備用鑰匙管理規(guī)定7

1、1.0 目的 為規(guī)范社區(qū)各部門鑰匙管理程序，確保妥善保管好備用鑰匙，在緊急時(shí)能正常啟用。2.0 適用范圍 適用于紅鼎高爾夫社區(qū)物管處秩序部備用鑰匙的使用和管理。3.0 職責(zé)3.1 物管處秩序部主管負(fù)責(zé)組織、安排備用鑰匙的管理工作。3.2 秩序部消防中控室值班人員作為備用鑰匙管理員，負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實(shí)施備用鑰匙的日常管 理工作。4.0 程序要點(diǎn)4.1 鑰匙備份的范圍4.1.1 辦公區(qū)各部門應(yīng)在秩序部留有一把備用鑰匙，財(cái)務(wù)、人事類辦公室自行管理鑰匙。4.1.2 社區(qū)公共區(qū)域、重點(diǎn)部位、設(shè)施設(shè)備房、通道等鑰匙留存?zhèn)浞荩陀描€匙以外的門鎖鑰 匙應(yīng)全部備份。4.1.2 特定情況下經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)指定同意秩序部托管

2、的鑰匙。4.2 備用鑰匙的接管4.2.1 社區(qū)各部門根據(jù)公司鑰匙管理要求將需備份鑰匙移交物管處秩序部托管， 移交雙方共同填 寫鑰匙移交清單4.2.2 接管的鑰匙由物管處秩序部分類、清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼，并建立鑰匙明細(xì)表 。4.2.3 備用鑰匙整齊有序地存放在消防中控室專用鑰匙柜中，標(biāo)識(shí)清晰完整。4.3 備用鑰匙的管理4.3.1 備用鑰匙管理員應(yīng)編制本項(xiàng)目的鑰匙明細(xì)表 ，每月核對(duì)一次，對(duì)鑰匙的變動(dòng)情況進(jìn)行 記錄。4.3.2 秩序部主管負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙管理進(jìn)行監(jiān)督， 每月不少于一次檢查鑰匙存放、 保管和啟用情 況，并填寫鑰匙清點(diǎn)記錄表 ，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。4.3.2 秩序部班長(zhǎng)對(duì)備用鑰匙使用及管理各

3、個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督與控制， 每周不少于一次檢查鑰匙存 放、保管和啟用情況，并填寫鑰匙清點(diǎn)記錄表 ，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。4.3.3 鑰匙管理員負(fù)責(zé)對(duì)所有備份鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、封存、保管、使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，無(wú) 特殊情況，禁止動(dòng)用，每天交接班時(shí)必須對(duì)備用鑰匙進(jìn)行清點(diǎn)，并按要求填寫值班記錄中。4.4 備用鑰匙的使用4.4.1 各部門按照實(shí)際需要配發(fā)鑰匙，備用鑰匙只在發(fā)生緊急情況時(shí)使用，如發(fā)生火災(zāi)、水浸、 漏電、及正常使用鑰匙發(fā)生丟失、損壞、無(wú)法啟用等情況，非特殊情況下嚴(yán)禁隨意借用備份鑰 匙。4.4.2 鑰匙借用手續(xù)的辦理程序 :1）非緊急情況需使用備用鑰匙時(shí)， 應(yīng)向秩序部鑰匙管理員借用， 借用人需填寫

4、鑰匙借用申請(qǐng)， 并如實(shí)填寫借用日期、房號(hào)、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容，然后經(jīng)所屬部門負(fù) 責(zé)人審核簽名確認(rèn)。2）備用鑰匙管理員核實(shí)鑰匙借用申請(qǐng)后辦理鑰匙借用手續(xù)，并填寫鑰匙借用登記表將 鑰匙交給借用人。3）鑰匙退還時(shí)，備用鑰匙管理員應(yīng)核對(duì)鑰匙數(shù)量后，在鑰匙借用登記表中標(biāo)注明鑰匙退還 日期，并在“接收人”一欄簽名確認(rèn)。4）如值班過(guò)程中緊急需要使用備用鑰匙，由秩序部指派專人為其開鎖，并現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督處理完畢后 將鎖具鎖閉，使用情況由備用鑰匙管理員按要求填寫鑰匙借用登記表和跟進(jìn)備用鑰匙的歸 還情況。4.4.3 備用鑰匙管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發(fā)現(xiàn)借期超過(guò) 24 小時(shí)未還 鑰

5、匙者，應(yīng)向借鑰匙部門或個(gè)人催還，如值班人員下班備用鑰匙還未歸還，交班人必須清楚向 接班人做好工作交接，并填寫值班記錄中由接班人員跟蹤備用鑰匙的歸還情況，如接班人 員值班時(shí)間還未收回備用鑰匙，必須向秩序主管匯報(bào)。4.4.4 各部門借用備用鑰匙時(shí)，應(yīng)遵守“用幾把，借幾把”的原則，不得多借或與本部門無(wú)關(guān)的 鑰匙，使用完畢后，及時(shí)歸還，以免丟失。4.4.5 所持備用鑰匙如出現(xiàn)丟失、損壞等情況，需及時(shí)向秩序部匯報(bào)，并做詳細(xì)的書面說(shuō)明，寫 明鑰匙的丟失地點(diǎn)、時(shí)間及原因，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)任人批注意見，秩序部將按情節(jié)，提出處罰 意見并實(shí)施。4.5 本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績(jī)效考評(píng)依據(jù)之一5.0 相關(guān)記錄鑰匙移交清單鑰匙明細(xì)表鑰匙清點(diǎn)記錄表鑰匙借用申請(qǐng)鑰匙借用登記表鑰匙移交清單序號(hào)鑰匙類型使用區(qū)域數(shù)量鑰匙編號(hào)備注移交單位： 移交人： 日期：接收單位： 接收人： 日期：監(jiān)交單位： 監(jiān)交人： 日期：鑰匙明細(xì)表序號(hào)鑰匙編號(hào)數(shù)量使用區(qū)域所屬單位責(zé)任部門備注鑰匙借用登記表日期鑰匙 編號(hào)數(shù) 量借用原因借用 人有效證件/聯(lián)系電 話記錄 人歸還 時(shí)間接收 人督查人技術(shù)文檔鑰匙借用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門領(lǐng)取人鑰匙名稱數(shù)量借用時(shí)間歸還時(shí)間借用事由申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人意見秩序主管意見鑰匙管理員