行政管理74822

1、Job Description崗位責(zé)任制崗位名稱(chēng) 總經(jīng)理助理 直接上司 總經(jīng)理管理對(duì)象 工作內(nèi)容所涉 崗位職責(zé)：1、根據(jù)總經(jīng)理批示的要求，起草日常公文、函件，發(fā)文要做到文字通順，符合公文要求；2、負(fù)責(zé)對(duì)上報(bào)、抄報(bào)總經(jīng)理的文件、資料的登記、傳遞，并在總經(jīng)理閱后對(duì)文件、資料進(jìn)行分類(lèi)整理和保管；3、嚴(yán)格執(zhí)行保密，及時(shí)做好行政和業(yè)務(wù)資料及文件材料的歸納、整理、立卷、登記、保管工作； 4、根據(jù)總經(jīng)理的要求，安排好各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)日程、訪客預(yù)報(bào)、來(lái)訪約見(jiàn)及接待等有關(guān)工作；5、整理有關(guān)信函、郵件、電話(huà)，并做好記錄，及時(shí)上傳或下達(dá)；6、負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)工作指令完成情況的跟辦；7、完成上司交辦的其它日常行政事務(wù)性工作。

2、Policies Standards Procedures政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序題 目 總經(jīng)理助理每日規(guī)程 部 門(mén) 行政部 程序：1、閱讀每天的營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)、參加每日晨會(huì)并做記錄，了解公司經(jīng)營(yíng)和管理的情況；2、閱讀管理部門(mén)下發(fā)之文件，并根據(jù)公司實(shí)際工作情況提出意見(jiàn)后轉(zhuǎn)給總經(jīng)理批閱； 3、審核、修改以公司名義發(fā)出的所有報(bào)告、文件，并轉(zhuǎn)報(bào)總經(jīng)理處簽發(fā)；4、安排公司行政總值工作；5、負(fù)責(zé)總經(jīng)理室召集的中層以上干部會(huì)議或其它活動(dòng)的組織與安排；6、審查、修改各部（室）給總經(jīng)理的報(bào)告，提出處理意見(jiàn)后，轉(zhuǎn)送總經(jīng)理處；7、參加每周的工作指令會(huì)議，傳達(dá)、貫徹和落實(shí)會(huì)議的精神；8、起草有關(guān)重要文件；9、組織本部門(mén)人員定期進(jìn)

3、行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)；10、訪問(wèn)所有辦公室接待客人，并根據(jù)需要安排總經(jīng)理與客人見(jiàn)面的時(shí)間；11、接待總經(jīng)理的來(lái)訪者并向總經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)來(lái)訪者的要求；12、審查接待客人通知單和接待計(jì)劃，確定接待檔次、飲食及住店標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 Policies Standards Procedures政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序題 目 總經(jīng)理助理每日規(guī)程 部 門(mén) 行政部 1、每天早晨應(yīng)將當(dāng)天有關(guān)主要工作等通知總經(jīng)理；2、將當(dāng)天需處理的文件、資料分類(lèi)送交總經(jīng)理審閱；3、將當(dāng)天的報(bào)紙雜志及有關(guān)剪報(bào)分類(lèi)放好，并準(zhǔn)備好總經(jīng)理的日常辦公用品；4、按照預(yù)先安排的時(shí)間通知總經(jīng)理參加有關(guān)活動(dòng)；5、整理、處理及口復(fù)信件（私人及機(jī)密文件由總經(jīng)理親自

4、拆閱）；6、接聽(tīng)當(dāng)日電話(huà)，做好電話(huà)記錄；7、協(xié)助準(zhǔn)備各種有關(guān)營(yíng)業(yè)報(bào)表；8、起草各種有關(guān)文件、通知；9、記錄總經(jīng)理口述的工作指示或資料；10、處理由行政部寄出的函件、包裹等；11、把文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔以便查閱；12、將總經(jīng)理所要求或感興趣的內(nèi)容進(jìn)行剪輯；13、處理有關(guān)投訴，與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系解決，重大問(wèn)題即向總經(jīng)理報(bào)告以便及時(shí)進(jìn)行解決；14、替總經(jīng)理安排當(dāng)日約見(jiàn)時(shí)間，做好訪客登記、電話(huà)記錄。 Policies Standards Procedures政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序題 目 發(fā)文管理程序 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù)總經(jīng)理助理、各部門(mén)文員 保證文件的正確傳達(dá)、保密、留存。 程序： 1、各部門(mén)應(yīng)將其以公司名義

5、外發(fā)的公文、信函文稿連同“文件簽發(fā)單”送至行政部；2、經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)；3、獲準(zhǔn)后由總經(jīng)辦高級(jí)文員進(jìn)行登記（填寫(xiě)發(fā)文登記表）；4、發(fā)文部門(mén)憑批件對(duì)文稿進(jìn)行打印并核對(duì)；5、打印后的文稿由行政部秘書(shū)加蓋公章、封貼；6、由部門(mén)內(nèi)勤對(duì)正式公文進(jìn)行郵寄、發(fā)送，并辦理相應(yīng)的簽收手續(xù)；7、原文稿、“文件簽發(fā)單”及正式文本由行政部秘書(shū)進(jìn)行整理存檔。 Policies Standards Procedures政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序題 目 收文程序 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù)總經(jīng)理助理、各部門(mén)文員 標(biāo)準(zhǔn)：確保文件的準(zhǔn)確傳達(dá)、保密及存檔。 程序：1、部門(mén)文員每日分兩次（上、下午各一次）到總經(jīng)辦文件交換柜 進(jìn)行來(lái)文簽收，并做

6、好收文登記；2、部門(mén)文員將收文轉(zhuǎn)至部門(mén)經(jīng)理處；3、部門(mén)經(jīng)理根據(jù)來(lái)文的指示著手進(jìn)行辦理；4、按規(guī)定日期將辦理意見(jiàn)或結(jié)果反饋至發(fā)文部門(mén)；5、部門(mén)文員將文件及辦理結(jié)果按類(lèi)別分別存放。 Policies Standards Procedures政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序題 目 檔案管理制度 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù) 程序： 1、行政部負(fù)責(zé)公司各種文件、資料的存檔工作，部門(mén)需將有關(guān)文件、資料及時(shí)抄送存檔；2、查閱、借閱文件需填寫(xiě)申請(qǐng)單，視文件密級(jí)，經(jīng)總經(jīng)理或行政部經(jīng)理批準(zhǔn)（秘密級(jí)以上的檔案文件須總經(jīng)理批準(zhǔn)）方可借出；3、未經(jīng)許可，不得查閱、復(fù)印、借閱存檔的文件或資料；4、需要短期借閱文件、資料時(shí)，填寫(xiě)“文件資料借

7、閱申請(qǐng)單”，均需經(jīng)辦人與審批人簽字后，方可為其辦理借閱；5、凡借閱之文件或資料，必須遵照保密要求，不得外借、外傳，并妥善保管，及時(shí)退還，不得遺失；6、公司各部門(mén)要指定一名兼職檔案員（一般為部門(mén)秘書(shū)或文員），負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件處理工作，在業(yè)務(wù)上受行政部經(jīng)理的指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督；檔案員工作調(diào)動(dòng)時(shí)要在行政部經(jīng)理的主持下辦理好文檔移交手續(xù)；7、各部門(mén)的兼職檔案員應(yīng)妥善保管部門(mén)各種文件資料，并定期備份抄總經(jīng)辦存檔，沒(méi)有存檔價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦鑒別和行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以集中銷(xiāo)毀；8、案卷不能借出，只供在行政部閱讀；未立卷的文件及資料，經(jīng)批準(zhǔn)可借出；9、借閱檔案、文件的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、折散、摘抄、翻印、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞；10、借閱公司資料期限不得超過(guò)兩星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；11、