行政部職能各崗位職責

1、. 行政部與人力資源部的區(qū)別行政部主要工作:對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力人力資源部崗位性質(zhì):負責全面主持本部的勞資、人事方面的管理工作,對人員的招聘培訓考核等工作.三.行政部各職務(wù)詳細崗位職責描述1.行政總監(jiān)直接上司:總經(jīng)理(總裁主要工作:規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項工作,組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責:(具體工作(1組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案;(2組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行;(3組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及

2、各類會議,負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照;(4起草及歸檔公司相關(guān)文件;(5搜集、整理公司內(nèi)部信息,及時組織編寫公司大事記;(6管理公司重要資質(zhì)證件;(7組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作;(8主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作,建設(shè)及維護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò);(9協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作;(10對控制成本的方法提出建議。職位要求:優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力,具備解決突發(fā)事件的能力;較強的分析、解決問題能力,思路清晰,考慮問題細致;熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè);具有很強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神,責任心強。2.行政經(jīng)理直接上司:行政總監(jiān)主要工作:規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政

3、服務(wù)支持等各項工作,組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責:(具體工作(1. 負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內(nèi)的各項工作任務(wù);(2. 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準,加強與有關(guān)部門協(xié)作配合;(3. 負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行;(4. 負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則,編制后勤用款計劃,搞好行政后勤預(yù)算工作;(5. 做好公司生活用房及財產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊;(6. 負責

4、公司內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序,搞好治安綜合治理,預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生;(7. 負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作,定期檢查和維修計量器具,搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作;(8. 負責組織部門人員的培訓教育工作。協(xié)同人事部做好各項工作,定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動;(9. 有權(quán)向主管領(lǐng)導提議下屬人選,并對其工作考核評價;(10. 按時完成公司領(lǐng)導交辦其他工作任務(wù)。職位要求:熱愛公司,有較強的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力;能團結(jié)同事,有較強的工作責任感和事業(yè)心;堅持原則,具有較強警惕性和處理突發(fā)事件的能力。具有處理后勤事務(wù)工作的耐心;具有很

5、強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神,責任心強。3.總經(jīng)理秘書直接上司:行政經(jīng)理主要工作:協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作崗位職責:(具體工作(1起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿;(2起草公司股東會和董事會的會議材料;(3作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理;(4起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件;(5協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作;(6接聽電話、妥當應(yīng)答,如有必要,做好電話記錄;(7掌握總經(jīng)理的日程安排,為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作;(8收發(fā)傳真,并及時交給總經(jīng)理處理;(9完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。職位要求:熟悉公司文檔管理;良好的中英文寫作、口語、閱讀能力;熟練

6、使用辦公軟件及辦公自動化設(shè)備。良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力;工作細致認真,謹慎細心,條理性強;責任心強,勇于承擔挑戰(zhàn)性的工作;具有開拓精神和團隊精神。4.行政秘書(或其他部門秘書直接上司:行政經(jīng)理(或其他部門經(jīng)理主要工作:安排會談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件,進行文檔管理,對其他行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持。崗位職責:(具體工作(1接聽電話,向電話詢問者提供信息,記錄留言,轉(zhuǎn)接電話;(2收發(fā)與回復日常郵件;(3撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;(4會談、會務(wù)安排;(5將信件及其他記錄歸檔;(6備份信件及其他文檔;(7安排商務(wù)旅行,做好預(yù)訂工作;(8接待訪客;(9采購、分發(fā)和控制

7、辦公用品;(10分發(fā)錢款,進行簡單的賬務(wù)管理。職位要求:熟練使用操作辦公自動化設(shè)備,包括計算機、打印機、傳真機、復印機等;有良好的文字表達能力,有一定英語基礎(chǔ),具備較強的聽說能力。認真負責,積極主動執(zhí)行交辦工作;工作效率高,條理性強,有團隊合作精神;保密意識強。5.總務(wù)主管(行政主管直接上司:行政經(jīng)理主要工作:協(xié)助經(jīng)理安排、落實行政服務(wù)與后勤總務(wù)的支持工作。崗位職責:(具體工作(1組織辦好會議接待、娛樂等各項活動;(2協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;(3組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;(4管理公司非技術(shù)資料、計算機磁盤、光盤等資料;(5做好辦公室人員考勤和處理各種

8、假期;(6管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作;(7發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;(8購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);(9負責辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理;(10做好公司廢物(品處理和銷售管理工作(11完成直屬上司交辦的臨時性工作。職位要求:較強的管理能力;熟練使用辦公軟件;做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè);工作細致認真,謹慎細心、責任心強;具有很強的人際溝通協(xié)調(diào)能力,團隊意識強。6.檔案員直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:做好檔案入庫、分類、查閱手續(xù)、保管、銷毀等相關(guān)工作崗位職責:(具體工作(1嚴格執(zhí)行檔案資料保密制度;(2嚴格檔案入庫制度,認真做好分類登記,對檔案的分類應(yīng)做到科學合理,便于查找;(

9、3檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù),認真檢查到期歸還的資料是否完整無缺,發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理;(4按有關(guān)規(guī)定對檔案進行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。職位要求:熟悉檔案管理辦法;掌握計算機檔案管理信息系統(tǒng);熟練使用辦公軟件。嚴謹、有責任心,有團隊合作精神;工作認真負責,細致認真;保密性強。7.前臺直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:做好公司日常行政事務(wù)工作,保證公司信息通訊順暢,提高公司運作效率。崗位職責:(具體工作(1轉(zhuǎn)接總機電話,收發(fā)傳真、信件和報刊;(2接待來訪客人,并通報相關(guān)部門;(3管理辦公用品,管理維修打印機、傳真機、復印機等辦公器材;(4打印、復印文件和管理各種表格文件;(5承辦員工考勤和外

10、出登記;(6安排約會、會議室及差旅預(yù)定;(7保管各種手續(xù)、手冊;(8更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式;(9協(xié)助組織公司活動。職位要求:有良好的文字表達能力,有一定的英語基礎(chǔ);熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。工作細致認真,謹慎細心,熱情,積極主動;工作效率高,責任心強,具有團隊精神;保密意識強。8.行政事務(wù)(總務(wù)管理專員直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障崗位職責:(具體工作(1安排落實上級要求的各項任務(wù),提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障;(2參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范,并監(jiān)督執(zhí)行,確保行政后勤管理的順利進行;(3負責公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購與使用管

11、理;(4負責公司各類設(shè)備、設(shè)施維護,水、電、氣、熱等能源后勤保障工作;(5進行宣傳與安全檢查,代表公司與物業(yè)部門交涉,管理公司用水、用電情況;(6辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù),安排活動用車,并統(tǒng)計人員用車的費用;(7對公司人員申領(lǐng)辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化;(8辦理上級臨時交辦的其他工作。職位要求:能根據(jù)公司不同時期的發(fā)展需要,提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案;能根據(jù)辦公需求、市場行情,制定相應(yīng)的計劃及書面匯報;有一定的英語水平,能熟練使用各種辦公自動化設(shè)備;良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。人品端正,愛崗敬業(yè),工作態(tài)度細致、踏實,能吃苦耐勞。9.物業(yè)主管

12、直接上司:行政經(jīng)理主要工作:管理、監(jiān)督物業(yè)的運營,確保房產(chǎn)設(shè)施的正常使用運轉(zhuǎn)。崗位職責:(具體工作(1主持設(shè)施的日常運行操作、維修和保養(yǎng)的技術(shù)管理工作;(2安排客戶報修的接待、報修工作;(3管理物業(yè)的保安、消防、保安、清潔、綠化等工作;(4檢查與指導維修人員工作;(5核算及監(jiān)督房屋、大廈的水電費和管理費。職位要求:熟悉物業(yè)管理的運作,有相關(guān)知識與經(jīng)驗;具有一定的財務(wù)知識基礎(chǔ);具有較強的組織、管理、協(xié)調(diào)能力。綜合素質(zhì)較好,具有服務(wù)意識;有較強的責任心、服務(wù)意識及團隊合作精神,善于與人溝通;工作踏實,能承擔較大的工作壓力。10.法律事務(wù)主管直接上司:行政經(jīng)理主要工作:指導公司法務(wù)實踐,處理公司法律問題,以維護公司法律權(quán)利和利益。崗位職責:(具體工作(1起草、審查和修改公司各類法律文書及合同;(2代表公司處理各類訴訟或非訴訟法律事務(wù),維護公司合法權(quán)益;(3主持公司重大經(jīng)營決策的法律論證和法律保障;(4負責對公司規(guī)章制度、產(chǎn)品進行法律審核,審核公司的合同、制定標準合同;(5為公