行政辦公室管理手冊

1、第1章 行政辦公室配置第1節(jié) 行政辦公室架構(gòu)圖行政辦公室組織架構(gòu)行政辦公室行政管理倉庫管理行政專員1人計劃運(yùn)營專員1人倉庫管理員1人行政主管1人行政經(jīng)理/副經(jīng)理1人編制5人在崗4人第2節(jié) 行政辦公室部門職能行政辦公室職能序號職能1公司日常行政、計劃運(yùn)營管理工作；2貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合。3擬訂行政后勤等工作管理制度，并檢查、監(jiān)督和執(zhí)行。4擬訂公司文件，接待、督辦、處理各類來函及處理公司各類公文。5組織安排公司的各種會議，做好會議記錄、紀(jì)要工作，并監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況。6按照公司檔案管理規(guī)定，做好檔案管理工作，確保檔案管理妥善、井然有序。7做好資產(chǎn)管理工作，建

2、立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊。8根據(jù)倉庫管理規(guī)定，做好倉庫管理。9與外包單位的對接，做好外包服務(wù)合同執(zhí)行情況跟蹤，外包服務(wù)費(fèi)用請示付款。10編制分公司年度預(yù)算，按月作進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析；嚴(yán)格控制各類辦公費(fèi)用的開支，降低辦公運(yùn)營成本。11與各部門及上級保持良好溝通，定期向上級匯報工作和計劃執(zhí)行情況。與當(dāng)?shù)仨?xiàng)目公司的工作對接與信息溝通。第3節(jié) 行政辦公室崗位職責(zé)行政經(jīng)理/副經(jīng)理崗位職責(zé)工作職責(zé)1貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合。2負(fù)責(zé)組織行政后勤等工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行，文件的起草和制定。3負(fù)責(zé)相關(guān)部門來函的接待、處理、催辦

3、工作。經(jīng)總經(jīng)理審核后，準(zhǔn)確、及時處理公司收到的、通知、傳真、函件、報表等公文。4與總經(jīng)理保持良好的溝通，保持與各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，及時了解各部門工作任務(wù)完成情況，定期向總經(jīng)理匯報工作和計劃執(zhí)行情況、機(jī)構(gòu)和人員調(diào)配情況及其它重大事宜。5組織安排公司的各種會議，做好會議記錄、紀(jì)要工作，并監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況。6按照公司檔案管理規(guī)定，做好檔案管理工作，確保檔案管理妥善、井然有序。7做好資產(chǎn)管理工作，建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊。8根據(jù)倉庫管理規(guī)定，做好倉庫管理。9負(fù)責(zé)主持本部的全面工作，組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)，做好部門員工

4、隊(duì)伍建設(shè)，組織部門員工的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核，不斷提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)。10本著合理節(jié)約的原則，編制分公司年度預(yù)算，按月作進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析；嚴(yán)格控制各類辦公費(fèi)用的開支，降低辦公運(yùn)營成本。11負(fù)責(zé)外包單位的工作對接，做好外包服務(wù)合同執(zhí)行情況跟蹤，外包服務(wù)費(fèi)用請示付款。12公司、部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。行政主管崗位職責(zé)工作職責(zé)1協(xié)助部門經(jīng)理落實(shí)本部人員崗位責(zé)任制及工作標(biāo)準(zhǔn)，對各專員工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。2配合部門經(jīng)理完成對公司各部門的組織協(xié)調(diào)工作，維護(hù)各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行與實(shí)施。3熟悉行政辦公室各項(xiàng)工作模塊，協(xié)助部門經(jīng)理主持本部門的全面工作。4在部門經(jīng)理的指導(dǎo)下落實(shí)資產(chǎn)申購、請示、報批等相關(guān)工作。5負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)

5、管理制度的制定與實(shí)施，合理配置公司各項(xiàng)資產(chǎn)，提高利用率，避免資源浪費(fèi)。6對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行清查、登記、統(tǒng)計、匯總及日常監(jiān)督檢查工作，做到帳帳、帳卡、帳物相符。7負(fù)責(zé)組織公司資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)、維修、報廢處理工作。8負(fù)責(zé)公司會議前期準(zhǔn)備工作，會議資料的收集工作及會議紀(jì)要的記錄工作。9在部門經(jīng)理的安排下做好行政后勤保障工作。10公司、部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。行政專員崗位職責(zé)工作職責(zé)1負(fù)責(zé)各類資料、文件、函的擬定、整理、分類、歸檔工作。2負(fù)責(zé)公司及部門文件收發(fā)、文件簽批及流轉(zhuǎn)進(jìn)程的跟蹤和落實(shí)。3負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)計、申領(lǐng)、發(fā)放工作。4負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)通知、制度、總結(jié)的編寫、擬定工作。5負(fù)責(zé)公司宿舍的登記、安排

6、、管理工作。6負(fù)責(zé)員工活動的策劃、組織、實(shí)施等工作。7負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)活動的安排、協(xié)調(diào)、記錄工作。8協(xié)調(diào)會議室預(yù)定，合理安排會議室的使用。9做好與分公司業(yè)務(wù)往來的各項(xiàng)接待工作安排。10公司、部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。工作關(guān)系對內(nèi)關(guān)系匯報行政主管、行政經(jīng)理/副經(jīng)理督導(dǎo)無協(xié)調(diào)華南城集團(tuán)、第一亞太深圳分公司各部門對外關(guān)系溝通無計劃運(yùn)營專員崗位職責(zé)工作職責(zé)1負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部計劃管理工作，按既定時間節(jié)點(diǎn)對各部門、管理處工作情況跟蹤落實(shí)。2按時完成分公司周、月、季度的計劃和總結(jié)內(nèi)容及各項(xiàng)管理報表；3協(xié)助部門經(jīng)理參與公司監(jiān)督、管控制度與流程的執(zhí)行。4協(xié)助部門經(jīng)理收集匯總各部門月、季度工作計劃，參與籌備公司月、季度運(yùn)

7、營會會議。5協(xié)助部門經(jīng)理完成公司體系建設(shè)維護(hù)工作，參與組織編制、修訂和完善分公司層面各項(xiàng)制度。6負(fù)責(zé)分公司各項(xiàng)制度、合同等的執(zhí)行情況跟蹤，對行政辦公紀(jì)律進(jìn)行檢查與通報。7領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。倉庫管理員崗位職責(zé)工作職責(zé)1負(fù)責(zé)倉庫日常管理，做好物料的出庫、入庫、分類、保管工作。2建立倉庫臺賬，做好倉庫產(chǎn)品信息的梳理。3制作并管理出入庫單據(jù)及其它相關(guān)單據(jù)。4負(fù)責(zé)倉庫日常5S管理工作，做到物料合理分類、整齊存放。5負(fù)責(zé)定期對倉庫物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬賬相符、帳物相符，合理儲備。6提高庫房各項(xiàng)資源利用效率，減少倉儲成本。7做好倉庫的安全防范工作。8協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考評。

8、第2章 行政辦公管理規(guī)定及流程第一節(jié) 行政辦公管理基本規(guī)定一、會議管理規(guī)定 1、公司行政辦公室負(fù)責(zé)分公司工作例會的召集、會議紀(jì)要的整理、會議決議的落實(shí)和督辦及會議文件的歸檔備查。 2、公司行政辦公室負(fù)責(zé)各管理處辦公會議落實(shí)執(zhí)行情況的收集、審核與歸檔工作。 3、公司行政辦公室負(fù)責(zé)各類外聯(lián)性質(zhì)培訓(xùn)及座談會的籌備跟進(jìn)工作。 4、公司行政辦公室協(xié)助分公司內(nèi)部各類臨時性協(xié)調(diào)、方案研討會議的相關(guān)工作。 5、公司例行會議原則上每周召開一次，遇特殊情況或節(jié)假日可順延。 6、會議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的其他領(lǐng)導(dǎo)主持。分公司各職能部門及管理處負(fù)責(zé)人參加。根據(jù)會議議題，總經(jīng)理可決定其他人員列席會議。 7、公司例行

9、會議主要內(nèi)容如下：貫徹落實(shí)集團(tuán)相關(guān)戰(zhàn)略及華南城、總公司相關(guān)精神、重大決定、具體方案；對各職能部門、管理處近期工作做出指導(dǎo)，對需協(xié)調(diào)的相關(guān)工作做出安排；決定總經(jīng)理認(rèn)為需要討論研究落實(shí)的其它問題。 8、會議結(jié)束后由行政辦公室擬寫會議紀(jì)要報經(jīng)理簽批后，發(fā)各職能部門及管理處。會議紀(jì)要由行政辦公室存檔。 9、公司內(nèi)部臨時性專業(yè)協(xié)調(diào)、研討會議：由總經(jīng)理根據(jù)工作需要發(fā)起，由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的其他領(lǐng)導(dǎo)主持。根據(jù)會議需要，總經(jīng)理可決定其他人員列席會議。若是由需要召開會議的職能部門或管理處發(fā)起，并須以O(shè)A郵件的形式報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 10、會議發(fā)起人可根據(jù)會議議題，決定并通知列席人員，如需集團(tuán)或總公司相關(guān)人員列席

10、，統(tǒng)一由行政辦公室聯(lián)系。 11、會議形成的會議紀(jì)要或其他文件也必須由行政辦公室存檔備查。二、公文管理規(guī)定 1、公文是指以公司名義正式發(fā)布或需要向公司報批的各類公文。部門公文指公司內(nèi)部各部門以本部門名義向其他部門發(fā)布的工作聯(lián)系函等公文，或者向商戶發(fā)布的通知、提示類公文。2、分公司行政辦公室負(fù)責(zé)對所有公文進(jìn)行規(guī)范化管理，并指定專人具體負(fù)責(zé)公文的編號、登記、分發(fā)、查辦、立卷、原件歸檔等工作。 3、所有外部來文統(tǒng)一由行政辦公室填寫公文處理表后呈報總經(jīng)理批示，再轉(zhuǎn)由相關(guān)部門承辦。承辦部門可留存復(fù)印件。 4、各部門起草的公司發(fā)文必須經(jīng)行政辦公室確認(rèn)，獲取統(tǒng)一發(fā)文編號。對集團(tuán)其他部門工作聯(lián)系函類公文，由承辦

11、人以部門名義擬文，再根據(jù)OA簽報流程逐級審批后外發(fā)。 5、其他紙質(zhì)公文由承辦人以部門名義擬文后由部門經(jīng)理簽字，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一由行政辦公室外發(fā)。 6、公司發(fā)文（除集團(tuán)內(nèi)部請示、報告、工作聯(lián)系函），均須填寫發(fā)文呈批表。 7、公司發(fā)文原件均由行政辦公室登記、存檔，并將掃描件發(fā)擬辦部門。8、部門公文由承辦人以部門名義擬文，經(jīng)部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再呈送協(xié)辦部門或發(fā)布，并由承辦部門登記、存檔。 9、根據(jù)國家公文處理有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際情況，公文文種主要有：決定、通知（包括溫馨提示）、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要等九種： （1）決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動

12、做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （2）通知（溫馨提示：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；對員工、公眾、商戶的善意提示。 （3）通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （4）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級單位的詢問。 （5）請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 （6）批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位請示事項(xiàng)。 （7）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （8）函：適用于不相隸屬單位之間相互洽談工作、詢問和答復(fù)問題；向

13、有關(guān)主管機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)等。 （9）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。 10、適用普發(fā)性紅頭文件格式的公文如下： （1）對外函件。 （2）對內(nèi)函件。 （3）對外或?qū)?nèi)的意見、證明、情況說明、申請、委托書、溫馨提示等。 11、適用重要性紅頭文件格式的公文如下： （1）屬發(fā)布制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定類的通知 （2）通報、決定、任命等； 12、會議紀(jì)要文件格式適用于各類會議紀(jì)要 13、非紅頭文件格式適用于公司內(nèi)部一般性報告、特殊情況使用的紙質(zhì)請示、集團(tuán)范圍內(nèi)來往函件等公文； 14、發(fā)文文號及代碼參照公司公文代碼及格式說明要求執(zhí)行 15、凡涉及部門相關(guān)業(yè)務(wù)的公文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)撰寫、校對、報批；對涉及多部

14、門業(yè)務(wù)內(nèi)容，由公司負(fù)責(zé)人指定部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織； 16、公文起草應(yīng)當(dāng)做到完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，文種正確，格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)及集團(tuán)、公司有關(guān)制度規(guī)定； 17、以公司或部門名義發(fā)文，統(tǒng)一由分公司行政辦公室負(fù)責(zé)編號、登記、分發(fā)、查辦，尤其須嚴(yán)謹(jǐn)處理蓋章、立卷、歸檔等工作； 18、公文原則上不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄報被越過的單位； 19、除以下情況外，總公司職能部門、分公司職能部門及下屬管理處不得以部門/管理處名義發(fā)文； （1）分公司級會議紀(jì)要，可以以部門名義發(fā)文； （2）分公司職能部門關(guān)于本專業(yè)口下發(fā)的各類通知，可以以部門名義發(fā)文； （3）分公司下屬各管理處就日常物

15、業(yè)服務(wù)工作，可以管理處名義向公眾、物業(yè)業(yè)主、商戶等發(fā)布各類通知或溫馨提示； （4）管理處之間不得互相行文 20、分公司的所有對外行文（指向業(yè)務(wù)往來單位、政府部門等行文，特別是合同、財務(wù)等涉及法務(wù)方面的行文），須事先由法務(wù)部門審核法律風(fēng)險，按照相關(guān)規(guī)定使用對應(yīng)的OA或紙質(zhì)審批流程加蓋公章后方可行文 ，并妥善做好發(fā)文登記、簽收、郵寄回執(zhí)收集存檔，以備可能發(fā)生的各類法律訴訟； 21、公文辦理必須嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保公司秘密的安全。所有外送公文必須經(jīng)過行政辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部公文直接向外單位或個人傳送。 22、公文的發(fā)送、傳閱范圍必須嚴(yán)格限制在各自的職責(zé)范圍，嚴(yán)

16、禁向無關(guān)的單位、個人泄露。 23、行政辦公室、各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)按照公文類型分類，以年為單位分別進(jìn)行公文的登記、歸（建）檔工作。 24、已發(fā)公文的借閱，必須填寫公文借閱登記表并征得存檔單位負(fù)責(zé)人許可后方可進(jìn)行。三、日常辦公管理規(guī)定 1、行政辦公室負(fù)責(zé)辦公室區(qū)域及各管理處辦公區(qū)域的日常管理、日常維護(hù)，包括各單位需要使用的辦公桌椅、辦公用品和辦公設(shè)備等計劃的提出。 2、辦公室區(qū)域及會議室的清潔衛(wèi)生由外包清潔公司負(fù)責(zé)，行政辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行日常巡檢，對發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系整改。 3、辦公室區(qū)域嚴(yán)禁流動吸煙，吸煙者須在指定吸煙區(qū)吸煙。員工下班時要關(guān)閉電腦主機(jī)與顯示器，由外包清潔、保安公司負(fù)責(zé)關(guān)閉電燈、空調(diào)

17、，違反者由行政辦公室通知人力資源部依公司獎懲規(guī)定進(jìn)行處罰和聯(lián)系整改。 4、辦公室區(qū)域的安全保衛(wèi)由外包保安公司負(fù)責(zé)。在非上班時間和節(jié)假日出入辦公室區(qū)域的人員和車輛均須查驗(yàn)有關(guān)證件并登記，外來人員出入辦公區(qū)域應(yīng)全部登記并應(yīng)注明出、入時間。5、 各部門、管理處需要使用會議室須提前在會議室使用登記表上填報，經(jīng)行政辦公室確認(rèn)后統(tǒng)一聯(lián)系協(xié)調(diào)，安排使用。6、 傳真管理： （1）各部門員工在發(fā)傳真稿時需在發(fā)出傳真登記簿上登記并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后辦理，發(fā)出后應(yīng)將原稿交部門文員存檔備案；在收到傳真件時，應(yīng)及時通知有關(guān)人員領(lǐng)取傳真。領(lǐng)取人需在接收傳真登記簿上登記。 （2）每月，行政辦公室行政文員需根據(jù)登記簿上所登記

18、的收發(fā)傳真數(shù)量結(jié)算當(dāng)月收發(fā)傳真費(fèi)并作為辦公費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計上報。公司以外的人員收發(fā)傳真需按市面平均收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)；員工未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)發(fā)送私人傳真資料，確有需要的，獲部門或管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用，需按外單位人員同標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。 （3）嚴(yán)禁任何人使用傳真機(jī)通話，如發(fā)現(xiàn)則由行政辦公室通知人力資源部依公司獎懲規(guī)定進(jìn)行處罰。 7、電話管理： （1）公司安排的電話已經(jīng)統(tǒng)一開通市話，因工作需要開通長途、加設(shè)密碼、更換密碼或暫停和取消通話級別功能，由行政辦公室或使用人在OA信息模塊“電話網(wǎng)絡(luò)軟件安裝申請”中提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開通。 （2）行政辦公室對各部門、各管理處所發(fā)現(xiàn)的話費(fèi)超支情況跟進(jìn)整改及處罰。特別是使用辦

19、公電話辦私事，由個人自報，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)清查核實(shí)，并在其工資中扣除所用話費(fèi)。如隱瞞不報，一經(jīng)查出，給予三倍話費(fèi)罰款，由行政辦公室匯總后交財務(wù)部。8、復(fù)印機(jī)打印機(jī)管理： （1）復(fù)印機(jī)、打印機(jī)統(tǒng)一由行政辦公室（包括管理處）指定人員進(jìn)行使用、管理，或?qū)ν馐褂檬召M(fèi)。人事、財務(wù)電腦及專用打印機(jī)僅限于本部門工作人員指定使用，其它人員一律不得動用（公司信息技術(shù)部維保除外）。 （2）未經(jīng)許可，禁止擅自拆開復(fù)印機(jī)、打印機(jī)和更換主機(jī)配件。如屬使用不當(dāng)造成復(fù)印機(jī)、打印機(jī)損壞的，保管人和使用人需承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。 9、電腦管理： （1）電腦由各使用者負(fù)責(zé)保管。 （2）公司網(wǎng)絡(luò)中的電腦用戶名稱設(shè)定、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、軟件安裝

20、及硬件配置由集團(tuán)信息技術(shù)部統(tǒng)一實(shí)施和管理，以確保公司計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的秩序及安全。 （3）電腦未經(jīng)允許，不得私自安裝軟件或應(yīng)用程序，同時，應(yīng)盡量避免日光直射、振動、頻繁開關(guān)及強(qiáng)電流沖擊。 （4）電腦發(fā)生故障時，使用人需及時與公司信息技術(shù)部聯(lián)系。為防止文件丟失，在故障原因不明時，不得隨意開關(guān)電腦。10、工作計劃報表管理： （1）上級領(lǐng)導(dǎo)、單位和部門需要的工作計劃與報表必須在規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)，認(rèn)真規(guī)范完成，或以O(shè)A郵件形式上傳下達(dá)，分送落實(shí)和執(zhí)行。 （2）分公司周例會需要的各類數(shù)據(jù)材料等，包括各職能部門、管理處負(fù)責(zé)人必須上報的數(shù)據(jù)材料，周工作總結(jié)計劃等，必須每周五下班以前匯總完成，打印成冊，并以O(shè)A

21、郵件形式報呈上級單位部門。四、辦公用品管理規(guī)定 1、行政辦公室負(fù)責(zé)各部門、各管理處報送的辦公用品計劃的審核、匯總與報批，以及辦公成本臺賬的建立，辦公用品的統(tǒng)一領(lǐng)用及發(fā)放。 2、各部門、各管理處以批準(zhǔn)的年度計劃為依據(jù)做月度計劃，填寫物品領(lǐng)用登記表?？梢赃M(jìn)行月與月之間的調(diào)節(jié)平衡，但年度總費(fèi)用不允許超過批準(zhǔn)的年預(yù)算限額。下月計劃須在本月25日前完成。 3、年度和月度計劃中，非易耗用品（如計算器、尺、筆架、打孔機(jī)、文件夾、界刀、訂書機(jī)）的數(shù)量要合理，行政辦公室須根據(jù)部門人員實(shí)際情況進(jìn)行審核。 4、如因特殊情況，需額外領(lǐng)取計劃外辦公用品的，申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，經(jīng)行政辦公室核準(zhǔn)方可領(lǐng)取及發(fā)放，費(fèi)

22、用計入部門成本。 5、屬控購范圍的辦公用品申領(lǐng)按集團(tuán)有關(guān)規(guī)定辦理。 6、行政辦公室接到倉庫通知后，統(tǒng)一領(lǐng)出申請的辦公用品，以部門為單位統(tǒng)一發(fā)放。7、 各部門、各管理處領(lǐng)用的辦公用品包括文具用品、辦公耗材、辦公設(shè)備、日用品等，不包括禮品。8、辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)： （1）部門（管理處）負(fù)責(zé)人以上人員：一次性紙杯、筆、筆記本、計算器、訂書機(jī)等其他辦公用品； （2）新入職員工：筆、膠水、鉛筆、文件架、文件夾、筆筒、便簽紙、筆記本； （3）其他員工：筆芯、鉛筆、回形針、長尾夾、訂書針、便簽紙、筆記本等； （4）員工新入職時，可領(lǐng)取一支簽字筆，原則上使用期限為3個月，已丟失的簽字筆由個人承擔(dān)。此后，每月僅允

23、許領(lǐng)取筆芯； （5）各部門（管理處）負(fù)責(zé)人可領(lǐng)取一個計算器；非資金財務(wù)系統(tǒng)、工程系統(tǒng)部門員工可合計領(lǐng)取2個計算器；資金財務(wù)系統(tǒng)部門人員可以根據(jù)崗位需求領(lǐng)取財務(wù)計算器，工程系統(tǒng)部門人員可根據(jù)崗位需求領(lǐng)取函數(shù)計算器； （6）各部門（管理處）負(fù)責(zé)人可各領(lǐng)取一把直尺；非資金財務(wù)系統(tǒng)、工程系統(tǒng)部門可合計領(lǐng)取2把直尺； （7）訂書機(jī)、打孔器、起釘器、戒刀、剪刀屬部門辦公用品。原則上，員工個人不予以單獨(dú)申領(lǐng)，如確需申領(lǐng)，須注明詳細(xì)原因； （8）盒裝紙巾僅限于運(yùn)營層領(lǐng)導(dǎo)每月領(lǐng)用一盒，其他員工不予以領(lǐng)用； （9）辦公用品領(lǐng)用申請時，員工可根據(jù)崗位要求申領(lǐng)，行政辦公室有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況選擇性配備。 9、離職人員在辦

24、理離職手續(xù)前，須到倉庫退還入職所領(lǐng)用的辦公用品，如筆筒、文件架、計算器、電話機(jī)等。否則，將按未退還辦公用品的原價，予以賠償。該賠償費(fèi)用將直接在離職結(jié)算工資中予以扣除，不足部分，以現(xiàn)金結(jié)算。 10、根據(jù)總公司規(guī)定，目前個人人均辦公用品費(fèi)用每月不超過50元，主要用于打印、復(fù)印、紙巾、紙張、辦公文具、桶裝飲用水等；公用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的耗材費(fèi)用，列入部門辦公經(jīng)費(fèi)，不計入個人定額費(fèi)用。 11、因使用公用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)耗材、快遞費(fèi)用等所產(chǎn)生的費(fèi)用，行政辦公室應(yīng)按照部門業(yè)務(wù)量均攤。 12、除公共辦公耗材、紙類、票據(jù)等易消耗辦公用品外，其他辦公用品應(yīng)采取以舊換新形式節(jié)約行政費(fèi)用支出，倉庫有權(quán)

25、審核辦公用品是否達(dá)到以舊換新標(biāo)準(zhǔn)。 13、屬開辦物資、專項(xiàng)活動及相關(guān)專項(xiàng)物資的，應(yīng)另行議定專項(xiàng)請示根據(jù)公司管控權(quán)限報權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后方可申購。五、辦公設(shè)備管理規(guī)定 1、行政辦公室負(fù)責(zé)安排辦公設(shè)備的申購、辦公設(shè)備的使用管理。 2、行政辦公室主管負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備使用與保管人登記卡、負(fù)責(zé)辦理有關(guān)辦公設(shè)備短期借用的登記手續(xù)、負(fù)責(zé)安排辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)并建立維保臺帳、負(fù)責(zé)對外使用收費(fèi)的辦公設(shè)備的費(fèi)用收繳與統(tǒng)計工作。 3、行政辦公室倉庫主管負(fù)責(zé)新購置辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫及登記辦公設(shè)備入庫登記簿、負(fù)責(zé)辦理辦公設(shè)備領(lǐng)用登記手續(xù)、負(fù)責(zé)所領(lǐng)用（借用）辦公設(shè)備的正常使用與保管。 4、各部門、各管理處負(fù)責(zé)人對本部門所有

26、辦公設(shè)備負(fù)管理責(zé)任；負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公設(shè)備的正常運(yùn)行并定期檢查維護(hù)；員工變更時的設(shè)備交接手續(xù)辦理以及督促借用人歸還所借用的辦公設(shè)備。 5、本規(guī)定所指辦公設(shè)備主要包括： （1）復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)機(jī)、電話機(jī)、自行車等； （2）電腦、照相機(jī)、投影儀及其相關(guān)設(shè)備。 6、辦公設(shè)備的申購流程按集團(tuán)相關(guān)程序辦理。7、 辦公設(shè)備的入庫、領(lǐng)用與登記： （1）行政辦公室將已采購設(shè)備交倉庫驗(yàn)收入庫，根據(jù)辦公設(shè)備入庫清單進(jìn)行清點(diǎn)簽字后，通知領(lǐng)用部門前來領(lǐng)??； （2）領(lǐng)用人填寫設(shè)備領(lǐng)用清單，領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人對本部門的新增辦公設(shè)備指定具體保管人，并對辦公場所設(shè)備卡信息進(jìn)行變更。辦公場所設(shè)備卡張貼于辦公場所的明顯位

27、置。8、對于集團(tuán)調(diào)撥的辦公設(shè)備，按辦公設(shè)備的入庫、領(lǐng)用及登記管理的程序規(guī)定執(zhí)行。 9、屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備，按照固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。 10、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)使用規(guī)范： （1）復(fù)印機(jī)、打印機(jī)應(yīng)避免日光直射，空氣濕度較大時，應(yīng)同時打開干燥開關(guān)，出現(xiàn)卡紙等異常情況時，切勿生拉硬拽，以免損傷硒鼓等機(jī)件。 （2）當(dāng)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)設(shè)備發(fā)生無法排除的故障時，應(yīng)及時聯(lián)系公司信息技術(shù)部進(jìn)行處理。因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，根據(jù)損壞情況，相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。 11、傳真機(jī)、碎紙機(jī)使用規(guī)范： （1）傳真機(jī)、碎紙機(jī)一般情況下保持24小時開機(jī)，但是部門文員應(yīng)注意定期檢查傳真機(jī)信號是否穩(wěn)定，傳真上時間是否準(zhǔn)確。

28、（2）傳真機(jī)、出現(xiàn)非人為故障，應(yīng)及時向信息技術(shù)部提出申請，盡快處理故障；若出現(xiàn)人為故障，如文件上有訂書針或其它硬物，涂改液未干等等，由責(zé)任人承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。 （3）碎紙機(jī)碎紙前應(yīng)將文稿上的金屬物或粘性物取出，一般每次不超過五張復(fù)印紙的放入量，以免損壞機(jī)器。 （4）當(dāng)碎紙箱里碎紙裝滿后，部門文員須將碎紙清理后方能繼續(xù)操作；如使用不當(dāng)造成碎紙機(jī)損壞，責(zé)任人需承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。 12、空調(diào)機(jī)使用管理規(guī)范： （1）空調(diào)機(jī)在使用過程中，每季度需清洗一次防塵網(wǎng)，停止使用后，清洗一次防塵網(wǎng)。除塵工作由行政主管指定人員進(jìn)行。 （2）在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)空調(diào)機(jī)有異常噪聲、氣味或不制冷現(xiàn)象，需及時通知維修人

29、員檢查；無法排除的故障，如需加雪種、更換零件等，按公司設(shè)備維修申報流程辦理。 （3）如屬使用不當(dāng)造成空調(diào)機(jī)損壞的，該空調(diào)所在部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)成員都要承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。 13、電話機(jī)使用規(guī)范： （1）崗位辦公需要配置電話機(jī)，或新增電話機(jī)，一律經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)后領(lǐng)取。無論上下班時間，未經(jīng)許可禁止使用公司電話撥打聲迅電話以及私人長話，否則除承擔(dān)相應(yīng)的話費(fèi)外，行政辦公室將視情況給予一定金額的現(xiàn)金罰款。 （2）未經(jīng)行政辦公室的許可不得自行拆裝、移動電話；接聽電話時不得使用免提鍵，以免干擾他人工作。 （3）電話機(jī)出現(xiàn)人為損壞時，經(jīng)本部門或行政辦公室查實(shí)后，由責(zé)任人負(fù)責(zé)維修并承擔(dān)相應(yīng)維修費(fèi)用。 14、自行

30、車使用規(guī)范： （1）因?yàn)楣ぷ餍枰渲玫淖孕熊?，?jīng)個人提出申請，獲得批準(zhǔn)后到倉庫辦理手續(xù)，歸個人保管使用。 （2）在使用過程中屬于非人為損壞的，個人可向行政辦公室申請維修；因個人使用或保管不善損壞的，個人自行負(fù)責(zé)維修或賠償。 （3）因個人使用或保管不善造成丟失的，按領(lǐng)用時間時物品價值及折舊核算賠償。 15、電腦電腦、照相機(jī)、投影儀及其相關(guān)設(shè)備使用規(guī)范： （1）電腦、照相機(jī)、投影儀及其相關(guān)設(shè)備由行政辦公室統(tǒng)一管理，其它部門人員使用或借用上述設(shè)備期間，由設(shè)備借用人負(fù)保管責(zé)任。 （2）借用部門使用完畢歸還時，必須仔細(xì)清查借用器材的各種功能是否與借用前相符，若不符或有損壞，追究借用人的責(zé)任，其費(fèi)用由借用

31、人承擔(dān)。 （3）為保證數(shù)據(jù)的安全性，各使用者要注意電腦中共享文件存放的內(nèi)容，防止泄密和數(shù)據(jù)丟失；禁止在電腦正常運(yùn)行狀態(tài)下強(qiáng)行關(guān)機(jī)，以防止損壞機(jī)器及數(shù)據(jù)丟失。 （4）公司在局域網(wǎng)服務(wù)器上為各部門設(shè)置了文件存放區(qū)域，各部門可將部門重要數(shù)據(jù)存放其中，以保數(shù)據(jù)安全。 （5）未經(jīng)許可，禁止擅自拆開電腦主機(jī)箱和更換電腦主機(jī)配件。如屬使用不當(dāng)造成電腦損壞的，保管人和使用人需承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。六、新聞媒體采訪接待管理辦法1、所有新聞媒體采訪必須取得總部集團(tuán)同意后才能進(jìn)行，對于比較正式的采訪，按照總公司或上級部門統(tǒng)一安排進(jìn)行。2、如有未經(jīng)預(yù)約的媒體進(jìn)入公司管理區(qū)域內(nèi)采訪、拍照，應(yīng)禮貌地上前打招呼，統(tǒng)一口徑為“

32、對不起，請問你們和我們公司有預(yù)約嗎？”并請記者到辦公室等候，及時通知上級領(lǐng)導(dǎo)，由其負(fù)責(zé)處理。 3、如有未經(jīng)預(yù)約的媒體對員工本人進(jìn)行采訪，員工統(tǒng)一回答的口徑是：“對不起，這件事我不是很了解，請您聯(lián)系我們的領(lǐng)導(dǎo)，好嗎?”并按上級的要求指引其到相應(yīng)的地點(diǎn)進(jìn)行接待。 3、接待現(xiàn)場應(yīng)做到禮貌、得體，不得表現(xiàn)出反感和敵對情緒，不對對方的言行進(jìn)行討論和指點(diǎn)，以免引起誤會，激化矛盾。 4、行政辦公室或管理處負(fù)責(zé)人應(yīng)及時趕到現(xiàn)場，若不能第一時間趕到現(xiàn)場的，應(yīng)禮貌的給記者電話，讓記者稍等。統(tǒng)一口徑是“您好，我是XXX負(fù)責(zé)人，我將在XX分鐘內(nèi)趕到！請稍等?！?5、所有接受采訪的相關(guān)人員應(yīng)積極維護(hù)企業(yè)形象，并嚴(yán)格統(tǒng)一

33、口徑，對于敏感的問題，應(yīng)請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，而不應(yīng)該擅自作答。6、 新聞媒體在公司管理區(qū)域采訪完畢后，應(yīng)及時跟蹤記者對該事件的報道的動向，通過各種渠道溝通，妥善解決可能發(fā)生的負(fù)面報道；或與之取得聯(lián)系，了解事實(shí)真相，阻止不良報道的繼續(xù)刊發(fā)，并及時上報總公司負(fù)責(zé)人和華南城負(fù)責(zé)人。七、重大事件報告制度 1、重大事件報告內(nèi)容包括但不限于下例內(nèi)容： （1）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生的各種重大刑事、治安案件，各類安全工傷事故，造成人員傷亡的； （2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生的各種原因引起的失火事件； （3）在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生的公共財產(chǎn)、業(yè)主/商戶財物失竊案件，造成5000元及以上經(jīng)濟(jì)損失和負(fù)面影響的； （4）遇臺風(fēng)、暴雨、

34、水浸等自然災(zāi)害，造成公司、業(yè)主/商戶5000元及以上經(jīng)濟(jì)損失或人員受傷的； （5）物業(yè)主要設(shè)施設(shè)備突發(fā)故障，造成大面積停水、停電、停氣，在當(dāng)天內(nèi)無法恢復(fù)，影響商戶或使用人正常營業(yè)、生活秩序的事件； （6）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生的各類嚴(yán)重妨害正常營業(yè)、辦公秩序的群體性事件，或涉及公司負(fù)面新聞報道、負(fù)面評價宣傳的各類媒體資訊； （7）公司員工或外包隊(duì)伍員工在工作中違法、違紀(jì)，嚴(yán)重侵害公司、業(yè)主/商戶或者第三人利益的； （8）公司員工或外包隊(duì)伍員工之間或與業(yè)主、商戶發(fā)生沖突，導(dǎo)致人員受傷的，嚴(yán)重負(fù)面影響的； （9）當(dāng)?shù)卣块T或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)服務(wù)方面提出的重要指令、整改要求； （10）其它影響較大或事態(tài)

35、一旦擴(kuò)大，可能對公司運(yùn)營管理造成重要影響的的突發(fā)性事件。 2、行政辦公室或各管理處接到重大事件的報告，必須在第一時間內(nèi)向分公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)報告。 3、行政辦公室或各管理處負(fù)責(zé)人向分公司領(lǐng)導(dǎo)報告后，必須在第一時間趕到現(xiàn)場協(xié)助相關(guān)單位部門或公安消防等機(jī)構(gòu)處理。 4、重大事件事發(fā)4小時內(nèi)，行政辦公室或相關(guān)管理處分公司應(yīng)向總公司提交重大事件報告單，若事件仍然在處置過程中，應(yīng)將動態(tài)情況每日上報。遇到夜間條件限制無法按時報告的，應(yīng)在第二天上午9時前進(jìn)行補(bǔ)報。 5、重大事件處置完畢后，行政辦公室代表分公司或者責(zé)成相關(guān)管理處在3個工作日內(nèi)，向總公司提交重大事件分析整改報告單。如實(shí)匯報事件的詳細(xì)處理過程及

36、結(jié)果，找出事件發(fā)生的主要原因，提出避免類似情況發(fā)生的整改、預(yù)防措施。6、重大事件未經(jīng)總公司或華南城同意授權(quán)，不得向外界擅自發(fā)布、散布有關(guān)事件處置工作的情況和事態(tài)發(fā)展的信息。7、在重大事件報告、處置過程中出現(xiàn)下列情形之一，將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人績效考核、降職、降薪、調(diào)崗或解除勞動合同的處理。 （1）緩報、瞞報、漏報，或報送虛假信息的； （2）未采取有效預(yù)防措施而導(dǎo)致重大事件發(fā)生的； （3）不服從上級管理部門對重大事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)、指揮和協(xié)調(diào)的； （4）未及時組織開展應(yīng)急處置和善后工作的； （5）未及時依法、依約收集有關(guān)證據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或產(chǎn)生負(fù)面影響的。八、快遞管理規(guī)定1、快遞物品是指

37、公司或員工因工作需要，寄送或收取的文件資料、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。 2、快遞審批權(quán)限：各部門、各管理處因工作需要快遞，需填寫快遞申請表，并走OA流程審批： 3、同屬一個不可分割區(qū)域辦公場所應(yīng)獨(dú)立設(shè)立一名兼職快遞管理員負(fù)責(zé)本區(qū)域快遞的跟蹤、登記、分發(fā)等工作；區(qū)域界定和劃分由各分公司行政辦公室自行設(shè)立，并將相關(guān)設(shè)立情況向總公司行政辦公室報備。4、收件管理： （1）快遞由快遞管理員統(tǒng)一接收，同時，檢查快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為公司員工，若收件人非公司員工，應(yīng)當(dāng)場退回； （2）快遞管理員確認(rèn)簽收后，在快遞收件登記表上進(jìn)行登記并通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細(xì)）。若收件人

38、當(dāng)時不在公司，快遞管理員需電話通知收件人，以免耽誤公務(wù)； （3）貴重物品和公司機(jī)密文件，原則上由快遞管理員通知收件人到快遞管理員處自領(lǐng)，如收件人無法領(lǐng)取時，由快遞管理員與收件人確認(rèn)后再辦理代收手續(xù)。自領(lǐng)者需攜帶相關(guān)身份證明，如需代領(lǐng)，代領(lǐng)人也需出示相關(guān)身份證明后方可辦理代收手續(xù)。 5、發(fā)件管理： （1）寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料。并妥善保留好相關(guān)單據(jù)，并把單號告訴發(fā)貨人，由發(fā)貨人自行跟蹤； （2）未經(jīng)登記、錯誤登記、拒絕登記及登記不全者，快遞費(fèi)用及后果由其寄件人承擔(dān)，不計入公司快遞費(fèi)用報銷中； （3）底單按月份與登記表一同保存，月底結(jié)算快遞費(fèi)用?？爝f管理員負(fù)責(zé)核對費(fèi)用清單，核

39、對無誤須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由財務(wù)管理部進(jìn)行支付。 6、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由快遞管理員保管（保管期為一年），便于對賬和查詢；如寄件人需保留寄件單，僅限保留復(fù)印件?？爝f管理員每月對所有寄件費(fèi)用按部門進(jìn)行統(tǒng)計，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。7、為避免風(fēng)險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000元至10000元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價，若未保價而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 8、寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到行政辦公室，由快遞管理員與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄（收）件人須給予相關(guān)配合。 9、快遞管理員須對每單索賠件記錄在快遞件遺失/

40、損壞登記表上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務(wù)水平。 10、行政辦公室負(fù)責(zé)每月至少一次檢查監(jiān)督各區(qū)域快遞管理情況，對存在問題或違規(guī)操作的區(qū)域應(yīng)及時形成書面報告材料，向分公司負(fù)責(zé)人和總公司行政辦公室報告。11、行政辦公室每月月底前將本月快遞費(fèi)用按使用部門分類核算，形成費(fèi)用分?jǐn)偙怼＞?、合同管理?guī)定十、印章申請管理規(guī)定1、公司一級印章的由集團(tuán)總部辦公室-綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)登記、留樣、備案；部門印章如需由部門保管，則要向集團(tuán)總部印章管理部門報備；管理處一級印章由分公司行政辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣、備案。2、印章申請使用要求： （1）印章使用申請?jiān)瓌t上啟用OA審批流程，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程

41、和登記手續(xù)。申請用印時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在OA上填報印章使用申請流程，未啟用OA流程的用電腦填寫、打印印章使用申請表，手寫無效，報相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后，與一式兩份用印文件一起交印章管理人（其中一份蓋章后交由印章管理人存檔），確認(rèn)審批手續(xù)齊備、無誤后再用印，否則印章管理人有權(quán)拒絕用印，產(chǎn)生的后果由用印申請部門自負(fù)。 （2）緊急情況需用印，如遇審批人外出無法審批的，審批人須以郵件或短信方式書面回復(fù)印章管理人，并同意后補(bǔ)簽字，印章管理人方可用印。經(jīng)辦人應(yīng)對工作有一定的計劃性，不得在同一時段內(nèi)多次出現(xiàn)先蓋章后審批的情況。 （3）已具備完整審批流程的合同、財務(wù)票據(jù)、工程聯(lián)系函、工程簽證、工程結(jié)算等文件，可不再填

42、寫印章使用申請表，憑相關(guān)審批單直接用印。 （4）不得在內(nèi)容填寫不全的文件或空白合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、財務(wù)票據(jù)、證明及介紹信上用印。如確需用印時，由相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，工作結(jié)束后，及時向印章管理人提供該文件復(fù)印件存檔，未使用的立即收回作廢。 （5）不得在手寫文件上加蓋印章。 （6）文件復(fù)印件加蓋公章時，需同時加蓋“用途”章，并注明真實(shí)用途。 （7）用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱和用印件的落款要一致，不漏蓋、不錯蓋、不多蓋。 （8）有以下情形的用印有權(quán)拒絕或暫緩辦理：批準(zhǔn)人越權(quán)審批的、超出規(guī)定的使用范圍的、用印文件內(nèi)容與審批內(nèi)容不符的、用印文件內(nèi)容有明顯錯誤、疑議或法律風(fēng)險

43、的。 3、部門印章未經(jīng)總公司審批同意，任何部門不得超出部門職權(quán)使用部門印章，嚴(yán)禁以部門印章代表公司對外簽訂合同或?qū)镜臋?quán)利義務(wù)進(jìn)行許諾。 4、合同用印的特別要求： （1）對外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按合同管理規(guī)定辦理審批程序，對方先簽字蓋章后，再加蓋我方合同章或公章。 （2）合同經(jīng)辦人員、經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部初審審核人及合同蓋章人員負(fù)責(zé)核對簽署合同與定稿合同是否一致；合同份數(shù)是否足夠；合同要求的附件是否齊全及有效。核對無誤后，核對人應(yīng)在需蓋章的一份合同上簽字確認(rèn)。同時授權(quán)代表簽字后，方可加蓋合同章或公章，沒有核對人員簽字，印章管理員不得用印。 （3）兩頁及以上的合同或協(xié)議，需加蓋騎縫章。 （4

44、）如發(fā)生蓋章合同與定稿版本不一致的，由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和授權(quán)代表承擔(dān)主要責(zé)任，法務(wù)部初審審核人與合同蓋章人員承擔(dān)次要責(zé)任。5、印章管理責(zé)任： （1）公司印章由行政辦公室設(shè)專人保管，不得隨意放置。印章管理人應(yīng)堅(jiān)持原則、保守秘密；嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度，不得用管理印章之便為自己謀私利。 （2）印章管理人對所有用印文件應(yīng)進(jìn)行編號，并將編號、文件名稱等相關(guān)事項(xiàng)登記備案，并應(yīng)留存相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批件，與印章使用申請表一起作為用印憑據(jù)，分類整理歸檔。 （3）印章管理人不得擅自用印，不得將印章轉(zhuǎn)借他人。 （4）違反本辦法規(guī)定的，為重大違紀(jì)行為，造成公司損失的，承擔(dān)全部賠償責(zé)任，審批人承擔(dān)連帶責(zé)任，若違反相關(guān)法

45、律法規(guī)的，依法移送有關(guān)部門處理。十一、檔案管理規(guī)定 1、分公司檔案內(nèi)容涉及政策法規(guī)制度、物管基本數(shù)據(jù)、行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任、分類考核標(biāo)準(zhǔn)、外包外委合同、工程維保維修、安全保衛(wèi)管理、客戶業(yè)主資料等九個方面的類別。 2、行政辦公室負(fù)責(zé)整個檔案的收集、整理、匯總、建檔、保管、查閱和管理的責(zé)任。相關(guān)部門和管理處有配合收集、整理、匯總、移交相關(guān)資料的責(zé)任和義務(wù)。如果工作需要，部門和管理處可留存復(fù)印件。 3、行政辦公室必須有專人負(fù)責(zé)檔案管理： （1）貫徹執(zhí)行檔案法等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務(wù)知識，完善分公司及各管理處檔案資料管理工作規(guī)章制度； （2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)分公司各類檔案資料的收集、

46、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)； （3）督促分公司各部門及各管理處檔案資料的移交工作。監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，接收和保管集團(tuán)各部門以及當(dāng)?shù)厝A南城移交的檔案資料，進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作； （4）負(fù)責(zé)對下屬各管理處檔案資料管理的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和考核各管理處檔案資料管理工作； （5）做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作；維護(hù)檔案資料的完整和安全；負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成上級安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。 4、檔案資料的移交和歸檔 （1）各部門、管理處存放的

47、檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，定期（暫定每季度一次）進(jìn)行移交。 （2）移交前須按類整理，按日期裝訂，填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。 （3）移交的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。 （4）移交的文件材料應(yīng)能耐久保存，如使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 （5）移交的文件材料原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時復(fù)印件并加

48、蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔； （6）移交的文件材料中傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處； （7）移交的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整； （8）移交的文件材料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”； （9）移交的文件材料要清晰完整、符合集團(tuán)檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)， 4、行政辦公室與各相關(guān)部門、管理處每季度至少進(jìn)行一次資料檔案匯總會議，確定資料是否真實(shí)有效。 5、行政辦公室每季度至少進(jìn)行一次資料檔案清理匯總，對過期或作廢的資料檔案要加蓋“作廢”印章。 6

49、、部門和管理處因工作關(guān)系需要借閱資料檔案，應(yīng)填寫借閱登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可借閱，并在一周以內(nèi)要求收回存檔。十二、資產(chǎn)管理規(guī)定 1、資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)和低值易耗品二類。固定資產(chǎn)是指物品單位價值在貳仟元(含)以上的資產(chǎn)，低值易耗品物品是指單位價值在貳仟元以下的資產(chǎn)。2、資產(chǎn)分類管理： （1）辦公設(shè)備 （2）電腦 （3）交通運(yùn)輸工具 （4）廚房用具 （5）宿舍用具 （6）辦公家具 （7）軟件 （8）房屋建筑物 （9）康體設(shè)備 （10）機(jī)器、機(jī)械設(shè)備 （11）商鋪 （12）電子設(shè)備 （13）附屬管理中心 （14）其他 3、固定資產(chǎn)分類折舊年限：房屋、建筑物，20年；機(jī)器機(jī)械、其他設(shè)備，10年；

50、運(yùn)輸工具、器具、工具、家具，5年；電子設(shè)備，3年。 4、行政辦公室為實(shí)物資產(chǎn)監(jiān)控管理與統(tǒng)籌調(diào)配部門,負(fù)責(zé)對資產(chǎn)進(jìn)行分部門/管理處統(tǒng)計、登記；負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門資產(chǎn)管理及使用情況，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌調(diào)配各單位資產(chǎn)，以及。5、各部門和管理處指定兼職資產(chǎn)管理員一名，負(fù)責(zé)對本部門的資產(chǎn)進(jìn)行管理，其資產(chǎn)統(tǒng)計表由各部門和管理處負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。6、行政辦公室負(fù)責(zé)編制資產(chǎn)統(tǒng)計表、每月向上報告分公司的資產(chǎn)增、減變化，并配合財務(wù)部定期組織月度、半年、年度資產(chǎn)盤點(diǎn)，健全資產(chǎn)檔案，有效評估公司資產(chǎn)配置合理性。 7、各部門、各管理處負(fù)責(zé)人必須監(jiān)督部門資產(chǎn)管理員及時做好資產(chǎn)管理各項(xiàng)工作，并對部門物資的調(diào)撥、閑置、報廢物資進(jìn)行及時處理，

51、并積極配合公司資產(chǎn)管理各項(xiàng)工作。 8、凡半年盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)未如實(shí)反映實(shí)物管理情況的部門和管理處，經(jīng)行政辦公室核實(shí)，處以該部門和管理處負(fù)責(zé)人書面警告一次，扣績效5分。9、各部門和管理處資產(chǎn)管理員須按時（每月5日前）按要求提交上月份資產(chǎn)統(tǒng)計表，未按時提交扣績效分2分。10、凡忽視資產(chǎn)管理工作，對公司資產(chǎn)未造成損失的給予各部門和管理處負(fù)責(zé)人口頭警告（書面記錄）處理；對公司資產(chǎn)造成損失或嚴(yán)重影響工作效率的，給予書面警告一次，扣績效10分，另公司保留要求賠償損失的權(quán)利。十三、倉庫管理規(guī)定 1、行政辦公室負(fù)責(zé)倉庫各項(xiàng)管理制度的制定和監(jiān)督管理，業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。倉庫管理人員負(fù)責(zé)倉庫物料的出庫入庫、保管記賬和盤點(diǎn)，及根

52、據(jù)庫存協(xié)助各部門材料的申購工作。 2、購進(jìn)物品入庫時，須憑采購單、送貨單、檢驗(yàn)合格證、發(fā)票等辦理入庫手續(xù)，并認(rèn)真核對購進(jìn)物品的品名、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、合格證件等內(nèi)容，如驗(yàn)收不了解的專業(yè)物品，須通知使用方派專業(yè)人員來現(xiàn)場驗(yàn)收。 3、入庫單一式四聯(lián)，填寫應(yīng)規(guī)范正確，字跡清楚。第一聯(lián)：存根聯(lián)，留存?zhèn)}庫，按月裝訂成冊，由倉庫長期保管；第二聯(lián)：客戶聯(lián)，交送貨單位采購部；第三聯(lián)：會計聯(lián)，交財務(wù)部會計入賬；第四聯(lián)：備用聯(lián)，交倉庫實(shí)物保管員。 4、對數(shù)量或質(zhì)量有異議、單證不齊全的購進(jìn)物品，不得辦理正式入庫手續(xù)，只可辦理臨時寄存；對經(jīng)檢驗(yàn)不合格的物品一律退回，置于暫放區(qū)域；同時在二個工作日內(nèi)通知采購部負(fù)責(zé)處

53、理。 5、貨品進(jìn)倉后，在24小時內(nèi)通過OA形式知會貨品申請部門領(lǐng)用。6、 倉庫應(yīng)該對新購、回收物資進(jìn)行分類管理，對數(shù)量、費(fèi)用類物資進(jìn)行分區(qū)擺放，不同系統(tǒng)、種類物資的零附件不得混雜，以便清點(diǎn)管理。每個貨位應(yīng)貼有物料卡，注意防壓、防潮、防霉。7、 化工產(chǎn)品及危險品、焊接材料、電子儀器設(shè)備等特殊物資務(wù)必放置于干燥通風(fēng)、整潔的室內(nèi)，保證合適的溫度。 8、倉庫鑰匙必須隨身攜帶，不得存放在倉庫過夜；保管人休息、請假時，要辦理好工作及鑰匙交接手續(xù)，不得持有備用鑰匙。 9、倉庫管理員要做好倉庫安全防范工作，確保倉庫和物資的安全。倉庫內(nèi)禁止吸煙，禁止堆放雜物和私人物品，禁止亂接電源和電線；注意防鼠防蟲，禁止非倉

54、管人員進(jìn)入。 10、每天下班前倉庫管理人員要對自己所管轄的倉庫進(jìn)行安全檢查，倉庫管理人員要懂得使用消防器材和必要的防火知識。發(fā)現(xiàn)異?；蛟O(shè)備設(shè)施老化等涉及安全隱患的要及時匯報。下班時最后確定門窗，各種設(shè)備的電源是否已全部關(guān)掉。11、倉庫所有存貨的出庫，倉管員憑物料領(lǐng)用單和領(lǐng)料人提供相應(yīng)的維修單，才能發(fā)貨。物料領(lǐng)用單由申領(lǐng)部門開具，一式四聯(lián)：第一聯(lián)存根聯(lián)由倉庫留存，第二聯(lián)會計聯(lián)倉庫月末匯總后交財務(wù)部會計入賬，第三聯(lián)保管聯(lián)交實(shí)物保管員留存，第四聯(lián)結(jié)算聯(lián)交領(lǐng)料人留存。 12、維修維保材料的領(lǐng)用除“有償服務(wù)”類，都按以舊換新的規(guī)定發(fā)放維修材料。根據(jù)OA審批的申購單填寫物料領(lǐng)用單，在申請數(shù)量范圍內(nèi)可直接領(lǐng)取，事后部門負(fù)責(zé)人在一周內(nèi)補(bǔ)簽。 13、存貨出庫一般針對公司內(nèi)部領(lǐng)料，涉及到外部門領(lǐng)料的，由行政辦公室開具領(lǐng)料單，領(lǐng)用物料金額較大的，領(lǐng)料人需同時持有正式的有其部門負(fù)責(zé)人簽字的請示報告；領(lǐng)用物料作為對外銷售時，領(lǐng)料人需先到財務(wù)繳款，再由所屬部門開具物料領(lǐng)用單報批，后持繳款收據(jù)和審批后的物料領(lǐng)用單至倉庫領(lǐng)料。 14、倉庫管理員發(fā)放物料時要遵照“推陳儲新，先進(jìn)先