內部工作信息反饋管理辦法

1、XXXX有限公司 內部工作信息反饋管理辦法 制度規(guī)范流程管控執(zhí)行到位考核評比文件編號：Q/JX01-3-ZJ01-2017文件版本：01生效日期：年 月 日 .編制/日期審核/日期批準/日期 未經本公司許可,不得將文件內容出示于無權閱讀本文件的機構或個人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 1.總則：1.1目的：為加強公司內部工作信息溝通、交流，及時應對已發(fā)生的異常事件（重大事件及其他突發(fā)事件），確保生產經營等各項工作的順利進行，結合公司實際，

2、制定本制度。1.2.適用范圍：本制度適用于公司所有部門。1.3.分類與定義：1.3.1內部工作信息反饋根據工作信息出現的頻率分為日常工作信息反饋、異常工作信息反饋。具體分類與定義見下表：一級分類二級分類標準類別標準類別定義/特征根據內部工作信息出現的頻率日常工作信息反饋根據工作信息在在組織架構中的反饋方向1縱向工作信息反饋工作信息反饋按照下級部門（員工）上級部門（領導）的組織架構垂直方向（縱向）反饋傳遞2橫向反饋工作信息反饋按照同級職能部門（員工）同級職能部門（員工）之間跨部門的組織架構水平方向（橫向）反饋傳遞.異常工作信息反饋根據異常工作信息信息來源1安全異常分為：重大災害發(fā)生、安全裝置失靈

3、、安全門開啟狀態(tài)下設備可停、安全器被壓下，設備可停、兩手式開關用一只手也能啟動、其他異常2生產計劃異常生產指令臨時變更、在線沒有加工用原材料或零部件、生產過程中已生產同數量品質或達成率3質量異常每小時檢查有達不到基準狀況、出現了無法判斷的產品、發(fā)生了與通常不同操作的動作、防呆裝置未起到作用4設備異?？矗嚎梢詣拥脑O備儀器不能動發(fā)熱、冒煙等異常；聽：有與異常不同的聲音；聞：有與異常不同的氣味；覺：有平常感覺不到的震動5產品異常因生產過程中所遵循的產品設計圖紙、工藝指導書、工藝流程、BOM清單或其他技術問題而導致的異常，或稱機種異常；6人員異常因人員的選、育、留、用環(huán)節(jié)問題而導致的異常，7環(huán)境異常指

4、因生產所處環(huán)境的設備工具布置、產品和材料放置及溫度、濕度、無塵度變化導致的異常1.3.2 異常異常工作信息反饋管理參照生產異常管理辦法1.4反饋要求1.4.1反饋進程：任何人接到工作都要做到事前溝通、事中反饋、事后反饋。1.4.2反饋原則：堅持“用心落實，及時反饋”的原則，營造公司上下積極而和諧的反饋環(huán)境。1.4.3反饋形式、時限、責任方：上班工作時間，公司內部工作信息的傳遞、反饋、交流采用郵洽軟件的郵箱/短信交流平臺、工作聯絡單進行。具體規(guī)范內容見下表：序反饋形式適用范圍反饋時限責任歸屬1郵 件公司內部縱向（上、下級）、橫向（同級）之間的日常工作聯系必須在收到后限定時間1-2小時內給予及時反

5、饋超過反饋時間，造成延誤怠工的，由收件人承擔責任2短信上級的工作安排或通知類短信均須在30分鐘內回復：”好”、“收到”、“我明白”、“我知道了”、“我立即去辦”、“正在辦理”等。超過反饋時間，造成延誤怠工的，由收件人承擔責任3電話上級撥打下級電話，響鈴后未接聽者，須在30分鐘內回撥。超過反饋時間，造成延誤怠工的，由接聽人承擔責任。4工作聯絡單公司各職能部門之間的跨部門工作信息橫向反饋。1工作聯絡單發(fā)出方需寫明回復截止時間。2接受方需在截止時間前作出回復。未在截止時間前作出回復，接收方承擔責任。1.5職責與權限:序類別部門職責與權限1日常工作信息反饋各部門主管對工作質量和工作完成的及時性負責人力

6、行政部負責對內部管理工作信息反饋進行稽核和督促。2異常工作信息反饋生產部負責與生產相關的人、機、物、法、環(huán)、測等異常因素的報告、分析與協調解決；品保部負責品質異常的協調解決；工程技術部負責機、法、環(huán)等異常的解決，提供解決產品生產的技術支持；PMC部1. 負責因生產計劃臨時變更或安排失誤等導致的異常的報告與協調解決；2. 負責材料異常的報告與協調解決；及時將生產異常的相關信息反饋給供應商，監(jiān)督供應商落實對異常處理的決議；3. 負責生產異常而導致的交期延后同銷售部的溝通和確認；人力行政部負責導致人員異常的選、育、留、用四大因素的報告、分析與協調解決。2.縱向反饋管理序縱向反饋內容1公司總經理交辦給

7、任何一位員工或管理人員的工作；2公司所有臨時性辦公會議或周期性的工作會議上確定的，交由某一部門或某位管理人員的工作3公司各級管理人員安排給下級的工作；4公司任何人發(fā)現任何部門、任何人的任何問題。2.1縱向反饋內容：2.2縱向反饋規(guī)范：2.2.1工作任務布置規(guī)范（主要適用于上級給下級布置工作任務）：序工作任務布置規(guī)范1一定要清晰地告訴下級任務是什么，然后對復雜的問題進行有效分解，分解到員工能夠清晰地理解為止，要對下級提出量化的執(zhí)行標準（五大標準：時間、成本、數量、質量、客戶評價）；2上級問下級：目的清晰了嗎？任務清晰了嗎？你打算怎樣去做？你需要我給你提供哪方面的支持？3上級要在頭腦中評估下級的方

8、案，并提出必要的補充建議；4在員工行動前，請員工復述完整的方案（包括本次工作任務的目的、標準、完成任務的方式、重要節(jié)點、每多長時間回復一次、最終完成時間）。2.2.2工作任務回復規(guī)范（主要適用于下級向上級匯報工作結果）：序工作任務回復規(guī)范1下級首先向上級說明本次溝通的主題和綱要：第一件事情是，第二件事情是，第三件事情是；2然后下級按順序逐條匯報工作：什么事？結果是什么？（要清晰明確）；3如果上級未詢問問題的原因和過程時，下級不必回答（以防自說自話，浪費時間）；4如果上級詢問工作中出現的問題，下級只需要回答問題是什么？根源是什么？(1)不要避重就輕，兜圈子，更不要找理由找借口，要把鏡子轉向自己，

9、從自己身上尋找問題根源；(2)如果確有其他人員或者客觀因素造成的障礙，需在此后簡明、準確、客觀、有依據地說明（何人、何事、何時、何地、如何）。5上級問下級解決方案是什么，下級有兩種回答方式：1. 我在什么時間通過什么方式去解決；（針對比較復雜的問題），2. 我要做一個書面的方案，在時間前交給您。2.3縱向反饋具體要求：2.3.1日常工作信息縱向反饋分為：會議通報與反饋、命令下達與反饋、日常工作部署與反饋、提案與反饋。2.3.2 縱向反饋具體要求見下表：序日常工作信息類別適用范圍發(fā)出時限責任部門/人反饋時限反饋形式反饋要求1會議通報與反饋適用于公司內部日常性、非緊迫的工作，公司工作會議記錄及決議

10、于會后24小時內由總經辦整理成文，并經領導批準后按級別進行通報。涉及部門和相關負責人.在接收后的半個至一個工作日內做出書面反饋意見落實問題解決預期時間。問題解決后半個至一個工作日內書面反饋問題解決實際時間、最終結論等。2.命令下達與反饋主要適用于機動、重要、緊急的工作公司經管層（發(fā)出方）可以打破常規(guī)工作流程，以口頭或書面形式直接將工作任務下達到具體崗位工作人員（接收方）；執(zhí)行者（接收方）在最短時間內作出反應以郵件方式并將結果盡快反饋至命令下達人（發(fā)出方），同時抄送或轉達具體部門負責人。3日常工作部署與反饋日常工作事項，凡具互動性的，都須進行及時反饋。必要的報告、請示、下達、執(zhí)行等事項，要根據工

11、作事項的輕重緩急發(fā)送方和接受方在規(guī)定的時間內以工作短信形式1. 及時進行處理與反饋，必要時上報集體領導。2. 工作部署下達至相關部門后，部門負責人要迅速傳達到具體人員。4提案與反饋倡導鼓勵員工積極提出建設性意見和建議，為公司經營建言獻策。提案部門或提案人，可直接向公司經管層遞交提案公司經管層及時反饋以書面報告回復提案處理意見2.4 反饋責任界定：序反饋情況責任歸屬1接收方未在規(guī)定時限內反饋工作信息，造成損失的（如工作延誤或工時等），接收方承擔責任。2接收方在規(guī)定時限內反饋工作信息，反應問題點,尋求上級（發(fā)出方）在時限內進行工作協調或解決，未得到上級及時回應，造成損失的，上級（發(fā)出方）承擔責任3

12、.橫向反饋管理 ： 3.1目的：規(guī)范公司內部工作聯系程序，加強各部門之間的協作，提高工作效率，強化工作的責任性及可追溯性。3.2橫向反饋分類及定義：橫向反饋分類定義1請求協助指請求一個或一個以上部門給予本部門協助的書面溝通。2工作指令指上級對下級下達非口頭性指令的書面溝通。3事件跟催指相關部門之間兩次以上口頭溝通達不成協議時所使用的書面溝通。4工作聯絡單指將公司內部所有部門之間所產生的溝通聯系進行書面化的規(guī)范表格（附件）。 3.3 職責與權限：序部門職責與權限1發(fā)函部門對工作聯絡單上所要求處理的事件要進行及時的追蹤與監(jiān)督。2接收部門接收部門負責人對工作聯絡單上要求完成或者協助的事件要按要求處理

13、，處理過程要實行監(jiān)控。3人力行政部負責每月統(tǒng)計各部門工作聯系，對相關部門完成情況作出評價并進行績效考核。4各部門負責人負責及時對員工如何使用工作聯絡單進行培訓，逐步形成使用習慣和企業(yè)化。3.4 管理內容、要求與程序：3.4.1責任劃分：序事項發(fā)函部門責任接收部門責任1未按要求完成工作聯絡單事件若跟催不到位，又沒有多次發(fā)書面跟催單時與接收部門負同等責任。負主要責任2沒有工作聯絡單時，造成工作任務無法完成。負全部責任可拒絕接受任務無責任如接收任務，全部承擔一切責任3對于緊急事件，因發(fā)函部門延誤時間造成接收部門未能完成工作任務；發(fā)函部門承擔全部責任。無責任4發(fā)函部門需將事項主題內容描述仔細，以便其他

14、部門配合和執(zhí)行；接收部門對事項主題內容存在質疑，需盡快詢問，因未確認而自行做出判斷或未執(zhí)行產生的后果無責任相關人員承擔全部責任3.4.2 填寫工作聯絡單注意事項：（1）所有發(fā)出去的工作聯絡單上必須要有編號，以便查詢追蹤方便。編寫辦法舉例：例：人力行政部RXB 20170508，表示：人力行政部2017年5月份第8份工作聯絡單。（2）事項主題中需將要點詳細寫出：時間（任務所涉及的時間及完成時間等）、地點、人物（性別、年齡、職位、數量、招待等級等）、事件、要求完成結果。如果因事項較多可另附頁。3.4.3工作聯絡單使用流程圖：作業(yè)流程權責部門重要說明填寫工作聯絡單OK發(fā)函部門承辦人1.對于緊急事件，

15、發(fā)函部門要在第一時間填寫并下發(fā)工作聯絡單；2.根據需要處理的事件準確完整的填寫工作聯絡單內容，注明工作聯絡單性質（要求協助、工作指令、事件跟催或其他）。3.公司領導或監(jiān)督部門在監(jiān)督過程中發(fā)現各部門中存在不合理事件時，可直接開具工作聯絡單到人力行政部和當事部門，當事部門必須在規(guī)定的時間內處理完成合理事件并上報相關監(jiān)督部門。審批、編號后印發(fā)接收部門發(fā)函部門領導4.發(fā)函部門領導審批；5.發(fā)函部門編號后印發(fā)接收部門NG審核、簽收工作聯絡單OKOK接收部門領導6.接收部門領導審核后，對聯絡單所列事件沒有異議時簽字接收工作任務；如有異議，由雙方共同商討確定聯絡單所列事件處理方法和時間。7.若遇到接收部門不

16、予配合，發(fā)函部門可直接報公司主管領導處理。NGOK部署工作事件的具體實施完成接收部門領導9.接收部門領導部署工作事件的具體實施完成人員OK完成工作聯絡單的工作事件 接收部門具體實施人10.工作聯絡單上的事件如完成不了，接收部門必須提前和發(fā)函部門協調修改相關工作聯絡單內容。工作實施完成情況進行跟蹤、監(jiān)督NG發(fā)函部門11.發(fā)函部門有權對接收部門進行全程跟蹤與監(jiān)督，對接收部門完成的效果要隨時掌控，提前發(fā)現問題；12.必要時可多次發(fā)放跟催性質的工作聯絡單：同一件事件發(fā)放兩次以上，第三次時必須通知總經辦。工作聯絡單上記錄完成結果發(fā)函部門承辦人13.工作聯絡單上需要處理的事件完成后，由發(fā)函部門在工作聯絡單

17、上記錄完成結果如何以供今后工作參考和接收部門績效考核考評依據。結案發(fā)、收函部門、人力行政部工作聯絡單一式兩份：14. 發(fā)函和接收部門各留存一份以供追蹤工作進展。15. 月底考評時上交人力行政部作為相關部門責任人績效考核的依據，考核方式按照公司綜合績效考核辦法。4.責任劃分及處罰一覽表：責任條款責任方周 期違反次數/罰金單位第1次第2次第3次1.5.2 反饋形式、時限、責任方：上級、同級之間工作信息未在規(guī)定期限內反饋“收到、已讀”等信息。（1）上級工作郵件在12小時內回復接收方一個月元/次（2）上級的工作安排或通知類短信收到后未在30分鐘內回復接收方元/次（3）上級撥打下級電話，響鈴后未接聽者，

18、未在30分鐘內回撥接收方元/次（4）同級間工作聯絡單未在截止期限內回復接收方元/次2.2縱向反饋規(guī)范：上下級之間工作任務規(guī)范上級給下級工作任務布置不規(guī)范上級一個月元/次下級對上級工作任務回復不規(guī)范下級一個月元/次2.3日常工作信息縱向反饋（會議通報與反饋、命令下達與反饋、日常工作部署與反饋、提案與反饋）：接收方未在規(guī)定時限內反饋工作信息，造成損失的（如工作延誤或工時等），由接收方承擔責任。下級（接收方）一個月元/次(1)接收方在規(guī)定時限內反饋工作信息，反應問題點,尋求上級（發(fā)出方）在時限內進行工作協調或解決，(2)未得到上級時限內及時回應，造成損失的，上級（發(fā)出方）承擔責任。上級（發(fā)出方）一個

19、月元/次3.日常工作信息反饋橫向反饋管理：工作聯絡單事項的責任劃分（1）未按要求完成工作聯絡單事件接收部門負主要責任接收部門一個月元/次發(fā)函部門若跟催不到位，又沒有多次發(fā)書面跟催單時發(fā)函部門一個月元/次（2）沒有工作聯絡單時，任何部門可拒絕接受任務。發(fā)函部門一個月元/次接收部門接收任務，則一切責任由接收部門全部承擔，此單一旦簽收必須按照工作聯絡單上的內容處理。接收部門一個月元/次（3）對于緊急事件發(fā)函部門未在第一時間填寫并下發(fā)工作聯絡單接收部門一個月元/次因發(fā)函部門延誤時間造成接收部門未能完成工作任務發(fā)函部門一個月元/次（4）發(fā)函部門需將事項主題內容描述仔細，以便其他部門配合和執(zhí)行因未確認而自行做出判斷或未執(zhí)行產生的后果接收部門一個月元/次5.