鮮易供應(yīng)鏈費用報銷管理制度

1、費用報銷管理制度第一章：總則第一條 為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 費用報銷采取“預算控制、憑票報銷、無票不報”的總體控制原則，所有費用預算需事前審批，特殊緊急事項需在事后兩天內(nèi)進行預算審批。第三條 本制度適用于河南鮮易供應(yīng)鏈有限公司及其下屬的各子公司、分公司、部門。 第二章：費用預算申請審批流程第四條 預算費用事前審批具體規(guī)定： 鮮易供應(yīng)鏈預算管理實施細則第五條 預算費用事前審批基本流程：經(jīng)辦人填寫OA/紙質(zhì)申請部門主管審批分管經(jīng)理審批財務(wù)經(jīng)理審批鮮易供應(yīng)鏈副總經(jīng)理審批財務(wù)預算稽核部審批第三章：日常費用報銷標準第六條 差旅費報銷標準： 自有

2、車司機差旅費補助每車每日餐補100元、住宿補助50元，住宿補助憑正規(guī)發(fā)票報銷；其他人員按鮮易供應(yīng)鏈差旅管理制度執(zhí)行。第七條 招待費報銷標準： 按鮮易供應(yīng)鏈招待費用管理制度執(zhí)行。第八條 通訊費報銷標準： 按鮮易供應(yīng)鏈通訊費管理辦法執(zhí)行。第九條 辦公費用報銷標準：1、辦公用品、IT耗材費用總部由綜合管理部統(tǒng)一管理；異地固定資產(chǎn)類辦公用品和非消耗性辦公用品需OA系統(tǒng)預算審批；消耗性辦公用品執(zhí)行10元/人/月，限額內(nèi)據(jù)實憑正規(guī)發(fā)票報銷。2、郵寄費用按實際發(fā)生憑正式有效單據(jù)，年度預算內(nèi)的據(jù)實報銷，不需事前申請。第十條 水電費用報銷標準：1、辦公水電費：根據(jù)物業(yè)或其他相關(guān)單位提供的有效單據(jù)據(jù)實報銷，杜絕浪

3、費。2、住宿水電費：執(zhí)行20元/人/月，限額內(nèi)據(jù)實報銷標準；基地內(nèi)有公司自建宿舍的住宿水電費不予報銷。第四章：費用報銷基本制度及基本流程 第十一條 報銷人必須取得合法有效的內(nèi)部報帳單據(jù)(行政事業(yè)收據(jù)、發(fā)票)，內(nèi)部報帳單據(jù)(行政事業(yè)收據(jù)、發(fā)票)要求：1、內(nèi)部報帳單據(jù)(行政事業(yè)收據(jù)、發(fā)票)的取得必須以業(yè)務(wù)的真實發(fā)生為基礎(chǔ)，任何人不得虛構(gòu)業(yè)務(wù)虛報費用，凡虛假報賬的，處以虛報金額的3倍但不低于500元的罰款。2、取得機打發(fā)票，開票方必須開具準確有效的公司全稱，如“河南鮮易供應(yīng)鏈有限公司”，單位名稱不得出現(xiàn)簡寫或錯別字，對方發(fā)票專用章必須加蓋在正確位置上，凡單位名稱出現(xiàn)簡寫、錯別字、無發(fā)票章的或發(fā)票專用

4、章位置不正確、不清晰的，一律視為不合規(guī)發(fā)票退回報帳人。3、取得定額發(fā)票，凡發(fā)票上面印有“付款單位”的，報賬人應(yīng)把公司名稱手工填寫完整，單位名稱不得出現(xiàn)簡寫或錯別字，所蓋發(fā)票章必須完整，可看清開票方納稅人識別號，凡單位名稱出現(xiàn)簡寫、錯別字、無發(fā)票章的或發(fā)票專用章位置不正確、不清晰的，一律視為不合規(guī)發(fā)票退回報帳人。4、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進行核實，但是在出差期間不太方便隨時核對發(fā)票信息，建議大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。5、行政事業(yè)收據(jù)包括：財政機關(guān)批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的

5、收據(jù)、支出證明單。6、節(jié)日走訪、慰問發(fā)生的費用嚴禁開成“辦公用品、購物卡”項目，可要求對方開具“食品”一類的招待發(fā)票。7、經(jīng)辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據(jù)報銷（總額不超過報銷金額的5%）；對于既沒發(fā)票，也沒收據(jù)的，一律不予報銷；8、凡發(fā)現(xiàn)用假發(fā)票報賬的，除當次費用不予報銷外，另每次處以100元的罰款。第十二條 費用內(nèi)部報帳單填寫及票據(jù)粘貼要求： 1、內(nèi)部報帳單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改。 2、內(nèi)部報帳單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和托紙之外（票據(jù)過大時應(yīng)按封面大小折疊好）。 3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在內(nèi)部報帳單封面后的托紙上，整份內(nèi)部報帳單各部

6、分厚度應(yīng)盡量保持一致。 4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼。 5、內(nèi)部報帳單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量張貼在一塊，并按金額大小排列。 6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。 7、內(nèi)部報帳單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。8、內(nèi)部報帳單各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導有效批準。 9、有實物的內(nèi)部報帳單據(jù)須由驗收人驗收后，附驗收單位；需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單。10、出租車票據(jù)需在票據(jù)背面注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料。第十三條 費用報銷基本流程：    經(jīng)辦人填寫內(nèi)部報帳單部門負

7、責人審批簽字財務(wù)審核報銷憑證公司負責人審批財務(wù)填制付款單據(jù)出納憑單據(jù)付款      第五章：報銷時間的具體規(guī)定第十四條 為了規(guī)范費用報銷，報銷時間具體安排如下： 1、各部門人員在出差返回或經(jīng)辦業(yè)務(wù)事項辦理完畢后，必須在5日內(nèi)報賬完畢。2、各基地發(fā)生的費用，每月集中郵寄、報銷兩次（每月10號、20號付款），個人原因造成費用單據(jù)遺漏沒有集中郵寄的，當月不再受理，推遲到下月報銷。3、各分、子公司當月的費用報賬單所制成的憑證應(yīng)于次月10日前集中郵寄回總部財務(wù)管理部稽核，財務(wù)管理部稽核人員在收到各單位寄來費用憑證的5個工作日內(nèi)審核完畢，集中郵寄的票據(jù)量較

8、大時，延長至10個工作日內(nèi)審核完寄回各單位。4、自業(yè)務(wù)發(fā)生之日起，凡超過2個月沒有報賬的，該項費用不再報銷。5、總部報銷費用時需同時登記“*部門費用報銷登記表”發(fā)財務(wù)管理部稽核，審核后會把費用的審增、審減情況及原因進行詳細登記并發(fā)回給相應(yīng)機構(gòu)。第六章：借款管理規(guī)定及流程第十五條 借款管理規(guī)定 1、日常費用開支原則上不允許員工借款，應(yīng)由個人先墊支，事后報銷；大額開支確需借備用金的，根據(jù)費用預算，填報借款申請表報批后，到所屬財務(wù)部門申領(lǐng)借款。但需在事項完畢后5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。當年12月31日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中先扣回。2、員工借款須確有公務(wù)需要，個人借款一般

9、不超過其半個月工資額。3、出差借款出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。4、員工因公需要借款時，應(yīng)合理預計所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準后到財務(wù)部支取現(xiàn)金。 5、辦公人員借用公款，在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。 6、借款實行“前款不清，后款不借”原則。員工在財務(wù)部門有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款；借款人員完結(jié)事務(wù)，費用報銷時，如無特殊理由，應(yīng)先歸還借款，扣除借款后有余額的，按余額付款，若報銷金額小于借款的，借款人需交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，轉(zhuǎn)為個人借款從工資

10、中扣回。7、財務(wù)部門應(yīng)加強對員工借款的管理，定期催收。第十六條 借款流程 經(jīng)辦人填寫借款單部門負責人審批簽字財務(wù)審核借款內(nèi)容公司負責人審批財務(wù)填制付款單據(jù)出納憑單據(jù)付款          第七章：費用審批管理第十七條 費用審批管理1、公司各模塊負責人在總公司授權(quán)內(nèi)行使審批權(quán)。  2、公司所有非經(jīng)營類費用預算1萬元以上（含1萬元）、經(jīng)營類費用預算50萬元以上（含50萬元）支付的審批權(quán)限原則上由集團公司總經(jīng)理統(tǒng)一審批。 3、 審批人應(yīng)當根據(jù)上述預算授權(quán)批準權(quán)限的規(guī)定，嚴格在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超

11、越審批范圍。4、費用預算支付的批準方式為書面方式。5、公司對費用預算支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的費用負責任，以防范資金風險，保證資金的安全。對于違反公司財務(wù)制度的規(guī)定而批準支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎?，并對由此引起的不良后果負連帶責任。6、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。7、 審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金

12、額10%-50%的罰款。8、因?qū)徍诉^失造成借款人未有效報賬沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應(yīng)損失金額，并在壞帳當期應(yīng)發(fā)工資中扣還。9、 財務(wù)人員在收到內(nèi)部報帳單據(jù)后應(yīng)審核內(nèi)部報帳單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準，是否符合規(guī)定標準，所附附件是否合法合規(guī)等，對符合要求的內(nèi)部報帳單據(jù)應(yīng)及時制作結(jié)算憑證并交與所在單位、部門結(jié)算管理人員，對不符合要求的應(yīng)退回報銷人并向報銷人說明退回理由。10、財務(wù)結(jié)算人員收到內(nèi)部報帳單或結(jié)算憑證后后應(yīng)檢查部門負責人、公司負責人、會計簽名是否齊全，對審批手續(xù)齊

13、全的內(nèi)部報帳單據(jù)應(yīng)及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的內(nèi)部報帳單或結(jié)算憑證財務(wù)結(jié)算人員有權(quán)拒絕付款。第十八條 各單位具體報帳簽批流程序號單位簽批流程1河南鮮易經(jīng)辦人部門主管費用審核員財務(wù)總監(jiān)鮮易經(jīng)理層2安陽鮮易經(jīng)辦人部門主管分管財務(wù)經(jīng)理副總會計師溫控運營中心總經(jīng)理3鄭州鮮易4洛陽鮮易5新鄉(xiāng)鮮之達6許昌鮮易經(jīng)辦人部門主管分管財務(wù)經(jīng)理副總會計師溫控運營中心總經(jīng)理7許昌眾榮8集采分銷經(jīng)辦人部門主管集采財務(wù)經(jīng)理集采總經(jīng)理9香港眾品經(jīng)辦人部門主管國際貿(mào)易財務(wù)經(jīng)理國際貿(mào)易總經(jīng)理10眾品進出口11昆山眾品經(jīng)辦人部門主管所在公司財務(wù)經(jīng)理所在公司總經(jīng)理12鮮易網(wǎng)絡(luò)科技13許昌鮮之達14四季鮮易15鮮咨達16深圳前

14、海經(jīng)辦人部門主管所在公司財務(wù)總監(jiān)前海總經(jīng)理17包頭眾榮經(jīng)辦人部門主管核算員包頭眾榮總經(jīng)理第八章：費用付款管理規(guī)定及流程第十九條 日常費用付款：各部門人員在辦理業(yè)務(wù)發(fā)生且本人已先行代付過的差旅費、辦公費、低值易耗、招待費、郵寄費、培訓費、招聘費、員工住宿房租租賃可在填報費用報賬單同時將收款方信息填寫完整一并審批付款，要求收款方與報賬人員保持一致第二十條 專項費用付款：（1）會務(wù)費、咨詢費、政府部門規(guī)費：經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經(jīng)理簽字對應(yīng)財務(wù)經(jīng)理簽字（集團公司由財務(wù)總監(jiān)簽字）財務(wù)結(jié)算部門付款。（2）廣告費：集團公司發(fā)生的廣告費納入全年銷售費用計劃，由市場中心（供應(yīng)鏈優(yōu)化部）從嚴掌握，

15、只能節(jié)約，不能超支。經(jīng)辦人填寫匯款單市場中心負責人簽字總經(jīng)理簽字財務(wù)總監(jiān)簽字財務(wù)結(jié)算部門付款（3）采購支出（包括原、輔、包裝材料及物資采購）審批：預付款審批程序：各單位：經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經(jīng)理簽字單位財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理簽字副總會計師簽字職能部門：經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字總經(jīng)理簽字財務(wù)總監(jiān)簽字賬期性付款審批程序：各單位：經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經(jīng)理簽字單位財務(wù)經(jīng)理職能部門：經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字總經(jīng)理簽字財務(wù)總監(jiān)簽字（4）金融業(yè)務(wù)付款經(jīng)辦人員填寫匯款單部門主管簽字財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理簽字副總會計師簽字第二十一條 固定資產(chǎn)的新建、擴建、技改支出審批：經(jīng)辦人員簽字預

16、算員簽字部門主管簽字單位總經(jīng)理簽字主管領(lǐng)導簽字項目經(jīng)理簽字財務(wù)部負責人簽字出納報賬新建項目在公司成立之前發(fā)生的費用預借（經(jīng)辦人簽字部門主任簽字主管領(lǐng)導簽字財務(wù)負責人簽字財務(wù)結(jié)算部門付款）。第二十二條 其他支出審批程序：經(jīng)辦人員簽字部門主任簽字主管領(lǐng)導簽字費用會計審核簽字財務(wù)部門負責人簽字出納報賬第二十三條 預付款審批程序：經(jīng)辦人員寫報告部門主任簽字主管領(lǐng)導簽字財務(wù)部門負責人簽字財務(wù)結(jié)算部門付款；各級領(lǐng)導要從嚴掌握。第九章：附   則 第二十四條 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)管理中心。 第二十五條 本制度經(jīng)管理中心討論通過并由總經(jīng)理簽字后生效，修改亦同。第二十六條 本制度于2016

17、年2月1日起執(zhí)行。河南鮮易供應(yīng)鏈有限公司 2016年1月31日附件1：財務(wù)費用報銷流程圖 流程圖 說明權(quán)責部門相關(guān)表單文件內(nèi)部報帳單據(jù)整理粘貼根據(jù)預算管理實施細則（鮮易）審批通過預算各部門提交預算申請各部門根據(jù)本部門實際業(yè)務(wù)發(fā)生，提交相關(guān)預算申請；根據(jù)預算管理實施細則（鮮易）審批通過預算，當事人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。相關(guān)部門人員各類預算申請單據(jù) NGNG主管經(jīng)理審核算財務(wù)部審核轉(zhuǎn)下一頁NG直接主管審核填寫內(nèi)部報帳單當事人辦理完業(yè)務(wù)后，取得相關(guān)的正規(guī)發(fā)票或單據(jù)，并整理進行整齊粘貼。相關(guān)部門人員報銷發(fā)票內(nèi)部報帳單據(jù)財務(wù)費用報銷制度借款單當事人用黑色碳素筆填寫內(nèi)部報帳單，不得涂改，不得用鉛筆，圓珠筆或紅色字

18、體的筆填寫，并附上相關(guān)原始票據(jù)。報銷時間同事件發(fā)生間距不得過長。相關(guān)部門人員費用內(nèi)部報帳單出差審批單財務(wù)費用報銷制度借款單費用內(nèi)部報帳單及相關(guān)單據(jù)準備完成后，相關(guān)人員提交給直接主管審核簽字，直接主管必須對以下方面進行審核：1） 費用產(chǎn)生的原因及真實性；2） 費用的合理性；3） 票據(jù)及單據(jù)的規(guī)范性。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關(guān)報銷人員重新整理提報。相關(guān)部門主管費用內(nèi)部報帳單報銷發(fā)票內(nèi)部報帳單據(jù)出差審批單財務(wù)費用報銷制度借款單直接主管審核簽字后，須將內(nèi)部報帳單據(jù)報分管業(yè)務(wù)經(jīng)理進行進一步審核簽字，審核內(nèi)容包括：1） 費用產(chǎn)生的原因及真實性；2） 費用的合理性；3） 票據(jù)及單據(jù)的規(guī)范性；4） 直接主管審核的嚴謹性。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關(guān)報銷人員重新整理提報。相關(guān)部門經(jīng)理費用內(nèi)部報帳單報銷發(fā)票內(nèi)部報帳單據(jù)出差審批單財務(wù)費用報銷制度借款單部門經(jīng)理審核簽字后，將內(nèi)部報帳單據(jù)提交給財務(wù)部，由財務(wù)部門會計人員進行報銷費用的確認，主要內(nèi)容包括：1） 產(chǎn)生的費用是否符合報銷標準；2） 財務(wù)是否能及時安排此費用；3） 單據(jù)或票據(jù)是否符合財務(wù)規(guī)范要求.若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關(guān)部門重新整理提報。財務(wù)部費用內(nèi)部報帳單報銷發(fā)票內(nèi)部報帳單據(jù)出差審批單財務(wù)費用報銷制度借款單