創(chuàng)建交叉引用

1、第5章 頁面設(shè)置與打印工作表第 5章頁面設(shè)置與打印工作表為了將排版的表格打印出來，需要進(jìn)行頁面設(shè)置，例如選擇紙張大小、頁邊距、頁面方向、頁眉和頁腳、工作表的設(shè)置等。另外，用戶既可以打印整個工作簿、一個工作表，也可以打印工作表的一部分。本章將介紹有關(guān)頁面設(shè)置與打印工作表的操作方法與技巧。5.1視圖操作Excel 2007主要提供了普通視圖、頁面布局視圖與分頁預(yù)覽視圖等，每種視圖都有其特定的功能與特點。5.1.1 普通視圖在普通視圖下，用戶可以完成大多數(shù)錄入與編輯工作，也可以設(shè)置工作表的格式。頁與頁之間用一條虛線表示分頁符。單擊“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中的“普通”按鈕（見圖5.1），或者單

2、擊狀態(tài)欄上的“普通”按鈕，即可切換到普通視圖下查看當(dāng)前的工作簿。圖5.1 普通視圖5.1.2 頁面布局視圖頁面布局視圖是Excel 2007新增的一種視圖模式。在此視圖中，可以如同在普通視圖中那樣更改數(shù)據(jù)的布局和格式。此外，還可以使用標(biāo)尺測量數(shù)據(jù)的寬度和高度、更改頁面方向、添加或更改頁眉和頁腳、設(shè)置打印邊距以及隱藏或顯示行標(biāo)題與列標(biāo)題等。單擊“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中的“頁面布局”按鈕，或者單擊狀態(tài)欄上的“頁面布局”按鈕，即可切換到頁面布局視圖下查看與編輯當(dāng)前的工作簿，如圖5.2所示。圖5.2 頁面布局視圖5.1.3 分頁預(yù)覽視圖要打印所需的準(zhǔn)確頁數(shù)，可以使用“分頁預(yù)覽”視圖來快速調(diào)整

3、分頁符（為了便于打印，Excel根據(jù)紙張的大小、頁邊距的設(shè)置、縮放選項和插入的任何手動分頁符的位置來插入自動分頁符）。在此視圖中，手動插入的分頁符以實線顯示，虛線指示Excel自動分頁的位置。單擊“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中的“分頁預(yù)覽”按鈕，或者單擊狀態(tài)欄上的“分頁預(yù)覽”按鈕，即可切換到分頁預(yù)覽視圖下查看與編輯當(dāng)前的工作簿，如圖5.3所示。圖5.3 分頁預(yù)覽視圖5.2頁面設(shè)置單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設(shè)置”組中可以設(shè)置頁邊距、紙張方向、紙張大小、打印區(qū)域與分隔符等，如圖5.4所示。圖5.4 “頁面布局”選項卡5.2.1 設(shè)置頁邊距頁邊距是指正文與頁面邊緣的距離。設(shè)置頁邊距的具體操

4、作步驟如下：01 單擊“頁面設(shè)置”組中“頁邊距”按鈕的向下箭頭，從彈出的下拉列表中選擇一種頁邊距，或者單擊“自定義邊距”選項，如圖5.5所示。02 打開“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項卡，在“上”、“下”、“左”、“右”框中調(diào)整打印數(shù)據(jù)與頁邊之間的距離，如圖5.6所示。 圖5.5 “頁邊距”下拉列表 圖5.6 “頁邊距”選項卡03 在“頁眉”和“頁腳”框中輸入具體的數(shù)值來設(shè)置距離紙張的上邊緣、下邊緣多遠(yuǎn)來打印頁眉或者頁腳。04 在“居中方式”選項組中，選中“水平”復(fù)選框，將在左右頁邊距之間水平居中顯示數(shù)據(jù)；選中“垂直”復(fù)選框，將在上下頁邊距之間垂直居中顯示數(shù)據(jù)。05 單擊“確定”按鈕。5.

5、2.2 設(shè)置紙張方向紙張方向是指頁面是橫向打印還是縱向打印。若文件的行較多而列較小，則使用縱向打??；若文件的列較多而行較少時，則使用橫向打印。圖5.7 選擇紙張方向設(shè)置紙張方向的具體操作步驟如下：01 單擊“頁面設(shè)置”組中“紙張方向”按鈕的向下箭頭，從彈出的下拉列表中選擇一種紙張方向，如圖5.7所示。02 如果選擇“縱向”，則將打印頁面設(shè)置為縱向；如果選擇“橫向”，則將打印紙按橫向打印，對于打印頁面較寬的工作表，可以選擇“橫向”打印。5.2.3 設(shè)置紙張大小設(shè)置紙張大小就是設(shè)置以多大的紙張進(jìn)行打印，如A4紙或B5紙等。具體操作步驟如下：01 單擊“頁面設(shè)置”組中“紙張大小”按鈕的向下箭頭，從彈

6、出的下拉列表中選擇所需的紙張，如圖5.8所示。02 如果要自定義紙張大小，則單擊“其他紙張大小”選項，出現(xiàn)“頁面設(shè)置”對話框的“頁面”選項卡，如圖5.9所示。 圖5.8 “紙張大小”下拉列表 圖5.9 “頁面”選項卡0103 通常情況下，采用100%的比例打印，還可以縮放打印表格。如果選中“縮放比例”單選按鈕，則可以在“縮放比例”文本框中輸入所需的百分比。如果選中“調(diào)整為”單選按鈕，則可以在“頁寬”和“頁高”文本框中輸入具體數(shù)值。0104 在“紙張大小”列表框中指定打印紙的類型。05 在“打印質(zhì)量”列表框中指定當(dāng)前文件的打印質(zhì)量。06 在“起始頁碼”文本框中設(shè)置開始打印的頁碼。07 設(shè)置完畢后

7、，單擊“確定”按鈕。5.2.4 設(shè)置打印區(qū)域正常情況下打印工作表時，會將整個工作表全部打印輸出。如果僅打印部分區(qū)域，可以按照下述步驟進(jìn)行操作：01 選定要打印的單元格區(qū)域。02 單擊“頁面設(shè)置”組中“打印區(qū)域”按鈕的向下箭頭，從下拉列表中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”，如圖5.10所示。圖5.10 設(shè)置打印區(qū)域5.2.5 設(shè)置打印標(biāo)題若要使行和列在打印輸出中更易于識別，可以顯示打印標(biāo)題。用戶可以指定要在每個打印頁的頂部或左側(cè)重復(fù)出現(xiàn)的行或列。具體操作步驟如下：01 單擊“頁面設(shè)置”組中的“打印標(biāo)題”按鈕（見圖5.11），出現(xiàn)如圖5.12所示的“頁面設(shè)置”對話框的“工作表”選項卡。 圖5.11 單擊“打印

8、標(biāo)題”按鈕 圖5.12 “工作表”選項卡02 在“打印區(qū)域”中輸入要打印的區(qū)域，在“頂端標(biāo)題行”文本框中輸入標(biāo)題所在的單元格區(qū)域。也可單擊右側(cè)的“折疊對話框”按鈕，隱藏對話框的其他部分，如圖5.13所示。對話框縮小后，直接用鼠標(biāo)在工作表中選定標(biāo)題區(qū)域。選定后，單擊右側(cè)的“展開對話框”按鈕。圖5.13 縮小對話框利于選定標(biāo)題區(qū)域03 單擊“確定”按鈕。5.3改變分頁位置當(dāng)工作表的內(nèi)容多于一頁時，Excel會根據(jù)設(shè)置的紙張大小、頁邊距等自動為工作表分頁。如果這種自動分頁不符合需要，則可以通過插入一個手動分頁符來改變分頁的位置。1. 插入分頁符如果要插入分頁符，可以按照下述步驟進(jìn)行操作：01 單擊分

9、頁符插入位置，即新頁左上角的單元格。02 單擊“頁面布局”選項卡中的“分隔符”按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“插入分頁符”，如圖5.14所示。圖5.14 插入分頁符2. 移動分頁符如果要移動分頁符的位置，可以按照下述步驟進(jìn)行操作：01 單擊“視圖”選項卡中的“分頁預(yù)覽”按鈕（見圖5.15），切換到分頁預(yù)覽視圖。 圖5.15 單擊“分頁預(yù)覽”按鈕02 單擊提示對話框中的“確定”按鈕（見圖5.16），進(jìn)入分頁預(yù)覽視圖后，工作表中分頁處用藍(lán)色線條表示，每頁均有第×頁的水印。03 要移動分頁符，將鼠標(biāo)指針移到分頁符上，指針呈雙向箭頭，將分頁符拖動到目標(biāo)位置，即可按新位置分頁。 圖5.16 進(jìn)入

10、分頁預(yù)覽視圖要刪除一個手動分頁符，請單擊分頁符下的第一行的單元格，然后單擊“頁面布局”選項卡中的“分隔符”按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“刪除分頁符”。5.4設(shè)置頁眉與頁腳頁眉位于頁面的最頂端，通常用來標(biāo)明工作表的標(biāo)題。頁腳位于頁面的最底端，通常用來指明工作表的頁碼。用戶可以根據(jù)需要指定頁眉或頁腳上的內(nèi)容。具體設(shè)置方法如下：01 單擊“插入”選項卡上的“頁眉和頁腳”按鈕，如圖5.17所示。圖5.17 單擊“頁眉和頁腳”按鈕02 進(jìn)入“頁眉和頁腳工具”中的“設(shè)計”選項卡，在頂部頁眉區(qū)的3個框中輸入頁眉內(nèi)容，如圖5.18所示。03 單擊“頁眉和頁腳元素”組中的按鈕，可以在頁眉中插入頁碼、頁數(shù)、當(dāng)前日

11、期、當(dāng)前時間、文件路徑、文件名、工作簿名、圖片和設(shè)置圖片格式等。圖5.18 設(shè)置頁眉內(nèi)容與格式04 如果要使用預(yù)設(shè)的頁眉格式，可以單擊“頁眉”按鈕，從下拉列表中進(jìn)行選擇，如圖5.19所示。直接選用一種頁眉格式圖5.19 使用預(yù)設(shè)的頁眉格式05 單擊“視圖”選項卡中的“普通”按鈕，退出頁面布局視圖。5.5打印預(yù)覽在打印工作表之前，可以先模擬顯示一下實際打印的效果，這種模擬顯示稱為打印預(yù)覽。利用打印預(yù)覽功能，能夠在打印文檔之前發(fā)現(xiàn)文檔布局中的錯誤，從而避免浪費紙張。預(yù)覽一個工作表，可以按照下述步驟進(jìn)行操作：01 單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“打印”“打印預(yù)覽”命令（見圖5.20），進(jìn)入

12、如圖5.21所示的打印預(yù)覽視圖。02 單擊“下一頁”按鈕，可以顯示工作表的下一頁。若無下頁，則該按鈕呈灰色，表示不能使用。 圖5.20 選擇“打印預(yù)覽”命令 圖5.21 打印預(yù)覽視圖03 單擊“上一頁”按鈕，可以顯示工作表的上一頁。若無上頁，則該按鈕呈灰色，表示不能使用。04 單擊“顯示邊距”按鈕，可以在預(yù)覽頁面上顯示頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬的控制柄。通過拖曳這些控制柄就可以對頁面格式重新進(jìn)行調(diào)整。05 單擊“頁面設(shè)置”按鈕，出現(xiàn)“頁面設(shè)置”對話框，可以對工作表的打印外觀進(jìn)行設(shè)置。06 單擊“關(guān)閉打印預(yù)覽”按鈕，關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，返回到當(dāng)前工作表狀態(tài)。5.6打印輸出如果對預(yù)覽的效果比較滿

13、意，則可以正式打印了，具體操作步驟如下：01 單擊Office按鈕，從彈出的菜單中選擇“打印”“打印”命令（見圖5.22），出現(xiàn)如圖5.23所示的“打印內(nèi)容”對話框。 圖5.22 選擇“打印”命令 圖5.23 “打印內(nèi)容”對話框02 從“名稱”下拉列表框中選擇一種相應(yīng)的打印機。03 在“打印范圍”選項組中，如果打印當(dāng)前工作表的所有頁，則選中“全部”；如果僅打印部分頁，則選中“頁”，并在“從”和“到”框中分別輸入起始頁碼和終止頁碼。04 在“打印內(nèi)容”選項組中，指定要打印的內(nèi)容，如選定區(qū)域、活動工作表或整個工作簿。05 在“份數(shù)”框中輸入要打印的份數(shù)。如果要打印2份以上，則可以選中“逐份打印”復(fù)

14、選框，其打印順序是第1頁、第2頁，然后又是第1頁、第2頁省去人工校對頁碼的麻煩。06 單擊“確定”按鈕，即可開始打印。5.7應(yīng)用技巧技巧1：在Windows Vista下共享打印機在小型局域網(wǎng)中，只要在一臺電腦上安裝打印機，然后將其共享到網(wǎng)絡(luò)中，就可以讓網(wǎng)絡(luò)上的其他電腦也能使用該打印機，從而節(jié)約了成本，提高了打印機資源的利用率。在Windows Vista下設(shè)置打印機共享的方法如下：1. 共享本地打印機把打印機連接到電腦，打開打印機電源，安裝打印機驅(qū)動程序之后，即可設(shè)置打印機共享。01 單擊“開始”“控制面板”命令，在控制面板中單擊“打印機”超鏈接，如圖5.24所示。 圖5.24 單擊“打印機

15、”超鏈接02 在本地打印機圖標(biāo)上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“共享”命令，在彈出的“共享”選項卡中單擊“更改共享選項”按鈕，如圖5.25所示。圖5.25 單擊“更改共享選項”按鈕03 選中“共享這臺打印機”復(fù)選框，并輸入打印機的共享名，單擊“確定”按鈕，如圖5.26所示。圖5.26 設(shè)置打印機共享名如果網(wǎng)絡(luò)上的其他共享用戶使用了不同版本的Windows操作系統(tǒng)，則可能還需要為其另外安裝打印機驅(qū)動，方法是單擊“其他驅(qū)動程序”按鈕，在彈出的“其他驅(qū)動程序”對話框中，選擇其他用戶所用的Windows版本，單擊“確定”按鈕，在彈出的快捷菜單中單擊“瀏覽”按鈕，隨后就可在打開的窗口中選擇驅(qū)動程序并單

16、擊“確定”按鈕，完成后單擊“確定”按鈕即可，如圖5.27所示。圖5.27 選擇打印機驅(qū)動程序2. 使用網(wǎng)絡(luò)打印機把打印機共享到局域網(wǎng)之后，其他電腦用戶只要進(jìn)入打印機設(shè)置窗口，把共享的打印機作為默認(rèn)的打印機，然后就可以用它來打印文稿了。其設(shè)置步驟如下：01 單擊“開始”“控制面板”命令，在控制面板中單擊“打印機”超級鏈接，在彈出的“打印機”對話框中單擊“添加打印機”按鈕。02 在彈出的對話框中單擊“添加網(wǎng)絡(luò)、無線或Bluetooth打印機”選項，單擊“下一步”按鈕，如圖5.28所示。 圖5.28 準(zhǔn)備添加網(wǎng)絡(luò)打印機03 選擇要使用的網(wǎng)絡(luò)打印機后單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中輸入打印機名稱，

17、選中“設(shè)置為默認(rèn)打印機”復(fù)選框，單擊“下一步”按鈕，如圖5.29所示。圖5.29 選擇要添加的網(wǎng)絡(luò)打印機04 在如圖5.30所示的對話框中，單擊“打印測試頁”按鈕以確定網(wǎng)絡(luò)打印機能否正常工作，最后單擊“完成”按鈕即可。 圖5.30 成功添加了網(wǎng)絡(luò)打印機技巧2：打印工作表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)在打印工作表中內(nèi)容時，如果僅需要打印部分?jǐn)?shù)據(jù)，可以先選定需要打印的部分，然后在打印時進(jìn)行簡單設(shè)置就可以了。具體操作步驟如下：01 選定需要打印的單元格區(qū)域。02 單擊“Office按鈕”，在彈出的菜單中選擇“打印”命令，打開如圖5.31所示的“打印內(nèi)容”對話框。03 在“打印內(nèi)容”組內(nèi)選中“選定區(qū)域”單選按鈕。04

18、單擊“確定”按鈕，即可僅打印工作表中選定的內(nèi)容。 圖5.31 “打印內(nèi)容”對話框技巧3：打印網(wǎng)格線默認(rèn)情況下，打印工作表時不打印網(wǎng)格線的，而是打印用戶設(shè)置的邊框線。如果用戶想打印工作表的網(wǎng)格線，可以按照下述步驟進(jìn)行操作。01 單擊“頁面布局”選項卡，在“工作表選項”組內(nèi)選中“網(wǎng)格線”下的“打印”復(fù)選框，如圖5.32所示。02 執(zhí)行打印操作，即可打印出網(wǎng)格線。圖5.32 選中“打印”復(fù)選框技巧4：打印工作表中的公式默認(rèn)情況下，單元格中的公式是不顯示的，顯示的是公式的計算結(jié)果。如果要打印工作表單元格中的公式，就要讓單元格中的公式顯示出來，然后才能把公式打印出來。圖5.33 “Excel選項”對話框

19、01 單擊“Office按鈕”，在彈出的菜單中單擊“Excel選項”按鈕，打開如圖5.33所示的“Excel選項”對話框。02 單擊左側(cè)窗格中的“高級”選項，然后在右側(cè)窗格的“此工作表的顯示選項”組內(nèi)選中“在單元格中顯示公式而非其計算結(jié)果”復(fù)選框。03 單擊“確定”按鈕，工作表中的格式就會顯示出來。04 執(zhí)行打印操作，即可打印工作表中的公式。技巧5：縮放打印有時，由于表格內(nèi)容過多，導(dǎo)致需要打印的表格的面積超過了紙張的大小。此時，可以將表格內(nèi)容縮放到適合紙張大小時再進(jìn)行打印。具體操作步驟如下：01 單擊“頁面布局”選項卡，然后單擊“頁面設(shè)置”右下角的對話框啟動器，打開“頁面設(shè)置”對話框。02 切

20、換到“頁面”選項卡，在“頁面”組內(nèi)選中“縮放比例”單選按鈕。03 在其右側(cè)的文本框中輸入一個合適的值，使頁面縮放到適合紙張的大小，如圖5.34所示。 圖5.34 設(shè)置打印時的縮放比例04 單擊“打印”按鈕，彈出“打印”對話框，進(jìn)行一下打印設(shè)置，然后單擊“確定”按鈕即可。技巧6：避免打印錯誤提示信息如果單元格中包含有錯誤信息，則在打印時就會打印這些錯誤信息。如果不想打印這些錯誤信息，或者在打印時使用別的字符代替錯誤信息，可以按照下述方法進(jìn)行設(shè)置：01 單擊“頁面布局”選項卡，然后單擊“頁面設(shè)置”右下角的對話框啟動器，打開“頁面設(shè)置”對話框。02 切換到“工作表”選項卡，在“打印”組中單擊“錯誤單元格打印為”下拉列表框，在彈出的下拉列表中選擇一種合適的顯示內(nèi)容，如圖5.35所示。03 單擊“確定”按鈕，然后打印工作表即可。 圖5.35 選擇錯誤單元格的打印內(nèi)容技巧7：改變起始頁碼打印表格時，默認(rèn)的頁碼不一定符合要求，這時用戶可以根據(jù)需要更改起始頁碼，具體操作步驟如下：01 單擊“頁面布局”選項卡，然后單擊“頁面設(shè)置”右下角的對話框啟動器，打開“頁面設(shè)置”對話框。02 切換到“頁面”選項卡，在“起始頁碼”文本框中輸入一個合適的起始頁碼值，如圖5.36所示。03 單擊“確定”按鈕。