本校公文管理及制作相關(guān)事項

1、本校公文管理及製作相關(guān)事項一、 流程：1. 請?zhí)罟难u作帳號申請表（置於本校文書組網(wǎng)頁/表格下載），經(jīng)主管核章送文書組編列帳號，再上網(wǎng)申辦（網(wǎng)址：http：/ /文書編輯/會員登入），本校工讀生及勤務(wù)員請勿申請帳號。2. 點加入會員（帳號由學(xué)校編列，密碼自設(shè)），填寫相關(guān)資料，送出資料。3. 確定申請成功後，請至下載安裝離線版筆硯公文製作系統(tǒng)。4. 連結(jié)本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)。（網(wǎng)址：http：/07/chuodweb）。5. 登入帳號及密碼（帳號不用打nchu，密碼同帳號），如需更改密碼請進入系統(tǒng)/系統(tǒng)維護/使用者密碼更改。6. 點選公文管理/啟動公文製作。（如無法啟

2、動公文製作，請參考/文書編輯/常見問題，依說明自行檢視處理或電04-23550866帝緯公司處理。）7. 公文製作完成後，由承辦人自動取號（簽呈需點選簽用取號），存檔時務(wù)必先另存至個人PC並給檔名後，再點選【儲存至伺服器&上傳資料】。8. 本校承辦人使用本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)製作公文書，文書組將不再繕打校對公文。註1：筆硯公文製作系統(tǒng)教學(xué)課程（可登入終身學(xué)習(xí)時數(shù)），請參考/文書編輯/e-Learning/電子公文/公文製作。註2：本校公文管理系統(tǒng)操作手冊，請參考本校文書組網(wǎng)頁。二、 注意事項：1. 辦理次級單位文稿（例：國立中興大學(xué)總務(wù)處函），不用至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)製作，請自行以

3、WORD製作。2. 公文書橫式書寫簽署原則為由左至右，由上而下，詳蓋章範(fàn)例。3. 校內(nèi)簽呈請選擇93簽格式，上行教育部簽請選擇93簽（上行簽）格式。4. 會辦單位意見如無法於文面完整表達時，請使用簽稿會核單（表格可至筆硯系統(tǒng)選?。?。5. 公文書橫式書寫數(shù)字使用原則，詳附件。6. 因筆硯公文製作系統(tǒng)無法自動列印抄本單位，請各單位改以副本發(fā)文。7. 公文如無法取號、存至伺服器或公文上傳成功但登記桌無法登入資料，請至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)（網(wǎng)址：http：/07/chuodweb）/輔助說明/帝緯公司-問題單填寫/帳號密碼:chuoe。三、公文製作常見錯誤1. 發(fā)文字號欄位

4、：（1）請鍵入字及稿署名，例如：字總務(wù)處請鍵入興總，教務(wù)處請鍵入興教；稿署名應(yīng)鍵入校 長 蕭 。（2）文號除之前從自動取號或簽用取號取出多餘文號及總收文文號外，可直接鍵入文號外，其餘請不要自行繕打，應(yīng)由系統(tǒng)取號，以避免文號重複情形。（3）公文如有總收文號時，請以總收文號辦理發(fā)文，請不要再取號。文號請鍵入/發(fā)文字號/文號及管理資訊整合/內(nèi)部流水號。（4）欲知公文正確文號可點選/管理資訊整合/內(nèi)部流水號/確認(rèn)。（5）上行教育部公文請務(wù)必於署名鍵入校 長 蕭 介 夫。2.公文如為密件時，請務(wù)必填寫密等及解密條件或保密期限。3.檔號及保存年限請以半型阿拉伯?dāng)?shù)字輸入。4. 主旨及說明（1）主旨：請勿刪除

5、，以免登記桌無法登入資料。（2）標(biāo)點符號一律以"全型輸入"；文稿如由其他檔案複製貼上時，請注意標(biāo)點符號"全型"問題。5.登打說明段落排列，請參考公文管理系統(tǒng)操作手冊第31頁。6.正副本欄位：（1）為利電子發(fā)文作業(yè)，避免因單位名稱錯誤，而遭收文機關(guān)退件，受文者名稱請以繁體中文輸入，例：正確名稱為臺中市政府，請勿繕打臺中市政府。公務(wù)機關(guān)請繕打機關(guān)全銜，例：正確名稱為行政院國家科學(xué)委員會，請勿繕打國家科學(xué)委員會。（2）發(fā)文單位如為校內(nèi)單位，請於單位名稱前繕打本校。（3）單位如為民眾或私人機關(guān)請務(wù)必鍵入地址。（4）正副本單位輸入方式，請參考手冊第33-35頁。7

6、.決行層級請刪除本案依照分層負(fù)責(zé)授權(quán)決行。8.辦理簽呈時，承辦人署名，請不要打。9.點選自動取號或簽用取號時，每件公文只能點選一次，請勿重複點選，若不小心重複點選，請記得該多取的文號，於下次製作公文時，直接鍵入發(fā)文文號或管理資訊整合/內(nèi)部流水號。10.公文文號條碼印製方式為：點選預(yù)視/特殊列印/勾選列印條碼。11.公文製作完成，請務(wù)必另存?zhèn)€人電腦並輸入檔案名稱後，再【儲存至伺服器&上傳資料】，以免將來在個人電腦找不到檔案。12.附件如有電子檔案時，請務(wù)必將電子檔案上傳，請參考手冊第31頁四、其他說明：1. 欲知公文處理流程可至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)/公文查詢/公文流程或內(nèi)容查詢/輸入文號/查詢。2. 如需來文機關(guān)附件電子檔案時，可至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)/公文查詢