采購管理流程圖

1、 公司采購管理程序 一、目的 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 二、圍適用于本公司所有采購的物料與耗材品 三、定義 3.1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料 3.2采購人員：運營部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員 3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員 四、采購作業(yè)流程 4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)市場與門店需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交運營部。&

2、#160;4.2采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)理交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)與物料接收并按時請款之過程. 4.3應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由運營部對其供貨商進行選擇與評估流程對供應(yīng)商進行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則運營部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商上采購有關(guān)產(chǎn)品，如運營部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶指定的供應(yīng)商后，采購方可從該供應(yīng)商處采購物料。如客戶有新批準(zhǔn)的供應(yīng)商或客戶對原批準(zhǔn)

3、的供應(yīng)商做修改和更改時，采購人員必須與時對此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商進行更新. 4.4對直接購買的物料，由采購人員收到采購申請單時對請購的物料進行審核與供應(yīng)商價格，數(shù)量與交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)運營部主管經(jīng)理簽核后 給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進行供應(yīng)商選擇和評估與樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程 給供應(yīng)商。采購須進行采購追蹤與監(jiān)控采購的物料，與時準(zhǔn)確的到達公司入庫，然后財務(wù)根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時，采購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求運營

4、部門主管與經(jīng)理的同意. 4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并寫申請單號后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員對申請單進行審核以與交期確認(rèn)。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。 4.6采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求。且采購須與供應(yīng)商確認(rèn)采購物料之版次是否相符。 五、供應(yīng)商選擇與評估流程 5.1新供應(yīng)商的選擇

5、0;客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商。 5.2供應(yīng)商的評估和考核 根據(jù)運營部的預(yù)選供應(yīng)商與供應(yīng)商評估調(diào)查表，運營部負(fù)責(zé)組織技術(shù)部門和采購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進行供應(yīng)商的評估，并將評估的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目與容對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以與供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估。 5.3采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商

6、績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由運營部通知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時間對其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)。 5.5供應(yīng)商定期、不定期評估、 供應(yīng)商定期評分為年度評估，運營部每年應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進行評估。六、采購申請單與其提報規(guī)定 （1）采購申請單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報運營部門；    （2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）其他材料設(shè)備與工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式

7、填寫提報； （4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報； （5）請購部門在提報采購申請單是應(yīng)要求運營部簽字接收人請購部門備份或往來； （6）涉與的申請采購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）采購申請單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報運營部。  4公司物資采購申請單的提報部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程與其他項目由生產(chǎn)部門提報； （2）公司生活與辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活與辦公項目由辦公室提報；&

8、#160;（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 二、運營部接收采購申請單作業(yè)流程     1、請購的接收要點 （1）運營部在接收采購申請單時應(yīng)檢查采購申請單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購申請單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批（2）接收采購申請單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙與技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；      （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)

9、與時通知請購部門。 2、采購申請單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于采購申請單運營部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定      （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下采購的物資與產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；      （2）單次采購金額預(yù)算在5萬元以下

10、的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天； （3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目運營部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天； （4）請購部門應(yīng)按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時間提前提寫采購申請單,運營部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因； （5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略； 三、詢價與其規(guī)定 1詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱采購申請單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙與其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)與時的與請購部門溝通； 2屬于一樣類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

11、 4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的； 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標(biāo)單位）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放訂單； 7詢價時對于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價； 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在5千元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或

12、招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在1萬元以上的項目應(yīng)由運營部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在5萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)； 9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價； 11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價 1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間與產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)； 2對于合格供應(yīng)商的價格

13、水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格； 4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與以合作單位或以中標(biāo)單位進行價格與條件的進一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總     1比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；     2比價、

14、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式與其他價格條件、列出以選用單位與選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。 五、合同的簽訂與其規(guī)定。   1合同    合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉與五金產(chǎn)品買賣合同。 （1）合同正文應(yīng)包含的要素 1） 合同名稱、編號、簽

15、訂時間、簽訂地點； 2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 5） 付款方式； 6） 質(zhì)量保證期；7） 質(zhì)量要求與規(guī)； 8） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 9） 雙方的公司信息； 10） 其他約定。 （2）合同簽訂與其規(guī)定 1）如涉與到技術(shù)問題與公司的，注意責(zé)任； 2）以定合同條款時一定要

16、將各種風(fēng)險降低到最低； 3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間與要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；   10

17、）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)與時報送財務(wù)部門。 六、付款與合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款與報銷流程V1.修改版與修造船公司資金支出審批與報銷簽字權(quán)限與管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（

18、資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款； （4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)與時的通知運營部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2合同執(zhí)行   (1) 已簽訂合同由運營部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由運營部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，運營部應(yīng)與時提出建議或補救措施，并與時通知請購部門與公司領(lǐng)導(dǎo)；  （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)與時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)與時協(xié)商并簽訂補充合同；  七、報驗與入庫    1報驗     （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，運營部應(yīng)與時的通知質(zhì)檢部門進行驗收； （2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； （4）質(zhì)檢部門在接到運營部報驗通知后應(yīng)與時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不與時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情