基本建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

1、Page 2基本建設(shè)工程項目檔案多專業(yè)驗收：檔案、規(guī)劃計劃、安全、環(huán)保、生產(chǎn)考核、質(zhì)量評定、竣工審計、職業(yè)衛(wèi)生、消防驗收等工程評優(yōu)、施工資質(zhì)申報核定都要求完備、規(guī)范的工程項目檔案。1油田：修訂基本建設(shè)檔案管理規(guī)范 下發(fā)關(guān)于加強(qiáng)重點基建工程項目檔案管理的通知， 前期介入、全程跟蹤、嚴(yán)格驗收(溝通與合作)。3總部：加強(qiáng)工程驗收工作，檢驗設(shè)計質(zhì)量與施工質(zhì)量；主要設(shè)備材料質(zhì)量；評價投資效果。2Page 3基本建設(shè)工程項目檔案在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表

2、、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。Page 4基本建設(shè)工程項目檔案基本建設(shè)文件和檔案具備特征：基本建設(shè)文件和檔案具備特征：1 分散性和復(fù)雜性；2 繼承性和時效性；3 全面性和真實性；4 隨機(jī)性；5 多專業(yè)性和綜合性 ；6. 載體多樣性（紙質(zhì)載體、光盤載體、磁性載體、實物載體等）Page 5基本建設(shè)工程項目檔案 1.范圍 2.規(guī)范性引用文件 3.術(shù)語和定義 4.總則 5.項目文件的收集 6.項目竣工文件的編制 7.項目檔案的整理 8.項目檔案的歸檔與移交 9.檔案的保管與利用 10.檔案的鑒定與銷毀 11.檔案的統(tǒng)計 Page 6基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1

3、-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)是對QG/SHSLJ0018-2002基本建設(shè)檔案管理規(guī)范的修訂。本標(biāo)準(zhǔn)與QG/SHSLJ0018-2002相比主要變化如下：將原標(biāo)準(zhǔn)名稱基本建設(shè)檔案管理規(guī)范改為基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范；依據(jù)工作流程調(diào)整了標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)，見第4、7章。本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、B為規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由勝利石油管理局檔案管理中心提出。本標(biāo)準(zhǔn)于1991年首次發(fā)布，2002年第一次修訂，本次修訂為第二次修訂。 Page 7基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范1.范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了基本建設(shè)工程項目(以下簡稱項目)檔案的收集、編制、整理、歸檔、移交、保管、利用、鑒定、

4、銷毀、統(tǒng)計的要求和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各部門、單位的新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等項目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗收。工程類別不同，驗收不同，監(jiān)督指導(dǎo)全覆蓋Page 8基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范2.規(guī)范性引用文件 GB/T118222009 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。 GB/T10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法 QG/SH1020 0017 檔案分類規(guī)則Page 9基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范在基建項目檔案管理中還應(yīng)掌握：在基建項目檔案管理中還應(yīng)掌握： 國檔局基本建設(shè)項目檔案項目檔案資料管理暫行規(guī)定 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范DA/T28-2002 石油化工

5、建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定SH/T3503-2007 油氣田地面建設(shè)工程項目竣工資料和交工技術(shù)文件編制規(guī)定 Q/SH0249-2009 石油化工建設(shè)工程項目施工過程技術(shù)文件規(guī)定SH/T3543-2007 石油化工建設(shè)工程項目監(jiān)理規(guī)范SH/T3903-2004 中國石化建設(shè)項目檔案驗收評分實施細(xì)則V3.0 基本建設(shè)工程項目檔案資源歸檔管理實施細(xì)則 石化股份建2008357號 中國石化股份公司建設(shè)工程項目竣工驗收工作管理規(guī)定 中國石化辦2011119號 中國石化建設(shè)項目檔案驗收細(xì)則Page 10基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范 3.術(shù)語和定義 原標(biāo)準(zhǔn)名稱基本建設(shè)檔案管理規(guī)范改為基本建設(shè)工程項目檔案管

6、理規(guī)范。 建設(shè)工程項目：經(jīng)批準(zhǔn)按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。 Page 11基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范單位工程 subunit of project 具有獨立設(shè)計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。 （或 具有獨立設(shè)計文件、可獨立組織施工，在工藝系統(tǒng)上完成某種反應(yīng)過程或?qū)崿F(xiàn)某種輔助功能的系統(tǒng)或工段）。 比如乙烯裝置的裂解爐區(qū)、急冷區(qū)、壓縮區(qū)、原料罐區(qū)等設(shè)計劃定的工藝區(qū)域；聚丙烯裝置的聚合單元、丙烯回收單元、原料精制單元等。2單項工程 unit of

7、 project 建設(shè)工程項目中具有獨立設(shè)計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。 比如 :齊魯石化72萬噸/年乙烯改擴(kuò)建工程，72萬噸/年乙烯裂解裝置改造、20萬噸/年苯乙烯裝置改造、37萬噸/年聚氯乙烯裝置、20萬噸/年辛醇裝置等分別為一個單項工程。13.術(shù)語和定義Page 12基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范3.術(shù)語和定義項目文件 records of project 驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像或以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式的全部文件。包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。項目前期文件 prophase records of proje

8、ct 工程開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、征地、勘察、設(shè)計、采購以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。項目竣工文件 records on completion of project 項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成。項目施工文件 implementing records of project 項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。項目竣工圖 drawing on completion of project 項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。項目監(jiān)理文件 records of supervision 監(jiān)理單

9、位對項目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。Page 13基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范3.術(shù)語和定義項目竣工驗收文件 records of test on completion 項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件。項目檔案 archives of project 經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。（由項目文件轉(zhuǎn)化而來）。項目文件歸檔 filing of project records 建設(shè)工程項目的設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；項目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)將項目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理機(jī)構(gòu)。項目檔案移交

10、transfer of project archives 項目竣工驗收后，建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項目主管部門及有關(guān)檔案管理部門移交有關(guān)項目檔案。電子文件 electronic records 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。Page 14基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范4.總則項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。在簽訂項目設(shè)計、采購、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文

11、件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步進(jìn)行。項目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。Page 15基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準(zhǔn)備階段項目試運行階段Page 16基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范 項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢

12、查、控制及考核措施。 檔案部門負(fù)責(zé)對項目各階段歸檔文件材料的積累進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。(檔案部門的責(zé)任)項目文件的形成和積累Page 17基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準(zhǔn)備階段項目試運行階段Page 18基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范 建設(shè)單位各部門負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件。 勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。 材料、設(shè)備采購單位負(fù)責(zé)收集、積累合同范圍內(nèi)材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件。項目準(zhǔn)備階段Page 19基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目

13、施工階段項目文件的形成和積累項目準(zhǔn)備階段項目試運行階段Page 20基本建設(shè)工程項目檔案 項目實行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總。 建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件。 項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項目監(jiān)理文件。 建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。項目施工階段Page 21基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準(zhǔn)備階段項目試運行階段P

14、age 22基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范 試運行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生 產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運行中形成的文件。 項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。項目試運行階段Page 23基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范收集范圍反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程項目檔案。各種載體的項目文件應(yīng)收集電子文件（最終版），電子文件與原件一致。含義：各類載體、應(yīng)歸項目收集齊全、紙質(zhì)與電子版一一對應(yīng)，竣工圖歸檔最終版 收集范圍 本標(biāo)準(zhǔn)的歸檔范圍主要包括：可行性研究、 勘察資料、 設(shè)計文件、 項目管理文件、 施工文件、

15、監(jiān)理文件、 工藝設(shè)備文件、 科研項目、 涉外文件、 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)、 財務(wù)及器材管理、 竣工驗收文件。 項目文件歸檔范圍還可參照：總部基本建設(shè)項目檔案歸檔范圍、所執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的歸檔范圍（不漏不重）。 Page 24基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范50年以上15年以下（含15年）1650年以下（含50年） 短期： 長期： 永久：或永久與定期Page 25基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范收集時間 各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。 引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。Page 26基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范項目文件質(zhì)量要求歸檔

16、的項目文件應(yīng)為原件。內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備。應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紙張也非常重要)，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等。文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4(297mmX210mm)，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)。Page 27基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范1)竣

17、竣工文件工文件編制要求編制要求 項目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。 (檢測單位負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)或委托范圍內(nèi)無損檢測報告和其他檢驗試驗報告的編制。) 竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。 主要內(nèi)容有: 施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測試 (調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等。6.項目竣工文件的編制Page 28基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范1)竣竣工文件工文件編制要求編制要求 對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文

18、件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實，并按要求修改或補充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。 與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應(yīng)由項目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。 為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。6.項目竣工文件的編制Page 29基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范6.項目竣工文件的編制2)竣竣工圖工圖編制要求編制要求 各項新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)項目，在項目竣工時要編制竣工圖。 竣工圖的編制單位由行業(yè)主管部門規(guī)定或按照合同約定。(3503、0249對此有不同規(guī)定) 按圖施工無變動的，可用原詳細(xì)工程設(shè)計文件作為竣工圖。 在施工中發(fā)生過設(shè)計變更的，應(yīng)按最終修改狀況繪制竣工圖。 竣工圖完成后應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章式樣見圖；竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。 注意：竣工圖章的日期按實際填寫。日期在設(shè)計單位審核日期之后.竣工圖和竣工圖的電子版需是最終版。Page 30基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范竣工圖章樣式Page 31基本建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范 竣工圖章樣式（公司）竣竣 工工 圖圖施