行政管理制度修改記錄表

1、行政管理制度修改記錄表文件 名稱序號文件 編號狀態(tài) 改變頁 碼修改內容修改人審批人日期備注 目的3 范圍3 參考資料3 定義3 內容1資質管理42公文管理53 印章管理114 會議管理125 寫字樓管理156 地盤 /項目部管理167 自有物資管理178 通訊設備管理199 復印機及打印機管理2110 電腦及網(wǎng)絡管理2211 辦公用品管理2712 車輛管理2913 交通管理3114 食堂和伙食費用管理3215 新聞、廣告發(fā)布管理3516 公關活動管理36附件XZ-FJ01 文件樣式39XZ-FJ02 擬稿紙 40附表XZ-FB01 借用證件、資料及書籍記錄表38XZ-FB02 會議簽到表41X

2、Z-FB03 固定資產(chǎn) /耐用品使用登記表42XZ-FB04 固定資產(chǎn)配置申請表43XZ-FB05 固定資產(chǎn)管理卡片44XZ-FB06 資產(chǎn)調撥表45XZ-FB07 固定資產(chǎn) /耐用品清理申請表46XZ-FB08 員工移動通訊補貼審批表47XZ-FB09 電腦設備詢價單48XZ-FB10 設備維修單49XZ-FB11 電腦應用檢查記錄表50XZ-FB12 電腦消耗用品匯總表51XZ-FB13用車申請表52XZ-FB14 車輛維修申請表 53 目 的：為適應公司業(yè)務發(fā)展需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、 科學化。 范 圍：適用于深圳市中海建筑工程公司各部門、各地盤。 定 義：行政管理是公

3、司辦公承上啟下、對內協(xié)調、對外聯(lián)絡的紐帶與橋梁， 是為領導決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀與助手作用和后勤保障服務的重要 手段。1 .資質管理1. 1公司執(zhí)業(yè)資質管理1. 1. 1深圳市中海建筑工程公司的執(zhí)業(yè)許可證及資質等級證書由行政公關部負責保管。1.1.2行政公關部和市場經(jīng)營部負責辦理公司有關經(jīng)營資質的申報、定級、年審、變更等有關事宜，并負責保存有關文件。1. 1. 3公司其他人員因公務須借用公司資質證書或其它有關文件，須經(jīng)主管副總經(jīng)理、行政公關部經(jīng)理批準后，辦理借用手續(xù)（見附表XZ-FB01）。2.公文管理2. 1公文種類：2. 1. 1 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排。2. 1.

4、2通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。2. 1. 3通知適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳 達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工職務任免和聘 用。2. 1. 4通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。2. 1. 5報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的 詢問。216 請示適用于向上級機關請求指示、批準。217 批復適用于答復下級單位請示事項。218函使用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。219會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。22公文格式公文一般由發(fā)文字號

5、、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。2 2 1 文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以“深圳中海建”名義制發(fā)的公文 ， 其發(fā)文號統(tǒng)一由行政公關部編排。2 2 2 文秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”，其中“絕密”、“機密”、“秘密”公文應標明份數(shù)、序號。22 3 緊急文件應當標明“特急”、“急件”。22 4 標題應準確簡要地概括文件的主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2 2 5 公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。226公文除會議紀要外，應

6、加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。227公文的成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準。228文字從左至右橫寫、橫排。發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。2. 2. 9公文用紙統(tǒng)一采用國際A的（長297毫米、寬210毫米），左側裝訂。以深圳市 中海建筑工程公司名義發(fā)文，要采用相應的公司信箋紙，并加蓋相應的印章（ 見附件 XZ-FJ01）。2 3 行文規(guī)則231單位的行文關系，應根據(jù)相互間的隸屬關系和職權范圍確定。232下級單位的重要行文，應當同時抄報直接主管領導。233“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，切勿多頭主送。如需同時送其他機關，應當用抄送形式。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送 領導者個人。234

7、“報告”中不得夾帶請示事項。235受雙重領導的單位向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。236向上級機關的行文，一般應主報一個上級機關，如需報送其他相關的上級機關，可用“并報”或“抄報”形式。一般情況下，下級機關不得越級行文請示問題，也不得越級抄報文件。因特殊情況必須越級行文時，應抄報被越級的上級機關。2 3 7 草擬公文應當做到：A.情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短；B.人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日；C.結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1

8、.”，第四層為“（1） ”，第五層為“”；D.用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱；E.草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫；F.公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼；G.屬于部門職權范圍的事項，應當由部門自行發(fā)文。部門的發(fā)文，一般只需報送分管領導和有關行政部門，避免濫送；H.各平行公司和不相隸屬公司之間告知事項、聯(lián)系工作、商洽業(yè)務，使用函件相 互行文。2 4 公文辦理2 4 1 公文辦理分為收文

9、和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。2 4 2 收到上級機關及深圳市政府各部門及有關單位的公文后，均應由行政公關部進行編號登記并及時送閱處理。原件存行政公關部。2 4 3 凡以公司名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關部門草擬，經(jīng)擬稿部門經(jīng)理核簽，并交行政公關部復核（如與其他部門業(yè)務有關文件，還應進行會簽）。行政公關部負責確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，呈公司主管總經(jīng)理簽發(fā)。2 4 4 經(jīng)公司總經(jīng)理或分管領導簽發(fā)的文件底稿，應退回行政公關部進行登記、編號、打印、用印和發(fā)出。2 4 5 凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號為：深中海建（直屬部門

10、）代字（年份）第（序號）號。直屬部門代字：人力資源部“人”行政公關部“行”市場經(jīng)營部“經(jīng)”工程管理部“工”合約商務部“合”財務資金部“財”編號中“序號”為部門發(fā)文的流水號，以三位數(shù)表示，例如財務資金部2003年所發(fā)第一份文，編號為“深中海建財字 （2003） 第 001號”需要辦理的公文，行政公關部應及時送公司領導批示或者交有關部門辦理。2 4 6 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱，應當視為同意。2 4 7 公文送公司領導簽發(fā)之前，應當由行政公關部（文秘部門）進行審核。審核的重點是：是否符合有關法律、法規(guī)，是否與有關部門會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符

11、合本制度等。24 8 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。25 發(fā)文范圍下行文主送：各部門、各項目部下行文抄送：公司領導傳閱、行政公關部、行文部門存檔26公文立卷、歸檔和銷毀261公文辦完后，應當根據(jù)有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。262各部門對本機構發(fā)出或簽收的各類公文要有專人負責公共場所，實施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。2 6 3 公文歸檔應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案齊 全、完整，個人不得保存應當歸檔的公文。2 6 4 沒有歸檔和

12、存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。2 7 項目文件資料管理為了統(tǒng)一公司項目文件編號，便于文件資料的分類及檢索工作，也便于將來進行計算機管理，對公司項目范圍內的發(fā)文編號及管理詳見ISO9000質量體系文件。2 8 保密管理規(guī)定2 8 1 目的為增強企業(yè)在行業(yè)中的競爭力，防止公司商業(yè)機密的泄密，使公司每位員工在思想上樹立高度的保密觀念，在行動上養(yǎng)成良好的保密習慣。2 8 2 保密范圍A.人事資源部的人事檔案和不宜公開的人事資料；B.市場經(jīng)營部的投標、報價分析表和投標會議紀要；C.合約商務部的投標、報價數(shù)據(jù)資料；D.財務

13、資金部的財務報表及財務保密資料；E.工程管理部的技術標書方案及相關資料；F.其他。2 8 3 保密紀律A.不該說的機密，絕對不說；B.不該問的機密，絕對不問；C.不該看的機密，絕對不看；D.不該記錄的機密，絕對不記錄；E.不在不利于保密的地方存放機密資料；F.撰制機密文件過程中，對涉密事項應嚴格保密，不得擴散；G.電腦中的機密資料，應該妥善保存，以免泄密；拷貝涉及機密的資料應當事先報告部門負責人；未經(jīng)他人允許，不得擅自打開別人電腦，瀏覽他人電腦儲存的資料；H.不得向外泄露公司內部重要業(yè)務活動和技術、經(jīng)濟指標；I 不得向外泄露秘密、內部信息和資料；J.堅持會議保密制度，不準在會外隨便討論會議內容

14、；禁止隨意攜帶秘密文件資料外出。2 8 4 機密文件的制定 有關部門在制訂機密文件時，撰稿人要嚴格按照保密紀律辦事，不得隨意談論 機密內容。各部門應指定一人負責機密文件的起草和保管工作。機密文件經(jīng)領 導審定后，經(jīng)辦人應在文件的右上角蓋上閱后退回、閱后銷毀等字樣或注明秘 密等級，以便確定機密文件的傳閱范圍。2 8 5 機密文件的傳遞 各部門收到機密文件后，應作詳細的登記和借閱記錄。機密文件傳遞均按照秘 密、機密、絕密等三個密級，由公司指定專人傳送相關領導傳閱。領導傳閱畢， 應及時交還保管部門保存，確保機密文件不發(fā)生丟失和泄密。2 8 6 機密文件的保存和銷毀 部門領導對部門保密文件負有保管領導責

15、任。各部門應指定專人保存機密資料， 櫥柜應加鎖，收發(fā)、借閱應建立嚴格的收發(fā)記錄。如果外單位借閱或復印公司 機密資料，一定要經(jīng)過公司主管領導簽署批準意見。當機密資料因時間或其他 原因，已經(jīng)失去了保存價值的，在經(jīng)公司主管領導同意后，可以進行銷毀，銷 毀機密文件資料時應有兩人在場。銷毀辦法一般使用寫字樓的廢紙?zhí)幚頇C。2 8 7 違反保密紀律的處理 如發(fā)生機密文件丟失或出現(xiàn)泄密事件，首先將追究部門負責人的責任，同時追 究有關當事人的責任。并根據(jù)泄密嚴重程度和對公司經(jīng)濟利益影響情況，按照 公司人事制度中的懲處規(guī)定，作出相應的處罰。3 8 8 其他公司行政公關部負責全公司保密工作的指導和解釋工作。4 .印

16、章管理3. 1印章制發(fā)3. 1. 1 中國海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部門、各地盤印章由 行政公關部統(tǒng)一制發(fā)。3. 1. 2 有關公司的法人印章由行政公關部按照市政府職能部門規(guī)定制作。3. 1. 3 公司所有印章在使用前，應在行政公關部登記備案，并由使用部門專人負責 簽收、保管。3. 2 章規(guī)格（略）3. 3印章的使用及管理3. 3. 1使用中國海外建筑有限公司、中國海外建筑有限公司國內部、深圳市中海建筑工程公司公章要進行印章使用登記。使用印章應經(jīng)相關部門負責人和行政公關部負責人簽字許可，方可使用。3. 3. 2 凡經(jīng)公司領導簽署的文件 、合約、標書等，可直接到行政公關部辦理印

17、章 使用手續(xù)。3. 3. 3 如遇特殊情況用印，將印章借出，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并辦理借章手續(xù)， 借條須經(jīng)借用部門負責人簽名，行政公關部要做好專項記錄。3. 3. 4 因公務需要，持空白介紹信或空白紙上加蓋公司公章時，必須經(jīng)公司領導 批準，登記簽收，如未使用，應及時交回行政公關部。3. 3. 5 凡授權有關部門管理使用的公章要嚴格用印制度，認真履行有關登記簽批手續(xù)，不得擅自擴大使用范圍。公章要有專人保管，不得隨意轉交他人。3. 4印章的銷毀3. 4. 1因部門、項目部更名或印章缺損等原因需刻制新印章時，應按管理權限，由 使用部門或地盤將舊印章交回行政公關部。4. 4. 2如因業(yè)務需要繼續(xù)使用舊

18、印章時，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀，但使 用時，仍然按印章批準權限辦理。5. 4. 3需銷毀的印章應交回行政公關部，并由二人辦理銷毀手續(xù)。4.會議管理4. 1 例會6. 1. 1 公司董事會般安排在六月中旬和十二月中旬，具體時間提前A.會議時間：每半年舉行一次一周通知；B.參加人員：公司全體董事；C.會議主持人：董事長；D.會議記錄人：會議指定記錄人員；E.會議內容： 審議公司發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營策略，并上報中國海外建筑有限公司審批； 分 析市場和競爭對手，檢討公司總體的業(yè)務拓展、班子和隊伍建設及經(jīng)營管理 情況，并提出對策； 研討內部重大事項。4 1 2 公司總經(jīng)理辦公會A.會議時間：每月召開一

19、次，定在每月最后一個周六上午 9:00時，每次會議時間 半天；如需臨時召開會議，另行通知；B.參加人員：副總經(jīng)理、總會計師，其他列席人員另行通知；C.會議主持人：總經(jīng)理；D.會議記錄人：會議指定記錄人員；E.會議內容： 研究制訂公司發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營策略； 研究公司經(jīng)營管理等重要問題； 研究公司人事、福利政策和職務任免等工作； 通報各業(yè)務口主要工作情況。4 1 3 公司工程月例會A.會議時間：每月一次或根據(jù)工作情況另定，每次會議時間約半天，具體時間及議程 提前三天通知；B.參加人員：公司各部門、地盤或項目負責人；C.會議主持人：總經(jīng)理；D.會議記錄人：工程管理部指定人員；E.會議內容： 公司重大業(yè)

20、務情況通報； 部門、地盤工作情況通報。4 1 4 其他會議各部門、各地盤的其他會議，應本著提高效率、節(jié)省時間、多辦實事的原則，做到少開會，多辦事，既通報情況和交換意見，又能提高管理水平和工作水準，具體安排由各部門和地盤根據(jù)工作需要及自身情況自行確定。4 2 會議管理4 2 1 會議功能會議是各級領導制訂方針政策、決定重要事項、貫徹上級指示、檢查布置工作的一種方式。開好會議有利于集思廣益，有利于統(tǒng)一思想，協(xié)調一致，有利于溝通信息和經(jīng)驗交流。4 2 2 會議通知下發(fā)及其他事項A.公司主持召開的有關會議由行政公關部通知。部門主持召開的各種會議由部門自行下發(fā)通知，送行政公關部備案；B.會議通知至少要提

21、前兩天下發(fā)，并將有關會議資料一并發(fā)出。會議通知應列明會議時間、地點、會議內容或議題、主持人、參加人、列席人、記錄人等。重要會議要發(fā)會議紀要，并指定專人起草；C.與會人員要準時參加會議，如因故不能參加的，要提前向會議主持人請假。會 后主持人應向缺席者轉達會議決定、決議或主要議定事項；D.要精簡會議。可開可不開的會議，堅決不開，必須召開的會議，要組織好，確保達到預期效果。會議應做到會前有通知，會后工作到人并有落實、有檢查、有結果，真正提高會議效率。4 3 會議要求及紀律4 3 1 與會人員接到會議通知后，應預先安排好工作，根據(jù)會議內容要求預先做好資料、文件及發(fā)言準備，按會議要求、時間、地點準時出席

22、會議并簽到（ 見附表XZ-FB02）；4 3 2 與會人員如因其他公務不能出席會議或遲到，應事先向會議主持人請假；4 3 3 會議進行時，與會人員手提電話應撥在振動檔，如需處理緊急事務，應向會議主持人請假；4 3 4 公司董事會、總經(jīng)理辦公會等重要會議在進行中不允許任何人打擾，如有緊急工作，需經(jīng)行政公關部經(jīng)理通知；4 3 5 其他會議進行時，一般不得擅入會場，若有必要，應通過會議承辦部門聯(lián)絡；4. 3. 6參加重要會議人員，要嚴守會議秘密，不準向無關人員隨意談論會議內容。4. 4會議室管理4. 4. 1會議室由行政公關部負責管理和調配使用。4. 4. 2 部門需使用會議室，要提前一天或半天將會

23、議時間、人數(shù)、參加人員通知行 政公關部，以便提前作相應的安排。4. 4. 3各部門、地盤未經(jīng)允許，不得隨意使用會議室。會議室內電視、投影儀等電器 需經(jīng)行政公關部同意，并指定專人負責操作，其他人員不得擅自動用。4. 4. 4與會人員應當注意會議室內整潔，愛護公司財產(chǎn)，各會議室禁止吸煙。5.寫字樓管理行政公關部負責對公司寫字樓的管理5. 1 行為規(guī)范5. 1. 1員工上班時須提前十分鐘到達工作崗位，做好辦公準備；不準遲到早退，特 殊情況不能按時上下班，必須事先向部門經(jīng)理請假。5. 1. 3男士著裝整潔，不準留長發(fā)、穿短褲；女士著裝整潔大方、得體，不準穿拖 鞋，不準留長指甲。5. 1. 4員工在工作

24、時間不準擅離工作崗位，需要離開時，須向部門經(jīng)理說明，如有 急辦私事要處理，必須經(jīng)過批準方可離開。5. 1. 5工作時間應保持辦公室肅靜，不得大聲喧嘩，需與別人研究商量問題，請不 要影響他人，使用電話要簡明扼要，不準“煲電話”。5. 1. 6辦公室應保持整潔，寫字臺上的辦公用品要擺放整齊有序。5. 1. 7員工遇有客戶及來訪人士，須起身并在指定地點熱情接待，來客告辭，應起 步相送，若為私人會客，時間不超過十五分鐘。5. 1. 8在辦公室內，員工嚴禁吸煙，接待客人敬茶不敬煙，不準接受客人敬煙。午 休時要保持安靜，不準在辦公室玩棋類及撲克；報紙閱后放回報架上。5. 1. 9工作時間不準帶小孩進辦公室

25、。不準在辦公室吃零食。5. 1. 10員工必須堅持勤儉辦企業(yè)的精神，做到凡起草、打印、復印文稿及內部資料 等要一張紙兩面用，發(fā)至內部信封要重復使用。5. 1. 11員工每天下班前，要檢查門窗和空調開關、電腦等電源是否關好。5. 2寫字樓衛(wèi)生5. 2. 1辦公場所衛(wèi)生自覺維護，由行政公關部負責寫字樓衛(wèi)生的日常管理；5. 2. 2寫字樓衛(wèi)生由行政公關部聯(lián)系服務好、可信賴的清潔公司承擔；5. 2. 3辦公室不準隨地亂倒污物；嚴禁吸煙和用餐；在公用走道吸煙的將煙頭丟在 垃圾箱內；5. 2. 4在寫字樓上班的員工自備飲水杯，盡量減少使用一次性水杯；6. 地盤、項目部的管理6. 1行為規(guī)范參照寫字樓規(guī)范，

26、由地盤 /項目負責人或地盤/項目負責人授權人負責管理；6. 2辦公室衛(wèi)生地盤/項目辦公室衛(wèi)生要組織人員打掃。地盤/項目負責人安排打掃人員及檢查衛(wèi)生狀況；6. 3地盤員工進入施工現(xiàn)場，應注意如下事項：6. 3. 1 佩戴員工工作證；佩戴貼有公司標志的安全帽，并系好安全扣帶；穿著安全 鞋。如需進入采光條件不好、作業(yè)環(huán)境黑暗的施工現(xiàn)場，須帶手電筒，注意 安全；6. 3. 2言語簡潔文明，行為干煉得體，注意體現(xiàn)公司良好的精神面貌。不得在施工 現(xiàn)場游手好閑，談論與工作無關話題。7.自有物資管理7. 1 自有物資包括固定資產(chǎn)及耐用品。固定資產(chǎn)范圍詳見財務管理制度界定范圍。7. 2物資的使用單位為直接管理單

27、位，行政公關部為最終管理單位。行政公關部分別填寫固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表（見附表XZ-FB03）,負責固定資產(chǎn)及耐用品的調配、管理工作。使用部門/地盤、項目部向行政公關部辦理自有物資領用手續(xù)，并落實到具體人員保管。7. 3購置自有物資的購置由使用單位提出申請，行政公關部根據(jù)現(xiàn)有物資進行調配， 如調配不出，經(jīng)批準后可新購。辦理程序按固定資產(chǎn)配置申請表規(guī)定（見附表XZ-FB04）。寫字樓新購資產(chǎn)由行政公關部統(tǒng)一購置；特殊情況地盤/項目經(jīng)行政公關部同意后可自行采購，行政公關部、地盤 /項目均需填寫固定 資產(chǎn)及耐用品管理登記表，是固定資產(chǎn)的需填寫固定資產(chǎn)管理卡片（見附表 XZ-FB05）。7. 4維

28、修及賠償自有物資的使用、保管及維修責任在簽名領用的個人。正常情況下的耗損由公司負擔維修費用，人為原因的損壞由責任個人負擔維修費用；人為原因的丟失由責任個人負責賠償，賠償金額為：（ 自有物資原值/ 規(guī)定使用年限）* 剩余使用年限 （ 固定資產(chǎn)使用年限按公司財務規(guī)定執(zhí)行） 。7 5 移交7 5 1 耐用品使用責任人更換時，須在使用單位負責或行政公關部有關負責人見證下辦理物品移交及簽收手續(xù)，需填寫資產(chǎn)調撥表（ 見附表 XZ-FB06） 。7 5 2 地盤 / 項目完工時，由地盤/ 項目負責人依照本單位登記的固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表將所有耐用品移交行政公關部，行政公關部對照自有記錄對相關物品進行整理

29、、入庫，以備其他單位使用。7 6 清理報廢7 6 1 固定資產(chǎn)或耐用品因正常和非正常（ 發(fā)生不可抗力災害、被盜等）原因不能繼續(xù)使用時，使用單位應查明原因，辦理耐用品報廢手續(xù)；7 6 2 使用單位填寫固定資產(chǎn)/ 耐用品處置申請表（ 見附表 XZ-FB07） 一式兩份，詳細說明處置原因及處理意見，經(jīng)使用責任人及單位負責人簽名證實后交行政公關部；7 6 3 行政公關部查明事實后報公司領導審批，審批后的固定資產(chǎn)/ 耐用品處置申請表返回使用單位一份，由使用單位按批文根據(jù)處理情況，填寫處理結果欄，交行政公關部，若有收入，交財務資金部處理，同時到行政公關部辦理注銷手續(xù)。8.通訊設備管理8. 1電話管理8.

30、1. 1寫字樓電話有關申辦手續(xù)和管理由行政公關部負責，日常管理和使用由各部門 負責。8. 1. 2各地盤市內電話單機由地盤負責申辦，須報行政公關部審批，使用和管理由地 盤負責。8. 1. 3 要嚴格控制使用IDD電話。因工彳需要使用IDD電話的，要做到長話短說，可以 用E-mail或傳真辦理的事情盡量使用電子郵件或傳真。8. 1. 4公司中裝電話因工作原因需移動的，由行政公關部負責辦理移機手續(xù)，個人未 經(jīng)允許，不得擅自移動公司所配電話位置。8. 2傳真機管理8. 2. 1寫字樓傳真機必須始終保持良好的工作狀態(tài)，保證通訊暢通無阻，由行政公關部安排專人負責管理和操作。8. 2. 2嚴禁使用傳真機打

31、市話和IDD, 一經(jīng)查出，費用一律自理。8. 2. 3不得利用傳真機辦理私人事宜。8. 3手機話費管理8. 3. 1因工作需要使用個人手機通訊的員工，由部門經(jīng)理提出申請并簽署意見，報行政公關部審核，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批簽字后，可享受移動通訊費補貼（見附表 XZ-FB08）。8. 3. 2通訊費補貼隨工資一起發(fā)放。8. 3. 3公司不承擔手機的購置、維修等費用。8. 3. 4員工因職務或崗位變動，行政公關部應及時調整補貼標準，次月起按新崗位補 貼標準執(zhí)行。8. 3. 5經(jīng)總經(jīng)理批準，公司領導因工作需要，可以持有深圳地區(qū)、廣州地區(qū)、香港特 區(qū)的通訊卡。每月除規(guī)定的限額補貼外，其他因公通訊費可按話

32、費清單實報實銷。8. 3. 6通訊月費限額補貼標準如下：A.公司領導10007s/月；B.部門、地盤經(jīng)理每月補貼限額 400元；部門、地盤副經(jīng)理300元；C.外出開展業(yè)務的員工每月補貼限額 200300元；D.經(jīng)批準的其他員工每月補貼限額 50100元。8. 3. 7新開設的地盤，在沒有接通電話的情況下，由行政公關部制定臨時通訊費開支理辦法。9. 3. 8手提電話使用規(guī)定A.應盡量使用有線電話，少使用手提電話，尤其是要少用手提電話打長途。在使用手提電話打長途時使用IP電話，以節(jié)約話費；B.公司給予報銷手機話費的人員應確保每天 7: 3022: 30開機；C.使用手提電話時，注意長話短說，減少通

33、話時間；D.加入深圳移動通信集團用戶的，根據(jù)移動公司提供的通話優(yōu)惠條件采取適當?shù)?通話方式。9.復印機和打印機管理9. 1 復印機9. 1. 1寫字樓復印機由行政公關部指定專人進行管理和清潔，定期聯(lián)絡保養(yǎng)、維修 事宜。地盤的復印機由各地盤指定專人管理和清潔。復印機更換重要零部件 需要經(jīng)過地盤經(jīng)理及行政公關部經(jīng)理同意后，方可更換及報銷有關費用。9. 1. 2公司寫字樓復印機日常耗用品，由行政公關部統(tǒng)一購買。地盤復印機日常耗用品由地盤負責購買。9. 1. 3在使用復印機時，提倡節(jié)約，反對浪費。能夠雙面復印的絕不單面復印，盡 量利用一面已印的單頁紙復印，做到物盡其用。9. 1. 4在復印時，凡是需要

34、套色、放大、縮小或重新制版的，應在復印之前考慮周至L避免屢調屢試，造成紙張浪費。9. 1. 5公司復印機一概不對外使用，若遇有公司客人確因業(yè)務需要復印材料，請相 關部門、地盤安排人員代為辦理，嚴禁外人私自使用。9 . 1. 6 公司復印機屬高檔辦公用具，使用過程中，嚴禁用力觸動任何按鈕，如發(fā)生 故障應直接與行政公關部有關人員聯(lián)系。10 2 打印機9. 2. 1激光彩色打印機由行政公關部指定專人進行管理和清潔，定期聯(lián)絡保養(yǎng)、維 修事宜。更換重要零部件和碳粉棒需經(jīng)行政公關部經(jīng)理同意后，方可更換。10. 2. 2公司寫字樓打印機日常耗用品，由行政公關部統(tǒng)一購買。在深地盤打印機日 常耗用品由行政公關部

35、負責購買，在外地由地盤負責購買。9 2 3 在使用打印機時，提倡節(jié)約，反對浪費。能夠使用單色打印的絕不用彩色打 印，降低墨盒使用成本。9 2 4 需要打印時，應在打印之前進行預覽和仔細閱讀文本，避免打印成稿后發(fā)現(xiàn)錯誤，造成浪費。9 2 5 網(wǎng)絡打印機由打印機所在部門的負責人指定專人進行管理；單獨使用的打印 機由使用人負責進行管理。10.電腦及網(wǎng)絡的管理10. 1電腦規(guī)劃和計劃管理有關電腦規(guī)劃工作由公司主管領導統(tǒng)籌規(guī)劃，公司內部具體協(xié)調部門為行政公關 部。行政公關部可以根據(jù)公司的業(yè)務拓展情況和管理工作對電腦應用的需求，對 公司的電腦硬件、軟件的配置統(tǒng)籌規(guī)劃，提出意見和報告報公司領導，批準后實 施

36、。10. 2電腦設備的購置程序11. 2. 1行政公關部在得到批準后進行新購置時，必須按公司費用的審定權限辦理相關的手續(xù)，進行詢價，填報電腦設備詢價單（見附表XZ-FB09）和固定資產(chǎn)購置單（見 附表XZ-FB05）,經(jīng)公司主管領導簽字確認后辦理采購工作。10. 2. 2采購后，由公司行政公關部指定人員負責核實貨物是否抵達公司，辦理驗收手續(xù)，填寫固定資產(chǎn)驗收單，并且在發(fā)票背后簽字確認，作為報帳的憑證。10. 2. 3行政公關部對每次采購的資產(chǎn)均應建立資產(chǎn)臺帳，進行登記。10. 2. 4行政公關部應及時向廠家發(fā)出保修登記卡或軟件注冊登記卡，并留底存檔。10. 3電腦設備的日常管理10. 3. 1

37、行政公關部為公司每一臺電腦硬件設備統(tǒng)一編號、登記注冊。10. 3. 2針對每一電腦主機及打印機、掃描儀等主要設備，由行政公關部填寫固定資 產(chǎn)管理卡片（見附表XZ-FB05）,由使用人（或主要使用人）簽收；對于打印 機等外設如是共用時，由部門負責人或其指定人員簽收。10. 3. 3行政公關部進行重新配置時，負責對資產(chǎn)統(tǒng)計表重新登記。10. 3. 4電腦使用人調離部門或公司由部門經(jīng)理根據(jù)工作需要進行部門內的調配時，使用人（包括原使用人）必須到行政公關部辦理手續(xù)。10. 4電腦的保管及保養(yǎng)10. 4. 1使用人對電腦等設施的保管及保養(yǎng)負有全部責任。10. 4. 2使用人應保持電腦設備的整潔和完好。1

38、0. 4. 3未經(jīng)行政公關部同意，任何人不得拆卸電腦設備和自行安裝未經(jīng)公司許的軟件。10. 4. 4使用人應定期每月對重要文件進行備份，刪除沒用的文件，用系統(tǒng)軟件對硬盤 進行檢查和整理。10. 4. 5除網(wǎng)絡服務器及其相關設備外，使用人在不用電腦時應關閉電源，下班時應關閉總電源10 4 6 電腦顯示器應設置為保護模式，以節(jié)約能源和延長顯示器壽命。10 4 7 各地盤要注意電腦的防塵保護，不用時蓋上布套保護, 電腦設備應盡量安裝在通風、清潔、安靜的環(huán)境中。10 4 8 當使用人調離使用部門時，必須到行政公關部辦理電腦設備的移交手續(xù)。10 4 9 各地盤要做好電腦的保管工作，防止電腦設備的丟失。1

39、0. 4. 10各地盤如工作需要須添置UPS勺，必須先提出申請，經(jīng)公司領導批準后由行政公關部采購。10 5 電腦的維修10 5 1 使用人發(fā)現(xiàn)電腦有故障時，應及時填報電腦設備維修單（附表XZ-FB10） ，通知行政公關部。10 5 2 行政公關部收到維修通知單后的當天（項目部為三天內）指派人員進行檢查，查明原因。10 5 3 行政公關部如不能排除故障時，經(jīng)行政公關部負責人同意后可送到維修單位進行維修。10 5 4 如沒有維修價值或無法維修時，行政公關部應按報廢程序辦理相關的報廢手續(xù)。10 6 電腦設備的調配和管理10 6 1 行政公關部有權根據(jù)需要調撥公司各部門、各地盤的電腦設備，在征得部門、

40、地盤經(jīng)理同意后，電腦設備調撥手續(xù)由行政公關部統(tǒng)一辦理（附表XZ-FB06） 。10 6 2 電腦使用人在調離某一個部門時，其使用的電腦設備必須同時移交給行政公關部。10 7 電腦應用服務和檢查10 7 1 行政公關部應及時響應用機單位的服務要求，作出妥善安排。10 7 2 公司行政公關部每年安排兩次定期的電腦應用全面檢查，主要檢查電腦制度的執(zhí)行情況，各部門的電腦使用人員要認真配合電腦檢查。檢查人員必須詳細填寫電腦應用檢查記錄表（見附表XZ-FB11）,整理出電腦檢查處理書面報告，由行政公關部審核后，報告給公司領導，同時抄送給有關部門/ 地盤。10 8 電腦開機密碼的設置與管理10 8 1 未經(jīng)

41、部門領導同意，不準電腦使用者在公司的電腦中私自設置開機密碼。10 8 2 如有必要對本單位的電腦設置開機密碼時，必須將開機密碼登記存放在部門負責人處，同時將開機密碼和相應電腦固定資本編號報行政公關部留存。10 9 電腦耗材的管理10 9 1 公司各部門及在深地盤的電腦文具及消耗品（ 電腦打印紙、電腦軟盤、打印機色帶、打印墨水、碳粉錫鼓等）由公司行政公關部根據(jù)各部門的使用申請統(tǒng)一訂購。如有特別需要必須自行采購時，應先征得行政公關部同意。10 9 2 行政公關部需每月將電腦消耗品的使用情況進行統(tǒng)計匯總（見附表 XZ-FB12） ，通報給有關單位。10 10 電腦軟件管理10 10 1 軟件的使用許

42、可A.任何人不得在公司電腦中使用未經(jīng)行政公關部許可使用的軟件。B.行政公關部視具體情況不定期發(fā)布公司許可使用的電腦軟件通知。C.各電腦使用人如有提高工作效率或質量的軟件，要在公司電腦上使用的，必須書面報告行政公關部，經(jīng)行政公關部書面同意后方可使用。10 10 2 軟件的購買A.各部門如需要購買軟件提高工作效率和質量時，應向行政公關部提出書面中請。B.購買軟件后，行政公關部應及時向軟件供應商發(fā)出注冊登記，并留底存檔。C.不允許員工以公司名義購買盜版軟件，如員工自行購置的盜版軟件并安裝在公 司的電腦上，所產(chǎn)生的一切后果個人承擔。10 10 3 軟件的保管、維護及升級A.公司購買或自行開發(fā)的所有軟件

43、的正本，均存放在行政公關部，統(tǒng)一保管。B.對軟盤（鑰匙盤除外）軟件，設備安裝驅動程序，行政公關部應先做兩個備份，采用備份軟盤進行安裝使用。C.條件許可時，所有軟件原件應用光盤備份兩套保存。D.各專業(yè)類的軟件由各使用部門在行政公關部的配合下進行軟件系統(tǒng)的維護。E 當有升級軟件時，各部門視情況如需要，提出購買申請，由行政公關部辦理。10 10 4 電腦軟件的開發(fā)由行政公關部統(tǒng)籌安排人員對軟件的需求，應用范圍進行統(tǒng)一評估設計。需要軟件開發(fā)公司合作開發(fā)的項目，需通過公司主管領導和行政部批準實施。10 10 5 軟件的版權A.公司自行開發(fā)或委托外單位人員開發(fā)的軟件，其版權一律歸公司所有。B.未得行政公關

44、部的書面認可，任何單位和個人，均不得將公司所有版權的軟件擴散到公司范圍之外。經(jīng)查實，追究當事人的一切后果。C.如工作需要，為業(yè)務相關單位提供公司軟件時，有關部門要先向行政公關部提出書面申請，經(jīng)公司領導同意后方可。10 11 嚴防電腦病毒的侵襲為避免電腦病毒的侵襲，未經(jīng)行政公關部同意，任何人都不得在公司的電腦中安裝非正版或非公司購買或非公司開發(fā)的軟件，絕對不允許在公司的電腦中安裝電腦游戲軟件。經(jīng)查實，追究當事人的一切后果。10 12 電腦檔案（文件）的管理10 12 1 公司內各部門、地盤/ 項目的電腦處理文件資料，由各單位自行管理。工程完工后，相關的電腦資料移交公司工程管理部統(tǒng)一保存管理。10

45、 12 2 各單位應實行電腦文檔資料的登記制度，所有軟盤形式保存和備份的文檔，需登記其文件名稱、建立日期、保存的磁盤號等資料，以便查找。10 12 3 員工對公司的電腦文件負有安全保密的責任，重要的文件必須做好備份。10 12 4 各單位有員工調離或離職時，必須將離職員工所負責的電腦應用文件交清。10 13 電腦網(wǎng)絡的管理10 13 1 公司的電腦網(wǎng)絡、網(wǎng)絡服務器由行政公關部負責管理。10 13 2 公司所有員工可以上公司的內部網(wǎng)站和局域網(wǎng)；員工不得在工作時間上Internet網(wǎng)從事與工作無關的瀏覽和Email 的收發(fā)等。10 13 3 國際互聯(lián)網(wǎng)絡管理A.公司的國際互聯(lián)網(wǎng)使用，由行政公關部按

46、公司領導的批示統(tǒng)一管理和辦理。各地盤 /項目因工作需上網(wǎng)手續(xù)時，須經(jīng)行政公關部批準后自行辦理。B.使用國際互聯(lián)網(wǎng)絡時必須遵守國家的有關法律法規(guī)。10 13 4 電子郵件的管理A.各部門和地盤如需要中t#單獨的電子郵件地址，可向行政公關部提出書面申請， 由行政公關部統(tǒng)一辦理。B.為確保內部信息的及時傳遞，各單位應每天上、下午各接收一次郵件。C.私人的電子信箱不得在公司的電腦中使用。10 14 電腦培訓管理10. 14. 1公司內部的電腦培訓由行政公關部統(tǒng)一管理，在每年的培訓規(guī)劃中根據(jù)實際情況安排電腦培訓計劃。11. 14. 2 電腦操作應作為招聘新員工的條件。特別情況下可由部門負責人督促其自行

47、學習，或自行參加社會上的培訓。11.辦公用品管理11. 1辦公費用及用品11. 1 . 1部門或地盤因工作需要購買的專業(yè)工具書、參考書，首先經(jīng)總工程師審批，購 買書籍交工程管理部登記，然后辦理借閱手續(xù)。11. 1 . 2各類專業(yè)報刊雜志的訂閱由行政公關部統(tǒng)一管理，其他部門不得擅自訂閱。12. 1 .3寫字樓員工用紙巾由行政公關部安排人員發(fā)放。11. 1 .4公司寫字樓辦公用品由行政公關部統(tǒng)一購買和發(fā)放，部門急需且行政公關部倉 庫沒有的文具用品，可及時通知行政公關部有關人員購買。各部門購買專業(yè)辦 公用具由部門負責，并經(jīng)部門經(jīng)理和行政公關部經(jīng)理簽字后報銷。11. 1 .5公司員工的辦公工具，如訂書

48、機、打孔機、計算器、剪刀、簽字筆等以舊換新, 盡量減少由于不愛惜而造成的辦公費用浪費。11. 1 .6各部門、地盤領用公司信封、信箋、文件袋等需經(jīng)本單位負責人簽字后到行政 公關部領取。11. 1 .7不在深地盤可根據(jù)工作需要自行采購文具用品、電筒、電池、雨衣、復印紙、 墨盒及碳粉等，須經(jīng)地盤負責人同意，報行政公關部經(jīng)理會簽，然后到財務資 金部報銷，并列入地盤行政管理費開支。地盤對于雨衣、雨鞋、電筒、勞保鞋 等耐用品應填寫固定資產(chǎn)/耐用品登記表，送行政公關部存檔。11. 1 .8公司人員的名片由行政公關部統(tǒng)一按照有關規(guī)定印制，費用經(jīng)審批后報銷。11. 2 耐用品管理11. 2. 1耐用品指使用年

49、限在一年以上又不屬于固定資產(chǎn)的物品，耐用品范圍詳見財 務管理制度界定范圍；11. 2. 2 耐用品的使用單位為耐用品的直接管理單位，行政公關部為耐用品的最終管 理部門；11. 2. 3耐用品可由各單位提出計劃，行政公關部辦理審批手續(xù)后由行政公關部牽頭組 織購買。行政公關部負責建立記錄，并及時掌握使用、維護和保管情況；11. 2. 4 耐用品由使用單位向行政公關部提出申請購買，使用單位及行政公關部應同時做好相關記錄；1125所有耐用品的使用及保管要求落實責任到個人，建立保管領用卡，誰簽名領用誰負責到底，出現(xiàn)人為原因損壞或丟失時，由責任人負責維修或賠償；1126耐用品使用責任人更換時，應辦好移交手

50、續(xù)，重新建立保管領用卡；11 27工程項目完工時，由地盤負責人依照本項目所登記的固定資產(chǎn)/耐用品使用登記表將所有耐用品移交行政公關部，行政公關部應對照耐用品保管領用卡對相關物品進行整理、入庫，以備其他單位使用。12 .車輛管理13 . 1車輛使用及司機管理12. 1 . 1公司所轄車輛由行政公關部統(tǒng)一管理 、統(tǒng)一調度。其他人員一般不得隨意調動 公司車輛。12. 1 . 2如車輛需借外單位使用，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準，原則上，應有司機隨車前往。12. 1 .3司機須按要求、時間、地點出車，一般應提前十分鐘到達出車地點，如系接聽電話指令，應向對方重復一遍時間、地點，以免失誤。12. 1 .4司機要遵守

51、交通規(guī)則，要為客人打開車門。開車要注意精力集中，禮貌行車， 安全駕駛。嚴禁酒后駕車。12. 1 .5要保持車輛清潔，定期保養(yǎng)維修。車輛內部應定期換洗車套，放置車用香水， 保持車內空氣清新，并做到常備紙巾和飲用水。乘車人及司機均不得在車內吸 煙。12. 1 .6司機手提電話要保持電源充足，不得隨意關機，隨時保持與外界的聯(lián)系，原則上開機時間為7: 0022: 00。如外出，應隨身攜帶手提電話，以便安排臨時出 車任務。12. 1 .7公司車輛未經(jīng)允許，不得擅自將車輛私用，否則將追究當事人的責任。嚴禁駕駛員擅自將車輛借給他人使用，否則，對駕駛員進行經(jīng)濟懲罰，每次罰款500元以上,屢犯者辭聘。項目負責人

52、安排非駕駛員駕駛車輛，也要承擔相應責任。12. 1 .8因司機本人駕駛、停靠或看護不周造成車燈、車門、車窗玻璃、車身油漆等 部件、部位的損壞，司機本人應承擔部分維修費用作為賠償。發(fā)生由我方司機 占全部或主要責任的重大交通事故的處理，當事人應承擔保險公司賠付后未能 解決的費用。12. 1 .9年終考核司機業(yè)績主要指標是安全公里數(shù)、車況 、保養(yǎng)情況和維修費用等。行 車公里數(shù)是司機的重要考核指標。行政公關部要建立每部車的行車公里、修車 等臺帳。12. 1 . 10公司車輛無特殊情況，下班后一律停放在寫字樓或項目停車場，未經(jīng)允許，不 得擅自開回家中。12. 1 . 11司機應每日堅持行車記錄，將出車情

53、況、用車，以及停放地點明確記錄。12. 2車輛調度原則12 2 1 確保公司領導公務用車。12 2 2 在有車的情況下，滿足部門經(jīng)理用車，但需提前一天或半天將用車單 交行政公關部經(jīng)理（見附表FZ-FB13）。12 2 3 其他員工因公外出在市內聯(lián)系工作，一律自行解決交通工具。如遇特殊情況，可以填寫用車單，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，行政公關部可以酌情安排車輛。1224凡是組織重大活動時，承辦部門應提前將車輛使用計劃交行政公關部，以便合理調度車輛。123車輛使用范圍1231公司車輛的最終調配權歸行政公關部。124車輛修理1241車輛修理，由駕駛員填寫車輛維修申請表（見附表XZ-FB14） ，經(jīng)行政公關部經(jīng)

54、理批準后到指定的修理廠維修，統(tǒng)一結算。不得擅自找修理廠維修車輛，否則，不予報銷費用。12 4 2 駕駛員在車輛完成維修后，要在維修結算費用單上簽字認可，否則，該筆修理費用不予結算。12 5 其他12 5 1 考慮到司機休息和不影響次日上班，晚上司機出車，原則上23： 00即收車，用車人應給予理解和支持。13.交通管理13. 1交通費管理13. 1 . 1各部門、地盤員工因工作需要乘坐出租車的，事先須征得部門或地盤經(jīng)理的許 可，如單程出租車費超過50元時須經(jīng)公司副總經(jīng)理審批；當月累計超過200元時，須經(jīng)公司副總經(jīng)理、總會計師審批，財務資金部審核后才能報帳。13. 1 . 2員工上下班公司不安排班車，每人每月按 180元發(fā)放公交車費（包括加班時間 在內），由各部門、地盤按人員實際出勤天數(shù)發(fā)放上下班交通費（不包括住公司租用宿舍且不發(fā)生上下班交通費的），經(jīng)部門、地盤負責人簽字，行政公關部審 批后隨工資發(fā)放。14. 2. 3享受車改的公司領導，按有關規(guī)定，不安排市內交通工具，如因公出關或離市的可向行