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文檔簡介
1、工程項目檔案管理制度1工程項目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理, 防范與控制合同風(fēng)險,有 效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在, 公司在工程項目 的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括:中標(biāo)通知書,工程承包合同,合 同附件,勞務(wù)分包合同,專業(yè)分包合同,采購合同,工程預(yù)(結(jié)) 算書,工程設(shè)計圖紙,工程施工圖紙,往來公函,傳真,會議記 錄,委托書,開工報告,請款報告,技術(shù)資料,主要設(shè)備材料估 檢報告,施工記錄驗收報告,竣工報告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定
2、專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員),資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。 其主要職責(zé)包括:1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料;2、檔案材料的保管;3、檔案材料的查借閱、催還;4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位,分別立卷,一項目一卷。2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷,收集該項目有關(guān)資 料歸檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn) 行積累,整理和及時移交歸檔,移交檔案文件時,資料員必須在 檔案移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄,弁填寫文件序號、編制 單位、名稱、歸
3、檔日期等信息(見附表二)。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”,主要內(nèi) 容包括:合同標(biāo)的價金,對方單位,聯(lián)系人,重要日期備忘,應(yīng) 收工程款記錄等,該項工作由資料員負(fù)責(zé),項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號,確定保管期限,編制檔 案目錄(卡片),按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文,符合文件格式。2、必須齊全完整,裝訂整齊,弁適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀,防丟失,保證檔案 的安全。2、所有檔
4、案應(yīng)專柜存放,加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂,不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)項目經(jīng)理 簽字同意,方可帶出,用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào) 換、涂改、污損、劃線等等,不能隨意亂放,以免遺失。4、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,弁報 告項目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者,視情節(jié)輕重,給予違紀(jì)處分,若構(gòu)成犯 罪依法追究刑事責(zé)任:1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善,而造
5、成公司損 失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術(shù)資料參考目錄1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更、洽商記錄3、施工組織設(shè)計(施工措施)4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進(jìn)場檢(試)驗報告(鋼筋、水泥、傳、 防水材料等)7、施工試驗報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報告15、土壤(素土、灰土)干密度試
6、驗報告(回填土試驗報告)16、砂漿配合比通知單17、砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定(同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報告匯總及測溫記錄)20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告,焊條(劑)合格證22、水池滿水試驗記錄23、建筑物沉降觀測記錄24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄26、工程質(zhì)量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場檢(試)驗報告28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄30、進(jìn)場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告)31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、
7、電阻測試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查 記錄36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄37、竣工驗收報告38、竣工驗收證書上述資料目錄供各施工單位(項目部)參考使用附件二案卷封面式樣施工技術(shù)資料檔案號:共卷第卷工程名稱:編制單位:編制日期:工程項目檔案管理制度流程1工程項目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理, 防范與控制合同風(fēng)險,有 效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍1234、項目結(jié)束后與綜合部相
8、關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位,分別立卷,一項目一卷。2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷,收集該項目有關(guān)資 料歸檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn) 行積累,整理和及時移交歸檔,移交檔案文件時,資料員必須在 檔案移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄,弁填寫文件序號、編制 單位、名稱、歸檔日期等信息(見附表二)。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”,主要內(nèi) 容包括:合同標(biāo)的價金,對方單位,聯(lián)系人,重要日期備忘,應(yīng) 收工程款記錄等,該項工作由資料員負(fù)責(zé),項目職能人員配合。五、檔案的管理1234135123
9、、所有檔案不得隨意查閱、變訂,不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)項目經(jīng)理 簽字同意,方可帶出,用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào) 換、涂改、污損、劃線等等,不能隨意亂放,以免遺失。4、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,弁報 告項目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者,視情節(jié)輕重,給予違紀(jì)處分,若構(gòu)成犯 罪依法追究刑事責(zé)任:1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。346附件一123456789、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報告15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告(回填土試驗報告)16、砂漿配合比通知單17、砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定(同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報告匯總及測溫記錄)20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告,焊條(劑)合格
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