標(biāo)準(zhǔn)公文模板制作方法

1、對照標(biāo)準(zhǔn)制作模板 規(guī)范格式方便應(yīng)用對照標(biāo)準(zhǔn)制作模板 規(guī)范格式方便應(yīng)用徐州市政協(xié) 徐智勇文章摘要：如何規(guī)范黨政機(jī)關(guān)行政公文的格式？如何使印發(fā)的行政公文符合國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定？本文以黨政機(jī)關(guān)行政公文常用的紅頭文件為目標(biāo)，逐一對照辦法和標(biāo)準(zhǔn)中對行政公文各要素的具體要求，詳細(xì)闡述了如何使用微軟Word文字處理軟件制作標(biāo)準(zhǔn)行政公文模板的方法和步驟。以供學(xué)習(xí)參考、交流探討、互助共進(jìn)。相關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)1行政機(jī)關(guān)的公文種類：主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。3“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事

2、；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。4“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。6公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。如層次較少可以跨層使用，但層次序列、序數(shù)格式不變。7公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。8標(biāo)識(shí)公文橫向距離的長度單位為字。一個(gè)字指一個(gè)漢字空間。9標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長度單位

3、為行。以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)正文字體高度加一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)行間空白為一基準(zhǔn)行。10公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則：國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（含）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞（含）以下的各要素統(tǒng)稱版記。Word公文模板制作首先打開Word，進(jìn)入Word窗口界面。一、設(shè)置頁面國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)頁面的具體格式要求（以下簡稱“格式要求”）：公文用紙采用定量為60g/m280g/m2的膠印紙或復(fù)印紙。一般采用A4型紙，成品幅面尺寸為210mm×297m

4、m。公文頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。排版規(guī)格：正文使用小二號仿宋字體，一般每頁排20行，每行24個(gè)字。制作設(shè)置方法：1選擇“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”。2選擇“紙張”附簽，選擇紙張類型為A4。3選擇“頁邊距”附簽，選擇方向?yàn)椤翱v向”，將頁邊距分別設(shè)置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。4選擇“版式”附簽，將頁眉邊界設(shè)置為2.5厘米，頁腳邊界設(shè)置為2.2厘米。 5選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，單擊“字體設(shè)置”，設(shè)置“中文字體”為“仿宋”，“字號”

5、為“小二號”。6選中“指定行和字符網(wǎng)格”，設(shè)置“每行”為“24”個(gè)字符，“每頁”為“20”行。二、設(shè)置頁碼制作設(shè)置方法：1選擇“插入”菜單，選擇“頁碼”；2設(shè)置“位置”為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”為“外側(cè)”。3單擊“格式”按鈕，設(shè)置“數(shù)字格式”為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。4雙擊選中頁碼，將字號設(shè)置成“四號”，然后在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線“”，并與頁碼之間空一半角空格。三、設(shè)置公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度格式要求：涉及國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級和保密期限，密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。其中“絕密”、“機(jī)密”級公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。緊急公文應(yīng)當(dāng)根

6、據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。如需標(biāo)識(shí)秘密等級，用小二號黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級和保密期限，在秘密等級和保密期限之間用“”隔開。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用小二號黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級與緊急程度，密級頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。制作設(shè)置方法：1公文份數(shù)序號：“絕密”、“機(jī)密”公文需要標(biāo)識(shí)份數(shù)序號，可在公文印制完成

7、后使用打碼機(jī)在第1行左頂格印制序號。2設(shè)置密級和保密期限：在第1行設(shè)置一個(gè)右空為0的右對齊制表符，按Tab鍵將光移至右對齊位置，輸入“秘密五年”，秘密兩字之間空1字，字體設(shè)置為小二號黑體。（可根據(jù)修改密級和期限）3設(shè)置緊急程度標(biāo)識(shí)：按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定設(shè)置，根據(jù)有無密級標(biāo)識(shí)選擇緊急程度的排版位置。操作方法同上。四、設(shè)置發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)格式要求：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。制作設(shè)置方法：1在版心第3行輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，如“

8、15;××委員會(huì)文件”。2設(shè)置該行文字字體為“小標(biāo)宋”，字體顏色為“紅色”，字號為“60磅”，字符縮放比例為66%（縮放比例可根據(jù)字?jǐn)?shù)多少進(jìn)行調(diào)整，以美觀大方為準(zhǔn)則）。3設(shè)置該段落為“分散對齊”，設(shè)置段落行距為“固定值85磅”。五、設(shè)置發(fā)文字號格式要求：發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號

9、，冒號后用二號楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。制作設(shè)置方法：1發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空一標(biāo)準(zhǔn)正文行，輸入發(fā)文字號，如“徐政協(xié)20063號”。注：必須是六角“”括號，而不能是“ ”括號。2六角符號插入方法：選擇“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號“”、“”后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。3設(shè)置該行文字居中；設(shè)置字體為仿宋，字號為3號。4如果是上行文，還需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。設(shè)置上行文發(fā)文字號和簽發(fā)人標(biāo)識(shí)：設(shè)置發(fā)文字號為左對齊空一字符；設(shè)置一個(gè)右空1字符的右對齊制表符，按Tab鍵將光移至右對齊處，輸入“簽發(fā)人

10、：李建國”，并設(shè)置 “李建國”三字為二號楷體字。（可按此方法另行制作一個(gè)上行公文模板）六、設(shè)置紅色分隔反線格式要求：發(fā)文字號之下4mm處印制一條與版心等寬的紅色反線。制作設(shè)置方法：1首先選中“視圖”“工具欄”“繪圖”，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線。2選中該直線，在直線上單擊右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，反線的屬性要在這里進(jìn)行設(shè)置。3選擇“顏色和線條”附簽，設(shè)置“顏色”為“紅色”，“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”，“粗細(xì)”設(shè)置為“2磅”。4選擇“大小”附簽，設(shè)置“寬度”為“15.6cm”。5選擇“版式”附簽，單擊“高級”按

11、鈕，設(shè)置“水平對齊”方式為“居中”、相對于“頁邊距”；設(shè)置“垂直對齊”方式為絕對位置，絕對位置選擇“頁邊距”、“下側(cè)7.7厘米”。 七、設(shè)置公文標(biāo)題格式要求：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題一般位于發(fā)文字號下空兩行，使用二號小標(biāo)宋字體，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。制作設(shè)置方法：1在發(fā)文字號下空2行，輸入標(biāo)題內(nèi)容。

12、多行標(biāo)題回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。2設(shè)置標(biāo)題文字為二號小標(biāo)宋字體，居中排列。3對標(biāo)題段落進(jìn)行如下設(shè)置：選中標(biāo)題段落，去除段落設(shè)置標(biāo)簽“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊網(wǎng)格”項(xiàng)前面方框中的對勾。（如果不設(shè)置此項(xiàng)，則多行標(biāo)題段落之間的行距過大）八、設(shè)置主送機(jī)關(guān)格式要求：主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用小二號仿宋字體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。制作設(shè)置方法：公文標(biāo)題下空1標(biāo)準(zhǔn)正文行，左側(cè)頂格，輸入

13、主送機(jī)關(guān)名稱加全角冒號；設(shè)置字體為小二號仿宋，回行時(shí)仍頂格。九、設(shè)置公文正文格式要求：正文一般使用小二號仿宋字體，位于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段首行左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。如層次較少可以跨層使用，但層次序列、序數(shù)格式不變。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。公文中的數(shù)字，

14、除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。制作設(shè)置方法：正文設(shè)置的主要原則：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段首行左空兩字，回行頂格；公文正文主體使用小二號仿宋字體，文內(nèi)各級標(biāo)題及需要重點(diǎn)突出的可設(shè)置其他字體標(biāo)識(shí)。正文字體一般不使用加粗。十、設(shè)置附件標(biāo)識(shí)格式要求：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小二號仿宋字體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格

15、標(biāo)識(shí)“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識(shí)序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識(shí)“附件”（或帶序號）。制作設(shè)置方法：公文如有附件，則在正文下空1行左空2字，輸入“附件”加全角冒號，然后輸入附件名稱；附件如有序號則使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。如：附件：1××××十一、設(shè)置成文時(shí)間格式要求：單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文的成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。用漢字將年、月、日標(biāo)

16、全；“零”寫為“”，如“二六年三月十八日”。公文印制完成后需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文的成文時(shí)間右空3字，與正文之間空3行。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。制作設(shè)置方法：1在正文（或附件名稱）下空3行，按照公文簽發(fā)日期輸入成文時(shí)間（注：“”不能輸入為數(shù)字“0”和字母“O”，應(yīng)使用輸入法軟鍵盤中的“單位符號”輸入或使用插入符號的方法輸入）。2設(shè)置成文時(shí)間為右對齊空3字。（可在段落格式中設(shè)置右縮進(jìn)）十二、設(shè)置主題詞標(biāo)識(shí)格式要求：公文版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置

17、于最后一行。公文版記各要素之間均加一條反線，寬度同版心。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用小二號黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號；詞目用小二號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。制作設(shè)置方法：1輸入“主題詞”后加全角冒號；設(shè)置字體為小二號黑體。2輸入詞目，詞目之間空1字；設(shè)置字體為小二號小標(biāo)宋。十三、設(shè)置抄送單位標(biāo)識(shí)格式要求：抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下1行左空一字，用3號仿宋字體標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用頓號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后加標(biāo)句

18、號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，應(yīng)該標(biāo)識(shí)在抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。制作設(shè)置方法：1選擇“表格”菜單，“插入”一個(gè)行2、列1的表格；2選中表格，右鍵選擇表格屬性，設(shè)置表格寬度為15.6厘米，橫向居中；選擇“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗中將每行的橫線選中，豎線取消。3在表格第1行左空1字輸入“抄送”加全角冒號，后面輸入抄送單位名稱，設(shè)置字體為三號仿宋。4拖動(dòng)標(biāo)尺調(diào)整懸掛縮進(jìn)，使回行后的文字與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。（可加按Alt鍵微調(diào)）十四、設(shè)置印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間標(biāo)識(shí)格式要求：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)位于主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋字體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。制作設(shè)置方法：1表格第2行左空1字輸入印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，設(shè)為三號仿宋字體。2設(shè)置一個(gè)