作面試通知書13第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書142022-3-2合并數(shù)據(jù)，生成面試通知書（1）打開“面試通知書.docx”，在彈出的“Microsoft Word”對話框中單擊“是”按鈕，打開與“面試通知書.docx”郵件文檔相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)源。（2）單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“完成”組中的“完成并合并”按鈕 ，在彈出的完成并合并列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，打開“合并到新文檔”對話框。（3）在“合并到新文檔”對話框中，在“合并記錄”區(qū)域選中“全部”，單擊“確定”按鈕。（4）將合并生成的“信函1”文檔另存到“D:郵件合并”文件夾中，文件命名為“SIC面試通知書”。（5）按下快捷鍵Ctrl

11、+A，選擇整個(gè)文檔，按下F9鍵，更新域，可以看到生成了正確的面試通知書。第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書152022-3-2（1）打開“面試通知書.docx”。（2）選擇并復(fù)制整個(gè)表格。（3）插入點(diǎn)放在表格下面的空白處，在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”組中單擊“規(guī)則”按鈕 ，在彈出的規(guī)則選擇列表中選擇“下一記錄”選項(xiàng)，在當(dāng)前位置就插入了規(guī)則域“下一記錄”。（4）按下回車鍵，插入點(diǎn)放在新段落的起始位置。（5）將復(fù)制的表格粘貼在當(dāng)前位置。（6）選擇粘貼后的表格中的照片，將其刪除，參照“插入照片域”的方法，重新插入照片。（7）參照本節(jié)中“合并數(shù)據(jù)，生成面試通知書”的方法，重新生成新的合并文

12、檔，保存生成的合并文檔到“D:郵件合并”文件夾中，文件命名為“SIC面試通知書”，替換同名文件。（8）按下快捷鍵Ctrl+A，選擇整個(gè)文檔，按下F9鍵，更新域，可以看到生成了含有正確照片的每頁兩張的面試通知書。在一頁中放置兩張“面試通知書”案例總結(jié) 本章通過“制作面試通知書”案例，詳細(xì)介紹了郵件合并的操作方法和應(yīng)用技巧。把郵件合并的操作方法歸納起來，主要有以下三步：第一步：建立郵件文檔（主文檔），即制作文檔中不變的部分（相當(dāng)于模板）。如 “面試通知書”中不變的部分。第二步：建立數(shù)據(jù)源，通常是Excel中的表格或數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)源通常事先建好，在此處直接打開，如“面試安排.xlsx”。第三步：插入合并域，即制作文檔中變化的部分。將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)內(nèi)容，以域的方式插入到主文檔中。 如果要插入照片，需要通過插入“文檔部件”及“插入合并域”的方式來實(shí)現(xiàn)。2022-3-2第6章Word郵件合并應(yīng)用制作面試通知書16課后練習(xí) 利用郵件合并功能，制作校園卡主文檔，將數(shù)據(jù)源文件“members.