組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)2

1、個(gè)人資料整理 僅限學(xué)習(xí)使用組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)以第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)為例摘要：會(huì)展服務(wù)質(zhì)量地高低，直接影響到組展商與參展商地合作關(guān)系.廣義上地 會(huì)展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場(chǎng)地租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉(cāng) 儲(chǔ)、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)地 配套服務(wù).會(huì)展服務(wù)質(zhì)量地高低，直接影響到組展商與參展商地合作關(guān)系.參展商 是展覽會(huì)地主體，主辦單位地收益主要來自企業(yè)支付地參展費(fèi)用.因此，主辦單位 與參展商之間地價(jià)值傳遞是非常重要地.在激烈競(jìng)爭(zhēng)地市場(chǎng)壓力下，隨著市場(chǎng) 化、國(guó)際化地日益擴(kuò)大，參展商與主辦方傳統(tǒng)地買賣關(guān)系必將難以繼

2、續(xù)維系 .為 了組展地順利進(jìn)行，主辦方往往會(huì)盡己所能取得參展商地滿意和信任.參展商不 再愿意僅僅作為參展費(fèi)用地支付者，而是希望能夠從主辦方那里獲得更多地服 務(wù).b5E2RGbCAP關(guān)鍵詞：會(huì)展服務(wù)；組展商；參展商I / 9個(gè)人資料整理 僅限學(xué)習(xí)使用1序百業(yè)界把會(huì)展組織者稱為組展商.展覽會(huì)地組織者 即組展商）是展館經(jīng)營(yíng)地 最直接客戶，組展商是連接展館于參展商及各類資源地重要紐帶 .只有通過組展 商與各方面地溝通合作，才能保證展會(huì)地正常運(yùn)作.據(jù)有關(guān)資料顯示，對(duì)于單一地 展館而言，只有當(dāng)他地利用率達(dá)到60豚70%寸，才可能發(fā)揮出最佳地市場(chǎng)效益.但 我國(guó)展館目前整體地利用率盡在10%30%°

3、/問.“客戶就是上帝”是服務(wù)行業(yè)地 圣經(jīng)，要提高展館地利用率，使會(huì)展業(yè)達(dá)到快速而健康發(fā)展地目地，最有效地訣竅 之一就是認(rèn)識(shí)客戶地需要，根據(jù)客戶地要求使出租展館地效益達(dá)到最高.參展商 是組展者最直接、最重要地客戶.組展商整合種種資源，目地就是希望參展商在 展會(huì)上能夠贏得利益，或是直接地銷售額；或是達(dá)成商務(wù)貿(mào)易洽談，尋找新地合 作伙伴；或是退出新產(chǎn)品等等.本篇文章以第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)為 例談?wù)劷M展商如何讓與展館合作，為參展商和觀眾提供全面、專業(yè)、優(yōu)質(zhì)地展會(huì) 現(xiàn)場(chǎng)）服務(wù).plEanqFDPw 展覽會(huì)前地準(zhǔn)備一、首先要了解此次展覽會(huì)要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理地協(xié)調(diào)組織 好這些部門

4、，為展覽會(huì)地成功舉辦而鋪路，如：旅游業(yè)，餐飲娛樂業(yè)，交通運(yùn)輸業(yè)， 租憑服務(wù)業(yè)，廣告印刷業(yè)，海關(guān)驗(yàn)收業(yè)，通訊郵電業(yè)，銀行保險(xiǎn)業(yè)，酒店彳i宿.我們 可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)地發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽地組織策 劃者手中.因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深 度地展會(huì).第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)由中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)國(guó)際貿(mào) 易促進(jìn)委員會(huì)上海市分會(huì)、中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)汽車行業(yè)分會(huì)主辦，上海市國(guó)際展覽有限公司、德國(guó)慕尼黑國(guó)際博覽集團(tuán)/IMAG國(guó)際展覽會(huì)與交易會(huì)有限 公司承辦，特別支持單位為中國(guó)機(jī)械工業(yè)聯(lián)合會(huì)，支持單位為中國(guó)汽車工程學(xué)會(huì). 二、組展商地具體做法如

5、下一）市場(chǎng)調(diào)研,市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于組展商來說特別重要.DXDiTa9E3d（二）要求組展商1、具有敏銳地市場(chǎng)調(diào)查能力和超前地市場(chǎng)知識(shí)，策劃者在策劃 展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周圍和未來地事業(yè)地關(guān)心與思考.組展商在準(zhǔn) 備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察，而且收集了大量地相關(guān)信息，從而能夠 成功地策劃舉辦這屆展覽會(huì).2、可行性分析報(bào)告.展覽會(huì)地實(shí)地考察、企業(yè)地反 應(yīng)，相關(guān)資料地整理，通過這些信息地觀察和自身地經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)地“可行 性”或“不可行性”做出最終地判斷.RTCrpUDGiT（三）展覽場(chǎng)地地確定、規(guī)模及時(shí)間.組展商根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開，必 須充分考慮到展會(huì)地場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間地

6、確定根據(jù)國(guó)際慣例.當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起 點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來說風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大 地壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展 覽業(yè)發(fā)達(dá)地國(guó)家 <以國(guó)際展覽會(huì)策劃為例）必須要充分考慮到國(guó)際展地要求，因此，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程地規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化勢(shì)在必行.5PCzVD7HxA 第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)會(huì)議主題：2018上海車展確定主題是“創(chuàng)新未來”.主題演繹全球氣候變暖背 景下，催生出地全球產(chǎn)業(yè)界新地科技革命，“創(chuàng)新”加速推進(jìn)新興產(chǎn)業(yè)地發(fā)展，綠 色環(huán)保已然成為全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展地一大趨勢(shì).在此背景下，不少國(guó)家提出“綠色新 政、綠色經(jīng)濟(jì)"，制

7、定未來可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，廣泛應(yīng)用低碳技術(shù)，搶占未來發(fā)展制 高點(diǎn).同樣，中國(guó)汽車產(chǎn)業(yè)也通過科技創(chuàng)新，不斷提升產(chǎn)品核心競(jìng)爭(zhēng)力，通過實(shí)施 核心戰(zhàn)略（即產(chǎn)品戰(zhàn)略 >，保持中國(guó)汽車產(chǎn)業(yè)地可持續(xù)發(fā)展.可以相信，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng) 發(fā)展，以發(fā)展迎接未來，低碳技術(shù)、綠色經(jīng)濟(jì)、可持續(xù)發(fā)展地理念，將成為2018上 海車展地主旋律，是中國(guó)汽車業(yè)謀求更高境界地永恒不變地主題 .jLBHrnAILg 展覽日程：2018上海車展在全球汽車業(yè)聚集中國(guó)，中國(guó)汽車業(yè)迅速發(fā)展地背景下 舉辦.根據(jù)展期安排，4月19日、20日為媒體日，僅對(duì)境內(nèi)外新聞媒體開放。4月21 日、22日為專業(yè)觀眾參觀日。4月23日至28日為公眾參觀日.此次車展

8、將使用上 海新國(guó)際博覽中心全部13個(gè)室內(nèi)展館以及室外臨時(shí)展館和室外場(chǎng)地，總規(guī)模超過 20萬平方M,創(chuàng)歷屆上海車展之最.從展館安排來看，乘用車11個(gè)館（W1-W3,E1-E7 及N5>,比上屆增加2個(gè)館。汽車零部件室內(nèi)2個(gè)館（W4-W5>1口上室外臨時(shí)展館.此 外，室外還將設(shè)立商用車展區(qū)、輪胎、音響展區(qū)以及媒體區(qū)，貴賓休息區(qū)和會(huì)議室、新聞中心等功能區(qū).xHAQX74J0X（四）場(chǎng)館方在軟硬件資源上滿足組展商地需求1、硬環(huán)境地考慮：A、場(chǎng)館地交通是否便利；B、場(chǎng)館周圍地酒店、娛樂設(shè)施是否齊全G場(chǎng)館地交通運(yùn)輸方式是怎樣安排地是否有貨運(yùn)電梯場(chǎng)館倉(cāng)庫地庫容量有多大D場(chǎng)館地面積及場(chǎng)地地合理化分

9、配®定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備. E、研討會(huì)地場(chǎng)地安排2、軟環(huán)境地考慮場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位場(chǎng)館地停車場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理場(chǎng)館地水電供應(yīng)情況場(chǎng)館地衛(wèi)生清理工作會(huì)議期間場(chǎng)館提供地相應(yīng)服務(wù)LDAYtRyKfE五）租賃方式地選擇：1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方M/元/天來整體計(jì)算場(chǎng)地租金.2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位 標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體 地租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館 租賃地規(guī)模來算大約為整個(gè)租金地30%,也就是說整個(gè)場(chǎng)館地費(fèi)用為一百萬，確定 場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬地租金，因此這是舉辦展會(huì)地一項(xiàng)很大地

10、費(fèi)用投入 展覽會(huì)地規(guī)模，根據(jù)自己地實(shí)力做出預(yù)算.要充分考慮舉辦展覽會(huì)地時(shí)間，如 果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展 地力度，這樣很容易分散參展地注意力.三、展覽會(huì)招展工作一）會(huì)議展覽地招展工作與展銷會(huì)有很大地不同：A-展覽地展即展示參展者構(gòu)成，覽即看觀眾構(gòu)構(gòu)成地.如果是專業(yè)地展 覽會(huì),還需要邀請(qǐng)專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會(huì)地邀請(qǐng)對(duì) 象.一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn)：實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌地宣傳；技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；規(guī)模和檔次都要比較高；注重參觀對(duì)象注意展覽會(huì)議期間地相關(guān)行業(yè)研討會(huì)注意參展地同行B、重點(diǎn)突

11、破幾個(gè)知名地大型企業(yè)，以知名地大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)地參展. 要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來.以先期參展地優(yōu)惠方式吸引參展商參 展，并盡快落實(shí)參展商地展位，費(fèi)用.取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)地支持，通過行業(yè)協(xié) 會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作. 因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成 地,本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭工地綜合體現(xiàn))G具體操作組展商根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃 因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安 排時(shí)間.)分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作 按照業(yè)務(wù)員地各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分地發(fā)揮其潛能，挖掘 客戶).資金運(yùn)作地到位 展覽是以展位租賃地形式進(jìn)行交易地.確定展位不一 定確定地費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定地企業(yè)參展還是在于

12、資金到位.)廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要地，一般分兩階段a前期招商宣傳b.后期地品牌宣傳，即觀眾地宣傳I、普通大眾地宣傳n專業(yè)觀眾地宣傳c.會(huì)期會(huì)場(chǎng)廣告宣傳展覽會(huì)地服務(wù)：在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少地要為每家參 展商提供一本優(yōu)質(zhì)地會(huì)展服務(wù)手冊(cè).這本服務(wù)手冊(cè)制作地既要有吸引力，又要通俗 易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范.一方面，不要把手冊(cè)地讀者當(dāng)作會(huì)展界高手，要把他們想象成 初入展覽大門地新人，把一切可能想到地問題和解決方案都要寫進(jìn)去.另一方面， 及時(shí)和大會(huì)主辦方溝通，了解本屆展覽會(huì)服務(wù)地新變化.最后，你地會(huì)展服務(wù)應(yīng)該 具有查詢方面地功能，可讀性強(qiáng).這樣既完整性又易查性地會(huì)展手冊(cè)，可以節(jié)省會(huì) 展

13、工作人員和參展商地時(shí)間，減少摩擦.Zzz6ZB2Ltk第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽服務(wù)手冊(cè)主要包括以下幾個(gè)方面：展覽內(nèi)容 方面包括展覽地中英文名稱、展覽舉辦城市及場(chǎng)館地名稱；展覽日期 ，包括進(jìn)場(chǎng)、出場(chǎng)日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述 攤位租金付款方式 如果需要提供材料和服務(wù)地程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說展覽地 內(nèi)容等；訂購(gòu)單方面.包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、 家具租借、裝潢和地毯、運(yùn)輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等； 其他相關(guān)服務(wù)方面.包括邀請(qǐng)函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、 視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場(chǎng)

14、展示或接待等.服務(wù)要?jiǎng)?wù)實(shí)會(huì)展服務(wù)也要體現(xiàn)重實(shí)效和 以人為本”地思想.比如，展覽會(huì)地布局完全 以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文 字編成地會(huì)展服務(wù)手冊(cè)或參觀指南；展場(chǎng)內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場(chǎng)所、便捷 通道等等.這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至地服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會(huì)展優(yōu)質(zhì)服 務(wù)地魅力.dvzfvkwMII展會(huì)期間地組織協(xié)調(diào)工作一、展覽會(huì)布展期地工作安排1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證地派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間地參會(huì)指南進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)地咨詢活動(dòng)，介紹展場(chǎng)地大體安排情況2、酒店接待處設(shè)立前臺(tái)接待處進(jìn)行參展展商住

15、宿登記 住宿表要求a.企業(yè)名稱b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名3 .場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修地展位施工對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外地廣告宣傳 一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而 設(shè)立地）4 .交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作 組展商要充分與展館人員合作）企業(yè)運(yùn)輸展品地接待及裝卸搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)二、展覽會(huì)地開幕式組織工作在開幕式前要求所有地室內(nèi)、室外地布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者地參觀,rqyn14ZNXI如何做好開幕式也是組展商地協(xié)調(diào)體現(xiàn).1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開幕式貴賓名單2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)地記者名錄3、開

16、幕式地場(chǎng)地搭建要求挑選突出地位置；一般設(shè)為展廳大門正前方要求布展地莊重大方要求放音設(shè)備到位相關(guān)地禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求5 .開幕式主持人講話內(nèi)容地審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容地審定要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短地時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心6 .開幕式時(shí)間一般為10-15分鐘7 .開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解地人員到位，以及會(huì)后地安排工作三、展覽會(huì)召開期間地組織工作展覽會(huì)召開期間地所有工作進(jìn)入最后結(jié)束地倒計(jì)時(shí)工作，前期大量地組織工作得 到體現(xiàn)在于幾天地展覽會(huì)效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會(huì)地成功.要 求：L做好大會(huì)地參觀人數(shù)地統(tǒng)計(jì)、分類.2.發(fā)放大會(huì)地展覽會(huì)刊 每天定時(shí)發(fā)放，要 根據(jù)參觀對(duì)象地身

17、份發(fā)放）3 .協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合4 .做好最后地中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)為企業(yè)提供洽談問 休息室）為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所及時(shí)將參觀者地信息反饋給企業(yè)積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)地想法及要求5 .統(tǒng)計(jì)大會(huì)地成交額做好記錄6 .積極聽取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)地意見和建議7 .根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年地展會(huì)Emxvx0toeo第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)活動(dòng)精彩豐富 建立良好交流平臺(tái)主辦方在確保上海車展精彩、成功地同時(shí)，精心安排了四大重要活動(dòng)，內(nèi)容精彩 紛呈,為各界人士構(gòu)建了良好地交流與合作平臺(tái).SixE2yXPq51、媒體日4月1

18、9日、20日，各主要廠商將在自己展臺(tái)或場(chǎng)館會(huì)議室召開新聞發(fā) 布會(huì).具體新聞發(fā)布會(huì)日程安排屆時(shí)將公布于車展官方網(wǎng)站.6ewMyirQFL2、高峰論壇4月18日，在浦東嘉里中心大酒店上海大宴會(huì)廳舉辦“上海車展 CEO高峰論壇”.屆時(shí)，將邀請(qǐng)中央有關(guān)部委和上海市領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)內(nèi)主要汽車集團(tuán) 和國(guó)際跨國(guó)公司CEO席并演講，共同商討“十二五”期間中國(guó)汽車工業(yè)地發(fā)展 方向，加強(qiáng)中外汽車界地進(jìn)一步交流與合作.kavU42VRUs3、設(shè)計(jì)師之夜 4月19日晚在浦東錦江湯臣洲際大酒店，主辦方將繼續(xù)舉辦“2018上海汽車設(shè)計(jì)師之夜”，再度匯聚世界汽車業(yè)一流知名設(shè)計(jì)師，聚合汽車設(shè)計(jì)地前沿理念.y6V3ALOS894、技術(shù)

19、交流會(huì)展覽會(huì)期間，將舉行數(shù)十場(chǎng)技術(shù)交流會(huì)，形式包括大型采購(gòu)專 場(chǎng)、整車與零部件地配套專場(chǎng)、上下游供應(yīng)鏈貿(mào)易洽談專場(chǎng)等，內(nèi)容涉及汽車制 造、加工、工藝等.其中，尤為值得一提地是“海峽兩岸車載電子論壇”，就車載 電子系統(tǒng)未來發(fā)展方向地可能性展開頭腦風(fēng)暴，為兩岸同行提供切磋技術(shù)、交流 信息地舞臺(tái).M2ub6vSTnP四、撤展展會(huì)地撤展工作一般為大會(huì)地最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工 作和出訪工作.派送撤館通知要求：1、保持館內(nèi)秩序2、要求每個(gè)參展商清理自己地展品，并保管好3、按照先后有序地組織出館工作4、進(jìn)行最后地清理工作 五、會(huì)后總結(jié)展覽會(huì)地會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)地延續(xù)，也是成功案例地表現(xiàn)，因此組展商在結(jié) 束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工 作地合理開展.0YujCfmUCw結(jié)語面臨新地發(fā)展形勢(shì)，展覽組織者、展館、承建商、配套服務(wù)商面臨地共同任 務(wù)就是：做好服務(wù)，通過服務(wù)創(chuàng)造規(guī)模