接待工作流程指引

1、接待工作流程指引編寫部門： 綜合部批 準(zhǔn) 人： 公司總經(jīng)理 修訂記錄生效日期狀態(tài) 審批人跟進(jìn)人聯(lián)系方式接待工作流程指引目錄1.目的及適用范圍22.主要職責(zé)23.關(guān)鍵活動描述24.附件5接待工作流程指引1 目的及適用范圍1.1 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司接待工作，提高接待質(zhì)量，樹立公司對外良好形象，推進(jìn)接待工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合公司實(shí)際，制定本指引。 1.2 本指引適用于公司各部門接待工作。2 主要職責(zé)2.1 綜合部統(tǒng)籌公司各接待工作：2.1.1 負(fù)責(zé)編制接待方案2.1.2 負(fù)責(zé)實(shí)施接待方案2.2 相關(guān)部門2.2.1 配合接待工作3 關(guān)鍵活動描述3.1 接待前期準(zhǔn)備工作3.1.1 來訪客人基本信

2、息：所屬單位、人數(shù)、姓名及職位、到達(dá)及返程日期、航班或高鐵信息、貴賓廳預(yù)定、客人對住宿、飲食等生活習(xí)慣的要求及忌諱、來訪目的、來訪時長、聯(lián)系人姓名及電話等。3.1.2 接待方人員信息：公司出席的領(lǐng)導(dǎo)，申請部門對接聯(lián)系人及聯(lián)系電話。3.1.3 擬定接待方案：接待統(tǒng)籌部門根據(jù)來訪客人身份、來訪時間、目的、意愿和領(lǐng)導(dǎo)的要求等情況，圍繞以下內(nèi)容按時間順序擬定接待方案：接待標(biāo)準(zhǔn)、迎接地點(diǎn)、食宿地點(diǎn)、用車安排、參觀安排、接陪領(lǐng)導(dǎo)、費(fèi)用預(yù)算、是否需要安排照相、翻譯、撰寫新聞稿等事宜。擬定接待方案后，要及時征詢領(lǐng)導(dǎo)或?qū)Ψ铰?lián)系人意見，適當(dāng)作出修改。3.1.4 接待前期安排3.1.4.1 參觀安排：(1) 提前與

3、參觀點(diǎn)對接，落實(shí)參觀路線、陪同領(lǐng)導(dǎo)。(2) 準(zhǔn)備簡介資料(3) 安排參觀現(xiàn)場電子屏幕顯示歡迎詞及集團(tuán)宣傳片等3.1.4.2 會晤安排：(1) 根據(jù)來訪客人的情況，提前與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約時間；(2) 落實(shí)會晤時間及會議室(3) 按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)；(4) 如遇臨時調(diào)整，應(yīng)及時告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其秘書。3.1.4.3 預(yù)定安排：(1) 預(yù)訂車輛、房間及餐飲，落實(shí)參觀點(diǎn)的安排；(2) 將客人及我司出席領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)信息、來訪目的一并傳閱給接待酒店及參觀點(diǎn)對接人；(3) 建立接待工作的微信群，保證接待信息的充分暢通。3.1.4.4 用車安排：(1) 在接待車輛較多的情況下要提前對車輛進(jìn)行編號；(2) 通過釘釘發(fā)

4、起“用車申請”流程，綜合部按要求安排車輛。3.1.4.5 房間安排：(1) 通過釘釘發(fā)起“酒店預(yù)訂申請”流程。(2) 提供來訪客人名單及相關(guān)信息給綜合部提前預(yù)定；3.1.4.6 飲食安排：(1) 落實(shí)用餐人數(shù)、用餐地點(diǎn)；(2) 根據(jù)來訪客人的飲食習(xí)慣安排菜單，菜式安排注意口味及葷素搭配，份量適當(dāng)，不宜過多。(3) 酌情安排酒水等。(4) 接待部門提前制作座位臺卡并擺放及用餐擺位圖。3.1.4.7 通過3.1.4.84 住宿安排：根據(jù)需要以及客人級別合理安排酒店房間；5 用車安排：根據(jù)需要以及客人級別合理安排接待車輛，如需集團(tuán)辦行政車隊(duì)安排車輛，則請線上發(fā)起車輛申請流程，行政車隊(duì)按要求安排車輛。

5、5.1.1 注意：人數(shù)較多的接待可以向順碧樓巴車隊(duì)申請大巴車，填寫樓巴車隊(duì)專用申請單，由部門負(fù)責(zé)人簽名傳真，提前預(yù)約。6 參觀安排：給物業(yè)公司發(fā)工作聯(lián)系單，安排接待專員介紹講解參觀線路。（推薦的參觀路線可參閱接待工作之參觀路線介紹）7 接陪領(lǐng)導(dǎo)：確認(rèn)接陪領(lǐng)導(dǎo)的名單、聯(lián)系式。8 餐飲安排：確認(rèn)用餐地點(diǎn)；如果有碧桂園集團(tuán)主席參與的接待，應(yīng)將就餐的地點(diǎn)安排在碧桂園接待中心，方便主席行程安排。9 會議安排：確認(rèn)參會人數(shù)、人員名單、會議形式及內(nèi)容；下單預(yù)定會議室，確定會議地點(diǎn)；編制會議議程。10 安排照相（如需）10.1.1 3.1.4 行程確認(rèn)后，將客人及我司出席領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)信息傳閱給接待酒店及參觀點(diǎn)對

6、接人，建立接待工作的微信群，保證接待信息的充分暢通。10.1.2 3.1.3 擬定接待工作安排11 餐飲安排：根據(jù)客人的飲食習(xí)慣安排菜單，注意口味及葷素搭配，控制預(yù)算；根據(jù)公司現(xiàn)行的規(guī)定使用酒水；提前將用餐擺位圖發(fā)給酒店，制作座位臺卡并擺放。11.1 注：一般情況下，主位是我方最高領(lǐng)導(dǎo)，右手邊和左手邊分別是客方第一第二領(lǐng)導(dǎo)，接下來是我方第三第四，依次交替安排。如果客方的第一領(lǐng)導(dǎo)職位非常高，可安排客方領(lǐng)導(dǎo)做主位，比如接待馬來西亞蘇丹，可安排蘇丹坐主位，主席坐右手邊。12 會議安排：準(zhǔn)備會議文字資料及電子資料，電子資料需導(dǎo)入投影設(shè)備，以便檢查調(diào)試；對接會議室接待專員，準(zhǔn)備會議排位、投影、電腦、麥克

7、風(fēng)、翻頁筆、稿紙及文具筆、飲用水、零食或等。13 填寫接待安排預(yù)訂單；準(zhǔn)備投影播放歡迎詞（代替橫幅），以及公司宣傳片。根據(jù)情況安排攝影攝像及錄音。14 參觀點(diǎn)安排：15 酒店或樓盤：及時與酒店大堂副理或接待對接人溝通，告知參觀時間、參觀項(xiàng)目、參觀人員、參觀車輛，要求大堂副理反饋參觀點(diǎn)聯(lián)系人及聯(lián)系方式；16 國華紀(jì)念中學(xué)及IB學(xué)校：提前與學(xué)?？傓k聯(lián)系并寫工作聯(lián)系單，內(nèi)容包括客人單位、到達(dá)時間、參觀人數(shù)及是否有公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，要求學(xué)校反饋講解的老師及聯(lián)系方式；17 客人指定參觀地點(diǎn)：及時了解參觀點(diǎn)信息，提前與參觀點(diǎn)聯(lián)系準(zhǔn)備門票及路線。18 禮物安排：重要人物的接待，可咨詢領(lǐng)導(dǎo)意見是否需要準(zhǔn)備禮物。1

8、9 接待實(shí)施19.1.1 3.2.1 出發(fā)前檢查20 提前一天與來訪客人的聯(lián)系人確認(rèn)接機(jī)/車的時間與地點(diǎn)、接送司機(jī)的聯(lián)系方式及車牌號等，并對目的地天氣、著衣舒適進(jìn)行短信提醒；21 提前與司機(jī)溝通，將接待行程給到司機(jī)，確定司機(jī)已清楚整個行程路線；21.1.1 3.2.2接待人員禮儀：式場合應(yīng)著正裝，男士應(yīng)著襯衫、西服、西褲、皮鞋，大型及重要場合應(yīng)佩帶領(lǐng)帶；女士應(yīng)著西服套裝或套裙配絲襪、皮鞋；非正式場合可著商務(wù)裝，但不能穿牛仔褲、拖鞋、運(yùn)動褲、運(yùn)動鞋等，要求著裝得體；21.1.2 3.2.3車輛及參觀22 接待人員需與司機(jī)保持溝通，得知客人具體抵達(dá)時間則第一時間通知司機(jī)及時發(fā)動汽車、開空調(diào)，保證車

9、內(nèi)溫度舒適；23 接到客人出發(fā)前往下一目的地前，及時與目的地對接人保持聯(lián)系，告知其目前所處位置、大概到達(dá)時間，請其做好接待前準(zhǔn)備，如預(yù)留停車位、準(zhǔn)備茶水飲料、雨傘等；24 抵達(dá)參觀地點(diǎn)前20分鐘，再次通知跟進(jìn)對接人，講解員及車輛提前做好迎接準(zhǔn)備；24.1.1 3.2.4 住宿24.1.2 客人出發(fā)前往酒店時，通知大堂副理客人所處位置和抵達(dá)酒店的預(yù)計時間。抵達(dá)前20分鐘，再次通知酒店做好迎接準(zhǔn)備，并準(zhǔn)備好房卡、行李車等；24.1.3 3.2.4用餐25 接待人員于用餐前20分鐘抵達(dá)現(xiàn)場，核對用餐座位臺卡名字及位置擺放是否正確，座位數(shù)是否正確、菜單是否正確、用餐環(huán)境及室溫是否舒適；26 在用餐布置方面特別注意主位擺放要避開風(fēng)口，上座后須馬上上茶、熱毛巾。上菜速度要快，盡量做到“就座便可起筷”；27 餐后提醒客人下一個安排，如涉及次日吃完早餐退房，便提醒客人次日早餐的地點(diǎn)、房卡及行李的安排；28 3.3 注意事項(xiàng)：28.1.1 及時請示匯報。接待過程中，如客人堅持要求更改行程安排，接待統(tǒng)籌部門應(yīng)及時報上級領(lǐng)導(dǎo)同意后，并將變更后的行程第一時間知會所有參與接待的人員及領(lǐng)導(dǎo)秘書；29 3.4 接待結(jié)束及總結(jié)29.1.1 3.4.1接送車輛提前20分鐘到場等候，按照客人