銅陵經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案管理辦法

1、銅陵市郊區(qū)檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)郊區(qū)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)區(qū)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，并富有成效地為單位和為國家積累檔案史料，根據(jù)中華人民共和國檔案法及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本區(qū)的實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 郊區(qū)的檔案是各部門形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括：文書、基建、設(shè)備、會計(jì)、聲像、電子等各種門類和載體的檔案。第三條 郊區(qū)檔案工作是全區(qū)工作的組成部分，是提高全區(qū)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是衡量一個(gè)單位管理水平的依據(jù)，是保持區(qū)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。第四條 郊區(qū)檔案工作堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)，綜合管理”的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確

2、、安全，便于保管和利用。全區(qū)在工作活動中形成的全部檔案，由區(qū)綜合檔案館統(tǒng)一管理。第二章 檔案工作體制和主要任務(wù)第五條 郊區(qū)檔案工作由區(qū)政府常務(wù)副區(qū)長分管。區(qū)綜合檔案館具體負(fù)責(zé)對區(qū)形成的各種文件材料實(shí)行集中管理，各部門配有兼職檔案員，負(fù)責(zé)各部門文件材料收集、立卷歸檔工作，并按規(guī)定將本部門的檔案向綜合檔案館移交。第六條 郊區(qū)專職檔案員業(yè)務(wù)上接受上級業(yè)務(wù)部門監(jiān)督與指導(dǎo)。專職檔案員負(fù)責(zé)對各部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)。郊區(qū)檔案工作在管理上形成完整的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。 第七條 檔案工作人員應(yīng)忠于職守，保守秘密，專研業(yè)務(wù)，努力調(diào)高自身政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。 第八條 郊區(qū)綜合檔案館的主要職責(zé)是： (一)貫

3、徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),建立健全區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作管理，不斷提高科學(xué)管理水平。 (二)統(tǒng)一管理，集中保管、接受、整理和統(tǒng)計(jì)區(qū)機(jī)關(guān)全部檔案，確保檔案的完整與安全。 (三)組織各部門人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，并按時(shí)組織有關(guān)人員對超過保管期限和失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。 (四)積極做好檔案利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為區(qū)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。第三章 歸檔材料的形成與歸檔第九條 歸檔材料的形成要遵循各項(xiàng)工作的處理程序，任何部門或個(gè)人均不得將公務(wù)活動中形成的文件材料據(jù)為己有。第十條 郊區(qū)在各項(xiàng)工作中形成的文件材料（含聲像），各部門應(yīng)按其業(yè)務(wù)范圍，由兼職

4、檔案員負(fù)責(zé)積累、整理交綜合檔案館統(tǒng)一管理。第十一條 各門類歸檔文件材料按銅陵市郊區(qū)文件材料歸檔與不歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。第十二條 各類文件、材料歸檔要求：1、歸檔的文件材料（含聲像）必須完整、準(zhǔn)確地反映郊區(qū)的各項(xiàng)活動的內(nèi)容和歷史過程。2、歸檔的文件材料必須層次分明、分類準(zhǔn)確，并根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，予以科學(xué)系統(tǒng)的整理。3、郊區(qū)擬發(fā)的文件材料歸檔時(shí)必須正件與原件、請示與批復(fù)、重大問題的方案歷次修改稿應(yīng)分別放在一起歸檔。4、外出參觀、學(xué)習(xí)、考察、各種會議帶回的文件材料，也應(yīng)歸檔。5、歸檔的文件必須準(zhǔn)確地劃分保管期限，做到文件排列有序，準(zhǔn)確填寫目錄、封面、備考表，編號正確，文件裝訂整齊、美觀、

5、牢固。檔案排列上架利學(xué)合理。6、歸檔的聲像資料，必須聲音清楚，圖像清晰，并由承辦部門編寫文字說明，應(yīng)載明時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，并連同底片一起歸檔，數(shù)碼成相的需洗印一份存檔。7、凡歸檔的文件材料，必須書寫規(guī)范，文件材料整齊美觀，字跡工整清晰，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等不耐久字跡擬文、審批、編寫等。對不規(guī)則或破損的歸檔文件材料應(yīng)予以裱糊或復(fù)制。8、歸檔文件材料一式二份。一份隨底稿歸檔保存，一份按文號順序排列組成發(fā)文資料匯編，以便備查使用。第十三條 歸檔時(shí)間1、各部門必須在第二年三月份將上一年的文件材料收集、整理，并移交給綜合檔案室。2、外出參觀、學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議帶回的

6、文字材料，必須交到辦公室及時(shí)處理。3、基建檔案，待該項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目責(zé)任部門整理，編制分類目錄一式兩份，移交區(qū)綜合檔案館保管。4、設(shè)備儀器檔案，待安裝調(diào)試完畢后由設(shè)備管理部門整理，編制分類目錄一式兩份，移交區(qū)綜合檔案館保管。5、聲像檔案，待會議、活動結(jié)束后，由攝制人整理，編制分類目錄一式兩份，移交區(qū)綜合檔案館保管。6、會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年，期滿后，于次年五月底前連同檔案目錄，一并移交區(qū)綜合檔案館保管。第四章 檔案管理第十四條 按照檔案分類原則和要求，制定切實(shí)可行的分類大綱，正確分類，區(qū)分其價(jià)值，做到便于保管，便于利用。第十五條 區(qū)在工作活動中形成的各種

7、檔案為一個(gè)全宗、檔案室應(yīng)分門別類、科學(xué)管理、建立全宗卷，將有關(guān)全宗歷史發(fā)展情況的文件材料集中立卷保管。第十六條 綜合檔案館必須積極妥善地管理檔案，維護(hù)檔案安全，做到：1、排列科學(xué)、統(tǒng)一，便于檢索。2、檔案庫房是機(jī)要重地，除檔案室工作人員外，其他人員未經(jīng)許可，一律不準(zhǔn)入內(nèi)。庫房鑰匙檔案專職人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得委托他人代管。3、檔案工作人員調(diào)動時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。4、檔案工作人員對檔案室保存的檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，定期清查核對，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告，及時(shí)解決。5、檔案庫房必須安全堅(jiān)固，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和通風(fēng)條件，具備防火、防水、防鼠、防光、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防污染等功能。

8、6、具有永久、長期保存價(jià)值的檔案，如有破損或字跡失真的，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，確保檔案完整無損。第十七條 制定檔案庫房管理制度，定期對庫藏檔案進(jìn)行清理核對，做到帳物相符。第十八條 檔案的鑒定與銷毀：1、根據(jù)檔案行政管理部門規(guī)定和區(qū)工作實(shí)際，編制區(qū)檔案保管期限表（附后），作為鑒定檔案的依據(jù)，并報(bào)市檔案局備案。檔案保管期限表分為永久、長期、短期或永久、定期30年、10年二種。確定保管期限的基本原則是：（1）有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，永久保存。（2）在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案，分為長期和短期或定期保存。2、檔案鑒定工作，由檔案室視庫藏情況，提出方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行鑒定，寫出鑒

9、定報(bào)告。無利用價(jià)值的檔案，在銷毀前，必須抄出銷毀目錄，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后，安排兩人以上進(jìn)行銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，在原目錄備注欄內(nèi)注明“xx年銷毀字樣”，并在備考表作出總的移出說明。第十九條 檔案統(tǒng)計(jì)。1、建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。檔案收進(jìn)、移出、銷毀必須及時(shí)進(jìn)行登記，建立各門類檔案臺帳。2、檔案統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到及時(shí)、準(zhǔn)確。檔案的統(tǒng)計(jì)，主要指檔案人員、庫房面積、設(shè)備、管理情況、數(shù)量、利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。第二十條 檔案保密1、檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行保密法，自覺遵守保密規(guī)定。2、嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件和檔案資料出入公共場所。3、對密級文件和保密的檔案材料，未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)

10、同意不得擅自復(fù)印、抄錄。4、制訂保密制度，正確劃分檔案保密范圍，使之符合定密、解密規(guī)定。第二十一條 獎懲措施1、區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持檔案工作，將其業(yè)績納入評選先進(jìn)的條件。2、檔案人員（含兼職）工作積極，對文件、材料收集、整理、保護(hù)、利用工作成績突出者給予表彰、獎勵。按照檔案法及有關(guān)規(guī)定，對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分直至依法追究刑事責(zé)任。（1）將應(yīng)當(dāng)移交給檔案室的檔案據(jù)為已有，拒絕向檔案室移交的；（2）借閱檔案屢催不還的；（3）未經(jīng)同意，私自將檔案帶出檔案室的；（4）隱匿、損毀、泄密、丟失或者擅自銷毀檔案的；（5）涂改、偽造檔案的；（6）檔案人員玩忽職守，造成檔案損失的。第五

11、章 檔案的利用第二十二條 提供檔案利用是檔案管理的目的，檔案工作人員應(yīng)端正態(tài)度，熟悉室藏檔案情況，編制檢索工具，匯編參考資料，積極提供利用，為區(qū)各項(xiàng)工作服務(wù)。并做到熱情、迅速、準(zhǔn)確。第二十三條 利用范圍和批準(zhǔn)手續(xù)1、區(qū)綜合檔案館保存的各類檔案，只供本區(qū)使用，外單位查閱檔案必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，出示相關(guān)證件后方可查閱。2、借閱工作范圍外的檔案材料須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十四條 利用檔案，必須嚴(yán)格遵守供閱制度，做好檔案借閱登記，填寫利用效果。第六章 檔案管理崗位責(zé)任制 第二十五條 檔案現(xiàn)代化管理是機(jī)關(guān)現(xiàn)代化管理的組成部分，要納入?yún)^(qū)機(jī)關(guān)自動化的整體規(guī)劃，積極創(chuàng)造條件，逐步采用微機(jī)管理檔案。第二十六條 分管

12、檔案工作的區(qū)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、負(fù)責(zé)組織全體干部職工和檔案管理人員學(xué)習(xí)、貫徹檔案行政管理部門關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，及時(shí)了解掌握上級機(jī)關(guān)關(guān)于檔案工作的新要求、新規(guī)定。 2、加強(qiáng)對區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入?yún)^(qū)機(jī)關(guān)整體發(fā)展規(guī)劃，并列入?yún)^(qū)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，督促分管部門按檔案行政管理部門和綜合檔案館要求做好應(yīng)做的工作。3、關(guān)心檔案工作和綜合檔案館的建設(shè)和發(fā)展，從人力、財(cái)力、物力給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與政協(xié)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。第二十七條 分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、在分管領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對綜合檔案館和檔案工作全面負(fù)責(zé)。2、帶領(lǐng)檔案人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家方針、政