文件管理程序

1、24文件管理程序1 目的及范圍： 建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。2 職責(zé) ：2.1 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文 件延誤的投訴；2.2 各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、 立卷、歸檔和銷毀等。3 工作流程：3.1 文件分類：3.1.1 通用文件 ： 指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。A. 內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、

2、周記、制度文件等B. 外來文件 ： 即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等C. 外送文件：即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等3.1.2 專用文件：指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料A 技術(shù)文件 ：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標(biāo)準(zhǔn) 圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。B 財務(wù)文件 ： 即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如 會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。C 人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事

3、活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。D 合同文件： 即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。E 簽價單 ： 即審計核算部在簽價認(rèn)價時專用的文件。F 決算資料：即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。3.1.3 記錄 ： 即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等3.2 總要求：3.2.1 文件處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見第三層

4、次文件融僑集團(tuán)文件處理辦法之第二章“文件格式”）3.2.3 各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，因特殊情況必須越過傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。3.2.4 各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。3.2.5 各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4 訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序填寫文件清單。3.2.6 文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個環(huán)節(jié)：A編制：文件由相關(guān)部門或個人擬寫，所在部室資料員進(jìn)

5、行編號登記；若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。B批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā)；需要多個部門批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會簽，簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。C 登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。D 用印：公司印章由總經(jīng)理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。E發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。F傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張

6、貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。G 更改：技術(shù)文件需要更改時，應(yīng)由發(fā)布該文件的個人或部門提出，并填寫 文件更改申請單， 通過資料員報原審批人批準(zhǔn)，并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時作好登記。H 版本公布：制度文件換版時，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號；總經(jīng)理室于每年6 月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。I 回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時，所在部門資料員負(fù)責(zé)及時收回。J 歸卷：各部室資料員要做好平時歸

7、卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個較長時間段后，對手頭的所有文件進(jìn)行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務(wù)計統(tǒng)部保存。K借閱：文件需要借閱或復(fù)印時，借閱人應(yīng)填寫文件借閱登記表或圖紙借閱登記表。 公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。L保護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時，復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。M歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交

8、，無歸檔或存查價值的文件，經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。3.2.7 在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1 個工作日 （加急文件可加蓋加急章）。 若超過時限，必須先通知文件發(fā)出部門，并說明原因和預(yù)計文件處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。3.2.8 在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時，由副經(jīng)理替代，必要時可通過電話向正職經(jīng)

9、理請示，有若干個副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見合同管理制度） 。3.2.10 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)理匯報；3.2.11 各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單，但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。3.2.12 電子郵件及傳真收發(fā)時應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。3.3

10、分類管理 ：3.3.1 通用文件：A .內(nèi)部文件：a .請示單：即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項時使用的陳述性文件, 以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明，各級審 批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。報告：即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件，在我司，可 視為請示單的補(bǔ)充形式。a)知曉性報告：b ) 執(zhí)行性報告：通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用 的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人 力資源部發(fā)出。a )總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:d.工作聯(lián)系函：即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知

11、性 函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門， 對方反饋時應(yīng)同時將反饋情況函告抄送部門。e.會議性文件：即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定 事項的一種文件。文件流程詳見會議制度。f.周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄g.制度文件：即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求，具有約束 力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版 等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理制度和程序文件由管 理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室 主管批準(zhǔn)。B.外來文件：a.法律法規(guī)：b

12、.外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等C.外送文件：如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件3.3.1 專用文件：A .技術(shù)文件：a.圖紙：具體管理詳見設(shè)計過程管理程序b.施工專用文件：具體管理詳見施工管理程序B .財務(wù)文件：具體管理詳見財務(wù)管理制度C.人事資料：具體管理詳見人力資源管理體系之人事檔案控制程序D.合同文件：具體管理詳見合同管理制度E .簽價單：具體管理詳見工程造價管理程序F .決算資料：具體管理詳見工程造價管理程序3.3.2 記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按檔案管理程 序管理。4 .相關(guān)文件：4.1 融僑集團(tuán)文件處理辦法（見第三層次文件融僑集團(tuán)檔案工作手冊 之文

13、件處理辦法）4.2 設(shè)計過程管理程序4.4 財務(wù)管理制度4.5 合同管理制度4.6 工程造價管理程序5 .相關(guān)表單：5.1 發(fā)文登記表5.2 收文登記表5.3 文件清單/移交清單5.4 請示單登記表5.5 文件借閱登記表5.6 工作請示單5.7 工作聯(lián)系函5.8 工作周記5.9 蓋章聯(lián)系單5.10 圖紙收發(fā)登記表（見設(shè)計過程管理程序）5.11 圖紙作廢通知單（見設(shè)計過程管理程序）5.12 圖紙借閱登記表（見設(shè)計過程管理程序）5.13 文件更改申請表編制：包秋霞日期：2002.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌日期：2002.4.28批準(zhǔn)：林權(quán)日期：2002.4.30融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司發(fā)文登記表類目名稱：頁號:頁號文件編號責(zé)任者日期文件名稱簽收融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司收文登記表類目名稱：頁號:頁號文件編 號責(zé)任者收至U日期來件部門文件名稱備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件清單/移交清單部門名稱：類目名稱：頁號:移交人:移交時間:接收人:接收時間:頁號文件編號責(zé)任者文件名稱日期備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司請示單登記表頁號:頁號來件編號日期請7K內(nèi)容簽收部門經(jīng)辦人簽收備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件借閱登記表頁號:借閱日期借閱部門借閱人名稱文件名稱份數(shù)用途歸還日期簽收人備注工作請示單請示 部門請7K部門呈送經(jīng)理簽字部門請示內(nèi)容附件部 室 會