檔案管理系統(tǒng)_需求規(guī)格書

1、 檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求規(guī)格書2.1.1.2實(shí)體分類配置分類號(hào)分類名稱A黨群工作類A01黨務(wù)工作A02組織工作A03宣傳工作A04紀(jì)檢監(jiān)察工作A05工會(huì)工作A06共青團(tuán)工作A07協(xié)會(huì)工作B行政管理類B01政務(wù)工作B02企業(yè)策劃、管理工作B03法律事務(wù)工作B04人事管理工作B05勞薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08審計(jì)工作C經(jīng)營(yíng)管理類C01經(jīng)營(yíng)決策管理C02經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理C03服務(wù)質(zhì)量管理C04計(jì)劃管理C05財(cái)務(wù)管理C06股票管理D生產(chǎn)技術(shù)管理類D01運(yùn)行維護(hù)管理D02基本建設(shè)管理D03科技工作管理E基本建設(shè)類E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F設(shè)備儀器類F01生產(chǎn)設(shè)備F02非生產(chǎn)

2、設(shè)備G電信產(chǎn)品類G01電信產(chǎn)品G02通用產(chǎn)品G03其它產(chǎn)品H科學(xué)技術(shù)研究類H01電信基礎(chǔ)理論研究H02電信技術(shù)研究H03軟科學(xué)研究I會(huì)計(jì)檔案類I01賬簿I02憑證I03報(bào)表I04其它J員工檔案類J 01公司人員J 02死亡員工K聲像檔案類KGP光盤檔案KLX錄像帶檔案KLY錄音帶檔案KZP照片檔案L實(shí)物檔案類LJB獎(jiǎng)杯LJNP紀(jì)念品LJP獎(jiǎng)牌LJQ錦旗LJZ獎(jiǎng)?wù)翷ZS證書M圖書資料檔案類M01書籍M02雜志M03圖冊(cè)M04信息Q全宗卷Q01檔案管理Q02檔案收集Q03檔案整理Q04檔案鑒定Q05檔案統(tǒng)計(jì)Q06檔案保管Q07檔案利用ZM專門檔案ZY重要檔案LT聯(lián)通劃轉(zhuǎn)WT衛(wèi)通劃轉(zhuǎn)HS華盛劃轉(zhuǎn)2.

3、1.1.3檔案庫配置 檔案類別檔案庫名稱備注原系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷科技檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷會(huì)計(jì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷實(shí)物檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷聲像檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷待組卷檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷電子檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷劃轉(zhuǎn)檔案聯(lián)通劃轉(zhuǎn)-工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷衛(wèi)通劃轉(zhuǎn)-文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷衛(wèi)通劃轉(zhuǎn)-工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷華盛劃轉(zhuǎn)-財(cái)務(wù)檔案?jìng)鹘y(tǒng)立卷，分公司無此類檔案文書檔案文書檔案一文一件專門檔案一文一件重要檔案一文一件全宗卷檔案一文一件合同檔案合同檔案一文一件審計(jì)檔案審計(jì)檔案一文一件科技檔案工程檔案項(xiàng)目庫傳統(tǒng)立卷工程檔案案卷庫工程檔案卷內(nèi)庫設(shè)備儀器檔案項(xiàng)目庫傳統(tǒng)立卷設(shè)備儀器檔案案卷庫設(shè)備儀器檔案卷內(nèi)庫會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證檔案一文一件，分公司無會(huì)計(jì)檔案庫。會(huì)計(jì)報(bào)

4、表檔案會(huì)計(jì)賬簿檔案會(huì)計(jì)其他檔案特殊載體檔案聲像檔案一文一件實(shí)物檔案一文一件權(quán)證檔案一文一件圖書檔案一文一件員工檔案員工檔案一文一件2.1.1.4數(shù)據(jù)字典配置名稱數(shù)據(jù)編碼名稱數(shù)據(jù)編碼保管期限永久01密級(jí)明文01長(zhǎng)期02秘密02短期03機(jī)密035年05絕密0410年10企業(yè)秘密0515年15企業(yè)機(jī)密0625年25實(shí)物類別獎(jiǎng)杯0130年30紀(jì)念品02文件類型公司收文01獎(jiǎng)牌03公司發(fā)文02錦旗04部門收文03獎(jiǎng)?wù)?5部門發(fā)文04證書06簽報(bào)05印鑒07傳真電報(bào)06資料類型書籍01任免通知07雜志02合同08圖冊(cè)03審計(jì)材料09信息04會(huì)計(jì)類別賬簿01編研類型組織機(jī)構(gòu)沿革01憑證02大事記02報(bào)表03

5、文件匯編03其他04年鑒04載體類型紙質(zhì)01權(quán)證類別土地證01電子02房產(chǎn)證02膠片03營(yíng)業(yè)執(zhí)照03磁盤04組織機(jī)構(gòu)代碼證04實(shí)物052.1.2流程管理2.1.2.1文書檔案Ø 移交工作流程文員（申請(qǐng)）-本部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、OA系統(tǒng)定時(shí)推送文書檔案到檔案管理系統(tǒng)文書檔案收集庫。2、各部門收發(fā)文文員對(duì)本部門文件應(yīng)于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請(qǐng) ，由本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進(jìn)行審批。3、審批通過后各部門文員帶著紙質(zhì)檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質(zhì)檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙

6、方手工簽字，檔案館接收紙質(zhì)檔案。4、紙質(zhì)檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對(duì)于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主

7、管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.2合同檔案Ø 移交工作流程合同管理員（申請(qǐng)）-本部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、合同系統(tǒng)定時(shí)推送合同檔案到檔案管理系統(tǒng)合同檔案收集庫。2、合同管理員對(duì)合同文件應(yīng)于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請(qǐng) ，由本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員

8、進(jìn)行審批。3、審批通過后合同管理員帶著紙質(zhì)檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質(zhì)檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質(zhì)檔案。4、紙質(zhì)檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對(duì)于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程

9、借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：1、對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。 2、只顯示部分合同著錄項(xiàng)，如：合同名稱，年度，經(jīng)辦人，經(jīng)辦部門，合同編號(hào)。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.3科技檔案Ø 移交工作流程工程兼職檔案員（申請(qǐng)）-本部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）

10、-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、工程系統(tǒng)定時(shí)推送工程檔案到檔案管理系統(tǒng)工程檔案收集庫。2、各部門工程兼職檔案員對(duì)本部門文件應(yīng)于竣工3月后在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請(qǐng) ，由本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進(jìn)行審批。3、審批通過后各部門工程兼職檔案員帶著紙質(zhì)檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質(zhì)檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質(zhì)檔案。4、紙質(zhì)檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對(duì)于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案

11、管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況

12、提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.4會(huì)計(jì)檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實(shí)體借閱審批流程財(cái)務(wù)共享中心/財(cái)務(wù)管理部（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審

13、批）備注：1、對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。 2、實(shí)體借閱不提供對(duì)其他部門人員的直接借閱申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)共享中心/財(cái)務(wù)管理部的人發(fā)起申請(qǐng)。2.1.2.5聲像檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。&#

14、216; 電子借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.6實(shí)物檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合

15、檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.7權(quán)證檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管

16、理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.8圖書檔案Ø 移交工作流程無檔案系

17、統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.

18、1.2.9專門檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø

19、實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.10重要檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱

20、審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.11全宗卷檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷

21、毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。Ø 實(shí)體借閱審批流程無實(shí)體借閱流程。2.1.2.12審計(jì)檔案Ø 移交工作流程1、 審計(jì)部門的文員在檔案系統(tǒng)的收集狀態(tài)下錄入審計(jì)檔案的條目信息，然后把電子文件掛接到條目上（紙質(zhì)需掃描）。2、 審計(jì)部門文員對(duì)本部門文件應(yīng)于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請(qǐng) ，由本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進(jìn)行審批。3、

22、審批通過后文員帶著紙質(zhì)檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質(zhì)檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質(zhì)檔案。4、 紙質(zhì)檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、 對(duì)于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-

23、借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實(shí)體借閱審批流程借閱人（申請(qǐng)）-借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對(duì)于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況提請(qǐng)檔案主管或其他領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.13員工檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請(qǐng)）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理

24、員提交申請(qǐng)到鑒定小組進(jìn)行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后銷毀人進(jìn)行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無流程Ø 實(shí)體借閱審批流程無流程。2.1.3權(quán)限管理權(quán)限管理分為兩類：對(duì)系統(tǒng)功能的操作權(quán)限和對(duì)檔案數(shù)據(jù)的查看權(quán)限。權(quán)限管理涉及系統(tǒng)中的所有模塊的功能使用及數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。綜合檔案管理員對(duì)角色進(jìn)行授權(quán)，將相應(yīng)的角色分配給用戶。用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，根據(jù)不同的角色權(quán)限，轉(zhuǎn)到不同的工作模塊。用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，根據(jù)自己的相應(yīng)權(quán)限，查看相應(yīng)的數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案的利用查詢，都是在檔案的已歸檔基礎(chǔ)上進(jìn)行的，收集移

25、交整理過程中的數(shù)據(jù)不對(duì)外提供利用查詢。2.1.3.1老系統(tǒng)數(shù)據(jù)Ø 老系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)條目默認(rèn)全部可見，原文默認(rèn)全部不公開，需走借閱流程。Ø 公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.2文書檔案Ø 文書檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 文書檔案著錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.3合同檔案Ø 合同檔案條目默認(rèn)全部可見。對(duì)著錄項(xiàng)要進(jìn)行可見篩選。Ø 合同檔案原文全部不公開，全部走借閱流程。Ø 檔

26、案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.4科技檔案Ø 科技檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 科技檔案著錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.5會(huì)計(jì)檔案Ø 會(huì)計(jì)檔案條目默認(rèn)財(cái)務(wù)管理部、財(cái)務(wù)共享中心、審計(jì)部可見。Ø 會(huì)計(jì)檔案不掛接原文。2.1.3.6聲像檔案Ø 聲像檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 聲像檔案著錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案室人員可以直接查看條目和

27、原文，不需要借閱。2.1.3.7實(shí)物檔案Ø 實(shí)物檔案條目、原文默認(rèn)全部公開，不需要借閱。2.1.3.8權(quán)證檔案Ø 權(quán)證檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 權(quán)證檔案不掛接原文。2.1.3.9圖書檔案Ø 圖書檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 圖書檔案不掛接原文。2.1.3.10專門檔案Ø 專門檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 專門檔案著錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.11重要檔案Ø 重要檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 重要檔案著

28、錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.12全宗卷檔案Ø 全宗卷檔案對(duì)外不開放。條目和原文都不公開。2.1.3.13審計(jì)檔案Ø 審計(jì)檔案條目默認(rèn)全部可見。Ø 審計(jì)檔案著錄項(xiàng)密級(jí)為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.14員工檔案Ø 員工檔案對(duì)外不開放。條目和原文都不公開。2.1.3.15人員權(quán)限Ø 在收集庫中做收集整理的人員，只能看本公司本部門

29、內(nèi)的條目和原文。Ø 省公司領(lǐng)導(dǎo)擁有省公司文書、聲像、實(shí)物已歸檔檔案的條目和原文查看權(quán)限。Ø 省公司綜合檔案管理員擁有省公司及各分公司所有檔案的條目和原文查看權(quán)限。Ø 分公司領(lǐng)導(dǎo)擁有分公司文書、聲像、實(shí)物已歸檔檔案的條目和原文查看權(quán)限。Ø 分公司綜合檔案管理員擁有本分公司所有檔案的條目和原文查看權(quán)限。Ø 省公司及各分公司的普通用戶只能看本公司所有已歸檔且條目公開密級(jí)為“明文”的檔案原文，其他不公開的檔案原文需要走借閱。2.2檔案業(yè)務(wù)配置需求2.2.1文書檔案2.2.1.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.1.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-

30、分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-A01-01-0001Ø 流水號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則和成文日期排序2.2.1.3文書檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為公司名稱。OA導(dǎo)入。2檔號(hào)90根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成或手工輸入3件號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，4位數(shù)字如00014年度4默認(rèn)為當(dāng)前年度。OA導(dǎo)入。5分類代碼100選填。顯示：代碼+文字6文號(hào)128必填。OA中的收文導(dǎo)入時(shí)導(dǎo)入原文號(hào)。OA導(dǎo)入。收文編號(hào)OA導(dǎo)入。7文件題名128必填。OA導(dǎo)入。8文件類型64OA類型，如簽報(bào)，通知等。選填，OA導(dǎo)入。9擬稿人20必填。OA導(dǎo)入。10

31、成文部門64必填，OA導(dǎo)入。11成文日期 10必填，日期格式如2007-03-27，OA導(dǎo)入。12責(zé)任者64選填。發(fā)文默認(rèn)為各公司名稱。收文按OA中的來文機(jī)關(guān)導(dǎo)入。OA導(dǎo)入。13頁數(shù)12選填，手工填寫。14密級(jí)12選填，默認(rèn)為明文。OA導(dǎo)入。15保管期限12選填，默認(rèn)為永久。OA導(dǎo)入。16載體類型20選填，默認(rèn)為紙質(zhì)。OA導(dǎo)入。17導(dǎo)入日期24選填，OA導(dǎo)入。18歸檔日期10選填，日期格式如2007-03-2719整理人24選填20整理日期24選填21備注128選填。OA導(dǎo)入。附件標(biāo)題300選填，手工填寫。22盒號(hào)20選填.3位數(shù)字，年度大流水。23份數(shù)4選填，默認(rèn)為1。OA導(dǎo)入。2.2.1.

32、4文書檔案報(bào)表Ø 歸檔文件目錄(A4 縱向 每頁10行)歸檔文件目錄 序號(hào)檔號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注1Ø 盒內(nèi)備考表盒內(nèi)文件情況說明整理人： 檢查人： 整理日期： Ø 脊背無2.2.1.5文書檔案要求1、各分公司和省公司文書檔案需求一致。2、導(dǎo)入OA系統(tǒng)里面的所有文書檔案。2.2.2合同檔案2.2.2.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.2.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-B03-01-0001Ø 流水號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則和簽約日期排序2.2.2.3合同檔案

33、著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。默認(rèn)為公司名稱。2檔號(hào)90自動(dòng)生成或手工填寫3年度6合同系統(tǒng)導(dǎo)入。默認(rèn)為當(dāng)前年度4件號(hào)4選填。5發(fā)起號(hào)60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填6合同編號(hào)60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填7合同名稱120合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填8合同金額 60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填9合同類型6合同系統(tǒng)導(dǎo)入。10承辦部門60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填11承辦人20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。12承辦人電話60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。13簽約日期20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。14生效日期20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。15終止日期20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。16有效期20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。17對(duì)方名稱 60合同系統(tǒng)導(dǎo)入。必填18分類代碼60選填19頁數(shù)8手工填寫。選填20責(zé)

34、任者128合同系統(tǒng)導(dǎo)入。選填。默認(rèn)為各公司名稱21密級(jí)8合同系統(tǒng)導(dǎo)入。默認(rèn)為企業(yè)秘密22保管期限12合同系統(tǒng)導(dǎo)入。默認(rèn)為永久23整理人24選填24整理日期10選填25載體類型20默認(rèn)為紙質(zhì)26盒號(hào)90選填27歸檔日期20系統(tǒng)默認(rèn)日期。手工填寫。28備注128合同系統(tǒng)導(dǎo)入。29導(dǎo)入時(shí)間20合同系統(tǒng)導(dǎo)入。30份數(shù)4合同系統(tǒng)導(dǎo)入。默認(rèn)為12.2.2.4合同檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.2.5合同檔案要求各分公司和省公司合同檔案需求一致。2.2.3科技檔案2.2.3.1整理規(guī)則傳統(tǒng)立卷整理方式2.2.3.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-案卷號(hào)Ø 檔號(hào)例子：

35、2012-E03-01-0001Ø 流水號(hào)長(zhǎng)度：四位2.2.3.3科技檔案著錄項(xiàng)科技檔案項(xiàng)目庫序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為公司名稱。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。2年度4默認(rèn)當(dāng)前年度。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。3項(xiàng)目編號(hào)20必填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。4項(xiàng)目名稱128必填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。5項(xiàng)目承辦部門60必填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。6項(xiàng)目負(fù)責(zé)人60必填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。7分類代碼30選填。8備注128選填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。9導(dǎo)入日期20選填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入?？萍紮n案案卷庫序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)當(dāng)前全宗名稱。2檔號(hào)20根據(jù)檔號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成3案卷號(hào)20選填4年度20必填，默認(rèn)為當(dāng)前年度5題名200必填6密級(jí)20

36、必填，默認(rèn)企業(yè)秘密7保管期限20必填，默認(rèn)永久8分類代碼20必填，參照實(shí)體分類9總頁數(shù)4選填10編制單位100選填11編制日期20選填12載體類型20選填13立卷日期20選填14整理人20選填15盒號(hào)20選填16份數(shù)4選填，默認(rèn)為117備注100選填科技檔案文件庫序號(hào)字段名類型備注1全宗名稱60默認(rèn)值為公司名稱。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。2 檔號(hào)903卷內(nèi)流水號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014年度4默認(rèn)為當(dāng)前年度。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。5分類代碼100必填6所屬部門60必填7所屬階段30必填。下拉（前期文件，設(shè)計(jì)文件，施工文件，竣工文件）。默認(rèn)為空8文件題名120必填。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。9成文日期12必填。

37、工程系統(tǒng)導(dǎo)入。10文（圖）號(hào)20選填11圖符4選填。默認(rèn)空。A0,A1,A2,A3,A4,其他12版本號(hào)20選填13文件頁數(shù)10必填14圖紙張數(shù)10選填15責(zé)任者60必填16保管期限8必填，默認(rèn)永久17密級(jí)8必填，默認(rèn)企業(yè)秘密18載體類型10紙質(zhì)，光盤，磁帶，磁盤。默認(rèn)為紙質(zhì)19整理人12選填20整理日期12選填21歸檔日期12選填22導(dǎo)入日期1223備注128選填24份數(shù)4默認(rèn)為1。工程系統(tǒng)導(dǎo)入。2.2.3.4科技檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.3.5科技檔案要求各分公司和省公司科技檔案需求一致。2.2.4會(huì)計(jì)檔案2.2.4.1整理規(guī)則2.2.4.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則： 全宗

38、-年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 舉例說明： 01-2012-I02-15-0001件號(hào)為4位數(shù)字，件號(hào)排序依賴Excel表格中的順序號(hào)導(dǎo)入到件號(hào)中。2.2.4.3會(huì)計(jì)檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名類型備注1全宗名稱4選填。2檔號(hào)20自動(dòng)生成。只讀3件號(hào)4只讀4分類代碼8選填5文件題名128必填6年度4必填7月份4選填（憑證檔案須必填）8第幾冊(cè)4選填9共幾冊(cè)4選填10起止日期24選填11總張數(shù)4選填12憑證編號(hào)100選填（憑證檔案須必填）13責(zé)任者64必填14編制日期10必填15編制單位60必填16歸檔日期10選填。默認(rèn)為當(dāng)前日期17保管期限8必填。默認(rèn)為永久18密級(jí)8必填。默認(rèn)為企業(yè)秘密1

39、9載體類型16選填。默認(rèn)為紙質(zhì)20盒號(hào)90選填。 21備注128選填22整理人8選填。23整理日期10選填。默認(rèn)當(dāng)前日期24份數(shù)選填。默認(rèn)為12.2.4.4會(huì)計(jì)檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.5員工檔案2.2.5.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.5.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-J01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則排序2.2.5.3員工檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱20默認(rèn)當(dāng)前全宗 2年度20必錄項(xiàng)，默認(rèn)為當(dāng)前年度3檔號(hào)20根據(jù)檔號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成4件號(hào)20自動(dòng)生成

40、或手工輸入，四位數(shù)字如00015題名300必錄項(xiàng)6人員名稱30必錄項(xiàng)7職務(wù)選填8工作單位必填9材料名稱選填10材料形成時(shí)間20必錄項(xiàng)，格式化編碼：YYYY-MM-DD11何時(shí)何地轉(zhuǎn)來300必錄項(xiàng)12何時(shí)轉(zhuǎn)向何處100必錄項(xiàng)14分類代碼20選填15密級(jí)20選填，默認(rèn)為企業(yè)秘密16保管期限20選填，默認(rèn)為永久17頁數(shù)20選填18載體類型20選填，默認(rèn)為紙質(zhì)19整理人選填20整理日期選填21歸檔日期選填22盒號(hào)20選填23備注200選填24份數(shù)選填，默認(rèn)為12.2.5.4員工檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.5.5員工檔案要求各分公司和省公司員工檔案需求一致。2.2.6實(shí)物檔案2.2.6.1整理規(guī)

41、則一文一件整理方式2.2.6.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-L01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則及發(fā)放時(shí)間排序2.2.6.3實(shí)物案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為全宗名稱2檔號(hào)50根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成3件號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014題名128必填5文字說明200必填6年度4必填7歸檔部門64必填8發(fā)放單位64必填9發(fā)放時(shí)間10必填10責(zé)任者64選填11分類代碼36選填12密級(jí)12選填，默認(rèn)明文13保管期限8默認(rèn)為永久14歸檔日期10選填15備注128

42、選填16移交人12選填17移交部門60選填18移交時(shí)間12選填19整理人12選填20整理時(shí)間12選填21份數(shù)4選填，默認(rèn)為12.2.6.4實(shí)物檔案報(bào)表無報(bào)表2.2.6.5實(shí)物檔案要求各分公司和省公司實(shí)物檔案需求一致。2.2.7聲像檔案2.2.7.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.7.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-K01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則及拍攝時(shí)間排序2.2.7.3聲像檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名類型備注1全宗名稱60默認(rèn)值為全宗名稱2檔號(hào)50根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成3件號(hào)8自動(dòng)生

43、成或手工輸入，四位數(shù)字如00014題名128必填5文字說明200選填6年度4必填7部門64必填8責(zé)任者64選填9作者24必填10時(shí)間24必填11地點(diǎn)64必填12分類代碼32默認(rèn)為照片13份數(shù)10選填。默認(rèn)為114保管期限8默認(rèn)為永久15歸檔日期10選填16載體類型12選填，默認(rèn)為光盤17密級(jí)8選填，默認(rèn)為企業(yè)秘密18備注128選填19整理人選填20整理時(shí)間選填2.2.7.4聲像檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.7.5聲像檔案要求各分公司和省公司聲像檔案需求一致。2.2.8權(quán)證檔案2.2.8.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.8.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)

44、Ø 檔號(hào)例子： 2012-L01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則排序2.2.8.3權(quán)證檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為全宗名稱2檔號(hào)90根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成3件號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014權(quán)證名稱128必填5分類代碼50選填6權(quán)證編號(hào)200必填7權(quán)證說明200必填8年度4必填9發(fā)放單位50必填10發(fā)證時(shí)間24必填11責(zé)任者64選填12密級(jí)12選填，默認(rèn)為企業(yè)秘密13保管期限8默認(rèn)為永久14歸檔日期10選填15備注128選填16整理人12選填17整理時(shí)間12選填18份數(shù)4選填，默認(rèn)為12.2.8.4權(quán)證檔案報(bào)

45、表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.8.5權(quán)證檔案要求各分公司和省公司權(quán)證檔案需求一致。2.2.9圖書檔案2.2.9.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.9.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-M01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則排序2.2.9.3圖書檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為全宗名稱2檔號(hào)90根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成或手工輸入3件號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014年度4默認(rèn)為當(dāng)前年度5資料名稱128必填6資料來源128必填7作者64選填8時(shí)間20必填9份數(shù)12必

46、填。默認(rèn)為110保管期限8默認(rèn)為30年11密級(jí)8默認(rèn)為明文12分類代碼24選填13載體類型12默認(rèn)為紙質(zhì)14歸檔日期20默認(rèn)當(dāng)前日期15備注128選填16整理人12選填17整理日期12選填2.2.9.4權(quán)證檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.9.5圖書檔案要求各分公司和省公司圖書檔案需求一致。2.2.10全宗卷檔案2.2.10.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.10.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-Q01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則排序2.2.10.3全宗卷檔案著錄項(xiàng)序號(hào)字段

47、名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)全宗名稱2年度90默認(rèn)當(dāng)前年度3檔號(hào)8選填，自動(dòng)或手工生產(chǎn)4件號(hào)4選填，自動(dòng)或手工生產(chǎn)5文件標(biāo)題 128必填6分類代碼 64選填7密級(jí)12選填，默認(rèn)明文8保管期限12選填，默認(rèn)永久9整理部門64選填，默認(rèn)辦公室10整理人12選填11整理日期12選填12文件日期12選填13責(zé)任者64選填14頁數(shù)12選填15歸檔日期12選填16載體類型12選填，默認(rèn)為紙質(zhì)17份數(shù)12選填，默認(rèn)為118盒號(hào)12選填19備注256選填2.2.10.4全宗卷檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.10.5全宗卷檔案要求各分公司和省公司全宗卷檔案需求一致。2.2.11專題、重要、審計(jì)檔案2.2.1

48、1.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.11.2檔號(hào)規(guī)則Ø 檔號(hào)規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號(hào)Ø 檔號(hào)例子： 2012-ZY01-01-0001Ø 件號(hào)長(zhǎng)度：四位Ø 排序關(guān)鍵字：按檔號(hào)規(guī)則及成文日期排序2.2.11.3檔案著錄項(xiàng)專題、重要及審計(jì)檔案的著錄項(xiàng)統(tǒng)一。序號(hào)字段名大小備注1全宗名稱60默認(rèn)值為全宗名稱2檔號(hào)90根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成或手工輸入3件號(hào)8自動(dòng)生成或手工輸入，4位數(shù)字如00014年度4默認(rèn)為當(dāng)前年度5分類代碼100選填。顯示：代碼+文字6文號(hào)128必填7文件題名128必填8成文部門64必填，默認(rèn)為空9成文日期 10必填，日期格式如2007

49、-03-2710責(zé)任者64選填11頁數(shù)12選填。12密級(jí)12選填，默認(rèn)為企業(yè)秘密13保管期限12選填，默認(rèn)為永久14載體類型20選填，默認(rèn)為紙質(zhì)15歸檔日期10選填，日期格式如2007-03-2716整理人24選填17整理日期24選填18備注128選填19盒號(hào)20選填.3位數(shù)字，年度大流水。20份數(shù)4選填，默認(rèn)為12.2.11.4檔案報(bào)表同文書檔案報(bào)表樣式。2.2.11.5檔案要求各分公司和省公司的重要、專題及審計(jì)檔案需求一致。3檔案功能需求3.1管理配置功能需求3.1.1全宗配置可添加、修改、刪除全宗，如果該全宗下已建立檔案庫或存在用戶則不允許刪除該全宗。3.1.2實(shí)體分類配置可添加、修改、刪除、實(shí)體分類。3.1.3數(shù)據(jù)字典配置可添加、修改、查詢、刪除常用數(shù)據(jù)，做成數(shù)據(jù)字典形式。在檔案著錄時(shí)直接選擇而不需要錄入。3.1.4檔案模板配置Ø 檔案庫的建立要通過選擇檔案模板建立。Ø 實(shí)現(xiàn)檔案模板的添加、修改、查詢、刪除。Ø 實(shí)現(xiàn)檔案模板中著錄項(xiàng)目的自定義，如必填，只讀等。Ø 實(shí)現(xiàn)檔案模板的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。Ø 實(shí)現(xiàn)檔號(hào)的自定義配置。3.1.5檔案庫配置Ø 檔案庫的建立要通過選擇檔案模