做好會務服務工作的主要做法和經(jīng)驗啟示

1、關于做好會務服務工作的主要做法和經(jīng)驗啟示 辦公室是圍繞中心工作，貫徹執(zhí)行領導各項決策部署的重要工作機構。近年來，隨著縣域經(jīng)濟的快速發(fā)展，領導各項事務不斷增多，辦公室的各項工作尤其是會務服務工作面臨著許多新變化新挑戰(zhàn)。按照上級黨委、政府提出的“改進會風、精簡會議”的指示精神，辦公室在的正確領導下，以高度負責的工作責任感和使命感，始終保持嚴謹求實的工作作風，不斷加強隊伍建設，積極抓好會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)，有力地確保了會務意圖的全面實現(xiàn)，會務服務工作受到了領導的肯定和與會人員的廣泛贊賞?，F(xiàn)將我們的主要做法和經(jīng)驗總結如下： 一、主要做法在辦公室會務工作中，我們堅持“團結拼搏、積極奉獻、力求卓越”

2、的工作理念，著力抓好六個關鍵環(huán)節(jié)： （一）高度重視，加強組織領導。各類會議的勝利召開，都事關中心工作的安排部署，代表著形象，承擔著傳遞工作思路、要求的重要使命。因此，對于每次會議，不論會議規(guī)模大小，辦公室都高度重視，精心組織安排。具體辦會時，一般由辦公室主任負總責，分管政務工作副主任具體抓，會務工作人員、秘書組、信息室全體人員上下聯(lián)動，分工協(xié)作，確保會務服務工作高標準、高水平、高質量完成。 （二）務求細致，擬定會議籌備計劃。按照領導或上級文件的明確要求，結合近期工作的統(tǒng)一安排，在明確掌握會議的意圖、目標和要求的基礎上，擬定詳細的會議籌備計劃。計劃內容著重對會務各項工作任務，如確定會議名稱和時間

3、、協(xié)調會議室、預估參會人數(shù)、草擬會議通知、制定會場布置方案、安排與會者食住行等進行詳細的工作任務分解。草擬完成會務籌備計劃后，及時向領導請示，在征得領導同意后，指派專人迅速協(xié)調落實。 （三）言簡意賅，編發(fā)會議通知。會議通知是會前準備工作的基礎性工作，其內容應力求表達準確、條理清楚、一目了然，絕不能出現(xiàn)歧義。要力求涵蓋會議意圖、會議名稱、具體時間和地點、參會范圍、安全保衛(wèi)和宣傳報道等各項內容。一般正式會議，都要爭取在會前3天編發(fā)會議通知。擬定的通知草稿經(jīng)主要領導和各常委審閱把關。一些動員或總結表彰會議，除旗領導總結講話外，還要安排部分單位進行表態(tài)發(fā)言或經(jīng)驗匯報。對此類會議，通知中應明確發(fā)言材料撰

4、寫要求、發(fā)言時間，避免會上發(fā)言拖沓冗長、偏離中心。對一些重要的大型會議，如黨代會、全委（擴大）會議，通知中還應加入由參會單位反饋參會人員名單的要求，了解參會人員的主要信息，包括姓名、職務、電話、性別、民族等內容，為制作會序冊、安排與會者食宿等工作奠定基礎。 （四）全員動員，安排電話通知。實踐證明，會前進行電話通知是一個很有效且必要的辦法，對于確保參會人員按指定時間到場參會具有十分重要的作用。因此，辦公室每次都在會議召開前一天，由分管政務工作的副主任，召集秘書、信息員、督查室干事全員上陣，按照常委領導、四大班子領導、蘇木鎮(zhèn)、黨群單位、行政單位、事業(yè)單位、公司企業(yè)等類別，分批進行電話通知。電話通知

5、要與蘇木鎮(zhèn)和部門負責人充分溝通，切忌該說不說、模棱兩可，很可能一次疏忽，就導致預定參會人員不能及時參會。對于臨時有事無法參會的人員，要詢問原因做記錄，并要求其嚴格履行書面請假手續(xù)。通過發(fā)動全體辦公室干部協(xié)同配合，有利于培養(yǎng)和鍛煉能力，同時也有利于保證會務工作質量和效率。 （五）注重細節(jié)，抓好會場布置。會場布置是會務工作的重頭戲。需要注意和做好的細節(jié)頗多，關鍵是要始終保持嚴謹求實的作風，認真負責地做好會場布置的各項工作。會場的布置一般在前半天進行，即使是40人以下的小型會議也要盡量提前布置，以妥善應對可能出現(xiàn)的錯漏或突發(fā)情況。會場的布置要依次做好“五個擺放”。實際辦會時，根據(jù)會議類型也可能增減兩

6、三項。一是擺放花卉。主席臺上的花卉既要枝繁葉茂，又不能太高，以免遮擋主席臺就坐領導的視線。臺下的花卉則要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能夠為會議渲染昂揚向上、意氣風發(fā)的良好氛圍。會前半小時，可適當噴水，使花卉顯得更加鮮艷。二是擺放會標。即將會標懸掛到指定高度和適宜位置。會標的內容應體現(xiàn)地域特色，懸掛蒙漢語會標。對于一些重要的外事會議，還應加上外方語言的會標。懸掛位置一般應在主要與會領導的正上方。一些小型座談會或者工作匯報會，也將會標懸掛在側上方。三是擺放座簽。召開的會議，一般都需要為臺上臺下的處級領導，嚴格按照排名順序擺放座簽。而一些特別重大的會議，則需要為全體與會人員擺放座簽，確保與會人員整齊有序

7、、各就各位，同時也烘托了正式隆重的氣氛。四是擺放飲用水。飲用水主要指小瓶裝礦泉水，一般半天的會議足夠與會人員飲用。在冬天，則同時為每5-8名與會人員提供一個小暖壺和每人1個水杯。瓶裝水擺放務必要整齊，每一瓶的正面都要統(tǒng)一朝向與會人員。五是擺放材料。根據(jù)會議需要，一般要將會議議程和會上宣讀的正式文件印制出來，同簡裝筆記本、筆等一并裝袋，擺放在會場上，這對與會人員來說十分方便，也避免了忘記拿、丟失某份材料等情況。這里的材料裝袋，往往需要政務秘書組全體出動，一份份整理裝袋，并盡量避免錯頁、缺頁的情況發(fā)生。通過精誠協(xié)作，有利于集中精力和時間快速完成材料裝袋任務，同時也很好地培養(yǎng)了辦公室全體人員協(xié)作配合

8、的意識。 （六）及時總結，不斷完善提高。辦成一次高質量、高水平的會議，會前的精心組織十分必要，會后的總結提高一樣也不能缺少。一是歸檔整理會議資料。會后要將會議所有文件，包括會議通知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話等統(tǒng)統(tǒng)收集起來，以備查考。同時還應做好錄音、錄像資料的收集整理，以便會議紀要、會議總結等材料的撰寫。根據(jù)保密原則，對需要回收的會議材料要逐份清查回收。二是嚴查會議參會情況。要收集整理收到的書面請假條，比照參會人員名單和簽到參會情況，對曠會、遲到、早退人員給予通報批評。這對于按要求參會的人員是一種激勵，而對于不按會議要求參會的人員則是一種警示，有利于形成按制度辦事的優(yōu)良會風。三是及時分

9、析總結會務服務工作。分析總結會務工作中的經(jīng)驗和教訓，找出規(guī)律性的東西，以指導做好今后的會務工作。注重收集參會人員對會務服務工作的反饋意見，虛心采納，以便在下一次會議前整改提高，防止出現(xiàn)類似的錯誤。二、經(jīng)驗啟示會務服務工作是一項細致繁雜的工作，沒有捷徑可走。唯有按部就班、認真負責地抓緊抓好抓實每一個細節(jié)。在長期的會務工作實戰(zhàn)中，全體辦公室干部同心協(xié)力，集思廣益，總結形成了一套操作性強、行之有效、值得推廣的經(jīng)驗做法?，F(xiàn)將其梳理總結如下： （一）主動作為，做好會前準備工作。充分發(fā)揮主觀能動性，主動加壓，積極作為，以嚴謹務實的服務者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會務工作組織嚴密、準備充分，即使遇到臨

10、時突發(fā)情況，也能及時妥善地應對。正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功”。一個人員齊整、流程順暢的會議，需要會務工作人員付出更多的時間和精力。會前編制專門的會議電話簿，把與會領導，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各部門負責人的聯(lián)系電話梳理成冊。提前與翻譯辦聯(lián)系，翻譯會標，同時與廣告公司聯(lián)系制作適合會場大小的會標，根據(jù)參會人員名單制作座簽，會標和座簽必須反復核查，確保準確無誤。要與花卉店聯(lián)系訂好會議室需要的花卉，花卉種類、顏色、形狀和數(shù)量必須適合會場的要求。與文印中心聯(lián)系印制會議材料。與文具用品店聯(lián)系，購置文件袋、筆記本、筆等必備品。與礦泉水公司聯(lián)系提供足夠的飲用水。準備屏蔽設備、簽到冊和錄音筆。在冬天，對室溫偏低的會議室要提前

11、進行取暖保溫工作。特別冷的天，還要根據(jù)實際需要預借一定數(shù)量的散熱器。按照全面周到的原則，會務服務工作要做好的環(huán)節(jié)頗多。每個環(huán)節(jié)，都要堅決避免出現(xiàn)“可能”、“應該”或者“差不多”的情況，一定要落實到位、責任到人。 （二）開拓思路，座位安排有妙招。開會時有個現(xiàn)象很常見，那就是“后排現(xiàn)象”。所謂“后排現(xiàn)象”，顧名思義，即參會人員往往因重視程度不夠或者想著會中臨時出去辦事等原因，習慣于坐在后排座位，致使后排滿滿當當，前排稀稀拉拉?！昂笈努F(xiàn)象”的出現(xiàn)，影響了會議的有序進行，嚴重者還會影響到會務意圖的實現(xiàn)。尤其是對于國家、自治區(qū)、市三級召開的各類視頻會議，每個旗縣區(qū)分會場情況一目了然，參會情況的好壞直接體

12、現(xiàn)出一個地方的形象和干部的整體素質。必須想辦法予以解決。實際辦會中，會議文件要求、由工作人員督促到前排座位等辦法收效甚微。后來，辦公室一名專職會務的同志，受到電影票對號入座的啟發(fā)，在會場為每個座位標上行列序號，同時按從前排到后排的順序，依次為每位到場參會的與會人員派發(fā)座位卡，從而基本杜絕了“后排現(xiàn)象”發(fā)生。這個辦法一經(jīng)使用，便受到與會領導和廣大干部的充分肯定和贊揚。經(jīng)過眾多會議的實踐和完善，會前臨時發(fā)放座位卡的辦法已經(jīng)成為我們會務工作的一大亮點，全旗各大企事業(yè)單位舉辦大中型會議都在積極仿用。 （三）加強考核，建立辦會激勵機制。在辦公室內部建立一套會務服務制度，形成用制度管人、按制度辦會的良好格局，促進會務服務工作朝著規(guī)范化、制度化、標準化的方向發(fā)展。研究制定工作人員辦會量化考核辦法，充分調動全體辦公室干部的辦會積極性，促進形成積極參與會務服務工作的良性競爭機制?？己宿k法鼓勵工作人員多辦會、多參會，根據(jù)參與會務服務情況給予一定分數(shù)。根據(jù)會議和辦公室