某公司質(zhì)量手冊及程序文件之記錄控制程序

1、XXX有限公司記錄控制程序文件編號：SJ/QP-002文件版本：B生效日期：發(fā)文編號：編制綜合部審核批準(zhǔn)記錄控制流程圖責(zé)任部門流程描述備注相關(guān)門綜合部相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門紀(jì)錄歸檔及處乳登4臺帳溫1登記臺帳1 .目的建立并保持質(zhì)量管理體系記錄的控制要求，以保證能夠提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)及其追溯。2 .適用范圍適用于質(zhì)量體系運行中產(chǎn)生的記錄，包括來自供方和顧客指定的記錄。3 .職責(zé)3.1 綜合部是記錄的歸口管理部門，負責(zé)制定記錄的編碼規(guī)則及管理體系文件記錄的審定和建立。3.2 各職能部門負責(zé)本部門記錄的控制和管理。4 .工作程序及要求4.1 記錄清

2、單建立、備案、標(biāo)識4.1.1 各部門根據(jù)質(zhì)量管理過程的需要建立記錄清單。清單中要明確記錄的名稱、編號、保存部門、保存期限，并經(jīng)部門經(jīng)理審批。4.1.2 綜合部對各部門擬定的記錄形式和內(nèi)容進行審核，各部門經(jīng)理批準(zhǔn)，確保符合質(zhì)量管理體系規(guī)定要求。4.1.3 各部門把經(jīng)過審批的記錄清單、記錄和空白表格報綜合部備案4.1.4 綜合部對記錄空白表格給予文件編號，具體編碼規(guī)則如下：SJ/JLxxxx/x4.2 記錄的使用4.2.1 各種記錄要有記錄火、審核人、記錄時間、地點、內(nèi)容等兼本/修改狀態(tài)4.22記錄應(yīng)做卻字跡清晰，記錄的事實或數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整,不漏H僦改。如需要公司及記錄的拼音縮寫4.2.3 記錄表

3、單要按照規(guī)定的格式進行填寫，不必填寫處要用“/”劃去，不能留有空白。4.3 記錄收集的內(nèi)容各部門根據(jù)其職能，確定、準(zhǔn)備和收集以下記錄（記錄可以是任何媒體形式，如拷貝或電子媒體）：a.管理評審、合同評審、產(chǎn)品審核、工藝審核的有關(guān)記錄；b.過程設(shè)計的輸入、輸出、評審、驗證、確認、更改的有關(guān)記錄；c.供方評價記錄及合格供方的質(zhì)量記錄；d.有可追溯性要求時，產(chǎn)品唯一性標(biāo)識的記錄；e. 設(shè)備、設(shè)施、工裝、環(huán)境、安全、過程控制的有關(guān)記錄；f. 對過程、設(shè)備、人員的鑒定記錄；g. 進貨、過程、最終檢驗和試驗的記錄（包括讓步放行記錄）h. 檢驗、測量、試驗設(shè)備的校準(zhǔn)檢定記錄；i. 不合格品控制的有關(guān)記錄j.

4、持續(xù)改進、糾正措施和預(yù)防措施的有關(guān)記錄k. 內(nèi)部質(zhì)量體系審核結(jié)果及糾正措施驗證記錄；l. 各種培訓(xùn)記錄；m. 與服務(wù)有關(guān)的記錄；n.與統(tǒng)計分析有關(guān)的記錄；o. 搬運、貯存、包裝、防護、交付有關(guān)的記錄；p. 來自供方的質(zhì)量記錄和顧客工程規(guī)范的質(zhì)量記錄；q. 可靠性分析、驗證記錄；r. 其它質(zhì)量活動完成后的記錄或所達到的結(jié)果的記錄；s.對顧客或供方的PPAP相關(guān)記錄；t. 滿足法律法規(guī)和顧客要求的記錄；u. 效益、效率、成本相關(guān)記錄。4.4 記錄的編目、歸檔、貯存4.4.1 各部門對記錄進行分類并按順序編好目錄。4.4.2 各部門所產(chǎn)生的記錄自行歸檔，對要歸檔的記錄應(yīng)按記錄的時間順序或編號序進行分

5、類裝訂，對已歸檔的記錄，記錄管理人員要填寫記錄歸檔及處理登記臺帳且歸檔記錄要標(biāo)準(zhǔn)明確、分類清楚、易于存取、追溯、查閱。4.4.3 貯存4.4.3.1 各部門自行貯存本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄。貯存環(huán)境要適宜，防止損壞或丟失。4.4.3.2 記錄的保管要做到臺帳清晰，便于識別、查閱、存取。4.4.3.3 記錄保存期限如下：a. 內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核和管理評審記錄保留3年。產(chǎn)品風(fēng)險分析、措施記錄保留15年；b. 生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購單和修改單的保存時間必須為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年（當(dāng)顧客有特殊要求時，按顧客要求執(zhí)行）；c. 質(zhì)量運行狀態(tài)記錄（控制圖、

6、檢驗和試驗結(jié)果）必須在其生產(chǎn)的當(dāng)年和下一個日歷年予以保留；d. 以上規(guī)定的保留時間必須理解為“最短的”保存時間，本要求不替代任何政府規(guī)定的要求；e. 所有質(zhì)量記錄的具體保存期限按質(zhì)量記錄目錄清單規(guī)定的期限保存。4.5 記錄的查閱、作廢處置、監(jiān)督檢查4.5.1 查閱4.5.1.1 記錄借閱要履行借閱手續(xù)，借閱人要在借閱登記臺帳上登記，簽名，標(biāo)明借閱份數(shù)和返還日期等。4.5.1.2 歸檔的記錄，原則上只能查閱，不能帶出，以防損壞，丟失。4.5.1.3 合同要求時，在商定期限內(nèi)，記錄可提供給顧客或其代表進行評價時查閱。4.5.2 作廢處置4.5.2.1 超出保存期限的記錄，如無繼續(xù)保存的價值，各部門應(yīng)進行作廢處理。4.5.2.2 記錄需作廢處理應(yīng)列出處理清單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)、綜合管理部備案后方能進行處理，作廢的處理方式一般采取無痕銷毀。4.5.3 綜合管理部