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文檔簡介
1、印章實施辦法1、 目的 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán),明確公司各種權(quán)利義務關(guān)系的重要憑證和工具。為加強對公司印章的管理,維護公司印章的權(quán)威性和嚴肅性,明確公司印章的使用權(quán)限范圍和使用人、保管人、審批人的責權(quán),嚴格事務審批程序,規(guī)范用印行為,提高服務質(zhì)量和辦事效率,防范風險,特制定本實施辦法。 2、 范圍 適用于公司本部及各分公司的印章管理。3、 公司印章定義公司印章主要指:公章、法定代表人私章、合同章、財務章、發(fā)票專用章、各職能部門章等其它各種用于明確公司對外、對內(nèi)各種權(quán)利、義務關(guān)系的印鑒。4、 印章管理 印章管理包括刻印、授權(quán)、使用、廢止、更換。公司印章的管理應做到分散管理、相互制約、專
2、人保管、嚴格審批、嚴格使用登記、規(guī)范用印。1、 印章刻制(1) 所有印章(公章、合同章、業(yè)務章、法定代表人私章、財務章、發(fā)票專用章、各職能部門章等)的刻制工作應指定專人負責。因工作需要申請新印章時,由需求部門提交新增印章申請單(見附件),報告應說明新增印章的原因、用途和樣式等,經(jīng)行政部門、內(nèi)控部門等確認后,報總經(jīng)理核準。(2) 印章刻制完成后行政部門應指定專人(至少兩人同行)領(lǐng)回并交行政部門領(lǐng)導。行政部門領(lǐng)導應登記印章圖樣、領(lǐng)回時間、領(lǐng)交人員等信息并以藍色印泥加蓋在行政部門印章存檔冊中存檔。(3) 刻制公章、合同章、財務章、發(fā)票專用章必須按國家規(guī)定在國家法定管理部門指定的地點辦理,嚴禁在非法定
3、機構(gòu)刻制印章。(4) 私自刻印、偽造公司印章是觸犯刑法的行為。任何人不得私自刻印、偽造公司印章,否則公司將追究其法律責任,由此導致的所有法律、經(jīng)濟、民事等責任均由責任人承擔。2、 印章保管及使用授權(quán)(1) 印章應授權(quán)指定的保管人負責保管,被指定的保管人應具備良好的職業(yè)道德和操守。印章保管人具有保管、登記、監(jiān)督等多重責任與權(quán)力。(2) 任何部門在啟用印章前,均須在行政部門辦理領(lǐng)取手續(xù),接受相應的責權(quán)告知,明確印章使用范圍,并辦理印章書面簽收手續(xù)。行政部門應將簽收表單(應包含簽收人簽名、領(lǐng)取部門負責人簽名、行政部門交付人簽名、印章圖樣、領(lǐng)取時間)存檔。(3) 公司預留在銀行的印鑒必須為公司法定代表
4、人私章、財務章。法定代表人私章與公章應分開保管,其保管人不得為同一人。(4) 印章保管人應妥善保管印章,并規(guī)范用印。防止因印章丟失、被盜用、濫用等行為給公司造成損失。根據(jù)印章性質(zhì),印章保管人應承擔的責權(quán)如下:對外簽訂涉及到支付資金的合同、協(xié)議或證明時,由用印部門領(lǐng)導簽字同意提交用印申請單,并附合同協(xié)議及會議紀要,由吳金明及王榮躍簽字后,給予蓋章辦理;對外簽訂框架協(xié)議、意向協(xié)議或申請類文件時,由用印部門領(lǐng)導簽字同意提交用印申請單,并附合同協(xié)議及會議紀要,由郭書玉及殷虎簽字后,給予蓋章辦理。無相應審批單為依據(jù)使用公章,保管人負主要責任,經(jīng)辦人負次要責任。法定代表人私章的保管者為公司財務部門,無獨立
5、使用權(quán)力。印章保管人需依據(jù)已蓋公章的文件或財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。財務章的保管人為財務部門負責人,無獨立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督及使用審批權(quán)力。財務章應依據(jù)公司會計原則、對外結(jié)算需要和公司授權(quán)的有權(quán)簽字人簽字同意的審批單為依據(jù)使用。未取得有權(quán)人簽字同意的審批單為依據(jù)使用財務章,保管人負主要責任,經(jīng)辦人負次要責任。業(yè)務章、合同章的保管人為公司相應的業(yè)務部門。凡是對外簽訂重大合同以及需要當時或日后支付款項的合同,必須要有相關(guān)的會議紀要及相應審批權(quán)的審批單為依據(jù)使用。未在總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)或未經(jīng)公司有權(quán)審批人簽字同意使用,業(yè)務章、合同章保管人承擔主要責任,經(jīng)辦人承擔
6、次要責任。其他職能部門印章保管人為各部門負責人。保管人對印章具有獨立使用權(quán)力,同時負全部使用責任。非特別原因,嚴禁在空白紙張、空白格式化文件上加蓋公章、合同章、業(yè)務章、財務章和法定代表人私章等。經(jīng)總經(jīng)理特別批準同意加蓋的空白紙張、空白格式化文件應采取編號、專人管理、嚴格審批、使用登記、定期稽核使用情況、定期繳銷(剩余紙張或文件)等辦法嚴格管理。嚴禁任何人未經(jīng)批準擅自將公章、合同章、法定代表人私章借出帶離公司使用。確需攜帶印章、合同章等外出辦事或出差時,應事先經(jīng)總經(jīng)理批準,并應至少由兩人共同登記印章借用登記本,共同攜帶印章,共同使用。辦理完畢后,經(jīng)辦人應共同歸還印章,并辦理借用注銷登記。經(jīng)辦人、
7、審批人對其蓋章的材料內(nèi)容的真實性、合理性、合法性負全責。印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負。給公司造成損失的,公司有權(quán)依法追究其責任。3、 印章使用(1) 公章以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件資料(含文件、資料、報表等),凡涉及資金支付及披露公司數(shù)據(jù)的文件,必須經(jīng)吳金明及王榮躍審閱批準后方可加蓋公章(經(jīng)總經(jīng)理明確授權(quán)的蓋章簽批人在授權(quán)范圍內(nèi)批準的文件、資料等也可加蓋公章),不涉及資金支付及披露公司數(shù)據(jù)的文件,由郭書玉及殷虎審批后方可加蓋公章。申請蓋章人須填寫用印審批表,填寫內(nèi)容包括:申請部門、經(jīng)辦人姓名(本人簽名)、申請日期、文件名稱及內(nèi)容摘要、擬報
8、送部門或用途等,內(nèi)容應填寫完整無誤,經(jīng)申請部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導審批同意后,與需蓋公章的文件資料一并送有相應審批權(quán)的審批人核準簽批。文件資料的內(nèi)容如需要其它部門核實確認的,用印審批表還應有其它部門相應人員的簽字??偨?jīng)理已簽批的用印審批表和相應的文件資料原則上應由專人負責保管、傳送至公章保管專人蓋章。公司指定的公章保管專人根據(jù)已簽批的用印審批表在文件資料上加蓋公章,并在印章使用登記薄內(nèi)登記蓋章日期、事項、報送單位等。申請蓋章的經(jīng)辦人應在印章使用登記薄內(nèi)簽收并檢查已蓋章文件資料,如發(fā)現(xiàn)問題應當場提出解決。用印完畢后,印章保管人應將用印審批表收集存檔。負責保管、傳送已簽批文件的專人不得遺失、增加、替換、
9、扣押文件資料,否則視為嚴重違反公司制度,應負全責。(2) 法定代表人私章 涉及辦理銀行業(yè)務、支付款項等須加蓋法定代表人私章的,須憑總經(jīng)理簽批的用印審批表或總經(jīng)理在文件上的簽字方可加蓋法定代表人私章。已蓋好公章的文件資料,需要加蓋法定代表人私章的,可直接蓋章。蓋好法定代表人私章后,公司法定代表人私章保管人應在相應審批表上注明法定代表人私章已蓋的標志,防止一單重復蓋章的現(xiàn)象出現(xiàn)。(3) 公司財務章、發(fā)票專用章公司財務章主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票、付款及托收等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務上使用。業(yè)務付款的銀行匯票、付款及托收憑證等,由業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務情況打印付款、收款申請單后,按公司流程經(jīng)總經(jīng)理審批通
10、過后,方可蓋章。發(fā)票專用章由財務中心負責人指定專人保管,僅在公司對外開具發(fā)票、收款收據(jù)上使用。(4) 合同章合同章由公司業(yè)務部門負責人保管。主要用于公司部門簽訂各類購銷合同。所有業(yè)務合同需按公司規(guī)定流程,經(jīng)有權(quán)審批人審批同意后方可加蓋業(yè)務合同章。(5) 業(yè)務章 各職能部門業(yè)務章,由部門負責人保管。僅適用于各部門內(nèi)部使用,主要用于公司內(nèi)部部門之間溝通交接和本部門內(nèi)部管理使用。職能部門業(yè)務章對外使用的應比照合同章管理規(guī)定,由部門負責人在授權(quán)權(quán)限內(nèi)使用。4、 印章廢止、更換(1) 廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫廢止申請單(見附件),并呈公司總經(jīng)理核準后交由公司行政部門統(tǒng)一廢止或繳銷,分支機構(gòu)應交由
11、總部行政部門統(tǒng)一廢止或繳銷。(2) 遺失印章時責任人應立即向總經(jīng)理匯報,并由印章保管人員填寫廢止申請單(詳細說明遺失原因、責任人、可能造成的后果、已經(jīng)采取的補救措施、預計還需要采取的措施及成本、責任人處罰建議)呈公司總經(jīng)理核準后,交由行政部門按批示處理。(3) 如遺失公司基本印章(公章、財務章、法人章、發(fā)票專用章、合同章、業(yè)務章),必須登報申明并及時向公司董事會報備。(4) 更換印章時,應由印章保管人員填寫廢止申請單說明更換原因,并呈所在公司總經(jīng)理核準后,交由行政部門按批示處理。如有需要須填寫新增印章申請單申請新的印章。5、 附則本制度經(jīng)公司辦公會議討論通過,并經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后公布實施,修改亦同。附件新增印章申請單印章名稱申請時間申 請 人所在部門印章刻制時間申請理由及用途:印章樣式及材質(zhì):審批程序申請人、部門經(jīng)理申請部門分管領(lǐng)導行政部門總經(jīng)理年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日印章初次領(lǐng)取登記印章名稱申請時間初期領(lǐng)取人所在部門印章刻制時間印章樣式及材質(zhì)說明:文件資料蓋章審批表 編號:部門經(jīng)辦人申請日期文件名稱及內(nèi)容摘要擬報送單位或用途審批程序部門領(lǐng)導部門分管會簽人是否總經(jīng)理明確授權(quán)的蓋章簽批人總經(jīng)理(總裁)年 月 日年 月 日年 月 日( )是( )否年 月 日年 月 日公章外借審批表 編號: 部門經(jīng)辦人借出時間使用地點陪同人簽字
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