集團(tuán)檔案室檔案分類(lèi)編目方案

1、集團(tuán)檔案室檔案分類(lèi)編目方案（初稿）為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案室檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平，充分發(fā)揮檔案的效用，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)。根據(jù)國(guó)家檔案局印發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際，特制定本方案。一、分類(lèi)原則與適用范圍（一）本方案的分類(lèi)原則是以集團(tuán)所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)集團(tuán)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案載體形態(tài)特征，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。（二）分類(lèi)后的檔案，分別用英文字母按順序編大類(lèi)代字。（三）本方案適用集團(tuán)全部檔案的實(shí)體分類(lèi)、組卷、編號(hào)和排架管理。有類(lèi)設(shè)類(lèi)，無(wú)類(lèi)空類(lèi)。二、類(lèi)別設(shè)置集團(tuán)檔案總類(lèi)為L(zhǎng)

2、G，共分九大類(lèi)：即：（一）行政管理中心檔案，大類(lèi)代字XZ；（二）工程管理中心檔案, 大類(lèi)代字GC;（三）財(cái)務(wù)管理中心檔案，大類(lèi)代字CW；（四）營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案, 大類(lèi)代字YX;（五）資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案, 大類(lèi)代字ZC;（六）區(qū)域公司檔案，大類(lèi)代字QY。下設(shè)分類(lèi)，如西安區(qū)域公司檔案為QYXA，銅川區(qū)域公司檔案為QYTC；（七）聲像檔案，大類(lèi)代字SX;（八）證照檔案，大類(lèi)代字ZZ;（九）實(shí)物檔案，大類(lèi)代字SW;三、分類(lèi)方法（一）XZ行政管理中心檔案行政管理中心檔案分類(lèi)依據(jù)行政管理中心職能劃分。主要包括集團(tuán)的政策法規(guī)類(lèi)資料，董事會(huì)各項(xiàng)決議，集團(tuán)長(zhǎng)期規(guī)劃、戰(zhàn)略、方案等，反映全局性的會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總

3、結(jié)、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料、刊物；秘書(shū)工作、辦公制度，文件、檔案管理；房屋、物資管理，接待、后勤保衛(wèi)，司法業(yè)務(wù)宣傳咨詢(xún)，合同等方面的文件材料。（二）GC工程管理中心檔案工程管理中心檔案分類(lèi)依據(jù)工程管理中心職能劃分。主要包括工程管理中心的政策法規(guī)類(lèi)資料，日常管理類(lèi)文件，重要會(huì)議材料，工程合同，項(xiàng)目產(chǎn)生的資料，各類(lèi)計(jì)劃報(bào)表，各種報(bào)告類(lèi)資料，各類(lèi)事故材料等方面的文件材料。（三）CW財(cái)務(wù)管理中心檔案財(cái)務(wù)管理中心檔案分類(lèi)依據(jù)財(cái)務(wù)管理中心職能劃分。主要包括財(cái)務(wù)管理中心的政策法規(guī)類(lèi)資料，日常管理類(lèi)文件，重要會(huì)議材料，合同等方面的文件材料。（四）YX營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案分類(lèi)依據(jù)營(yíng)銷(xiāo)管理中心職能劃分。主

4、要包括營(yíng)銷(xiāo)管理中心的政策法規(guī)類(lèi)資料，營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略目標(biāo)類(lèi)文件，績(jī)效考核及員工培訓(xùn)等材料，營(yíng)銷(xiāo)方案、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)所產(chǎn)生的各類(lèi)材料，日常管理類(lèi)文件，重要會(huì)議材料，各類(lèi)合同文件等方面的文件材料。（五）ZC資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案分類(lèi)依據(jù)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心職能劃分。主要包括資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心的政策法規(guī)類(lèi)資料，融資計(jì)劃、方案等材料，各種報(bào)告，日常管理類(lèi)文件，重要會(huì)議材料，各類(lèi)合同文件等方面的文件材料。（六）QY區(qū)域公司檔案區(qū)域公司檔案分類(lèi)首先按區(qū)域分類(lèi)，再依據(jù)區(qū)域公司職能劃分。主要包括各區(qū)域公司的政策法規(guī)類(lèi)資料，項(xiàng)目產(chǎn)生的文件資料，日常管理類(lèi)文件，重要會(huì)議材料，各類(lèi)合同文件等方面的文件材料。（七）TZ特殊載體（聲像）

5、檔案特殊載體（聲像）檔案按特殊載體（聲像）材料的形式設(shè)五個(gè)屬類(lèi)，即：1、照片，代號(hào)為1；2、底片，代號(hào)為2；3、錄音，代號(hào)為3；4、錄像，代號(hào)為4；5、機(jī)讀材料，代號(hào)為5。（八）ZZ證照檔案證照類(lèi)檔案主要依據(jù)其公司劃分類(lèi)別。主要包括XX房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司，XX置業(yè)有限公司，XX工程有限公司，XX股份有限公司，XX工貿(mào)有限公司，XX加工有限公司，XX置業(yè)有限公司XX分公司等公司形成的證照檔案。（九）SW實(shí)物檔案實(shí)物檔案不設(shè)屬類(lèi)，按時(shí)間順序排列。四、檔案編號(hào)與案卷排列編號(hào)（一）行政管理中心1、（立卷）編號(hào)模式：大類(lèi)代字+年份+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如：LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）XZ

6、大類(lèi)代字（XZ代表行政管理中心檔案） 2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：XZ構(gòu)成行政管理中心檔案的目錄號(hào)。行政管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水號(hào)。（二）工程管理中心檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+年代+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如： LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）GC 大類(lèi)代字（GC代表工程管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)

7、內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：GC構(gòu)成工程管理中心檔案的目錄號(hào)。工程管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水號(hào)。（三）財(cái)務(wù)管理中心檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+年代+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如： LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）CW 大類(lèi)代字（CW代表財(cái)務(wù)管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：CW構(gòu)成財(cái)務(wù)管理中心檔案的目

8、錄號(hào)。財(cái)務(wù)管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水號(hào)。（四）營(yíng)銷(xiāo)管理中心編號(hào)模式：大類(lèi)代字+年代+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如： LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）YX 大類(lèi)代字（YX代表營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：YX構(gòu)成營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案的目錄號(hào)。營(yíng)銷(xiāo)管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水

9、號(hào)。（五）資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+年代+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)，如： LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）ZC 大類(lèi)代字（ZC代表資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案）2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：ZC構(gòu)成資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案的目錄號(hào)。資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水號(hào)。（六）區(qū)域公司檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+區(qū)域+年代+檔案類(lèi)別+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如： LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)

10、集團(tuán)）QY 大類(lèi)代字（QY代表資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心檔案）西安 以區(qū)域分類(lèi)（西安為子公司所在地）2011 以年份為結(jié)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)合同 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為合同類(lèi)別）其中：QY構(gòu)成西安區(qū)域公司檔案的目錄號(hào)。區(qū)域公司檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類(lèi)別順序并結(jié)合分類(lèi)方案中各屬類(lèi)的時(shí)間順序排列。每卷一個(gè)號(hào)，每年編一個(gè)流水號(hào)。（七）特殊載體（聲像）檔案1、照片、底片檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+一級(jí)屬類(lèi)代號(hào)+二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如:TZ 1.1.1 1（2、）案卷順序號(hào)目錄順序號(hào)二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)(1為組織沿革類(lèi)、

11、2為會(huì)議業(yè)務(wù)類(lèi)、3為宣教文件類(lèi)、4為榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)5為綜合類(lèi)）一級(jí)屬類(lèi)代號(hào)（1為照片、2為底片） 大類(lèi)代字（TZ代表特殊載體（聲像）檔案）其中:SX 1.1.1構(gòu)成聲像檔案的照片和底片目錄號(hào)。照片、底片檔案的案卷排列：每個(gè)屬類(lèi)內(nèi)按形成的時(shí)間先后依次排列。每?jī)?cè)一個(gè)號(hào)，歷年編一個(gè)流水號(hào)。2、錄音、錄像、機(jī)讀材料檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+屬類(lèi)代號(hào)+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如:TZ 3.1 1（2、）案卷順序號(hào)目錄順序號(hào)屬類(lèi)代號(hào)（3為錄音、4為錄像、5為機(jī)讀材料）大類(lèi)代字（TZ代表特殊載體檔案（聲像檔案）其中: TZ3.1構(gòu)成特殊載體檔案（聲像檔案）的目錄號(hào)。錄音、錄像、機(jī)讀材料檔案的案卷排列：每個(gè)屬類(lèi)內(nèi)按形

12、成的時(shí)間先后依次排列。每?jī)?cè)（盒、盤(pán)、張）一個(gè)號(hào)，歷年編一個(gè)流水號(hào)。（八）證照檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代號(hào)+一級(jí)屬類(lèi)代號(hào)目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)。如：LG 總類(lèi)（代表XX地產(chǎn)集團(tuán)）ZZ 公司名稱(chēng) 1（2、） 案卷順序號(hào)（同一目錄順序號(hào)內(nèi)編大流水號(hào)）目錄順序號(hào)（1表示該合同類(lèi)的第1本目錄）檔案類(lèi)別（表示該類(lèi)為公司類(lèi)別）大類(lèi)代字（ZZ代表證照檔案）其中：ZZ公司名稱(chēng)1（2、）構(gòu)成證照檔案的目錄號(hào)。證照檔案案卷的排列：每個(gè)屬類(lèi)內(nèi)的檔案按時(shí)間先后或自然編號(hào)先后排列，每卷一個(gè)號(hào)，若干年編一個(gè)流水號(hào)。（九）實(shí)物檔案編號(hào)模式：大類(lèi)代字+目錄順序號(hào)+案卷順序號(hào)如：SW .1 1（2、）案卷順序號(hào)（按形成時(shí)間先后依次排列）目錄順序號(hào)大類(lèi)代字（H代表實(shí)物檔案）其中:SW.