第9章使用郵件合并

1、第9章 使用郵件合并 使用郵件合并功能制作多份邀請函 制作信封和標(biāo)簽 p19.1 使用郵件合并功能制作多份邀請函 9.1.1 建立數(shù)據(jù)源文件 要使用郵件合并功能，首先應(yīng)建立相關(guān)的數(shù)據(jù)源文件。例如，要給老校友們發(fā)邀請函，那么就需要有這些老校友的姓名、地址等數(shù)據(jù)。用戶可以在郵件合并中使用多種類型的數(shù)據(jù)源，如Microsoft Outlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫、Word文檔等。下面以Word文檔為例，介紹創(chuàng)建數(shù)據(jù)源的方法。 新建一個空白文檔，輸入圖中所示的數(shù)據(jù)源文件內(nèi)容。其中，第1行為標(biāo)題行，其他行為記錄行 1p2選擇“文件”>“保存”菜單，打開“另存為”對話框，設(shè)置文檔的保存位置

2、及文件名，如“人員名單”，然后單擊“保存”按鈕 9.1.2 建立主文檔 主文檔中包含了信函的基本內(nèi)容，新建文檔并輸入內(nèi)容，然后保存主文檔即可。本例建立的主文檔如圖中所示，保存文件名為“邀請函” 2p3 9.1.3 使用郵件合并向?qū)е谱餮埡?打開已建立的主文檔，選擇“工具”>“信函與郵件”>“郵件合并”菜單 打開“郵件合并”任務(wù)窗格，選擇文檔類型為“信函”，單擊“下一步：正在啟動文檔”超鏈接，單擊“使用當(dāng)前文檔”單選鈕，然后單擊“下一步：選取收件人”超鏈接 12p4 單擊“瀏覽”超鏈接，在“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇收件人數(shù)據(jù)庫文件，如“人員名單”，單擊“打開”按鈕 打開“郵件合并收

3、件人”對話框，選擇收件人記錄，單擊“確定”按鈕 43p5返回文檔中，在“郵件合并”任務(wù)窗格中單擊“下一步：撰寫信函”超鏈接 將插入點(diǎn)置于文檔中要插入姓名處，在任務(wù)窗格中單擊“其他項目”超鏈接，打開“插入合并域”對話框，選擇希望插入的字段，如“姓名”，單擊“插入”按鈕，然后關(guān)閉對話框 65p6我們再設(shè)置郵件中的稱謂。單擊“郵件合并”工具欄中的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“IfThenElse”命令 打開“插入Word域”對話框，按照圖中所示進(jìn)行設(shè)置，表示當(dāng)記錄中的“性別”等于“男”時，在光標(biāo)所在位置插入“先生”，否則插入“女士”，設(shè)置完畢單擊“確定”按鈕 87p7插入文檔中字段格式

4、與主文檔中的不一致，調(diào)整其字體和字號，然后單擊“下一步：預(yù)覽信函”超鏈接，預(yù)覽信函效果，然后單擊“下一步：完成合并”超鏈接 為了以后方便打印或修改，單擊“郵件合并”任務(wù)窗格中的“編輯個人信函”超鏈接 910p8 在打開的“合并到新文檔”對話框中選擇“全部”單選鈕，單擊“確定”按鈕，將全部記錄都合并到一個新文檔中 11p99.2 制作信封與標(biāo)簽 9.2.1 制作標(biāo)簽 選擇“工具”>“信函與郵件”>“信封和標(biāo)簽”菜單，打開“信封和標(biāo)簽”對話框，選擇“標(biāo)簽”選項卡，并在“地址”編輯框中輸入收件人的地址，單擊“選項”按鈕 選中該單選鈕，可以在整張紙中重復(fù)打印相同的標(biāo)簽1p10打開“標(biāo)簽選項

5、”對話框，在“打印機(jī)信息”設(shè)置區(qū)中選擇打印機(jī)和進(jìn)紙方式，在“標(biāo)簽產(chǎn)品”下拉列表框中選擇標(biāo)簽紙的類型，在“產(chǎn)品編號”列表框中選擇標(biāo)簽的類型，單擊“確定”按鈕 返回“信封和標(biāo)簽”對話框，單擊“打印”按鈕，可將制作的標(biāo)簽打印出來制作的標(biāo)簽32p11利用“信封與標(biāo)簽”對話框的“信封”選項卡，用戶可方便地制作出自己需要的信封，其制作方法和標(biāo)簽的制作方法基本相同，在此不再贅述。 9.2.2 使用中文信封向?qū)е谱鲉蝹€信封 選擇“工具”>“信函與郵件”>“中文信封向?qū)А辈藛危蜷_“信封制作向?qū)А睂υ捒?，然后單擊“下一步”按鈕 1p12在“信封樣式”下拉列表框中選擇一種信封樣式，然后單擊“下一步”按

6、鈕，在打開的對話框中選擇“鍵入收信人信息，生成單個信封”單選鈕，然后單擊“下一步”按鈕 輸入收信人的姓名、稱謂、地址以及郵編，然后單擊“下一步”按鈕23p13輸入寄信人的姓名、地址和郵編，然后單擊“下一步”按鈕在打開的對話框中單擊“完成”按鈕，完成制作 45p14 9.2.3 使用郵件合并功能批量制作信封 新建數(shù)據(jù)源文件，即收信人的郵編、地址和姓名，然后將其保存起來 新建一個空白文檔，選擇“工具”>“信函與郵件”>“郵件合并”菜單，打開“郵件合并”任務(wù)窗格，選擇文檔類型為“信封”，然后單擊“下一步：正在啟動文檔”超鏈接 12p15選擇“更改文檔版式”單選鈕，單擊“信封選項”超鏈接，

7、打開“信封選項”對話框，選擇“信封選項”選項卡，并在“信封尺寸”下拉列表框中選擇信封的類型，然后單擊“確定”按鈕 在創(chuàng)建的信封文檔中輸入寄信人的地址和郵編，將光標(biāo)置于要插入收信人地址的文本框中，單擊任務(wù)窗格中的“下一步：選取收件人”超鏈接 34p16 單擊任務(wù)窗格中的“瀏覽”超鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，選擇在第一步中創(chuàng)建的收信人數(shù)據(jù)庫文件，單擊“打開”按鈕 打開“郵件合并收件人”對話框，選擇收信人記錄，單擊“確定”按鈕，返回“郵件合并”任務(wù)窗格，然后單擊“下一步：選取信封”超鏈接 56p17 單擊“其他項目”超鏈接，打開“插入合并域”對話框，選擇“數(shù)據(jù)庫域”單選鈕，然后在“域”列表框中選擇“郵編”，單擊“插入”按鈕，再依次將“地址”及“姓名”插入到文檔中，操作完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕 調(diào)整插入的“郵編”、“地址”和“姓名”域的位置，然后單擊任務(wù)窗格中的“下一步：預(yù)覽信封”超鏈接 78p18預(yù)覽