水利工程檔案管理規(guī)定在建水利工程檔案管理方法分析

1、水利工程檔案管理規(guī)定在建水利工程檔案管理方法分析【摘要】做好在建水利工程的檔案管理工作，不僅可以方便對(duì)工程進(jìn)展進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱，還可以保證工程的有序進(jìn)行。而在進(jìn)行檔案管理之前，需要對(duì)檔案進(jìn)行與分類，并且要明確的知道在建水利工程檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)，這樣才能做好其檔案管理工作。本文中，筆者將針對(duì)在建水利工程檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)，來簡(jiǎn)述檔案管理的措施與方法?！娟P(guān)鍵詞】在建水利工程；檔案管理；管理方法與措施在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設(shè)中直到驗(yàn)收前，所形成的以及應(yīng)當(dāng)歸檔進(jìn)行保存的文件，文件的內(nèi)容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計(jì)算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項(xiàng)目提出，工程研究，工程

2、設(shè)計(jì)，方案決策，招標(biāo)，施工，質(zhì)檢與建立等日常工作活動(dòng)。1 在建水利工程檔案的內(nèi)容1.1 工程前期的檔案工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報(bào)告，水文水利的分析報(bào)告，環(huán)境評(píng)估報(bào)告，當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)_效益的調(diào)查報(bào)告，設(shè)計(jì)委托書，工程設(shè)計(jì)圖紙以及審批記錄等相關(guān)文件。1.2 工程報(bào)批的檔案工程報(bào)批的一些工作材料，其中包括了基礎(chǔ)建設(shè)的請(qǐng)示文件，計(jì)委與主管部門以及流域機(jī)構(gòu)的批件，建設(shè)用地的批件，經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案等相關(guān)文件。1.3 工程施工的檔案工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報(bào)告，施工合同，施工圖紙，設(shè)計(jì)變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗(yàn)單與試驗(yàn)報(bào)告，機(jī)電設(shè)備的合格證，施工記錄，質(zhì)量檢查報(bào)告，事故

3、等級(jí)評(píng)定與處理記錄，施工單位與技術(shù)人員的資質(zhì)證明的復(fù)印件，以及監(jiān)管人員對(duì)各個(gè)施工階段做出的結(jié)論報(bào)告等。1.4 竣工驗(yàn)收的檔案竣工驗(yàn)收期的一些工作材料，其中包括了單項(xiàng)工程的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，整體工程的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，以及驗(yàn)收會(huì)議的原始記錄等。2在建水利工程檔案的特點(diǎn)法制性2.1根據(jù)國(guó)家頒布的相關(guān)法律文件，對(duì)在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴(yán)格的規(guī)定，以此來保障工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，其第一個(gè)特點(diǎn)就是法制性。相關(guān)法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關(guān)系，也就是說，按照要求進(jìn)行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規(guī)定進(jìn)行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進(jìn)行，對(duì)收入的一些

4、批準(zhǔn)性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經(jīng)過有關(guān)政府部門批準(zhǔn)或者資質(zhì)鑒定部門的認(rèn)可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項(xiàng)目的合法性。2.2 同步性對(duì)于在建的水利工程項(xiàng)目，在立項(xiàng)階段，就要進(jìn)行相關(guān)材料的收集與，制定成檔案要求的格式；然后在現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)，設(shè)計(jì)施工，監(jiān)察管理等這些合同的簽訂的時(shí)候，要對(duì)水利工程檔案的質(zhì)量，份數(shù)以及移交事項(xiàng)做出明確的要求；而且在對(duì)工程進(jìn)度與工程質(zhì)量進(jìn)行檢查的時(shí)候，要對(duì)檔案材料的收集與工作進(jìn)行同時(shí)檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進(jìn)展的全過程。在建水利工程檔案，是具有實(shí)用性的檔案材料，在工程的建設(shè)時(shí)期，它可以作為施工單位的施工依據(jù)，而在工程驗(yàn)收時(shí)期，它又可以作為驗(yàn)收

5、依據(jù)，并且在工程建設(shè)完成后，投入使用的時(shí)候如果出現(xiàn)了問題，又可以作為維修與養(yǎng)護(hù)的依據(jù)。所以，在建水利工程檔案是最具實(shí)用性的歷史材料。2.4 成套性由于水利工程是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以對(duì)應(yīng)的檔案也自然由若干個(gè)單項(xiàng)工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都是不可或缺的。3在建水利工程檔案管理方法與措施3.1 提高認(rèn)識(shí)要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認(rèn)真積極，盡量不出現(xiàn)差錯(cuò)。并且嚴(yán)格落實(shí)檔案法與水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案資料管理規(guī)定中的相關(guān)內(nèi)容。3.2 檔案材料收集進(jìn)行檔案管理，首先要加強(qiáng)檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，

6、檔案的管理部門應(yīng)主動(dòng)參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時(shí)的了解他們的工作動(dòng)態(tài)，然后將一些批件與資料及時(shí)的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動(dòng)和施工單位取得聯(lián)系，然后將檔案材料的要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環(huán)節(jié)中的檔案資料齊全，方便在日后進(jìn)行檔案交接的時(shí)候不出現(xiàn)差錯(cuò)。最后是在驗(yàn)收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗(yàn)收與交接的工作中去，并且在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)審查，認(rèn)真核對(duì)，來實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)與水利工程檔案同時(shí)驗(yàn)收，如果任何一方出現(xiàn)了問題，都不予決算。3.3 檔案材料因?yàn)樗こ痰慕ㄔO(shè)周期較長(zhǎng)，涉及的方面較廣，參加

7、建設(shè)的施工單位多，建設(shè)的項(xiàng)目也錯(cuò)綜復(fù)雜，所以在建設(shè)中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的工作，但是實(shí)際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料工作中第一個(gè)會(huì)遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數(shù)檔案管理部門都是采用按照單項(xiàng)工程項(xiàng)目來進(jìn)行分類，例如對(duì)在建的水利樞紐工程進(jìn)行檔案，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業(yè)不同設(shè)置不同小類。分類的編號(hào)使用工程代號(hào)與阿拉伯?dāng)?shù)字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡(jiǎn)單，查閱起來還方便。其中，針對(duì)工程前期的檔案，尤其是一些報(bào)批文件，可以使文字材料在前，圖紙

8、材料在后，同時(shí)正式批件在前，請(qǐng)示報(bào)告在后的順序進(jìn)行排列。而對(duì)施工階段與驗(yàn)收階段的檔案，按照工程的程序與專業(yè)進(jìn)行排列，要保證檔案資料之間的聯(lián)系性，前后的關(guān)系不要弄混，然后裝訂成冊(cè)，形成規(guī)范的工程檔案。3.4 制定檔案管理制度需要檔案管理部門，依照相關(guān)的法律和政令，建立健全的規(guī)章制度，以此來規(guī)范檔案管理工作。規(guī)章制度涉及的范圍應(yīng)當(dāng)包括：檔案的收集與制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責(zé)任制度等。3.5 管理人員的培訓(xùn)需要各級(jí)的水利部門經(jīng)常對(duì)水利工程檔案進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)與體制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓(xùn)班，采用不同的培訓(xùn)形式，來提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及檔案管理法規(guī)的理解，提升檔案管理人員的工作的素質(zhì)與水平。3.6 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進(jìn)行一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如建設(shè)專用的檔案室，購(gòu)買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。1 王秀芳.李春英.王維蘭.淺談水利工程檔案的管理J.治黃科技信息.xx(01)2 郝章飛.淺談如