IT資產(chǎn)管理及電腦管理員的職責(zé)

1、IT資產(chǎn)管理及電腦管理員的職責(zé)    在解決了協(xié)力公司的企業(yè)局域網(wǎng)的問(wèn)題以后,接下來(lái)要做的是資產(chǎn)管理問(wèn)題。IT資產(chǎn)的購(gòu)置、管理問(wèn)題協(xié)力公司早在搬到新園區(qū)之前就已經(jīng)購(gòu)置了50多臺(tái)辦公電腦和外圍設(shè)備用于辦公了。但這些設(shè)備的管理和維護(hù)一直沒(méi)有受到協(xié)力公司高層管理人員的足夠重視,它們像其他行政辦公用品一樣,被交由行政部經(jīng)管。由于沒(méi)有專職電腦管理員,這些電腦、打印機(jī)、顯示器等IT資產(chǎn)經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題,大多數(shù)情況是電腦用戶自己修理,自己無(wú)法修理的就找行政部,他們請(qǐng)專門(mén)的電腦維修公司來(lái)修理。這直接導(dǎo)致IT資產(chǎn)利用率低下,并增加了協(xié)力公司在IT資產(chǎn)上的購(gòu)置費(fèi)用和維修成本

2、。協(xié)力公司在購(gòu)置和維修IT資產(chǎn)方面產(chǎn)生了高額的費(fèi)用,還經(jīng)常發(fā)生員工買(mǎi)哪種類型的電腦而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)的情況,讓部門(mén)負(fù)責(zé)人和高管層時(shí)常感到煩惱。由此可見(jiàn),在還沒(méi)有著手建設(shè)企業(yè)局域網(wǎng)之前,甚至是在企業(yè)最初準(zhǔn)備購(gòu)置辦公電腦和外圍設(shè)備用于辦公之前,公司管理層就應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到,購(gòu)置IT資產(chǎn)需要高投入,而且這些資產(chǎn)需要專業(yè)管理員長(zhǎng)期維護(hù)。因此,協(xié)力公司當(dāng)初就應(yīng)該請(qǐng)一些稱職的企業(yè)信息化咨詢公司或企業(yè)信息化專家來(lái)為公司規(guī)劃電腦管理、維護(hù)工作,并至少為公司招聘一名專業(yè)的電腦管理員,來(lái)專職負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。否則,協(xié)力公司的企業(yè)信息化從一開(kāi)始就埋下了隱患,看似有部門(mén)負(fù)責(zé)、有專人負(fù)責(zé)、按公司規(guī)章辦事,實(shí)則是例行公事的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)

3、生,員工養(yǎng)成不良使用電腦和外設(shè)的習(xí)慣,談不上建立良好的電腦化工作秩序。例如,當(dāng)一些員工提出沒(méi)有辦公電腦就沒(méi)法工作時(shí),部門(mén)負(fù)責(zé)人往往會(huì)遷就屬下,這時(shí)候,如果沒(méi)有一個(gè)稱職的IT資產(chǎn)購(gòu)置把關(guān)人員和維護(hù)服務(wù)人員電腦管理員,就會(huì)出現(xiàn)員工申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)辦公電腦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意分管負(fù)責(zé)人簽字同意行政部簽字同意采購(gòu)部簽字同意的流程,那么最終審批人公司老板也只好簽字同意,這可能造成資產(chǎn)的浪費(fèi)。IT資產(chǎn)的購(gòu)置、管理辦法即使企業(yè)局域網(wǎng)已經(jīng)正常使用,協(xié)力公司也要重新規(guī)劃IT資產(chǎn)的管理和維護(hù)工作,補(bǔ)上這一課。招聘電腦管理員是當(dāng)務(wù)之急,而與此同時(shí)還要列出協(xié)力公司的常用IT資產(chǎn)清單及IT資產(chǎn)配置范圍和標(biāo)準(zhǔn),這樣就明確了IT資產(chǎn)

4、的種類和各類員工需要的設(shè)備類型。然后,參考協(xié)力公司現(xiàn)行的企業(yè)管理制度,根據(jù)常用IT資產(chǎn)清單制訂IT資產(chǎn)管理規(guī)定和相應(yīng)的電腦作業(yè)工作表單及電腦管理和維護(hù)工作流程描述、電腦技能測(cè)試和培訓(xùn)考核表以及為規(guī)范員工使用企業(yè)局域網(wǎng)而出臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理規(guī)定,從而讓電腦管理員和各部門(mén)電腦用戶清楚IT資產(chǎn)的管理和維護(hù)工作流程,以共同遵守。每月10日前,電腦管理員會(huì)統(tǒng)計(jì)出上月各部門(mén)所購(gòu)置IT資產(chǎn)的匯總表,并列出違規(guī)購(gòu)置IT資產(chǎn)的部門(mén),制成IT資產(chǎn)購(gòu)置簡(jiǎn)報(bào);每月10日前電腦管理員都會(huì)根據(jù)電腦服務(wù)單上的服務(wù)記錄、互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)管理軟件記錄和實(shí)地巡檢記錄,制成IT資產(chǎn)巡檢報(bào)告,交由行政部起草IT資產(chǎn)違規(guī)行為處罰通報(bào),經(jīng)總

5、經(jīng)理審批后,在每月15日前發(fā)布。通過(guò)這一系列規(guī)范電腦管理的工作流程和IT規(guī)章管理制度以及違規(guī)處罰制度出臺(tái),員工私拉網(wǎng)線、不良上網(wǎng)行為、不當(dāng)使用IT資產(chǎn)等現(xiàn)象將會(huì)得到有效防治,避免因管理不善出現(xiàn)IT資產(chǎn)購(gòu)置維修費(fèi)用太高且管理混亂的狀況。電腦管理員的職責(zé)和考核由此看出,電腦管理員對(duì)于IT資產(chǎn)管理和維護(hù)的重要性。然而,像很多公司一樣,協(xié)力公司也不可能為每個(gè)部門(mén)都配備1名電腦管理員。這樣就面臨著電腦管理員難以應(yīng)付大量的維護(hù)工作的問(wèn)題,特別是在夏季高溫電腦故障頻繁發(fā)生的時(shí)候。所以,在人事部門(mén)招聘新員工時(shí),電腦管理員要對(duì)需要使用電腦工作的員工進(jìn)行電腦技能測(cè)試、培訓(xùn)和考核,這是電腦管理員的頭等大事。電腦管理

6、員要將維護(hù)電腦設(shè)備的工作經(jīng)驗(yàn)和解決辦法編成電腦使用常識(shí)手冊(cè),還要從各部門(mén)選拔出一些會(huì)維修電腦的員工(下文稱電腦關(guān)鍵用戶),并向人事部報(bào)備名單,在年終考評(píng)時(shí)給予加分,給他們配備常用工具及軟件(如表所示)。電腦管理員的工作文件還必須包括工作記錄本、電腦和外圍設(shè)備管理文件、電腦使用常識(shí)手冊(cè)、電腦技能測(cè)試名單、電腦技能測(cè)試表、電腦和外圍設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單、電腦服務(wù)單、電腦資產(chǎn)回收單、電腦資產(chǎn)調(diào)拔單、電腦維護(hù)巡檢表各1份。這樣,部門(mén)電腦使用人出現(xiàn)的常見(jiàn)電腦小故障就由這些員工來(lái)解決,這不僅能夠快速解決問(wèn)題,還能大大降低電腦管理員的工作量。此外,電腦管理員每周至少要花兩個(gè)小時(shí)瀏覽電腦行情網(wǎng)站,每個(gè)月至少要花半天

7、時(shí)間去一次電腦城,實(shí)地了解電腦市場(chǎng)行情,例如臺(tái)式電腦和筆記本的主流配置參數(shù)、品牌、型號(hào)、價(jià)格,打印機(jī)、手寫(xiě)板、顯示器、U盤(pán)等外圍設(shè)備的主流配置參數(shù)、品牌、型號(hào)、價(jià)格,內(nèi)存條、硬盤(pán)、墨盒、硒鼓主板等電腦配件的品牌、型號(hào)、價(jià)格。這樣,電腦管理員可據(jù)此提出電腦、配件及外圍設(shè)備的購(gòu)置建議。所以,電腦管理員的第一職責(zé)是協(xié)助人事部門(mén)對(duì)各部門(mén)的電腦用戶進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的電腦使用技能培訓(xùn)和考核,并對(duì)企業(yè)招聘的需要使用電腦的人員進(jìn)行電腦技能測(cè)試和提出建議報(bào)告。第二職責(zé)是發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)各部門(mén)的電腦關(guān)鍵用戶,然后對(duì)他們進(jìn)行電腦系統(tǒng)維護(hù)技能培訓(xùn)和考核,從而建立兩級(jí)電腦維護(hù)體系,逐步提升企業(yè)員工的電腦使用技能水平,減少電腦設(shè)備維護(hù)

8、量和人為使用不當(dāng)造成的電腦設(shè)備損壞率,因此只需要很少的電腦管理員。第三職責(zé)是對(duì)常用電腦軟硬件設(shè)備的選型、驗(yàn)收和電腦資產(chǎn)歸檔(IT維護(hù)臺(tái)賬)。第四職責(zé)才是電腦設(shè)備的日常巡檢、維護(hù)和修理。第五職責(zé)是關(guān)注電腦設(shè)備及配件的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。電腦管理員至少每星期一上網(wǎng)瀏覽一些電腦城網(wǎng)站,了解電腦設(shè)備的市場(chǎng)價(jià)格和新品上市情況等市場(chǎng)行情,一個(gè)月實(shí)地到一些大的電腦了解電腦設(shè)備及配件的市場(chǎng)行情,這樣當(dāng)企業(yè)或部門(mén)有電腦設(shè)備需求時(shí),電腦管理員能夠根據(jù)企業(yè)或部門(mén)的實(shí)際情況很快(一般在半日內(nèi))就給他們推薦較高性價(jià)比的電腦設(shè)備。第六職責(zé)是建立電腦化工作秩序。電腦管理員督察電腦用戶每天下班時(shí)關(guān)電腦主機(jī)和顯示器;每周對(duì)電腦磁盤(pán)進(jìn)行磁

9、盤(pán)碎片整理,每周對(duì)電腦磁盤(pán)進(jìn)行殺毒;每周用系統(tǒng)優(yōu)化軟件如Windows優(yōu)化大師、超級(jí)兔子或奇虎360的軟件,對(duì)電腦進(jìn)行性能優(yōu)化一次。所以說(shuō),企業(yè)的電腦管理員的主要工作不僅是修好電腦,還要培訓(xùn)電腦用戶,培養(yǎng)電腦關(guān)鍵用戶,關(guān)注電腦市場(chǎng)行情,盡可能地降低電腦的損壞率和提高產(chǎn)品購(gòu)置的合理性。對(duì)于電腦管理員的激勵(lì)措施,除了薪資福利待遇和表彰獎(jiǎng)勵(lì)之外,如果能做到下面幾點(diǎn)激勵(lì)措施,就更能增強(qiáng)電腦管理員的歸屬感、忠誠(chéng)度和工作積極性。1.文書(shū)工作:電腦管理員作為掌握一定電腦軟硬件技術(shù)的基層工作員工,不怕工作量大,而厭煩花太多的時(shí)間在開(kāi)會(huì)、寫(xiě)工作計(jì)劃和總結(jié)之類文書(shū)上。所以,電腦管理員每天寫(xiě)工作日志、每月寫(xiě)巡檢報(bào)告

10、、每季度寫(xiě)電腦資產(chǎn)購(gòu)置簡(jiǎn)報(bào)、每年寫(xiě)年度工作總結(jié)就足夠了。2.學(xué)習(xí)深造:電腦管理員一般不可能做一輩子電腦維護(hù)工作。所以,要根據(jù)公司信息化的實(shí)情,結(jié)合電腦管理員的個(gè)人興趣和能力特點(diǎn),逐步從電腦管理員中選出系統(tǒng)管理員。比如,企業(yè)計(jì)劃在一年后部署OA辦公系統(tǒng),那么部門(mén)負(fù)責(zé)人就可以告訴電腦管理員在做好本職工作的同時(shí),多與電腦用戶溝通,記錄下他們對(duì)OA辦公系統(tǒng)的要求和建議,并定期對(duì)電腦管理員進(jìn)行正式的OA辦公系統(tǒng)的知識(shí)普及和技能培訓(xùn),有條件的可以送專業(yè)IT公司進(jìn)行外部培訓(xùn)。如果電腦管理員對(duì)軟件開(kāi)發(fā)或數(shù)據(jù)庫(kù)感興趣,公司可以定期進(jìn)行這類的培訓(xùn)和引導(dǎo),并評(píng)估電腦管理員是否可以任職。3.職業(yè)規(guī)劃:提供好的職業(yè)發(fā)展

11、前途對(duì)電腦管理員是最大激勵(lì),所以公司要提前告訴他們兩三年內(nèi)的職業(yè)崗位可能是哪些。電腦管理員經(jīng)常到各部門(mén)維護(hù)電腦,所以熟悉企業(yè)各部門(mén)的情況,清楚電腦用戶的電腦技能水平,了解對(duì)各部門(mén)最有用的信息系統(tǒng),所以,電腦管理員的未來(lái)崗位首選是IT系統(tǒng)管理員,其次是網(wǎng)絡(luò)管理員。修理費(fèi)用、維修開(kāi)支、設(shè)備損壞情況、配件購(gòu)置量以及電腦用戶的工作穩(wěn)定性和技能水平可以體現(xiàn)出電腦維護(hù)員服務(wù)的能力。4.綜合技能:通過(guò)部門(mén)的文體活動(dòng)、旅游、企業(yè)的綜合技能培訓(xùn)提升電腦管理員的綜合技能。電腦管理員的考核指標(biāo),主要是以下6個(gè)方面:(1)電腦管理員定期培訓(xùn)的次數(shù),培訓(xùn)員工的數(shù)量,其中合格電腦用戶和不合格電腦用戶各有多少。(2)選拔的電腦關(guān)鍵用戶的數(shù)量,其中能勝任工作的數(shù)量和不能勝任的各有多少。(3)經(jīng)手購(gòu)置的電腦和外圍設(shè)備數(shù)量,分布的單位和使用人。(4)巡檢了哪些地方,巡檢的次數(shù)、維護(hù)維修的電腦設(shè)備數(shù)量,其中自修數(shù)量、送修好數(shù)量、報(bào)廢數(shù)量各多少。(5)電腦資產(chǎn)歸檔的完整性,如電腦和外圍設(shè)備的機(jī)身號(hào)相符率,尤其是質(zhì)保期的登記情況,比如出現(xiàn)因不知道電腦設(shè)備在質(zhì)保期內(nèi)而花錢(qián)維修的情況。6.能否快速響應(yīng)電腦選購(gòu)需求,沒(méi)響應(yīng)的次數(shù)、錯(cuò)誤選型的次數(shù),并不定期地檢查電腦管理員對(duì)市場(chǎng)行情的知曉程度。    相