公司公文管理規(guī)定

1、公司公文管理規(guī)定第一條 目的為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。第二條 定義是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成各種來往和記錄的文本。 第三條 使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報(bào)、章程、制度、規(guī)定、條例、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作志、工作簡報(bào)、大事記、通告。第四條 公文格式從格式上將公司目前的公文分為4類，即紅頭文件、內(nèi)部通告、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告，各公文格式家具體見附件。1、紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規(guī)定，重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)等公司或公司一級(jí)部門的重要文件。公司一級(jí)部門（直屬公司管轄

2、）所有的紅頭文件須抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及抄送公司人事行政部，公司二級(jí)（公司一級(jí)部門以下各部門）及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。2、內(nèi)部通告適用范圍：主要用于內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般性文件。3、會(huì)議紀(jì)要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會(huì)議主要內(nèi)容與決議的文本。4、工作報(bào)告適用范圍：主要用于下級(jí)機(jī)構(gòu)向上級(jí)機(jī)構(gòu)定期匯報(bào)工作情況和工作計(jì)劃，提出工作建議的文件。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告3種。第五條 處理公文的表格公司處理公文的表格為公司公文審批表（見附件），適用于處理各種公文。第六條 公文密級(jí)公司公文的密級(jí)分為“普通”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保

3、密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。第七條 公文處理時(shí)限除有專門規(guī)定外，公文的處理時(shí)限一般為2個(gè)工作日，公文每個(gè)分流環(huán)節(jié)的時(shí)限為0.5小時(shí)，每個(gè)審核、審批環(huán)節(jié)的時(shí)限為1個(gè)工作日，緊急公文需即時(shí)處理。第八條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。1、公文簽發(fā)（1）簽發(fā)權(quán)限：公司董事長、公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通告等公文；各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定權(quán)限內(nèi)可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。（2）簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用

4、簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。2、公文分送（1）公司主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司機(jī)密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。（2）收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。（3）各部門公文經(jīng)人事行政部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯(cuò)誤的，退回原部門重新擬文。（4）相關(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文閱處

5、 公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，在公文上作出處理意見（簽發(fā)或批復(fù)等）。 4、公文反饋與跟蹤人事行政部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時(shí)保存批示件的復(fù)印件）。5、公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。第九條 附則1、本制度自頒布之日起執(zhí)行，由人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修改。2、附件：紅頭文件模板、內(nèi)部通告模板、會(huì)議紀(jì)要模板、工作報(bào)告模板、公文審批表模板。公司文件201301號(hào)緊急程度密 級(jí)保密期限保密范圍 關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知各部門：紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅頭文件由文件頭、發(fā)

6、文字號(hào)、標(biāo)題、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)構(gòu)、正文、附則、印章、發(fā)文時(shí)間、主題詞、抄送抄報(bào)機(jī)構(gòu)、附件等部分組成。1、文件頭：適用于公司或一級(jí)部門重要文件，全稱為“公司文件”，紅色字體，黑體加粗，小初字號(hào)。2、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、順序：宋體，四號(hào)字；“”適用公司文件，代表“某公司”，“財(cái)、行、人、工等”分別代表一級(jí)部門文件；201301號(hào)代表2013年1號(hào)文件；公司文件編號(hào)由董事長辦公室統(tǒng)一編號(hào)，人事行政部存檔。3、標(biāo)題：黑體加粗，小三。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號(hào)，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知”。4、秘密等級(jí)、緊急

7、程度：秘密等級(jí)分“普通、機(jī)密、絕密”，緊急程度分“緊急、急、普通”，如為“普通文件”則不需加標(biāo)注框。5、主送機(jī)構(gòu)：宋體加粗，四號(hào)字體。6、正文：宋體，四號(hào)字體。 7、附件：文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。8、印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。9、主題詞：文件主題詞一般包括三到四個(gè)詞語或詞組，最多不超過七個(gè)。第一個(gè)詞語是按工作性質(zhì)作分類概括，一般用“董辦、工程、人事、財(cái)務(wù)、營銷、審計(jì)監(jiān)察、客服、招商”等。中間的詞語一般是概括該文件的主要內(nèi)容，大都從標(biāo)題中抽取。結(jié)尾詞語是說明該文件所屬公文種類。10、抄報(bào)抄送：抄報(bào)為發(fā)文的上級(jí)機(jī)構(gòu)、抄送為發(fā)文的平行機(jī)構(gòu)。山西運(yùn)

8、城地產(chǎn)有限公司 2013年11月15日主題詞：抄 報(bào)：抄 送：擬 稿： 聯(lián)系電話： 校對： 內(nèi)部通告 公司致： 編號(hào)： 通告201301號(hào)由： 日期：頁數(shù)： 簽發(fā)：主題： 內(nèi)部通告格式說明內(nèi)部通告格式基本規(guī)定：公司內(nèi)部通告由主送機(jī)構(gòu)、通告編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、頁數(shù)、簽發(fā)人、主題、正文、附則、抄送抄報(bào)機(jī)構(gòu)、附件等部分組成。1、主送機(jī)構(gòu)：在通告里用“致”表示。2、通告編號(hào)：包括機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、順序，如通告201301號(hào)，“”代表“山西運(yùn)城地產(chǎn)公司”，“2013”代表年號(hào)，“01號(hào)”代表1號(hào)通告。部門通告機(jī)構(gòu)代字則在“”后加部門代字，如財(cái)通告201301號(hào)中的“財(cái)”代表“地產(chǎn)公司財(cái)務(wù)部”，公司內(nèi)

9、部通告編號(hào)由人事行政部統(tǒng)一編號(hào)，各部門通告編號(hào)由本部門統(tǒng)一編號(hào)。3、發(fā)文單位：在通告里用“由”表示。4、簽發(fā)：根據(jù)公司授權(quán)確定簽發(fā)人，公司內(nèi)部通告由公司董事長授權(quán)的總經(jīng)理、副總經(jīng)理、董事長（總經(jīng)理）助理簽發(fā)，部門內(nèi)部通告由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。5、主題：與正式公文標(biāo)題格式一致，一般為“關(guān)于+事由+公文種類”，如“關(guān)于召開年度總結(jié)表彰大會(huì)的通知”，其中“召開年度總結(jié)表彰大會(huì)”表示事由，“通知”指公文種類屬性。6、正文：宋體、小四號(hào)字體。 7、抄報(bào)：通告需知會(huì)的上級(jí)機(jī)構(gòu)，如不需知會(huì)則不需抄報(bào)。 8、抄送：通告需知會(huì)的平行機(jī)構(gòu)，如不需知會(huì)則不需抄送。抄報(bào)：抄送： 會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：會(huì)紀(jì)201301號(hào)會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)： 與會(huì)人員： 會(huì)議主持： 會(huì)議主題：會(huì)議紀(jì)要整理： 與會(huì)人員簽名: 山西運(yùn)城地產(chǎn)有限公司工作周（月）報(bào) 編號(hào)：周（月）報(bào)20131 號(hào)工作時(shí)間周期報(bào)告部門報(bào)告提交人職 位 本周（月）工作重點(diǎn)回顧工作完成情況摘要需要解決的問題下周（月）工作計(jì)劃工作建議說明： 1、周報(bào)為每周一次，時(shí)間從上周五至本周五，周六下午提交電子文檔給人事行政經(jīng)理；月報(bào)為每月一次，時(shí)間從每月1號(hào)至31號(hào)，每月第2個(gè)工作日提交電子文檔給人事行政經(jīng)理。2、人事行政經(jīng)理匯總各部門周報(bào)于周六上午12：00前，月報(bào)每