檔案名稱編碼規(guī)則

1、檔案名稱、編號規(guī)則為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及統(tǒng)一性，合理有效利用檔案資料，結(jié)合公司實際情況，特制定本細(xì)則。1. 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。3. 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。4. 檔案編號規(guī)則4.1. 公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“公司名稱一級目錄二級目錄三級目錄加流水號”。具體編碼

2、表見附件二（檔案分類編碼表）。4.1.1. “公司名稱”表示文檔歸屬公司名稱,用公司名稱的主體部分的拼音縮寫形式表示。各公司名稱的縮寫見附表一。4.1.2. “一級目錄”表示文檔歸屬類別號。如：行政管理類、經(jīng)營管理類、基本建設(shè)類等等。4.1.3. “二級目錄”表示類別號下面的細(xì)分類別，如三會文件類下面的股東大會、董事會、監(jiān)事會。4.1.4. “三級目錄”表示更細(xì)分的類別，4.1.5. “流水號是在三級目錄下，以文件首次發(fā)行日期的時間為順序排序。4.2. 每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、放置存檔。4.3. 新檔案應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序（文書一

3、般以文件時間從前到后排列順序），以此來編列檔號。4.4. 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。4.5. 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。5.附件各公司名稱及縮寫形式廳P公司全稱縮寫檔案編碼1深圳嘉德森投資有限公司嘉德森JDS2深圳市易達(dá)恒通供應(yīng)鏈管理有限公司易達(dá)恒通YDHT3深圳市粵信恒貿(mào)易有限公司粵信恒YXH4深圳市奧坤信息技術(shù)有限公司奧坤AK5貴陽斯浦林貿(mào)易有限公司斯浦林SPL6深圳市凱富盈投資基金管理有限公司凱富盈KFY7開陽縣龍?zhí)吹V業(yè)有限公司龍?zhí)吹V業(yè)LTKY8深圳市信恒通貿(mào)易有限公司信恒通XHT9珠海凱富盈產(chǎn)品后

4、限公司珠海凱富盈ZHKFY10富佳國際集團有限公司香港富佳HKFJ11香港信恒通集團有限公司香港信恒通HKXHT附件二：檔案分類編碼表公司名稱一級目錄編號二級目錄編號三級目錄編號流水號嘉德森集團JDS三會資料01股東會01年度董事會02年度監(jiān)事會03年度行政管理類02總經(jīng)辦辦公會議01各項管理制度02行政類01(1)(2) .人力資源類02卜同設(shè)備管理類03采購類04倉儲管控類05財務(wù)管理規(guī)定06預(yù)算管理制度07銷售管理規(guī)定08電子信息系統(tǒng)控制制度09投資管理、控制制度10內(nèi)部審計控制制度11信息管理及披露的控制制度12公司卜發(fā)文件03經(jīng)營管理類03合資合同、章程01證照02變更、批復(fù)03，商

5、局卜發(fā)01貿(mào)工局卜發(fā)02其他部門下發(fā)03重大統(tǒng)宮合同04股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同01銷售合同02采購合同03財產(chǎn)保險合同04中介機構(gòu)簽定合同05其他合同06投資項目05項目前期資料項目實施管理項目終止基本建設(shè)類04按照項目01建設(shè)準(zhǔn)備階段設(shè)計階段施工階段竣工驗收階段工程維護、改建、擴建階段事故分析及處理等形成文件設(shè)備儀器類05按照設(shè)備簽定合同日期01設(shè)備購置的立項審批及合同開箱驗收及接受等形成文件安裝調(diào)試等形成文件使用維護改造報廢等形成文件事故分析及處理等形成文件財務(wù)檔案類06銀行01貸款合同01抵（質(zhì)）押合同02授信、擔(dān)保合同03其他04稅務(wù)部門02稅收優(yōu)惠01納稅申報表03完稅證明02財政部門03下發(fā)文件01中介機構(gòu)出具報告04審計報告01驗資報告02資產(chǎn)評估報告03基本會計資料05憑證01帳簿02財務(wù)報表03其他04人事檔案類07人員檔案01按照工號01高管檔案02按人名01（現(xiàn)有人員名單）高管人員備案03按人名01（歷次變更情況）聲像檔案類08磁盤光盤01按信息類別01實物檔案類09榮譽品01紀(jì)念品02公共關(guān)系類10政府公共關(guān)系01申報項目行業(yè)媒體02投資者關(guān)系類11媒體宣傳01網(wǎng)