辦公用品、工服、會議、車輛、固定資產(chǎn)、合同檔案、印章管理規(guī)定

1、辦公電話費用管理規(guī)定1、使用管理（1） 辦公電話指各部門、各公司安裝的固定電話。（2）工作時間內(nèi)接聽或撥打私人電話不得超過3分鐘。不得占用公司電話聊天。禁止因私撥打長途電話、撥打信息服務(wù)和使用網(wǎng)絡(luò)信息增值服務(wù)。（3）接轉(zhuǎn)電話，要先說：“您好”。接聽電話時,應(yīng)注意禮貌用語，不可在電話中對對方有不敬言語。(4)需要記錄或留言的電話內(nèi)容要準確無誤記錄下來并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)人員或部門。(5)辦公室電話響三聲之內(nèi)必須接起。若對方要找的員工不在，接電話者可為其留言。2、費用管理(1) 所有辦公電話費用由公司辦公室每月統(tǒng)一繳納。(2)各部門應(yīng)由部門經(jīng)理確定每部電話的直接負責人，負責對電話使用進行妥善管理。（3）

2、辦公電話費用中如果出現(xiàn)因私撥打長途電話、撥打信息服務(wù)臺和使用網(wǎng)絡(luò)信息增值服務(wù)所產(chǎn)生的不正常費用，由撥打人自行承擔。該部門電話管理責任人負責稽查不正常電話費用并將稽查結(jié)果和處理意見上報公司辦公室。如未能查清撥打人，則該項費用由該處管理責任人和該電話的直接負責人承擔。會議管理規(guī)定1、會議本著必要、精減、有效、節(jié)儉的原則。2、會議分為：總經(jīng)理辦公會、部門經(jīng)理例會、臨時緊急會議、全體員工會議及其他會議。（1）例會： 實行周例會制，每周一召開，由辦公室負責召集。 會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理缺席時由總經(jīng)理指定人員主持會議。參會人員為各部門經(jīng)理級以上人員及接到通知的人員。會議內(nèi)容包括：上周（或階段）的工作總結(jié)

3、、匯報；下周（或階段）的工作安排；檢查上次例會決議的工作進度及完成情況；就有關(guān)問題進行研究并做出安排。 辦公室負責安排會議記錄，整理會議紀錄或會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理批準后行文。會議紀要或會議紀錄未經(jīng)批準不得外傳。 （2） 臨時緊急會議： 由總經(jīng)理提議可召開臨時緊急會議。會議的參加人員由總經(jīng)理指定，辦公室通知。 員工大會：總經(jīng)理提議可召開員工大會。員工大會原則上每年至少召開一次，具體議程由辦公室依據(jù)總經(jīng)理意圖組織安排。 其他會議：工作匯報會；專項工作研討會；與其他單位合作在公司（或其他地點）召開的會議。其他會議由辦公室協(xié)助主辦部門組織召開。3、會議記錄、紀要（1） 會議記錄：所有的會議必須進行會議記

4、錄，由辦公室派專人負責記錄。所有到會人員應(yīng)在會議記錄上簽到。各部門所有會議必須進行會議記錄并指定專人負責。所有到會人員應(yīng)在會議記錄上簽到。辦公室負責整理歸檔。 會議記錄是公司的重要文書，由辦公室定期整理歸檔。會議記錄屬機密，未經(jīng)總經(jīng)理許可，任何人不得查閱會議記錄。記錄方式主要是筆錄，必要時可錄音、錄像并妥善保存記錄材料。（2）會議紀要： 會議紀要是會后依據(jù)會議記錄整理出來的文件。會議紀要由辦公室負責成文、下發(fā)、歸檔。會議紀要內(nèi)容包括：開會日期，參加人員，會議決議，工作安排以及其他內(nèi)容。 會議紀要以公文形式下發(fā)給相關(guān)人員。接受人應(yīng)在文件收發(fā)登記表上簽字。(3) 會議記錄、紀要為內(nèi)部文件，其內(nèi)容為

5、機密，應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。凡會議記錄的記錄人、保管人、會議紀要的制作人、接收人及其他知悉會議記錄、會議紀要內(nèi)容的人，均有義務(wù)保守秘密并妥善保存，不得隨意傳看、傳播、丟失。如發(fā)生泄密等違紀行為，以員工獎懲條例進行處罰。 4、會議紀律：(1) 會議前應(yīng)做好有關(guān)準備，包括會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案等。（2） 各種會議必須準時召開，因故不能到會者，必須于會前30分鐘向主持人請假。（3）中途離會須向主持人報告，未經(jīng)批準，不得離會。（4）發(fā)言要圍繞議題，言簡意賅，有的會議應(yīng)對發(fā)言時間做出明確限定。（5）與會者應(yīng)攜帶筆、記錄本，準備有關(guān)會議資料，簽到并按職位排序或

6、指定位置就坐。（6） 會議期間，手機應(yīng)關(guān)閉或置于震動狀態(tài)，會場內(nèi)不得接聽電話。（7） 非會議人員不得滯留會場，會務(wù)完后迅速離開。（8） 參會人員必須保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容，影響決議實施。 車輛使用管理規(guī)定1、總則（1）目的：為規(guī)范公務(wù)車輛管理，結(jié)合實際情況，特制定本規(guī)定。（2）適用范圍：本規(guī)定適用于所有公務(wù)用車。2、享受配置公務(wù)車輛的對象（1）高層管理人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理。（2）由總經(jīng)理確定的特殊崗位人員。（3）由總經(jīng)理確定的因工作必須配置的單位（部門）。3、公務(wù)車輛配置方式（1）公務(wù)車輛由公司提供。（2）提供的崗位專用車輛（以下簡稱“專配車輛”），僅限

7、本規(guī)定下發(fā)之前已享受的崗位人員。（3）享受崗位配車人員如因公司暫時未配置車輛而由本人自備車輛（以下簡稱“自備車輛”）。4、公務(wù)車輛補貼（1）補貼的對象為享受崗位配置車輛的人員，如該人員未備有車輛時，不給予補貼。（2）補貼標準補貼實行費用包干制，并按員工級別享受不同補貼標準。車輛發(fā)生的各項雜費（停車、洗車、美容）及手續(xù)均由享受人自行辦理，公司的公共停車位由公司統(tǒng)一辦理繳納。公司專配車輛的各項規(guī)費（路橋費、車船使用稅）、年審及費用、交強險和商業(yè)保險及維修保養(yǎng)均由公司統(tǒng)一辦理。員工自備車輛的各項規(guī)費（路橋費、車船使用稅）、年審及費用、交強險和商業(yè)保險均由員工自行辦理并支付。（3）車輛補貼標準的調(diào)整根

8、據(jù)油價變動、崗位使用車輛的頻率，由辦公室填寫業(yè)務(wù)審批表，報總經(jīng)理審批。辦公室按崗位車輛補貼標準與車輛補貼享受人簽訂車輛補貼協(xié)議。5、公務(wù)車輛管理（1）公務(wù)車輛管理歸口辦公室，管理范圍包括專配車輛、行政公務(wù)車輛和部門車輛。（2）車輛使用人必須保持公務(wù)車輛的清潔衛(wèi)生和良好的操控性，嚴格按照保養(yǎng)要求，及時保養(yǎng)，配件損壞應(yīng)及時更換，避免重大的安全隱患。（3）辦公室將派專人不定期抽查公務(wù)車輛的狀況，如車輛使用人未按要求進行車輛保養(yǎng)維護，辦公室將根據(jù)情況予以處罰。（4）車輛使用人應(yīng)自覺配合辦公室辦理各種手續(xù)，不得影響車輛年審、投保等工作。若因車輛使用人的原因影響公務(wù)車輛手續(xù)辦理，給造成經(jīng)濟損失的，損失金額

9、由車輛使用人全部承擔。（5）辦公室車輛配置專職司機，車輛調(diào)度由辦公室經(jīng)理或其指定專人管理，車輛及專職司機由辦公室統(tǒng)一管理。（6）公司車輛未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得作為私用，否則按私用行駛公里數(shù)3倍的市場價格標準對私用人進行處罰。（7）專職司機未經(jīng)總經(jīng)理許可，不得將所駕公務(wù)車輛讓渡他人代駕，否則，發(fā)現(xiàn)一次罰款500元，造成的車輛損失由專職司機全額承擔。6、行政公務(wù)車輛管理（1）任何員工外勤需使用公務(wù)車必須提前一天填寫用車申請單注明用車的詳細信息，交由辦公室，并由辦公室專管人員指定司機，用車申請單再交由司機隨身攜帶，并記錄起始時間，行車里程，行車狀態(tài)，加油情況，行車完畢由司機簽字。（2）若員工未向辦公室

10、提出申請或在提出申請后未獲批準而擅自出車,公司將對用車人和駕駛員給予處罰。 （3）未能安排公務(wù)車外勤的員工可乘坐其他交通工具，憑車票實報實銷。如乘坐計程車需事先口頭報備公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（4）車輛駕駛?cè)吮仨毘钟旭{照。公務(wù)途中若因意外事故造成車輛損壞，當事員工應(yīng)立即向辦公室報告，車輛損失在扣除保險賠償后，視事故責任情況對當事員工給予處罰。7、附則（1）享受車輛補貼的員工因交通違規(guī)受處罰或交通事故、盜搶等原因致使公務(wù)車輛損毀，均由享受人自行處理并承擔相應(yīng)責任。(2)享受公務(wù)車輛補貼的員工，不得再使用行政公務(wù)用車。在外出辦理公務(wù)時，有義務(wù)攜帶同一時間去同一段路或目的地辦理公務(wù)的其他未享受車輛補貼的員工。

11、歸屬部門崗位配置車輛的員工，應(yīng)滿足本部門必須公務(wù)用車的需要。(3)本規(guī)定由辦公室擬定，經(jīng)總經(jīng)理核準后執(zhí)行，修改時亦同，解釋權(quán)歸辦公室。(4)本規(guī)定實施后，現(xiàn)行車輛制度與本規(guī)定有抵觸的以本規(guī)定為準。固定資產(chǎn)管理規(guī)定1、目的固定資產(chǎn)（以下簡稱“資產(chǎn)”）是公司資產(chǎn)的重要組成部分，為了加強對其管理，保證其實物完整性、帳實一致性，特制定本規(guī)定。2、管理范圍規(guī)定的固定資產(chǎn)是指：(1)使用期限超過1年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等 ; (2)不屬于生產(chǎn)經(jīng)營用物品，單位價值在200元以上、使用年限在2年以上的，持有目的不是為了出售的資產(chǎn)。具體包括以下幾方面：(3)電

12、子設(shè)備：含電腦、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、打卡機、驗鈔機、飲水機及其他家用電器等；(4)其他：除以上單價在200元以上的辦公物品，如辦公桌、椅、沙發(fā)等。3、管理權(quán)限固定資產(chǎn)的管理涉及到三類部門，分別是辦公室、財務(wù)部和使用部門。辦公室作為固定資產(chǎn)的主要管理部門，起監(jiān)管作用；財務(wù)部負責固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理；使用部門做為資產(chǎn)的直接使用單位，擔負起資產(chǎn)的保管維護等責任。4、固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理辦公室是固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理部門，負責統(tǒng)籌管理各個區(qū)域資產(chǎn)實物情況，具有購買、調(diào)配、報損、組織清查、報廢等職能。各區(qū)域（部門）分別設(shè)立資產(chǎn)管理員負責該區(qū)域的實物管理工作。（1）辦公室資產(chǎn)管理員職責：制定固定資產(chǎn)的配置標準

13、，擬定固定資產(chǎn)購置預(yù)算；固定資產(chǎn)驗收、建立電子檔案、標示（按類、分項統(tǒng)一編制固定資產(chǎn)編號），并以標簽標示于固定資產(chǎn)明顯處；負責對固定資產(chǎn)的使用、維護、保養(yǎng)、修理的監(jiān)督；負責組織定期與不定期的盤點，與財務(wù)部、使用部門共同完成盤點工作并編制固定資產(chǎn)盤存表。（2）區(qū)域（部門）資產(chǎn)管理員職責：督促使用部門或使用人妥善保管（或使用）固定資產(chǎn)；及時辦理固定資產(chǎn)的各種異動（新增、轉(zhuǎn)移、報廢等）手續(xù)，變更本區(qū)域管理臺帳中相關(guān)數(shù)據(jù)，確保臺賬與財務(wù)部臺賬及使用部門實際使用數(shù)量相吻合；各區(qū)域資產(chǎn)管理員隨時向辦公室反映增加、減少(轉(zhuǎn)移、報廢)情況，辦公室匯總后與財務(wù)部核對。5、固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理固定資產(chǎn)會計一名（兼）

14、負責固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理。固定資產(chǎn)帳務(wù)管理部門的職責：（1）負責建立固定資產(chǎn)明細帳（按使用部門分類）、確保資產(chǎn)原值與公司固定資產(chǎn)總帳相符（帳帳相符）；（2）對固定資產(chǎn)取得、易動、處置、報廢等流程審核并及時追蹤進行帳務(wù)處理；（3）根據(jù)折舊制度對固定資產(chǎn)進行折舊核算；（4）經(jīng)常性與辦公室臺帳核對，對于辦公室提供固定資產(chǎn)異動表出現(xiàn)差異時，將差異信息反饋到辦公室，查找原因，落實辦法，確保帳實相符；（5）參與固定資產(chǎn)管理，如：建立臺帳、編號、盤點等；6、固定資產(chǎn)的使用管理使用部門（使用人）負責固定資產(chǎn)的具體保管、維護、保養(yǎng)，如有丟失損壞由使用人負責，各部門負責人是相應(yīng)固定資產(chǎn)管理第一責任人；（1）對本部門

15、已配置或領(lǐng)用的固定資產(chǎn)負責，如有非正常損壞或丟失，使用部門有責任恢復(fù)或賠償，恢復(fù)是要求對損壞設(shè)備修理到正常使用狀態(tài)，修理費用由部門承擔，丟失賠償?shù)臉藴蕿閮魵堉抵?；?）配合資產(chǎn)管理員清查和盤點；（3）對部門資產(chǎn)的異動（調(diào)動、報損、轉(zhuǎn)移等）辦理相關(guān)手續(xù)，登記增減變化；（4）如有人員變動，要以書面形式通知辦公室和財務(wù)中心，并辦理有關(guān)移交手續(xù)。7、固定資產(chǎn)取得：外購申請流程：辦公室審核部門負責人審核申請人申請資產(chǎn)管理員辦理登記財務(wù)報銷登帳專人購買總經(jīng)理審批購買人報銷時，需將報銷單據(jù)交辦公室資產(chǎn)管理員登記后才能報銷，財務(wù)中心一定要看到辦公室已登記字樣方能給予報銷。內(nèi)部調(diào)撥流程：辦公室審核部門負責人審

16、核申請人申請資產(chǎn)管理員辦理相關(guān)手續(xù)以上資產(chǎn)的新增和調(diào)撥資產(chǎn)管理員需在固定資產(chǎn)異動表上及時登記，調(diào)撥時需填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單，妥善辦理固定資產(chǎn)的異動手續(xù)。8、固定資產(chǎn)的清查與盤點（1）辦公室與財務(wù)部每年12月對全部固定資產(chǎn)進行逐一登記、造冊，查清現(xiàn)有固定資產(chǎn)的實有量。（2）處罰資產(chǎn)使用部門、辦公室、不按規(guī)定登記手工卡片、電子表格的，資產(chǎn)管理員罰款50元，對其部門負責人加倍處罰；不按規(guī)定流程，私自辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、借用等業(yè)務(wù)的，資產(chǎn)保管人員罰款50元；丟失資產(chǎn)并主動上報的，由資產(chǎn)使用人按資產(chǎn)凈殘值賠償；丟失資產(chǎn)不上報并由辦公室或財務(wù)部發(fā)現(xiàn)的，其使用人負主要責任按原價賠償，其部門負責人也將承擔相應(yīng)的賠償責

17、任。辦公用品管理制度1、總則目的：為加強本公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。2、辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值易耗品兩類，其中低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、剪刀、裁紙刀、膠水、回形針、筆芯、插線板、訂書機、計算器等價值較低的日常用品；高值易耗品主要指：電腦、打印機、文件柜、空調(diào)、相機、投影儀、辦公桌椅、冰箱、消毒柜、碎紙機、裝訂機、等價值較高的物品（高值易耗品也就是固定資產(chǎn)）。固定資產(chǎn)本著以調(diào)配為主，新增為輔的原則。3、管理責任部門 辦公用品由辦公室集中管理，實行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一發(fā)放。

18、 4、辦公用品計劃(1)辦公用品的采購或者領(lǐng)用需填寫辦公用品申請購置計劃單，各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月15至20日提報下月辦公用品領(lǐng)用計劃，部門負責人審簽后報辦公室。（2）計劃內(nèi)的辦公用品，各部門憑審批后的辦公用品申請購置計劃單 到辦公室直接領(lǐng)取。（3）計劃外的辦公用品，需按業(yè)務(wù)審批表的流程辦理，領(lǐng)導(dǎo)審批后交由辦公室統(tǒng)一采購。（4）辦公室核查對辦公用品領(lǐng)用計劃與辦公用品臺賬和庫存，提報辦公用品采購計劃。 （5）采購單位價值500元以上辦公用品時，須報請總經(jīng)理批準。5、辦公用品采購（1）填寫的辦公用品申請購置計劃單得到審批后 ，交由辦公室統(tǒng)一采購，特殊辦公用品可以經(jīng)辦公室同意授權(quán)各部

19、門自行采購。 （2） 辦公室可根據(jù)日常辦公需要，對一些常用的辦公用品進行批量購買，在辦公室保持一定的庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。6、辦公用品的保管 （1）備用的辦公用品（低值易耗品）由辦公室統(tǒng)一保管。發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當由辦公室做好相應(yīng)的記錄，明確領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期。(2)對于大件管理品（高值易耗品）實行保管責任制，實行使用人、領(lǐng)取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。辦公室將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄。（3）對于因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應(yīng)損失

20、部分的賠償。（責任認定分3等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。）（4）實行定期盤存制，盤存頻率為一月一次，辦公室將于每月底抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。7、辦公用品分發(fā)領(lǐng)用（1）各部門憑所填寫的辦公用品申請計劃購置單領(lǐng)可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品，在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時，辦公室應(yīng)當做好領(lǐng)取記錄，在涉及高值管理品時，必須由使用人領(lǐng)取并簽字，以便明確保管責任。 （2）辦公用品申請購置流程：當月累計購買金額500元以下：部門負責人審核申請人申請

21、辦公用品申請購置計劃單派發(fā)各部門每月15日前辦公室審核（20日）當月累計購買金額500元以上部門負責人審核申請人申請辦公用品申請購置計劃單派發(fā)各部門每月15日前總經(jīng)理審批辦公室審核（20日）(3) 辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分由辦公室統(tǒng)一調(diào)換或回收。(4)對于辭職或是辭退的員工，必須在辦理完辦公用品的清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項。合同管理規(guī)定為加強合同管理，減少法律風險，維護公司的合法權(quán)益，確保合同的訂立、履行等事項有章可依，依據(jù)公司管理規(guī)定故制訂本制度。1.相關(guān)術(shù)語（1）本制度所稱的“合同”是指公司作為一方當事人以及其它方作為一方當事人但實際由公司履行合同義務(wù)的所有合同，包括協(xié)議

22、、意向書、備忘錄、書面確認承諾等。（2）本制度所稱的“經(jīng)辦部門”是指負責與合同相對方溝通協(xié)調(diào)、負責合同編制簽訂以及負責合同履行跟蹤評估等合同相關(guān)事務(wù)的直接處理部門。2.合同管理原則（1）評審會簽原則：所有合同都應(yīng)當按本制度或根據(jù)本制度制定的指引、實施細則等的相關(guān)規(guī)定進行評審會簽。禁止在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。（2） 書面合同原則：合同的簽訂應(yīng)采用書面形式（暫不包括電報、電傳、傳真，電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）。（3）合同風險防范原則：合同簽訂和履行堅持以事前風險防范為重點、事后風險救濟為補充的原則。3.合同的格式與內(nèi)容（1） 合同的一般格式可參照國家標準書面合同格式文本。（

23、2）合同的特殊格式按照規(guī)定需采用統(tǒng)一的格式。（3）合同種類及內(nèi)容要求：合同應(yīng)按不同性質(zhì)予以分類。合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定，能明確界定各方當事人的權(quán)利、義務(wù)；客觀情況在簽約時確實無法明確確定的，應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。4.業(yè)務(wù)審批制度（1）業(yè)務(wù)審批制度系合同報審之依據(jù)。各部門報合同評審會簽時，須附經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認可的業(yè)務(wù)審批表。（2）報審合同須與該項業(yè)務(wù)審批內(nèi)容一致。如合同會簽過程中，主要內(nèi)容（包括但不限于：業(yè)務(wù)背景、基本情況、運作方式、所需資金及其他支持、付款方式、可產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或效果預(yù)測等）有變更需要的，須將該變更內(nèi)容重新報業(yè)務(wù)審批。5.合同的起草、審批和簽訂（1）合同評審會簽前的準備合

24、同評審會簽前，經(jīng)辦部門負責準備合同評審文件及附件明細，經(jīng)辦人應(yīng)詳細填寫合同相關(guān)情況說明。合同評審文件包括：合同審批表、合同評審稿、業(yè)務(wù)審批表(必須項)；對方當事人營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、報價單、圖紙、招標文件等合同所需全部資料(如需項)。所有評審文件一起進行評審流轉(zhuǎn)。經(jīng)辦部門前期就合同權(quán)利、義務(wù)應(yīng)與對方當事人進行初步溝通，以爭取更多詳細情況作為后續(xù)協(xié)商談判的基礎(chǔ)。經(jīng)辦部門負責擬定評審稿，包括合同文本及附件等。經(jīng)辦部門應(yīng)保證該評審稿的真實性、全面性、準確性，并如實填寫合同審批表。（2）合同的評審會簽及審批經(jīng)辦部門將合同評審文件整理齊全后，按照下列程序進行評審、會簽、審批：（評審階段）經(jīng)辦部門負責人-

25、法律顧問-（審批階段）總經(jīng)理。經(jīng)辦部門應(yīng)及時掌握評審會簽進度。各評審會簽部門負責人就評審會簽意見應(yīng)在合同審批表中簽署意見并簽名。合同評審會簽過程中，經(jīng)辦部門應(yīng)做到與各評審會簽部門充分溝通、及時反饋意見，并就評審會簽意見盡量達成一致；評審會簽意見確實不能達成一致的，應(yīng)提請總經(jīng)理審核決定。合同評審過程中，經(jīng)辦部門負責將評審意見與合同相對方溝通、談判，從而達成一致。上述系合同評審重要階段，在保障公司利益，權(quán)衡利弊下須對內(nèi)統(tǒng)一評審意見的同時，還須就內(nèi)部意見盡可能與合同相對方溝通協(xié)商達成一致。經(jīng)辦人將定稿合同的正式文本及合同評審文件一并上報財務(wù)、總經(jīng)理逐級審批；6.合同的存檔、借閱、保密（1）印章管理員

26、用印后除留存合同原件外，辦公室將復(fù)印件存檔。（2）辦公室存檔合同審批表原件、業(yè)務(wù)審批表復(fù)印件，電子版本合同以及合同正本復(fù)印件。（3）因工作需要向合同存檔部門借用合同，必須按照公司頒布的相關(guān)借閱制度執(zhí)行。存檔部門盡量借閱復(fù)印件，如確須借閱原件的負責及時收回。（4）各部門應(yīng)對合同進行保密，任何人不得擅自將合同（包括但不限于原件或復(fù)印件或電子版）借給他人或泄漏合同內(nèi)容。（5）本制度未涉及到的關(guān)于合同的保管、保密、銷毀制度等內(nèi)容，以公司檔案管理的規(guī)定為準。7.合同變更、解除、轉(zhuǎn)讓（1） 變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同，必須采用書面形式，并按原會簽程序評審會簽。嚴禁以口頭形式變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同。（2）合同訂立后

27、或者通過最終評審正式簽訂前，因客觀條件發(fā)生變化需要對合同任一項內(nèi)容進行變更、解除、轉(zhuǎn)讓的，由經(jīng)辦部門就變更內(nèi)容按原會簽程序評審會簽，另行簽訂合同或補充合同，并注明重新辦理會簽的原因，且一同附上該變更、解除、轉(zhuǎn)讓所涉及的所有書面材料、往來信函、證據(jù)以及經(jīng)辦部門的書面說明等。（3）合同各方協(xié)商一致同意解除合同的，經(jīng)最終審批人審批通過后，與對方書面解除原合同，并負責妥善處理合同解除后的后續(xù)事宜。（4）合同相對方發(fā)生或可能發(fā)生違約、單方面要求解除合同或者出現(xiàn)爭議的，經(jīng)辦部門應(yīng)收集有關(guān)材料，保存有關(guān)證據(jù)、書面信函等以便商討對策。（5）我方發(fā)生或可能發(fā)生違約、單方面要求解除合同或者出現(xiàn)爭議的，除按公司有關(guān)

28、規(guī)定追究責任人相關(guān)責任外，應(yīng)報告該合同的最終審批人，盡量采取協(xié)商的方式處理，并積極應(yīng)對可能發(fā)生的訴訟、仲裁或糾紛。 檔案管理規(guī)定1、總則（1）目的加強檔案管理工作, 有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案資料在制度管理和經(jīng)濟活動中的重要作用。（2）適用范圍本辦法所規(guī)定的檔案是指過去和現(xiàn)在的各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案的歸集（1）檔案資料的收集由部門檔案管理員負責，收集本部門管理的檔案資料，做好匯總整理，移交相應(yīng)檔案管理員。部門檔案管理員

29、原則上只留存檔案的復(fù)印件，原件按類別交機要室或辦公室統(tǒng)一管理。（2）所有員工有責任和義務(wù)及時將檔案資料送交本部門的檔案管理員，不得無理拒交檔案資料。（3）檔案資料的收集采取定期和不定期收集的辦法定期收集 各部門的檔案管理員做好資料整理工作，在每月10日前將上月整理成冊的檔案移交相應(yīng)的檔案管理員。 不定期收集，凡用公司名義簽署的文書（各種文件、經(jīng)濟合同、協(xié)議、備忘錄、公函等）到蓋章時亦同時收集歸檔，先歸檔后領(lǐng)用。我方制作的文件，必須保存書面和電子版，往來業(yè)務(wù)和部門發(fā)、送、報來的各種公文收文時應(yīng)及時登記歸檔。（4）移交檔案資料需辦理移交簽收手續(xù)。3、檔案的分類與組卷檔案資料按下列辦法分類：（1）根

30、據(jù)檔案資料的性質(zhì)分為五大類：政務(wù)資料、經(jīng)濟活動資料、資產(chǎn)、資信資料、技術(shù)資料、其他資料。（2）根據(jù)檔案資料的保存利用時間分為：永久保存檔案或長期保存資料（315年）、短期保存資料（3年以下）。（3）根據(jù)檔案資料保存的保密程度分為：絕密、機密、無密。當檔案資料達到一定數(shù)量時，原則上應(yīng)先按照所屬類類別劃分，再分別按以上方法分類和組卷，并做好統(tǒng)一編號以便管理。未組卷的檔案資料和不能組卷的書籍、證書、拷貝等資料應(yīng)分類保存并編制檔案目錄，以便管理和使用。4、檔案的保管（1）檔案資料由檔案管理員存放于指定的檔案室或文件柜中，要注意存放地點的通風、干燥、防火、防盜等安全措施。（2）檔案管理人員必須對收集歸檔

31、的資料按檔案技術(shù)要求進行整理。發(fā)現(xiàn)資料不全應(yīng)及時通知原送交單位予以補齊，必須定期檢查檔案資料保存的狀態(tài)，防止檔案資料的毀損，發(fā)現(xiàn)檔案資料的毀損和變質(zhì)情況應(yīng)及時采取措施予以補救。（3）有價值的檔案資料必須進行備份，備份檔案的保密程度與原始文件相同。（4）對于保存期滿的檔案，檔案管理人員必須認真閱讀其內(nèi)容，根據(jù)有無保存價值，分別提出繼續(xù)保存（包括期限）、銷毀或作一般資料保存的修理意見，并報分管領(lǐng)導(dǎo)決定。若決定對檔案進行銷毀，須報總經(jīng)理批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。5、檔案的利用因工作需要的檔案可以查閱或借出，但必須遵循以下規(guī)定：（1）無密級檔案的查閱或借出，檔案管理員需做好登記

32、手續(xù)，并督促回收，也可復(fù)印若干副本使用。（2）機密級以上檔案或證照原件的查閱或借出，需填寫借閱申請單，由部門負責人簽字后交總經(jīng)理、董事長審批，其借閱原則上遵循當天借出當天歸還的原則。機密級以上檔案若需復(fù)印，在借閱申請單上注明復(fù)印份數(shù)，按流程審批。（3）非員工借閱檔案的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。（4）借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，使用完畢后，要立即歸還。6、獎罰細則對有下列行為之一的，根據(jù)其情節(jié)輕重，追究其行為責任者的責任。（1）未按規(guī)定就借閱、外帶者或未經(jīng)批準復(fù)印檔案資料的，予以警告處分； （2）涂改、偽造檔案的，予以警告處分；（3

33、）私自對外泄露檔案的，予以記小過處分；（4）毀損、丟失或擅自銷毀檔案的,予以記小過處分。文件收發(fā)及文印管理規(guī)定1、文件收發(fā)規(guī)定（1） 公司文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，經(jīng)理審核、簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 （2）已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。 （3）公司文件由辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。 （4）經(jīng)簽發(fā)的文件原稿

34、辦公室存檔。 （5）外來的文件由辦公室負責簽收，并于接件當日按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。（6）文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢。 2、文印管理規(guī)定 （1）所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 （2）打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。（3）復(fù)印、傳真文件由經(jīng)辦人員操作，經(jīng)辦人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項文印任務(wù)，不得積壓延誤。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。 （4）文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。 （5）嚴禁擅自為私人打印、復(fù)印以及傳真材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。印章管理規(guī)定1、總則 （1）目的：為維護印章使用的權(quán)威性、嚴肅性和安全性，保障的正常利益和工作的順利開展。（2）適用范圍：各種印章的雕刻、使用和保管。2、審批權(quán)限（1）各部門因公務(wù)需加蓋印章的，由經(jīng)辦人填寫用印申請單；員工因私事需出具證明而使用公章的，由需使用人填寫用印申請單。（2）公司所有需用?。ü?、合同章）文件經(jīng)總經(jīng)理審批后方可蓋章；財務(wù)