英文郵件最常犯的四大錯(cuò)誤和范例

1、英文郵件最常犯的四大錯(cuò)誤和范例Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具, 人人都會(huì)寫, 但卻非人人都可 抓到其中的竅門, 進(jìn)而寫出一篇能為自己及公司建立專業(yè)形象、 又能讓收件人想 立即回信的 email 。到底臺(tái)灣人的英文 email 都犯了什么樣的錯(cuò)誤呢 ?以下整理了在職場的英文 email 中最常犯的四大錯(cuò)誤和范例。問題一:Email 主旨要簡短有力,才會(huì)讓人一看就懂?首先, 主旨欄千萬不可以空白, 否則可能會(huì)導(dǎo)致 email 被 當(dāng)成垃圾信件。 再來, 若信件內(nèi)容經(jīng)雙方一再的往來答復(fù), 內(nèi)文的討論事項(xiàng)已脫離原主旨, 那么請務(wù)必 刪除先前的信件內(nèi)文, 并換上一個(gè)新的主旨, 一來是讓

2、收件人 更清楚信件內(nèi)容, 二來是方便日后搜尋信件和數(shù)據(jù)歸檔。 而最后, 不可將信件所有內(nèi)容放在信件主 旨欄,那只會(huì)讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會(huì) 有后續(xù)的聯(lián) 系和回應(yīng)了。其實(shí)寫一封商業(yè)英文書信一點(diǎn)也不難,要記住:忙碌的商務(wù)人士每天收到的 email 至少約 20 封,而主管們甚至?xí)盏缴习俜獾?email ,因此想吸引收信人 的目光或是贏得對方秘書的注意, 獲得快速回信, 秘訣在于你的 email 是否下了 個(gè)好主旨。一個(gè)好的 email 主旨,要有三個(gè)大原則:條理分明、目標(biāo)明確、符合內(nèi)容。以 下為幾個(gè) email 常見的問題,一起來比較錯(cuò)誤及正確的用法。錯(cuò)誤一:主旨不夠清楚明

3、白Subject: Request(主旨:請求 v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:贈(zèng)品袋的詢價(jià)請求 第一個(gè)主旨雖然易讀也與內(nèi)容相關(guān),但卻一點(diǎn)也不明確。第二個(gè)主旨把 Request(請求 更明確化為 Quotation Request(詢價(jià)請求 ,又再 進(jìn)一步加上 for Gift Bags(關(guān)于贈(zèng)品袋 ,雖然還沒看完信件全文,但這主旨已 夠明確易讀, 讓收件人只要一眼瞥過, 就可以馬上對應(yīng)到相關(guān)信息和流程, 并且 快速地回復(fù)這封要求信件。錯(cuò)誤二:主旨沒有詳細(xì)時(shí)間說明Subject: Sales Promotion(主旨:促銷活動(dòng) v

4、.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促銷活動(dòng) 第一個(gè)主旨雖然比 Sales 來得明確,但到底是哪種的促銷活動(dòng)呢?第二個(gè)主旨 多了 for 2012 A/ W Collection,幫助收件人更明確點(diǎn)出信件內(nèi)文是關(guān)于新品 上市,這樣的主旨才能快速帶到重點(diǎn)。問題二:Email 的開頭該直呼名字還是用 Dear Sir/Madam ?在寫英文信件時(shí),是否曾對公式化的 Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調(diào)?也有人會(huì) 問 Dear 翻成中文是親愛的的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會(huì)不會(huì) 太親昵了呢

5、?在英文 email 規(guī)則中, Dear 是一種表示禮貌、 尊敬對方的意思, Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人,亦即我們所謂的敬啟者 。我們也可以將 Dear 解釋為致 ,例如 Dear Alisa 就是致 Alisa 的信;當(dāng)然 你有其它更輕松的信件抬頭選擇, 其實(shí)大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,例如:Hi Alisa, 或是 Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在于 你和收件人的關(guān)系、以及你們溝通的頻率。從信末署名可以看出你與對方想建立什么樣子的關(guān)系, 想較親近一點(diǎn), 你就可以 署名 Alisa ;若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的

6、署名 Alisa Tu。同樣地, 對方也會(huì)從中嗅出你的署名密碼,而和你維系你所預(yù)設(shè)的雙方關(guān)系。另外,當(dāng)你收到對方回復(fù)時(shí),觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署名,你就 知道下一次寫信時(shí),你也能怎么稱呼對方。問題三:Email 的用詞口氣越正式就越專業(yè)嗎?很多人都認(rèn)為要寫好一封 email 就是要使用正式的措辭和口氣,而且還要公事 公辦、就事論事,才能呈現(xiàn)出自己在工作上的專業(yè)度。但,這絕對是個(gè)錯(cuò)誤的大 迷思。英文 email 內(nèi)文的寫作重點(diǎn)是,讓內(nèi)文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬 文嚼字,所以在一般談話中不會(huì)用到的措辭,在 email 中也不會(huì)出現(xiàn)。英語教育總是要求我們在寫作時(shí), 要使用看似厲

7、害專業(yè)的用字遣詞和詞組, 和高 階的文法技巧, 才能得到令人滿意的高分成績, 但實(shí)際上, 一封正確適當(dāng)?shù)?email 內(nèi)容,是要讓人感到一目了然,又可以明確的收到所要傳達(dá)的意思。以大家常犯的錯(cuò)誤舉例來說,請比較兩封信中內(nèi)文的第一段 we spoke earlier (信件一和 we talked in the morning(信件二 。信件一:Subject: Problem solved!Jessie - we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or a

8、ssistance please revert. Thanks & Regards.中譯:主旨:問題解決了! !潔西 - 我們剛才講過電話,很高興知道妳的問題已經(jīng)解決了。如果妳還需要 更多信息或是協(xié)助,請?jiān)俑艺f。謝謝,并致上我的問候。信件二:Subject: PBG Project Problem SolvedHi Jessie,Thank you for your call in the morning.Im very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your

9、future progress on this.Ill still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.Sara中譯:主旨:PBG 項(xiàng)目問題解決了嗨,潔西,謝謝妳今天早上打來。 我很高興我們能夠找出 PBG 項(xiàng)目的解決辦法。 祝妳的項(xiàng)目 進(jìn)展順利。只要妳覺得我們還有機(jī)會(huì)可以幫上忙,我在下午三點(diǎn)之前都還會(huì)在辦公室。 莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是:我們剛才講過電話。并沒有明確的提到時(shí)間,會(huì)讓人摸不著頭緒,不知道我們曾在哪個(gè)時(shí)間點(diǎn)講過話。而 we talked in t

10、he morning 明確的指出,我們在早上通過電話,讓收信者一看就能聯(lián)想到 早上的對話內(nèi)容。另外, 在信件一的最后有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的 please revert(請回復(fù) ,這句話簡短又明確,建議可 以常用在商業(yè)信件上。問題四:Email 的信末問候語用 Best Regards 最禮貌?email 的結(jié)尾只有 Best Regards 才最得體嗎? Best Regards 翻成中文,叫做 致上我最高的問候 ,是不是感覺有點(diǎn)咬文嚼字?或許你會(huì)有疑問, 這句咬文嚼字的問候語, 卻常在商業(yè)書信出現(xiàn), 竟然還是大家 最熟悉的的問候語?為什么它會(huì)這么常見呢?因?yàn)?商業(yè)人士的時(shí)間永遠(yuǎn)不夠 用,只想用最快的時(shí)間處理一封 email ,而這句話因?yàn)樘３霈F(xiàn),所以容易被大 家接受,商業(yè)人士們也不用絞盡腦汁,去想出一句漂亮的信末問候語。其實(shí)